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項目時間管理的過程和措施
時間管理就是指在同樣的時間消耗下，為提高時間的利用率和有效性而進行的一系列控制工作。下面小編準備了關于項目時間管理的文章，提供給大家參考!
1 時間管理的主要過程
1.1 活動定義
活動定義即:確定為產(chǎn)生項目的各種可交付成果而必須進行的具體計劃活動。
將項目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動或任務,這些小的活動應該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實施的詳細任務。在項目實施中,要將所有活動列成一個明確的活動清單,并且讓項目團隊的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理。活動清單應該采取文檔形式,以便于項目其他過程的使用和管理。當然,隨著項目活動分解的深入和細化,工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)可能會需要修改,這也會影響項目的其他部分。例如成本估算,在更詳盡地考慮了活動后,成本可能會有所增加,因此完成活動定義后,要更新項目工作分解結(jié)構(gòu)上的內(nèi)容
1.2 活動排序
活動排序即:確定各計劃活動之間的依賴關系,并形成文件。
在按照邏輯關系安排計劃活動順序時,可考慮適當?shù)木o前關系,亦可加入適當?shù)臅r間提前量與滯后量,只有這樣在以后才能制定出符合實際和可以實現(xiàn)的項目進度表。排序可用項目管理軟件,也可用手工。手工和電腦還可以結(jié)合起來。
在產(chǎn)品描述、活動清單的基礎上,要找出項目活動之間的依賴關系和特殊領域的依賴關系、工作順序。在這里,既要考慮團隊內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關系,也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關系以及為完成項目所要做的一些相關工作,例如在最終的硬件環(huán)境中進行軟件測試等工作。
設立項目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項目中關鍵的事件及關鍵的目標時間,是項目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項目需求的.活動序列中不可或缺的一部分。比如在開發(fā)項目中可以將需求的最終確認、產(chǎn)品移交等關鍵任務作為項目的里程碑。
在進行項目活動關系的定義時一般采用緊前關系繪圖法、箭線繪圖(也稱雙代號網(wǎng)絡圖)法、條件圖示法、網(wǎng)絡模板這4種方法,最終形成一套項目網(wǎng)絡圖。其中比較常用的方法是緊前關系繪圖法,也稱為單代號網(wǎng)絡圖法。
1.3 活動資源估算
活動資源估算即:估算完成各計劃活動所需資源的種類和數(shù)量。
當估算計劃活動無足夠把握時,則將其范圍內(nèi)的工作進一步分解,然后估算下層每個更具體的工作資源需要,接著將這些估算按照計劃活動需要的每一種資源匯集出總量。計劃活動之間可能存在也可能不存在影響資源利用的依賴關系,如果存在,資源的這種利用方式反映在計劃活動的要求估計之中,并形成文件。
1.4 活動工期估算
活動工期估算即:估算完成各計劃活動所需的持續(xù)時間。
項目工期估算是根據(jù)項目范圍、資源狀況計劃列出項目活動所需要的工期。估算的工期應該現(xiàn)實、有效并能保證質(zhì)量。所以在估算工期時要充分考慮活動清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對項目工期的影響。在對每項活動的工期估算中應充分考慮風險因素對工期的影響。項目工期估算完成后,可以得到量化的工期估算數(shù)據(jù),將其文檔化,同時完善并更新活動清單。
一般說來,工期估算可采取以下幾種方式:
(1)專家評審形式。由有經(jīng)驗、有能力的人員進行分析和評估。項目分析主要是要求有多年從事相關和類似項目的施工經(jīng)驗的技術和管理人員,依靠多年的工作經(jīng)驗做出比較詳細的可行的分析和評估,為項目的管理做指導工作。
(2)模擬估算。使用以前類似的活動作為未來活動工期的估算基礎,計算評估工期。在進行模擬估算的時候根據(jù)多年的工作經(jīng)驗應適當?shù)牧舫鲆欢ǖ念A留范圍。
(3)保留時間。工期估算中預留一定比例作為冗余時間以應付項目風險。隨著項目進展,冗余時間可以逐步減少。
1.5 制定進度表
制定進度表即:分析活動順序、活動持續(xù)時間、資源要求,以及進度制約因素,從而制定項目進度表。
制定項目進度表是一個反復多次的過程,這一過程確定項目計劃活動的開始與完成日期。制定進度表可能要求對持續(xù)時間估算與資源估算進行審查與修改,以便進度表在批準之后能夠當作跟蹤項目績效的基準使用。制定進度表過程工作的績效、項目管理計劃的改變,以及預期的風險果然發(fā)生或消失,或識別出新風險而貫穿于項目的始終。
2 建議采取的措施
最現(xiàn)實、最合理的進度表在項目進行中還是可能遇到麻煩。例如由于有一些事情的優(yōu)先等級提高了,另一個本來進行得很順利的任務現(xiàn)在卻可能被放到了不重要的位置。一般來說,可以有好幾個辦法讓進度表滯后的項目再回到正常軌道上來。因此,進度表滯后并不是不可以避免的。那么,如何避免進度表滯后,保證項目如期完成?
