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商務(wù)禮儀：簽字禮儀
在商務(wù)禮儀中，簽字儀式是一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容。要求組織嚴(yán)謹(jǐn)，按一定規(guī)程實(shí)施。本文為大家介紹的是商務(wù)禮儀之簽字禮儀，提供給大家參考。
定義：儀式禮儀規(guī)定，為了使有關(guān)各方重視合同、遵守合同，在簽署合同時(shí)，應(yīng)舉行鄭重其事的簽字儀式。此即所謂簽約。
簽字的種類
(1)從禮儀有角度考慮，一般國家間通過談判，就政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技等某一領(lǐng)域相互達(dá)成協(xié)議，締結(jié)條約或公約，一般舉行簽字儀式。
(2)當(dāng)一國領(lǐng)導(dǎo)人訪問他國，經(jīng)雙方商定達(dá)成共識，發(fā)表聯(lián)合公報(bào)有時(shí)也舉行簽字儀式。
(3)各地區(qū)、各單位在與國外交往中，通過會談、談判，最終達(dá)成的有關(guān)合作項(xiàng)目的協(xié)議、備忘錄、合同書等，通常也舉行簽字儀式。
業(yè)務(wù)部門之間簽訂的協(xié)議，一般不舉行簽字儀式。
簽字儀式流程
一、會談(談判)
會談是接待中的主要活動內(nèi)容，應(yīng)提前做好充分準(zhǔn)備：組織好參談人員、明確主談人、備齊會談資料、文具、布置會談場地。
會談人員、時(shí)間、地點(diǎn)確定后，盡早通知雙方有關(guān)人員，工作人員提前到場檢查落實(shí)準(zhǔn)備情況。我方參談人員應(yīng)提前一定時(shí)間抵達(dá)會談場地等候客人，待客人到達(dá)后，一一握手問候，工作人員引導(dǎo)雙方參談人就坐，雙方介紹參談人后，即開始會談。
會談通常采用長方桌或橢圓桌形式，賓主相對而坐。以正門為準(zhǔn)，我方(主方)背門而坐，客方面對正門就坐，雙方主談人居中，翻譯坐主談人右側(cè)，雙方其他參談人員，按禮賓順序在各自談人左右兩側(cè)就坐。
會談結(jié)束后，主方參談人員應(yīng)將客人送至?xí)剰d門口握手告別。
二、簽字儀式
簽字儀式是雙方或多方會談，談判結(jié)果的體現(xiàn)，是對外交往中的一項(xiàng)正式活動，要求組織嚴(yán)謹(jǐn)，按一定規(guī)程實(shí)施。
簽字儀式首先應(yīng)做好簽字文本的準(zhǔn)備，明確簽字人、助簽人和參加簽字儀式的人員。其次是準(zhǔn)備簽字文具，布置簽字會場。提前通知雙方有關(guān)人員，簽字儀式的時(shí)間和地點(diǎn)。
簽字廳一般掛橫幅，設(shè)長方桌，桌上擺簽字文本、簽字筆、吸水紙;如掛國旗，以面對會場為準(zhǔn)，右側(cè)為客方國旗，左側(cè)掛我國國旗。參加儀式的人員，以雙方身份高者居中，面對會場，右側(cè)為客方人員，我方人員在左側(cè)，站于簽字桌背后。
雙方人員到齊后，雙方簽字人面對本國國旗就坐，雙方助簽人站于各自簽字人一側(cè)。由主持人宣布簽字儀式開始，雙方助簽人負(fù)責(zé)翻開簽字文本，指明簽字處，簽字人持筆簽字，由雙方助簽人互相傳遞文本，再由簽字人在對方文本上簽字，然后合上文本，雙方簽字人起立，互相握手，交換文本。參加儀式的其他人員同時(shí)鼓掌表示祝賀。如安排以紅酒舉杯祝賀，服務(wù)人員應(yīng)在簽字時(shí)，先將酒杯送給參加儀式的人員，待簽字完畢交換文本后，及時(shí)將酒杯送給雙方簽字人，同時(shí)舉杯祝賀。
宣布簽字儀式結(jié)束后，將客人送至簽字廳門口握手告別。
三、位次禮儀
一般而言，舉行簽字儀式時(shí)，座次排列的具體方式共有三種基本形式，它們分別適用于不同的具體情況。
