怎樣進(jìn)行有效的時(shí)間管理？
引導(dǎo)語(yǔ)：都說(shuō)時(shí)間管理很重要，那么怎樣進(jìn)行有效的時(shí)間管理呢?下面小編就給大家分享一些方法吧。
一、制定時(shí)間管理的行動(dòng)計(jì)劃
哈羅德·孔茨說(shuō)過(guò)：計(jì)劃工作是一座橋梁，它把我們所處的此岸和我們要去的彼岸連接起來(lái)，以克服這一天塹。目標(biāo)是計(jì)劃的開始和歸宿，設(shè)立正確的目標(biāo)是成功計(jì)劃的前提;計(jì)劃是實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)的支持系統(tǒng)，是描述使用可以運(yùn)用的資源達(dá)到預(yù)先設(shè)定的工作目標(biāo)的方法。在實(shí)際行動(dòng)之前預(yù)先對(duì)應(yīng)當(dāng)追求的目標(biāo)和應(yīng)采取的行動(dòng)方案作出選擇和具體安排，計(jì)劃是預(yù)測(cè)和構(gòu)想，即預(yù)先進(jìn)行的行動(dòng)安排，計(jì)劃是管理的首要智能。計(jì)劃可被定義為“決定目標(biāo)及如何達(dá)成目標(biāo)的一個(gè)程序”，它含有三個(gè)特性，前瞻性的思考——思考及判斷未來(lái)可能的狀況，下決策——決定未來(lái)想要達(dá)成的狀況，目標(biāo)導(dǎo)向——規(guī)劃各個(gè)標(biāo)的，以達(dá)成期望的狀況。 對(duì)于時(shí)間管理而言，就是要針對(duì)設(shè)立的明確時(shí)間管理的核心目標(biāo)，依次按重要性排列，然后依照所設(shè)立的目標(biāo)寫出一份詳細(xì)的計(jì)劃，并依照計(jì)劃進(jìn)行。然后將設(shè)定的目標(biāo)進(jìn)行分割，何謂分割呢?就是把目標(biāo)細(xì)化，年度目標(biāo)——季度目標(biāo)——月度目標(biāo)——周目標(biāo)——日目標(biāo)。
二、認(rèn)識(shí)時(shí)間管理的概念
時(shí)間管理就是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工作，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。時(shí)間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時(shí)間。時(shí)間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外，另一個(gè)很重要的目的也是決定什么事情不應(yīng)該做;時(shí)間管理不是完全的掌控，而是降低變動(dòng)性。時(shí)間管理最重要的功能是通過(guò)事先的規(guī)劃和長(zhǎng)期的計(jì)劃，做為一種提醒與指引。 時(shí)間管理就是自我管理，自我管理即是改變習(xí)慣，讓自己更有績(jī)效，更具效能。把事情很快地做完，叫做效率;把事情很快又很好的'做完，叫做效能。時(shí)間是資本和無(wú)法更新的收入，任何一個(gè)制定出來(lái)幫助我們高效率地安排時(shí)間的計(jì)劃，都必須從我們對(duì)時(shí)間寶貴性的認(rèn)識(shí)入手，管理好你的時(shí)間就能管理好你的工作。在進(jìn)行有效的時(shí)間管理之前，必須充分理解時(shí)間管理的概念，從而學(xué)會(huì)掌控時(shí)間，合理安排自己的工作和生活，最大限度發(fā)揮時(shí)間的效力，提高工作績(jī)效。
三、樹立明確的時(shí)間管理目標(biāo)
成功等于目標(biāo)，時(shí)間管理的目的是在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)更多想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。人生旅途上，沒(méi)有目標(biāo)就如在黑暗中行走，不知該往何處。有目標(biāo)才有方向，目標(biāo)是前進(jìn)的推動(dòng)力，能夠淋漓盡致地激發(fā)人的潛能。明確的目標(biāo)對(duì)于構(gòu)建成功人生至關(guān)重要。 然而，制定目標(biāo)不是一件容易的事。
