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時(shí)間管理的三個(gè)技巧
我們將現(xiàn)代企業(yè)管理中的三種時(shí)間管理技巧，應(yīng)用于機(jī)關(guān)管理工作中，有效化解了效率危機(jī)，使得在人員只減不增的情況下，實(shí)現(xiàn)了工作效率和成效雙提升。
其一，計(jì)劃管理法。計(jì)劃管理就是將每日待辦工作事項(xiàng)列出一份清單，排出優(yōu)先次序，確認(rèn)完成時(shí)間，以突出工作重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)最大效益，GTD(Getting Things Done―盡管去做)管理系統(tǒng)是目前的主流。GTD管理分為收集、整理、組織、回顧與行動(dòng)五個(gè)步驟。我們主要采取以下四種方式，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)行程、重大事項(xiàng)、交辦工作、文件來(lái)電、干部個(gè)人“五個(gè)GTD”的效果。
每周五本辦公室主要負(fù)責(zé)人召集“幾大家”辦公室相關(guān)負(fù)責(zé)人召開(kāi)碰頭會(huì)，匯整領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排表及重大事項(xiàng)安排表，并利用電話及郵件的方式每日跟蹤、回顧和調(diào)整;運(yùn)用交辦事項(xiàng)處理表，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)和外單位來(lái)電每日跟蹤進(jìn)度，實(shí)行銷號(hào)式辦結(jié);運(yùn)用文件收發(fā)記錄表，并結(jié)合時(shí)間管理軟件進(jìn)行限時(shí)鬧鐘提醒，對(duì)文件實(shí)行精確到小時(shí)的限時(shí)辦結(jié)。
要求每名干部運(yùn)用GTD EXCEL工具，對(duì)自己的GTD事項(xiàng)即時(shí)搜集，每日整理、組織，每周回顧，執(zhí)行情況列為干部季度匯報(bào)工作和年終總結(jié)的重要內(nèi)容，從而形成人人有計(jì)劃、人人抓落實(shí)的工作格局。
其二，“四象限”法。時(shí)間管理“四象限”法是指根據(jù)重要性和緊急性，將工作事項(xiàng)分為“重要緊急、重要不緊急、不重要緊急、不重要不緊急”四個(gè)象限，采取不同解決方式的時(shí)間管理方法。
例如，辦公室工作中，事故災(zāi)害的上報(bào)屬于“重要緊急”的事項(xiàng)，需要立即去做，并避免擴(kuò)大此類事務(wù);工作制度建立、知識(shí)管理、技能提升屬于“重要不緊急”的事項(xiàng)，需要定出時(shí)間細(xì)致地做;日常一般文件的簽呈、一般來(lái)電，屬于“不重要緊急”的工作，需要快速處理或授權(quán)去做;而“不重要不緊急”的事項(xiàng)，需要盡量避免去做。
在具體應(yīng)用中，我們將134項(xiàng)日常事項(xiàng)歸類制作成了“四象限”工作表，明確了各類事項(xiàng)的處理方式和處理時(shí)限，作為干部時(shí)間管理的依據(jù)，減少了干部對(duì)日常事項(xiàng)的思考、判斷、匯報(bào)時(shí)間，增強(qiáng)了時(shí)間管理效率。
同時(shí)，為防止教條地執(zhí)行“四象限”工作表造成的誤判，我們對(duì)重要事項(xiàng)和模糊事項(xiàng)明確了匯報(bào)層級(jí)，形成了時(shí)間管理和責(zé)任制相結(jié)合的管理體系。
其三，網(wǎng)絡(luò)圖分析法。將網(wǎng)絡(luò)圖運(yùn)用到機(jī)關(guān)管理工作中，就是將辦公室的具體業(yè)務(wù)流程分解成作業(yè)、事件和路線三個(gè)因素，掌握之間的先后順序和邏輯，以求得時(shí)間管理的最優(yōu)方案。
例如，籌辦一場(chǎng)會(huì)務(wù)，有會(huì)議通知、文件準(zhǔn)備、講稿準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置、餐宿安排等工作，其中會(huì)場(chǎng)布置又有確定參會(huì)人員、明確會(huì)議形式、擬定會(huì)議議程、排定會(huì)議座次等諸多細(xì)項(xiàng)作業(yè)。我們利用網(wǎng)絡(luò)圖將各項(xiàng)作業(yè)聯(lián)接起來(lái)，按照“流程最短、并聯(lián)工作、歸并縮減，避免閑置”的方式制作了最優(yōu)流程方案，并明確了各項(xiàng)作業(yè)的責(zé)任人和最早開(kāi)工、最遲完工時(shí)間。
在這一網(wǎng)絡(luò)圖方案的支撐下，我們?nèi)〉昧巳h性大會(huì)16小時(shí)內(nèi)完成會(huì)務(wù)工作、連續(xù)8年會(huì)務(wù)工作 “零差錯(cuò)”的成績(jī)。目前，我們已將會(huì)務(wù)安排、文件送簽、檔案管理等15項(xiàng)業(yè)務(wù)流程繪制成了網(wǎng)絡(luò)圖，作為日常工作的指南。
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