1.并列式排座，是舉行雙邊簽字儀式時(shí)最常見的形式。
基本做法：
簽字桌在室內(nèi)面門橫放;
雙方出席儀式的全體人員在簽字桌之后并排排列;
雙方簽字人員居中面門而坐，客方居右，主方居左。
2.相對式排座，與并列式簽字儀式的排座基本相同。二者之間的主要差別，只是相對式排座將雙邊簽字儀式的隨員席移至簽字人的對面。
3.主席式排座，主要適用于多邊簽字儀式。
操作特點(diǎn)是：
簽字桌仍須在室內(nèi)橫放，簽字者仍須設(shè)在桌后面對正門，但只設(shè)一個(gè)，并且不固定其就座者。
舉行儀式時(shí)，所有各方人員，包括簽字人在內(nèi)，皆應(yīng)背對正門、面向簽字席就座。
簽字時(shí)，各方簽字人應(yīng)以規(guī)定的先后順序依次走上簽字席就座簽字，然后即應(yīng)退回原處就座。
簽字儀式的準(zhǔn)備工作
在商務(wù)交往中，人們在簽署合同之前，通常會竭力作好以下幾個(gè)步驟的準(zhǔn)備工作。
第一，要布置好簽字廳。簽字廳有常設(shè)專用的，也有臨時(shí)以會議廳、會客室來代替的。布置他的總原則，是要莊重、整潔、清靜。
一間標(biāo)準(zhǔn)的簽字廳，應(yīng)當(dāng)室內(nèi)滿鋪地毯，除了必要的簽字用桌椅外，其他一切的陳設(shè)都不需要。正規(guī)的簽字桌應(yīng)為長桌，其上最好鋪設(shè)深綠色的臺呢。
按照儀式禮儀的規(guī)范，簽字桌應(yīng)當(dāng)橫放于室內(nèi)。在其后，可擺放適量的座椅。簽署雙邊性合同時(shí)，可放置兩張座椅，供簽字人就座。簽署多邊性合同時(shí)，可以僅放一張桌椅，供各方簽字人簽字時(shí)輪流就座;也可以為每位簽字人都各自提供一張座椅。簽字人在就座時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)面對正門。
在簽字桌上，循例應(yīng)事先安放好待簽的合同文本以及簽字筆。吸墨器等等簽字時(shí)所用的文具。
與外商簽署涉外商務(wù)合同時(shí)還需在簽字桌上插放有關(guān)各方的國旗。插放國旗時(shí)，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列而行。例如，簽署雙邊性涉外商務(wù)合同時(shí)，有關(guān)各方的國旗須插放在該方簽字人座椅的正前方。
第二，要安排好簽字時(shí)的座次。在正式簽署合同時(shí)，各方代表對于禮遇均非常在意，因?yàn)樯虅?wù)人員對于在簽字儀式上最能體現(xiàn)禮遇高低的座次問題，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對待。
簽字時(shí)各方代表的座次，是由主方代為先期排定的。合乎禮儀的作法是：在簽署雙邊性合同時(shí)，應(yīng)請客方簽字人在簽字桌右側(cè)就座，主方簽字人則應(yīng)同時(shí)就座于簽字桌左側(cè)。雙方各自的助簽人，應(yīng)分別站立于各自一方簽字人的外側(cè)，以便隨時(shí)對簽字人提供幫助。雙方其他的隨員，可以按照一定的順序在己方簽字人的正對面就座。也可以依照取位的高低，依次自左至右(客方)或是“自右至左(主方)地列成一行，站立于己方簽字人的身后。當(dāng)一行站不完時(shí)，可以按照以上順序并遵照“前高后低”的慣例排成兩行、三行或四行，原則上，雙方隨員人數(shù)，應(yīng)大體上相近。
在簽署多邊性合同時(shí)，一般僅設(shè)一個(gè)簽字椅。各方簽字人簽字時(shí)，須依照有關(guān)各方事先同意的先后順序，依次上前簽字。他們的助簽人，應(yīng)隨之一同行動。在助簽時(shí)，依“右高左低”的規(guī)矩，助簽人應(yīng)站立于簽字人的左側(cè)。與此同時(shí)，有關(guān)各方的隨員，應(yīng)按照一定的序列，面對簽字桌就座或站立。
