GTD時(shí)間管理方法

　　引導(dǎo)語：對于初次接觸的人來說，每日時(shí)間管理方法能夠幫助他所作出的最大改進(jìn)，就是指導(dǎo)他們按部就班地針對每一項(xiàng)工作進(jìn)行思考。下面是yjbys小編為你帶來的GTD時(shí)間管理方法，希望對大家有所幫助。

　　把需要提醒的行動(dòng)和信息分門別類地逐個(gè)確定，并存入了一個(gè)看得見、摸得到的具體的系統(tǒng)里面。當(dāng)你認(rèn)真徹底執(zhí)行一次這樣的操作后，你會(huì)體驗(yàn)到一種前所未有的輕松。

　　對于您收集在工作籃中的信息，不管是每一封電子郵件、一條備忘錄或者一個(gè)自然萌生的念頭，你需要捫心自問一些什么樣的問題呢?這是行動(dòng)管理過程中的一個(gè)組成要素，它構(gòu)成了你個(gè)人組織管理體系的基礎(chǔ)。許多人試圖把一切安排得“井井有條”，但是他們卻錯(cuò)誤地動(dòng)手管理那些不完整的“信息材料”。你不可能整理組織那些即將降臨的信息，你只能收集它們，加工它們。此外，你必須以下一步行動(dòng)的決策為依據(jù)，對即將采取的行動(dòng)進(jìn)行組織管理。只有思考清楚，制定了明確的行動(dòng)計(jì)劃，才會(huì)大幅度提高工作效率。

　　現(xiàn)在，我建議你在我們總覽全過程的同時(shí)，對您收集到工作籃里的信息材料進(jìn)行加工處理。

　　這是一件什么事情?

　　這些信息材料到底是什么，需要做些什么。比如，我們從政府方面或者從公司里接收到了大量煩瑣的信息和任務(wù)，而這些內(nèi)容往往容易從我們的個(gè)人管理體系中溜掉，是不是應(yīng)該想想辦法、加以解決呢?當(dāng)我們收到人力資源部門轉(zhuǎn)發(fā)的電子郵件，通知我們某某政策的某某情況時(shí)，我們又應(yīng)該怎么處理呢?我曾經(jīng)從客戶的書桌抽屜里和堆積如山的文件中，挖掘出一打有價(jià)值的信息，這僅僅是由于客戶當(dāng)時(shí)不愿意花上幾秒鐘的時(shí)間來搞清楚文件內(nèi)容就隨手一扔造成的。由此，我們可以看出下一步?jīng)Q策的重要性。

　　是否需要采取行動(dòng)呢?

　　對于這個(gè)問題有兩種回答：是和不是。

　　不需要采取行動(dòng)

　　如果答案是否定的，那么有三種可能性：

　　1、是一些根本沒有用的垃圾。

　　2、目前沒有采取行動(dòng)的必要，但是日后可能需要處理(孵化，醞釀、備忘錄)。

　　3、該信息具有潛在的利用價(jià)值，今后也許能夠派上用場(參考資料)。

　　就目前而言，你所需要的是一個(gè)對付垃圾的垃圾箱和一個(gè)刪除鍵(在成功助理里直接將垃圾信息刪除)，一個(gè)用于記錄處于醞釀階段事務(wù)的備忘錄文件夾或者日程表。此外，你還需要一個(gè)完善的歸檔保存參考資料的系統(tǒng)。

　　需要采取行動(dòng)

　　這一類信息要求我們進(jìn)行處理。典型的情況可能是一封電子郵件，要求你在某一天參加公司組織的一次服務(wù)活動(dòng);或者你任務(wù)籃中的一個(gè)備忘錄提醒你同集團(tuán)的副總裁會(huì)面，就某一個(gè)新設(shè)立的重要項(xiàng)目雇請顧問的事宜進(jìn)行磋商。

　　面對每一件需要處理的信息時(shí)，你必須作出兩個(gè)方面的決定：

　　1、你已經(jīng)承諾完成哪些工作?需要達(dá)到什么樣的結(jié)果?

　　2、下一步需要采取的行動(dòng)是什么?

　　如果是關(guān)于一項(xiàng)工作項(xiàng)目……

　　你必須在一個(gè)“工作項(xiàng)目”清單中體現(xiàn)出其結(jié)果。這如同在地上樹起一個(gè)樹樁，提醒你一個(gè)懸而未決的問題的存在。每周回顧一下這個(gè)工作清單將會(huì)幫助你回憶起這個(gè)尚未解決的問題。它活靈活現(xiàn)地存在你的管理系統(tǒng)中，直到你完成這項(xiàng)工作或者把它徹底地消滅掉。 (成功助理任務(wù)樹模塊，支持以“樹”形結(jié)構(gòu)管理多級項(xiàng)目事務(wù))

　　下一步行動(dòng)是什么?

　　對于你所進(jìn)行的任何收集工作來說，這都是一個(gè)關(guān)鍵性的問題，如果你的回答恰如其分，你便掌握了實(shí)質(zhì)性的組織管理內(nèi)容。“下一步行動(dòng)”是指那些必須付諸實(shí)施的具體活動(dòng)，它們推動(dòng)著形勢朝著既定目標(biāo)前行。

　　做事情時(shí)，并不需要花費(fèi)很多氣力，但是在決策行動(dòng)時(shí)，卻要求投入大量的精力。

　　下面是幾個(gè)下一步行動(dòng)方案的實(shí)例：

　　* 給弗雷德打個(gè)電話，讓他提供他所推薦的那家修理廠的電話號碼。

　　* 起草有關(guān)預(yù)算會(huì)議議程的想法。

　　* 與安吉拉談一談我們打算建立的文件歸檔系統(tǒng)。

　　* 從因特網(wǎng)上了解一下數(shù)據(jù)庫管理軟件的情況。

　　這些都是一些需要實(shí)實(shí)在在地發(fā)生的、真實(shí)而具體的活動(dòng)。這些提示信息將使你的個(gè)人管理系統(tǒng)獲益良多。

　　處理這件事、把這件事指派給別人處理、或者延遲處理

　　一旦你的下一步行動(dòng)方案出臺(tái)，緊接著，你面臨三種選擇：

　　1、 處理這件事。如果你能夠在不到2分鐘的時(shí)間內(nèi)就搞定它，那么，一旦這項(xiàng)工作被確定，你就應(yīng)該立刻著手落實(shí)。(在成功助理---工作籃---加工處理導(dǎo)航中，2分鐘內(nèi)已搞定的事情，可以點(diǎn)擊圖中“立即做”部分，記錄到日程表作為記錄)

　　2、 把這件事指派給別人去處理。如果處理這件事情需要花費(fèi)的時(shí)間不止2分鐘，那么，你應(yīng)該問一問自己，你是否就是解決這個(gè)問題的最佳人選呢?如果回答是否定的，那就干脆委托給一個(gè)合適的人員去辦理。(在成功助理中，創(chuàng)建一個(gè)待辦事項(xiàng)，并加上委派人)

　　3、 延遲處理。如果處理的時(shí)間超過了2分鐘，而你又恰恰是最佳人選，這時(shí)，你不得不推遲行動(dòng)，把它記錄在某一個(gè)或者多個(gè)“下一個(gè)行動(dòng)”的清單上。

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