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商務(wù)人士發(fā)郵件該注意的禮儀細節(jié)
發(fā)郵件也是體現(xiàn)一個人職業(yè)素養(yǎng)的時候，因此郵件中的語言、格式都是需要注意的。小編整理了商務(wù)人士發(fā)郵件該注意的禮儀細節(jié)，歡迎欣賞與借鑒。
一、關(guān)于主題
主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。
1.一定不要空白標題，這是最失禮的
2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用才能顯示完你的標題
3. 標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”
4.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理
5.可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“* !”等)來突出標題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
6.回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標題，不要RE RE一大串。
二、關(guān)于稱呼與問候
1. 恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的響應(yīng);在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。 如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。
2. Email開頭結(jié)尾最好要有問候語
最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”;結(jié)尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。
俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。
三、發(fā)郵件正文
1. Email正文要簡明扼要，行文通順
Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情;如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。
正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。
2. 注意Email的論述語氣
根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系;郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。
尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。
發(fā)郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。 “郵件門”就是深刻的教訓!
3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。
4. 一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。
5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查
這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
6. 合理提示重要信息
不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。
7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述
對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。
8. 不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻 Business Email 不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合。
四、附件
1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件
2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名
3. 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時
4. 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個檔
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用
6. 如果附件過大(不宜超過2MB)，應(yīng)分割成幾個小檔分別發(fā)送，
五、語言的選擇和漢字編碼
1. 只在必要的時候才使用英文郵件
英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流;如果收件人是其它國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其它地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。
2. 尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件
如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。
3. 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。
4. 選擇便于閱度的字號和字體
中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。
六、結(jié)尾簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋
友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。
1. 簽名信息不宜過多
發(fā)郵件消息末尾加上簽名文件是必要的。簽名文件可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。
引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。
2. 不要只用一個簽名檔
對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設(shè)臵多個簽名檔，靈活調(diào)用。
3. 簽名文件文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。
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