高效地管理自己的時間

　　引導(dǎo)語：時間是公平的，給每個人的一天都是24小時;時間又是不公平的，給每個人的一天不都是24小時。這個道理告訴我們，人生有限，時間有限，但對時間的管理不同、利用方式不同，足以活出不一樣的人生。那么為什么有些人能夠高效地管理自己的時間呢，我們一起來看看。

　　對于項目管理來說，合理地安排時間，在給定的時間內(nèi)保質(zhì)保量地完成項目是項目管理的重要目標(biāo)，因此，項目管理的首要任務(wù)就是時間管理。

　　時間管理的目的是合理地分配項目資源、保證項目能夠按照進(jìn)度計劃按時完成。時間是一個最缺乏靈活性的變量，不論項目中發(fā)生了什么，時間都要流逝。所以在實際操作中，往往由于項目本身具有很大的不確定性，而經(jīng)常導(dǎo)致工期的延誤，可見項目的時間管理是項目管理中的難點。

　　通過使用一些基本項目管理工具和技術(shù)，比如甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖以及關(guān)鍵路徑分析，是可以改進(jìn)時間管理的。倘若項目能夠建立良好的項目時間管理體系，將能夠大大提高整個項目的管理水平，使得項目的成功率顯著提高。

　　然而時間管理并非單純一味地求快，在時間管理工作開始之前，需首先明確兩點：一是項目管理的工作范圍和項目的分解結(jié)構(gòu)，分解與界定項目活動最基本和最主 要的依據(jù)之一是項目分解結(jié)構(gòu)(WBS);二是合理地估算項目工作量及技術(shù)難度。這項前期工作十分重要，因為這部分工作可以避免后續(xù)工作不至于因某一技術(shù)細(xì)節(jié)而影響到整個工程進(jìn)度，若是忽略它必將導(dǎo)致后面的工作走彎路，浪費(fèi)更多的時間。一個可行的項目時間管理應(yīng)該是在此基礎(chǔ)上制定出來的。

　　所謂時間管理即是“分解”時間，主要工作包括了定義項目活動、對任務(wù)、活動進(jìn)行排序、每項活動合理的工期估算、制訂項目完整計劃、資源共享分配、監(jiān)控項目進(jìn)度等內(nèi)容。

　　第一步，定義項目活動。對于一個實際項目，定義項目活動的目的在于將項目工作分解為更細(xì)小、更方便管理的詳細(xì)任務(wù)，將所有活動列成一個明確的活動清單。這有助于給未來的項目進(jìn)行計劃編制、執(zhí)行、控制等提供一定幫助，也能讓項目團(tuán)隊的每個成員了解該項目有多少工作需要處理。

　　第二步，對活動排序。從項目活動分解結(jié)構(gòu)圖(WBS)可知，要完成設(shè)計項目需要執(zhí)行的具體活動較多，為了準(zhǔn)確編制項目進(jìn)度計劃，需要確定項目各項工作的先后關(guān)系。設(shè)計項目活動排序是通過分析和確認(rèn)設(shè)計項目活動清單中各項活動的相互關(guān)聯(lián)與相互依賴的關(guān)系，對設(shè)計項目各項活動的先后順序進(jìn)行合理安排與確定。在具體項目活動中，有些活動要依賴某個活動的結(jié)果，有些活動可以同時開始，要找出項目活動之間的依賴關(guān)系和工作順序。

　　然后通過設(shè)立項目里程碑事件確保完成項目需求的活動序列。在每個里程碑都采取小組會議的形式對本階段的工作進(jìn)行確認(rèn)、總結(jié)，并決定是否調(diào)整下一階段的進(jìn)度計劃。