一個(gè)有效的目標(biāo)必須具備這些特性：
1.具體性
有效目標(biāo)不能大而空，應(yīng)具有階段性和可操作性。為此，我們可以將大目標(biāo)分解為一個(gè)個(gè)階段性目標(biāo)，再制定出高效的日程計(jì)劃，以此督促自己朝向既定目標(biāo)邁進(jìn)。
2.可衡量性
任何目標(biāo)都應(yīng)該有可以用來(lái)衡量該目標(biāo)完成情況的標(biāo)準(zhǔn)，包括衡量階段性成果的控制點(diǎn)和衡量最后績(jī)效的指標(biāo)。
3.可達(dá)性
無(wú)法企及的目標(biāo)只能是白日做夢(mèng)，而太輕易達(dá)到的目標(biāo)則沒(méi)有挑戰(zhàn)性。成功的目標(biāo)設(shè)定應(yīng)該既有挑戰(zhàn)性，又不超出自己的能力所及，經(jīng)過(guò)一番努力最終可以達(dá)成。
4.任何目標(biāo)都應(yīng)該考慮時(shí)間的限定
不但要確定最終目標(biāo)的完成時(shí)間，還要設(shè)立多個(gè)小時(shí)間段上的“時(shí)間里程碑”，以便進(jìn)行工作進(jìn)度的監(jiān)控。
四、應(yīng)用時(shí)間管理技巧
19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出80/20原則，其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20%的活動(dòng)。比如，是那20%的客戶給你帶來(lái)了80%的業(yè)績(jī)，可能創(chuàng)造了80%的利潤(rùn)，世界上80%的財(cái)富是被20%的人掌握著，世界上80%的人只分享了20%的財(cái)富。因此，要把注意力放在20%的關(guān)鍵事情上。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)人員工作效果中的百分之八十，往往集中在百分之二十的最重要的工作上，80/20原則就是抓住工作的百分之八十的價(jià)值，集中在工作的百分之二十的組成部分這一法則，運(yùn)用“關(guān)鍵的事情占少數(shù)，次要的事情占多數(shù)”是一個(gè)普遍現(xiàn)象這一規(guī)律。時(shí)間管理是自我管理中重要的內(nèi)容，大凡業(yè)績(jī)卓越的人大都是具有高效時(shí)間管理的人，應(yīng)用有效時(shí)間管理的方法和技巧，可以合理安排自己的工作與生活，最大限度地發(fā)揮時(shí)間的效力，提高工作績(jī)效。
五、克服內(nèi)外引起的時(shí)間浪費(fèi)
時(shí)間管理當(dāng)中最有用的詞是“不”。學(xué)會(huì)說(shuō)“不”， 有時(shí)拒絕是保障自己行使優(yōu)先次序的最有效手段，勉強(qiáng)接受他人的請(qǐng)托而擾亂自己的安排，是不合理的。如果有的請(qǐng)托由他人承擔(dān)可能比自己更合適，不妨向請(qǐng)托者提出適時(shí)的建議。量力而行地說(shuō)“不”，對(duì)己對(duì)人都是一種負(fù)責(zé)。首先，自己不能勝任委托的工作，不僅徒費(fèi)時(shí)間，還會(huì)對(duì)自己其它工作造成障礙。同時(shí)，無(wú)論是工作延誤還是效果都無(wú)法達(dá)標(biāo)，都會(huì)打亂委托人的時(shí)間安排，結(jié)果是“雙 輸”。 所以接到別人的委托，不要急于說(shuō)“是”，而是分析一下自己能不能如期按質(zhì)地完成工作。如果不能，那要具體與委托人協(xié)調(diào)，在必要時(shí)刻，要敢于說(shuō)“不”。 同時(shí)，時(shí)間管理的另一個(gè)關(guān)鍵就是每天至少要有半小時(shí)到1小時(shí)的"不被干擾"時(shí)間;假如你能有一個(gè)小時(shí)完全不受任何人干擾，自己關(guān)在自己的房間里面，思考一些事情，或是做一些你認(rèn)為最重要的事情。
六、分清輕重緩急