第三，要預(yù)備好待簽的合同文本。依照商界的習(xí)慣，在正式簽署合同之前，應(yīng)由舉行簽字儀式的主方負(fù)責(zé)準(zhǔn)備待簽合同的正式文本。
舉行簽字儀式，是一樁嚴(yán)肅而莊重的大事，因此不能將“了猶未了”的“半成品”交付其使用;或是臨近簽字時(shí)，有關(guān)各方還在為某些細(xì)節(jié)而糾纏不休。在決定正式簽署合同時(shí)，就應(yīng)當(dāng)擬定合同的最終文本。它應(yīng)當(dāng)是正式的，不再進(jìn)行任何更改的標(biāo)準(zhǔn)文本。
負(fù)責(zé)為簽字儀式提供待簽的合同文本的主方，應(yīng)會同有關(guān)各方一道指定專人，共同負(fù)責(zé)合同的定稿、校對、印刷與裝訂。按常規(guī)，應(yīng)為在合同上正式簽字的有關(guān)各方，均提供一份待簽的合同文本。YJBYS提醒您，必要時(shí)，還可再向各方提供一份副本。
簽署涉外商務(wù)合同時(shí)，比照國際慣例，待簽的合同文本，應(yīng)同時(shí)使用有關(guān)各方法定的官方語言，或是使用國際上通行的英文、法文。此外，亦可同時(shí)并用有關(guān)各方法定的官方語言與英文或法文。使用外文撰寫合同時(shí)，應(yīng)反復(fù)推敲，字斟句酌，不要望文生義或不解其義而亂用詞匯。
待簽的合同文本，應(yīng)以精美的白紙負(fù)責(zé)制而成，按大八開的規(guī)格裝訂成冊，并以高檔質(zhì)料，如真皮、金屬、軟木等等，作為其封面。
第四，要規(guī)范好簽字人員的服飾。按照規(guī)定，簽字人、助簽人以及隨員，在出席簽字儀式時(shí)，應(yīng)當(dāng)穿著具有禮服性質(zhì)的深色西裝套裝、中山裝套裝或西裝套裙，并且配以白色襯衫與深色皮鞋。男士還必須系上單色領(lǐng)帶，以示正規(guī)。
在簽字儀式上露面的禮儀人員、接待人員，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一類的禮儀性服裝。
簽字儀式是簽署合同的高潮，這的時(shí)間不長，但程度規(guī)范、莊重而熱烈。簽字儀式的正式程序一共分為四項(xiàng)，它們分別是：
其一，是簽字儀式正式開始。有關(guān)各方人員進(jìn)入簽字廳，在既定的位次上各就各位。
其二，是簽字人正式簽署合同文本。通常的作法，是首先簽署己方保存的合同文本，再接著簽署他方保存的合同文本。
商務(wù)禮儀規(guī)定：每個(gè)簽字人在由己方保留的合同文本上簽字時(shí)，按慣例應(yīng)當(dāng)名列首位，因此，每個(gè)簽字人均應(yīng)首先簽署己方保存的合同文本，然后再交由他方簽字人簽字。這一作法，在禮儀上稱為“輪換制”。它的含義，是在位次排列上，輪流使有關(guān)各方均有機(jī)會居于首位一次，以顯示機(jī)會均等，各方平等。
其三，是簽字人正式交換已經(jīng)有關(guān)各方正式簽署的合同文本。此時(shí)，各方簽字人應(yīng)熱烈握手，互致祝賀，并相互交換各自一方剛才使用過的簽字筆，以志紀(jì)念。全場人員應(yīng)鼓掌，表示祝賀。
其四，是共飲香檳酒互相道賀。交換已簽的合同文本后，有關(guān)人員，尤其是簽字人當(dāng)場干上一杯香檳酒，是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。
在一般情況下，商務(wù)合同在正式簽署后，應(yīng)提交有關(guān)方面進(jìn)行公證，此后才正式生效。
應(yīng)該說明的是：簽字儀式不一定非搞不可，盡管它可以制造聲勢，增強(qiáng)影響。但是，對于簽字本身卻是必須鄭重對待，不可草草收場的。商界人士對此必須切切注意。
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