組織內(nèi)部的時(shí)間管理
有些人在時(shí)間管理工作上存在一種誤區(qū):認(rèn)為抓住每一分鐘,每一秒鐘就是做好時(shí)間管理了,就是合理利用時(shí)間了。實(shí)際上,關(guān)鍵不在于我們是不是每分鐘都在工作,而在于我們是如何安排工作時(shí)間的,我們的時(shí)間是零散的還是整塊的。對(duì)于管理者和專業(yè)人士來說,他們常常需要整塊整塊的時(shí)間去完成重要的任務(wù),譬如思考重要決策或?qū)懸环輬?bào)告。
一、缺乏制度和遠(yuǎn)見
在組織中總是有一些問題一而再,再而三地出現(xiàn)。管理者沒有遠(yuǎn)見,預(yù)見不到這類問題今后還將出現(xiàn),因此沒有將之前處理這類問題的方式、方法和步驟進(jìn)行認(rèn)真的歸納和總結(jié),并使之形成制度理,因此當(dāng)這類問題再次出現(xiàn)時(shí),人們還會(huì)將它作為意外事件,花大量的.精力和時(shí)間去處理。這就造成了時(shí)間的浪費(fèi)。如何解決呢?一項(xiàng)重復(fù)出現(xiàn)的事件總是可以預(yù)見和預(yù)先防止的。同樣的問題如果出現(xiàn)了二次,我們就絕不讓它作為突發(fā)事件出現(xiàn)第三次。
當(dāng)問題第二次出現(xiàn)后我們應(yīng)結(jié)合先前的解決辦法設(shè)計(jì)成無須研究判斷,人人均可處理的例行工作,并形成制度。當(dāng)這一問題第三次出現(xiàn)時(shí),我們就可以把它當(dāng)做例行工作,按照制度加以解決,這樣,就會(huì)節(jié)省時(shí)間。
二、組織內(nèi)部信息溝通存在問題
這是造成組織內(nèi)部時(shí)間浪費(fèi)的主要核心問題。在組織中信息的溝通存在兩個(gè)問題:第一,傳統(tǒng)溝通模式的實(shí)時(shí)性破壞了時(shí)間塊。在傳統(tǒng)溝通中要求溝通的雙方直接面對(duì)對(duì)方,溝通雙方發(fā)出與接收信息不能夠有時(shí)間上的錯(cuò)位,也就是必須同時(shí)關(guān)注同一件事情。否則就不能形成溝通�！ ∥覀兙托枰鉀Q幾個(gè)問題:1、我要知道自己近期工伯安排和時(shí)間安排,2、我要讓相關(guān)的人或部門知道我最近的工作安排和時(shí)間安排,3、我要知道別人近期的工兒安排和時(shí)間安排與我有關(guān)的部分。
對(duì)于第一個(gè)問題,通過我們自己的記錄或信息系統(tǒng)是非常容易做到的,到時(shí)間信息系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給我們提示。我們也可以隨時(shí)查看自己的工作安排和時(shí)間安排。對(duì)于第二個(gè)問題和第三個(gè)問題,實(shí)際上是信息查閱的權(quán)限問題。我們可以利用Backpack 、Propel'r、A6等信息管理系統(tǒng)工具,根據(jù)權(quán)限和關(guān)聯(lián)性查看和我們有關(guān)的同事的工作時(shí)間安排情況。這就增加了時(shí)間的透明度。只要你能上網(wǎng),不管你在什么地方,什么時(shí)間,你都可以工作了。
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