美國(guó)一位著名的管理學(xué)家認(rèn)為：有效的時(shí)間管理主要是記錄自己的時(shí)間，以認(rèn)清時(shí)間耗在什么地方了，管理自己的時(shí)間，設(shè)法減少非生產(chǎn)性工作的時(shí)間，集中自己的時(shí)間，由零星而集中，成為連續(xù)性的時(shí)間段。將自己工作按輕重緩急分為重要、次要和一般三類，安排各項(xiàng)學(xué)習(xí)和工作時(shí)間和占用百分比;在學(xué)習(xí)和工作中記載實(shí)際耗用時(shí)間;每日計(jì)劃時(shí)間安排與耗用時(shí)間對(duì)比，分析時(shí)間運(yùn)用效率，重新調(diào)整自己的時(shí)間安排，更有效的工作。 著名管理學(xué)家科維提出了一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程序進(jìn)行劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”，時(shí)間管理理論的一個(gè)重要觀念是應(yīng)有重點(diǎn)地把主要的精力 和時(shí)間集中地放在處理那些重要但不緊急的學(xué)習(xí)與工作上。那么什么是重要的事和緊急的事呢?重要的事就是你個(gè)人覺(jué)得有價(jià)值且對(duì)你的使命，價(jià)值觀及首要目標(biāo)有意義的活動(dòng)，來(lái)自內(nèi)在的需求，對(duì)自己而言要事有時(shí)并不緊急但需要更多的時(shí)間，并且天天做;緊急的事就是你或別人認(rèn)為需要立刻處理的緊急時(shí)間或活動(dòng)，來(lái)自外界影響你的生活和工作次序。
七、合理安排工作時(shí)間
有效的時(shí)間管理意味著合理安排各項(xiàng)工作。抓住“黃金時(shí)間”， 每個(gè)人都有兩種黃金時(shí)間。一種是內(nèi)部黃金時(shí)間，是一個(gè)人精神最集中、工作最有效率的時(shí)候。內(nèi)部黃金時(shí)間因人而異，在通過(guò)觀察掌握了自己的內(nèi)部黃金時(shí)間時(shí)，用這個(gè)時(shí)間段處理最為重要的工作。外部黃金時(shí)間是指跟其他人交往的最佳時(shí)間。這須遵循他人的日程，但可以利用這段時(shí)間充分表達(dá)自身的優(yōu)勢(shì) 不要把日程安排得太滿 意外情況隨時(shí)都有可能發(fā)生而占用時(shí)間，若日程太滿就會(huì)窮于應(yīng)付。因此，每天至少要為自己安排1小時(shí)的空閑時(shí)間，讓工作和生活更加從容。同時(shí)學(xué)會(huì)分工合作的授權(quán)管理，能讓別人代勞的事情，自己就不要做，學(xué)會(huì)運(yùn)用別人的時(shí)間。因?yàn)槊總�(gè)人的精力都是有限的，所謂有所為有所不為，把自己的精力和時(shí)間用在最能體現(xiàn)自己價(jià)值的方面。
八、形成有條有理的工作作風(fēng)
今日事今日畢，習(xí)慣拖延時(shí)間是很多人在時(shí)間管理中經(jīng)常會(huì)落入的陷阱�！暗葧�(huì)再做”、“明天再說(shuō)”這種“明日復(fù)明日”的拖延循環(huán)會(huì)徹底粉碎制定好的全盤工作計(jì)劃，并且對(duì)自信心產(chǎn)生極大的動(dòng)搖�！敖袢帐陆袢债叀斌w現(xiàn)的是一種強(qiáng)有力的執(zhí)行力，這種執(zhí)行力將指引按照自己設(shè)計(jì)好的軌道走向成功的彼岸。 同時(shí)在工作安排上要與你的價(jià)值觀相吻合，不可以互相矛盾。一定要確立個(gè)人的價(jià)值觀，假如價(jià)值觀不明確，就很難知道什么是最重要的，當(dāng)價(jià)值觀不明確，時(shí)間分配一定不好。時(shí)間管理的重點(diǎn)不在管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。人永遠(yuǎn)沒(méi)有時(shí)間做每件事，但永遠(yuǎn)有時(shí)間做對(duì)你來(lái)說(shuō)最重要的事。
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