2.1 鎖定需求,避免無休止的變更
每一個項目都需要在開展之前鎖定需求,不這樣做必將會導致項目失敗。在項目開發(fā)的過程中,多多少少都會發(fā)生一些范圍變更,一定要嚴格控制這些變更,對這些變更有一個應對方案,把變更范圍控制在可控范圍內(nèi),不然便會出現(xiàn)很多并發(fā)癥,導致進度表滯后和成本的增加。
例如明確項目需求變更的根本原則,避免將需求范圍擴大化,將不確定和復雜多變的需求排除在開發(fā)策略之外。把需求定義為“必須的需求”、“應當具備的需求”和“錦上添花的需求”,嚴格堅守核心功能,并一直不斷跟蹤以控制在進度表范圍之內(nèi)。事實證明,只有做到了需求明確才能避免進度表不斷滯后的惡果。
2.2 重新檢查進度表
項目進度表的一個很重要的前提是項目估算,項目估算最大的基礎是基于經(jīng)驗值因此,在項目估算時應該以自己團隊歷史經(jīng)驗值為基礎,讓項目團隊中的每一個成員參與估算,這樣才能夠保證項目計劃的可行性,從而避免出現(xiàn)全局失控與細節(jié)失控的'發(fā)生。
同時,項目進度表不是一成不變的,而是應該根據(jù)項目的進展對一些新的需求、新的變化做出響應,動態(tài)的更新項目計劃。例如,面對動態(tài)變化的環(huán)境,可采用迭代式的生命周期模型使項目開發(fā)團隊更好地適應變化。如果進度嚴重滯后,看看能否在進度表中增加一到兩個緩沖區(qū),如果已經(jīng)用光了所有的緩沖區(qū),看看能不能縮短某個任務的時間或加快進行。同時,仔細檢查進度表里有沒有這樣的步驟:他們可以錦上添花,但并不是項目成功的關鍵任務。現(xiàn)在就需要刪除這些內(nèi)容,可能最后的結(jié)果沒那么精細,但去掉一些裝飾物可以幫助項目走回正軌。
2.3 有效的進度表檢查工具
糟糕的執(zhí)行會給項目帶來在成本和時間兩方面上的失敗,這會最終導致整個項目的失敗。很多失敗的項目開發(fā)的教訓揭示了能夠充分地描述項目進度的檢查工具簡直太重要了。我得到的最寶貴的經(jīng)驗是要抓住項目開發(fā)過程中的關鍵環(huán)節(jié),密切注意進展情況,一旦出現(xiàn)問題,應該馬上能拿出切實可行的措施。當出現(xiàn)可能嚴重影響進度表滯后時,就應該根據(jù)現(xiàn)階段狀況重新評價需求分析結(jié)果、工時估算等。切勿匆忙采取頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳的措施,致使進度表滯后更嚴重。
2.4 在各種項目目標中進行平衡
進度控制的目標與成本控制的目標和質(zhì)量控制的目標是對立統(tǒng)一的關系。項目進度、質(zhì)量和成本構(gòu)成一個相互制約的三角關系,需要去平衡。如果經(jīng)過評估確定項目進度確實已無法控制,就應當下定決心以犧牲部分功能范圍、工作成果范圍、成本預算、進度計劃或產(chǎn)品質(zhì)量中的某一項目標為代價,來保住項目最重要的目標達成,最終確定一個最合適的解決方案。指望不采取糾正和干預措施,進度失控會自行消失的想法是不現(xiàn)實的。因此,如果這些項目參數(shù)超出項目目標的限制范圍,就必須馬上采取糾正措施;如果發(fā)現(xiàn)這些項目參數(shù)有超出項目目標的限制范圍的趨勢,就必須馬上采取預防措施。
2.5 獎罰制度的制定
進度表的執(zhí)行還必須有相應的控制措施來保證。例如可以制定一些獎懲制度,獎勵是主要,懲罰是輔助手段,調(diào)動起所有人員的積極性。通過訂立相應的評估指標,把項目執(zhí)行作為項目人員的重要業(yè)績進行考核監(jiān)督,避免因為少部分人不配合工作導致項目整體延誤,從制度上保障任務的順利完成。
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