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會(huì)議時(shí)間管理技巧
會(huì)議的時(shí)間技巧由會(huì)議本身的特點(diǎn)和人的生理、生活規(guī)律決定。只有順應(yīng)并準(zhǔn)確地把握利用這些特點(diǎn)和規(guī)律，才能使會(huì)議變得高效成功，進(jìn)而提升工作效率。下面小編為大家整理了一些會(huì)議時(shí)間管理的技巧：
一、會(huì)議日程安排
管理者因工作需要經(jīng)常要參加各類會(huì)議，合理的安排會(huì)議日程十分必要。日程安排是召開會(huì)議最重要的部分之一。
首先，把握好會(huì)議總量的統(tǒng)籌。現(xiàn)代管理學(xué)之父彼得·德魯克曾指出：一個(gè)企業(yè)的經(jīng)理如果用超過25%的時(shí)間開會(huì)，就是一種病態(tài)組織的表現(xiàn)。由此可見，對(duì)于中基層管理者而言，會(huì)議所占工作總量的比重應(yīng)更少。精簡(jiǎn)會(huì)議可以采用很多方法，如合并整合會(huì)議、充分的會(huì)前溝通、減少務(wù)虛的會(huì)議、采用比開會(huì)更好的方式等。
其次，把握好會(huì)議召開日期的統(tǒng)籌。依據(jù)人體生物鐘的規(guī)律，人在不同時(shí)期精神狀態(tài)和注意力集中度是不同的。最好避免在漫長(zhǎng)的假期、一個(gè)星期的開頭和結(jié)尾召開會(huì)議，主要參與者出差當(dāng)天或返回當(dāng)天最好不要召開非緊急會(huì)議。加拿大心理學(xué)家麥吉爾大學(xué)教授德比·莫斯考維茨曾畫出了一幅一周工作節(jié)律圖。根據(jù)她的研究，人們?cè)谝恢苤畠?nèi)從事不同任務(wù)，其效率會(huì)有很大不同。星期一適合布置、分派本周的任務(wù)、規(guī)劃，設(shè)定目標(biāo)，不適合處理矛盾。因此，周一可安排例會(huì)，但不適合安排中心組重要辦公會(huì)議。周二效率最高，可安排專題研討會(huì)，解決工作中難啃的骨頭。周三思維活躍，心情較好，適合制定戰(zhàn)略決策，是高層召開重要會(huì)議的最佳時(shí)機(jī)。周四人變得最通融，可交流思想、解決爭(zhēng)議，適合召開座談會(huì)、總結(jié)會(huì)。周五人易冒險(xiǎn)和過激，一般應(yīng)少開會(huì)。
再次，把握好會(huì)議類型的統(tǒng)籌。對(duì)各類會(huì)議按重要程度排序，上級(jí)單位組織召開的緊急重要會(huì)議應(yīng)首先考慮，預(yù)留時(shí)間;例行會(huì)議合理安排周期;臨時(shí)會(huì)議務(wù)求精練緊湊。
最后，把握好會(huì)議制定計(jì)劃的統(tǒng)籌。每年年初或年底由指定部門根據(jù)上級(jí)指示精神和本單位實(shí)際情況提出召開本單位各類會(huì)議的計(jì)劃。
二、會(huì)議時(shí)間安排
(一)科學(xué)地?cái)M定會(huì)議召開的時(shí)間。首先，需了解一天當(dāng)中何時(shí)開會(huì)較為妥當(dāng)。一般來說，上午人神清氣爽、注意力集中，適合開會(huì)。隨著時(shí)間的推移和工作對(duì)人精力的消耗，下午人的耐心和專注性被漸漸地消磨，需要快速得出結(jié)論的會(huì)議最好安排在下午。也可考慮把午餐融入在會(huì)議之中，午餐開會(huì)既有優(yōu)點(diǎn)也有缺點(diǎn)，共享食物是聯(lián)系人們之間感情的一種方法，會(huì)議與午餐結(jié)合在一起強(qiáng)調(diào)了人的社交性，在充滿民主氛圍的會(huì)議上發(fā)給與會(huì)者一些茶點(diǎn)、果盤就可以起到氣氛輕松融洽的作用。
其次，會(huì)議召開的時(shí)間點(diǎn)不易在上下班前后半小時(shí)。因?yàn)檫@時(shí)人的注意力也較為分散。哈佛時(shí)間管理理論認(rèn)為：開會(huì)的時(shí)間可以采用“零數(shù)效應(yīng)”。人的生物鐘在整點(diǎn)的時(shí)候會(huì)提醒自己的作息安排，把會(huì)議召開的時(shí)間設(shè)定為整點(diǎn)后十至十五分鐘這樣的零數(shù)時(shí)間，便于整點(diǎn)時(shí)人本能地提醒自己做下一項(xiàng)工作，這樣大大地減少了遲到的概率。
再次，在選擇開會(huì)時(shí)間的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)確保決策者和絕大多數(shù)參與者能夠出席�？梢蕴崆罢髟�，供參會(huì)者選擇時(shí)間。
最后，考慮會(huì)議召開期間的自然因素，如天氣、氣溫、設(shè)備、通訊等情況，以免不可抗力出現(xiàn)后，受消極因素的影響，與會(huì)者無法安心開會(huì)。