　　在進(jìn)行項目活動排序時可采用優(yōu)先圖示法等方法，最終形成項目網(wǎng)絡(luò)圖。 第三步，活動資源估算。估算完成各計劃活動所需資源的種類與數(shù)量。 第四步，估算工期。根據(jù)項目的工作范圍、資源狀況計劃估算出項目活動的工期。在估算工期時必須充分考慮活動清單、合理的資源需求、團(tuán)隊人員能力因素，以及環(huán)境因素對項目工期的影響。另外，在對每項活動的工期估算中應(yīng)充分考慮風(fēng)險因素對工期的影響。這是一個需要反復(fù)確認(rèn)的過程。

　　一般說來，工期估算可采取以下幾種方式：

　　(1)專家分析和評估;

　　(2)類比估算;

　　(3)定量型的基礎(chǔ)工期;

　　(4)保留時間估算。

　　第五步，制定詳細(xì)的進(jìn)度表。進(jìn)度表的確定應(yīng)根據(jù)項目網(wǎng)絡(luò)圖、估算的活動工期、資源情況、項目執(zhí)行的工作日歷、進(jìn)度限制、最早和最晚時間、風(fēng)險管理計劃、活動特征等統(tǒng)一考慮。這一步將對項目能否被很好地執(zhí)行起到?jīng)Q定性作用。

　　(1)運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)管理方法編制進(jìn)度計劃。

　　(2)定義活動的時間進(jìn)度關(guān)系十分重要，它能限制某項活動不早于或者不晚于另一項活動開始或結(jié)束。制定時間計劃可根據(jù)里程碑事件作為時間進(jìn)度的決定性因素。

　　(3)通過數(shù)學(xué)分析計算時間進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖，再根據(jù)資源，工作時間等其他原因進(jìn)一步調(diào)整活動時間，最終形成最合理的活動進(jìn)度表。

　　(4)通過計算關(guān)鍵路徑，可以知道哪些任務(wù)是不能延誤的，哪些任務(wù)是允許一定延誤的。同時也能知道如果要縮短整個項目歷時話，可以通過縮短哪些任務(wù)的歷時或?qū)δ男┤蝿?wù)進(jìn)行調(diào)整來達(dá)到。對于各個關(guān)鍵活動，有限安排資源，挖掘潛力，采取相應(yīng)措施。對于非關(guān)鍵路徑，只要在不影響工程完工時間的條件下，可減少人力、物力、財力的投入，用在關(guān)鍵路徑上，以達(dá)到縮短工期，合理利用資源等目的。

　　(5)為了可好地控制工作工期，可將設(shè)計項目工期計劃用甘特圖直觀地 表示出來。

　　這部分的工作使得小組成員明確自己所承擔(dān)任務(wù)的時間表，再根據(jù)自己的任務(wù)制定詳細(xì)的工作計劃。

　　第六步，進(jìn)度控制。良好的計劃是項目成功的基礎(chǔ)，但是在實際操作過程中，進(jìn)度問題是項目生命周期中造成項目沖突的主要原因。為了保證項目能夠在約定的約束條件下成功，必須對項目的實施情況進(jìn)行控制。

　　進(jìn)度控制主要是監(jiān)督進(jìn)度的執(zhí)行狀況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正偏差、錯誤。隨時了解項目進(jìn)度，必要時調(diào)整進(jìn)度表，在實際控制中要考慮影響項目進(jìn)度變化的因素，項目進(jìn)度變更對其他部分的影響因素，以及進(jìn)度表變更時應(yīng)采取的實際措施。

　　進(jìn)度控制按以下四個步驟進(jìn)行：

　　(1)建立項目基準(zhǔn)計劃以便對項目進(jìn)展進(jìn)行測量

　　(2)跟蹤項目進(jìn)度，收集和記錄項目任務(wù)的進(jìn)展信息。

　　(3)進(jìn)行項目實際進(jìn)展信息與進(jìn)度基準(zhǔn)計劃比較，計算偏差。

　　(4)針對進(jìn)度偏差尋找補(bǔ)救方案，定期更新進(jìn)度計劃，及時調(diào)整偏差。

　　(5)執(zhí)行調(diào)整方案。

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