(二)科學(xué)地?cái)M定會(huì)議持續(xù)時(shí)間。據(jù)心理學(xué)家測(cè)定，成年人能集中精力的平均時(shí)間為45分鐘至60分鐘，超過這個(gè)時(shí)間，人最容易精神分散，超過90分鐘則普遍感到疲倦，所以應(yīng)把握好每一次召開會(huì)議的時(shí)間。如果會(huì)議需要較長(zhǎng)時(shí)間，則應(yīng)在會(huì)議中途安排休息。不同會(huì)議類型決定了會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短，大型會(huì)議一般會(huì)期不宜超過2天，專題會(huì)、研討會(huì)可2小時(shí)左右，總結(jié)會(huì)通常約略短至1小時(shí)左右，例會(huì)短小精悍，以十分鐘左右為宜。
三、會(huì)議進(jìn)程安排
在注重生產(chǎn)效率的美國和日本的一些大型企業(yè)里，通常會(huì)核算會(huì)議的成本。會(huì)議成本=X+2×3×J×N×T。X表示顯性成本的總和，即會(huì)議明顯的耗費(fèi)，如會(huì)場(chǎng)租借費(fèi)、文件材料費(fèi)、與會(huì)者的交通費(fèi)、食宿費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)以及服務(wù)人員的工資等。J代表與會(huì)人員每小時(shí)平均工資;3表示勞動(dòng)產(chǎn)值要遠(yuǎn)比職工工資高;2表示會(huì)使經(jīng)常性的工作和生產(chǎn)中斷，損失應(yīng)以此計(jì);N表示參加會(huì)議人數(shù)，T代表會(huì)議時(shí)間(小時(shí))。按此公式可計(jì)算出為了召開此次會(huì)議導(dǎo)致暫停生產(chǎn)所付出的代價(jià)。開會(huì)時(shí)，將這一計(jì)算過程和結(jié)果粘貼在會(huì)議室的門口，提醒與會(huì)者提高會(huì)議效率。為了使會(huì)議安排得緊湊有序，應(yīng)在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后做好以下事項(xiàng)：
(一)會(huì)前。預(yù)留出充分的準(zhǔn)備時(shí)間，因?yàn)樵S多成功的會(huì)議都在會(huì)前的充分準(zhǔn)備和有效溝通方面下足了功夫。預(yù)設(shè)出會(huì)議的程序、評(píng)估會(huì)議內(nèi)容所需時(shí)間并于會(huì)議開始時(shí)告知與會(huì)者。在會(huì)議室預(yù)備時(shí)鐘、鬧鐘、計(jì)時(shí)器等。大型會(huì)議需提前5分鐘入場(chǎng)。
(二)會(huì)中。1.合理安排會(huì)序。開會(huì)伊始，與會(huì)者精神狀態(tài)最佳，一般應(yīng)將重要的議題安排在議程前面。但是，如果會(huì)前發(fā)現(xiàn)有些重要議題在與會(huì)者之間存在爭(zhēng)議，需要在與會(huì)者之間建立和諧融洽的關(guān)系，提升凝聚力，這時(shí)可考慮用次要議題提前做鋪墊，把沖突放在后邊，以利達(dá)成共識(shí)。2.限制與會(huì)者發(fā)言時(shí)間。對(duì)于“馬拉松”式的發(fā)言應(yīng)制止，已經(jīng)取得一致的意見要及時(shí)歸納“拍板”，發(fā)現(xiàn)跑題現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)鞭策，出現(xiàn)沉默應(yīng)適當(dāng)啟發(fā)，這樣才會(huì)使會(huì)議主題明確、高效實(shí)際。即時(shí)性會(huì)議可以站著進(jìn)行并不備茶水，使其不得不簡(jiǎn)明扼要。
(三)會(huì)后。德國心理學(xué)家艾賓浩斯研究發(fā)現(xiàn)的著名“艾賓浩斯遺忘曲線”告訴我們，遺忘的規(guī)律是先快后慢，特別是48小時(shí)后會(huì)遺忘75%。鑒于此，會(huì)后應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，將有關(guān)情況反饋給相關(guān)部門，請(qǐng)求簽批。會(huì)議的決議應(yīng)及時(shí)以公告、文件、網(wǎng)站等形式對(duì)外發(fā)布。因?yàn)橛行┲匾臅?huì)議會(huì)引起未參會(huì)人員的關(guān)注，如果不及時(shí)從正規(guī)渠道發(fā)布，參會(huì)者可能會(huì)打探小道消息，以訛傳訛，捕風(fēng)捉影，曲解會(huì)議精神和決議，散步負(fù)面信息，帶來不必要的麻煩。最后，及時(shí)做好會(huì)議資料的歸檔工作。
四、會(huì)議通知安排
會(huì)議通知是向與會(huì)者傳遞召開會(huì)議信息的載體。會(huì)議通知的種類和方式多種多樣，如當(dāng)面告知、打電話、發(fā)傳真、發(fā)電子郵件、QQ群、郵遞、招貼、廣播、登報(bào)、公告等。通知的內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議的時(shí)間，即開始時(shí)間、報(bào)到時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、發(fā)出通知的時(shí)間等。
要恰當(dāng)?shù)剡x定會(huì)議通知的發(fā)送時(shí)間。如發(fā)送過早，容易被人忘記，如發(fā)送過晚，與會(huì)人員準(zhǔn)備不足，影響會(huì)議效果。會(huì)議通知的發(fā)送應(yīng)讓與會(huì)者在接到通知后，能夠從容做好赴會(huì)準(zhǔn)備，并能準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議場(chǎng)所。
重要的會(huì)議需要設(shè)定會(huì)議通知收到回復(fù)的時(shí)間。確定下發(fā)會(huì)議資料、收集會(huì)議案例、會(huì)議報(bào)名的時(shí)間。應(yīng)在會(huì)議召開前再次詢問、確認(rèn)會(huì)議關(guān)鍵人是否赴會(huì)。如遇特殊情況，會(huì)議改期應(yīng)通過電話逐一通知或書面登記通知。
拓展閱讀：
高效管理控制會(huì)議時(shí)間的方法
0、制定22分鐘的會(huì)議-誰規(guī)定會(huì)議時(shí)間應(yīng)該是半小時(shí)或1小時(shí)的？這樣的會(huì)議時(shí)間是不是有數(shù)據(jù)支撐？當(dāng)然沒有。30分鐘或者60分鐘這點(diǎn)時(shí)間要是留給每個(gè)人去闡述、辯論自己的觀點(diǎn)顯然不夠，平均每個(gè)人需要1小時(shí)才能把思路理清。實(shí)際上不是所有的會(huì)議都可以控制在22分鐘內(nèi)，但是很多會(huì)議是可以控制的，我們可以盡可能的嘗試將會(huì)議的時(shí)間控制的越短越好。
1、有一個(gè)基于目標(biāo)的議程-有個(gè)明確目標(biāo)的議程將會(huì)使會(huì)議錦上添花、有的放矢�？梢钥紤]在白板上寫出議程的內(nèi)容，同時(shí)加粗相應(yīng)的關(guān)鍵點(diǎn)，由此不斷提醒大家我們這個(gè)會(huì)議需要達(dá)到什么樣的目標(biāo)。
2、提前3天發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng)-雖然這可能是會(huì)議組織者的負(fù)擔(dān)，但這能為組員降低盡可能小的成本。千萬不要讓會(huì)議變成大家先一起熟悉文檔，這樣做是對(duì)會(huì)議有準(zhǔn)備的那些人的懲罰。（備注：個(gè)人任務(wù)提前24小時(shí)也是足夠的）
3、準(zhǔn)時(shí)開始–準(zhǔn)時(shí)開始的會(huì)議到底有多少？答案是幾乎沒有。部分情況可能是因?yàn)镺utlook等程序沒有設(shè)置多個(gè)會(huì)議時(shí)間間隔的功能。為了償還每天的會(huì)議時(shí)間債務(wù)，把時(shí)間控制在22分鐘內(nèi)可以讓你有足夠的時(shí)間來緩沖和休息。
4、站著開會(huì)–站著開會(huì)可以提醒大家不要染會(huì)議變得復(fù)雜或者引導(dǎo)到另外一個(gè)目標(biāo)上去。發(fā)表你的觀點(diǎn)或需求，否則就要保持安靜。如果會(huì)上產(chǎn)生分歧，可以將分歧留到會(huì)后進(jìn)行處理。
5、不要帶筆記本電腦，只要一個(gè)主持人和會(huì)議記錄者–如果你能保證會(huì)議是在22分鐘內(nèi)搞定，那么你就不需要帶任何無關(guān)的東西進(jìn)去，你需要做的是專心聆聽。會(huì)議中只需一個(gè)人主持、一個(gè)人記錄即可。
6、沒有電話，以及其他–理由同上
7、注意會(huì)議重點(diǎn)！阻止議題蔓延-如果你有議程，會(huì)議主持人就要讓所有參會(huì)者遵守議程。如果議程已經(jīng)OK，那么開會(huì)的時(shí)候要確保會(huì)議討論離議題太遠(yuǎn)。
8、盡可能快的發(fā)送會(huì)議記錄–如果會(huì)議控制在了22分鐘，那么就需要在第二次會(huì)議前盡快的將會(huì)議內(nèi)容和決議發(fā)出來。
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