商務傳真禮儀

時間：2022-04-02 09:26:00 商務禮儀我要投稿

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商務傳真禮儀

　　在商務交往中，經常需要把重要資料送達到異地，傳統(tǒng)的郵寄書信的聯(lián)絡方式，已難于滿足這一方面的要求。在商務中，因為傳真大都面對的是領導和客戶，所以需要特別講究禮儀。

商務傳真禮儀

　　【傳真介紹】

　　傳真，又叫作傳真電報。它是利用光電效應，通過安裝在普通電話網絡上的傳真機，對外發(fā)送或是接收外來的文件、書信、資料、圖表、照片真跡的一種現(xiàn)代化的通訊聯(lián)絡的方式。現(xiàn)在，在國內的商界單位中，傳真機早已普及成為不可或缺的辦公設備之一。

　　利用傳真通訊的主要優(yōu)點是，它操作簡便，傳送速度非常之迅速，而且可以將包括一切復雜圖案在內的真跡傳送出去。它的缺點主要是發(fā)送的自動性能較差，需要專人在旁邊進行操作。有些時候，它的清晰度難以確保。

　　【傳真使用禮儀】

　　第一，必須合法使用。

　　國家規(guī)定：任何單位或個人在使用自備的傳真設備時，均須嚴格按照電信部門的有關要求，認真履行必要的使用的手續(xù)，否則即為非法之舉。

　　具體而言，安裝、使用傳真設備前，須經電信部門許可，并辦理相關的一切手續(xù)，不準私自安裝、使用傳真設備。

　　安裝、使用的傳真設備，必須配有電信部門正式頒發(fā)的批文和進網許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設備，必須首先前往國家所指定的部門進行登記和檢測，然后方可到電信部門辦理使用手續(xù)。　使用自備的傳真設備期間，按照規(guī)定，每個月都必須到電信部門交納使用費用。

　　第二，必須清楚使用。

　　使用傳真設備通訊，必須在具體的操作上力求標準而規(guī)范。不然，也會令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機號碼，應被正確無誤地告之自己重要的交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項重要內容。對于主要交往對象的傳真號碼，必須認真地記好，為了保證萬無一失，在有必要向對方發(fā)送傳真前，最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方，又不至于發(fā)錯傳真。發(fā)送傳真時，必須按規(guī)定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時，也要注意使其內容簡明扼要，以節(jié)省費用。單位所使用的傳真設備，應當安排專人負責。無人在場而又有必要時，應使之自動處于接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機盡量不要同辦公電話采用同一條線路。

　　第三，必須依禮使用。

　　商界人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數(shù)。

　　在發(fā)送傳真時，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發(fā)送文件、書信、資料時，更是要謹記這一條�！〕霾钤谕猓斜匾褂霉妭髡嬖O備，即付費使用電信部門所設立在營業(yè)所內的傳真機時，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對于工作人員亦須依禮相待。

　　人們在使用傳真設備時，最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真后，應當在第一時間內即刻采用適當?shù)姆绞礁嬷獙Ψ�，以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發(fā)來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。

　　【傳真注意事項】

　　傳真的完整性：在發(fā)送傳真時，應檢查是否注明了本公司的名稱、發(fā)送人姓名、發(fā)送時間以及自己的聯(lián)絡電話。同樣地，應為對方寫明收傳真人的姓名、所在公司、部門等信息。所有的注釋均應寫在傳真內容的上方，可以參考以下規(guī)范格式。

　　在發(fā)送傳真時即便已經給予了口頭說明，也應該在傳真上注明以上內容，這是良好的工作習慣，對雙方的文件管理都非常有利。

　　傳真的清晰度：發(fā)送傳真時應盡量使用清晰的原件，避免發(fā)送后出現(xiàn)內容看不清楚的情況。

　　傳真內容的限制：傳真一般不適用于頁數(shù)較多的文件，成本較高，且占用傳真機時間過長也會影響其他工作人員的使用。

　　傳真的使用時間：如果沒有得到對方的允許，不要將發(fā)送時間設定在下班后，這是非常不禮貌的行為。

　　傳真回復問題：如果傳真機設定在自動接受的狀態(tài)，發(fā)送方應盡快通過其他方式與收件人取得聯(lián)系，確認其是否收到傳真。收到傳真的一方也應給予及時回復，避免因任何的疏漏造成傳真丟失。在重要的商務溝通中，任何信息丟失都可能造成時間的延誤甚至影響到合作業(yè)務的成敗，這樣的細節(jié)不可輕視。

　　(一)格式規(guī)范

　　正式的傳真必須有首頁，上面注明傳送者與接收者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁數(shù)等，這樣就可以讓接收者可以一目了然。如果不是非常正式的，也必須以3—1，3—2，3—3等方式注明，讓接收者一看就知道是三頁。如果其中某一頁不清楚或是未收到時，可以請對方再發(fā)一次，這樣可以節(jié)省雙方的時間。傳真最好使用白色或淺色信紙，有些人喜歡用深色信紙或是信紙上有黑色或深色的條紋，用這些信紙發(fā)傳真會浪費掃描時間。

　　(二)內容齊全

　　正式的傳真信件必須像寫信一樣有禮貌，又必要的稱呼、問候語、敬語、致謝語、簽字等均不可缺少，尤其是信尾的簽字非常重要，因為簽字代表這封信是發(fā)信者同意才發(fā)出的，表示傳真信件的嚴肅性以及對對方的尊重。

　　(三)及時通報。

　　發(fā)送傳真之前可以向對方通報一下，以免發(fā)錯。收到傳真后要盡快通知對方，以免對方不放心。這既是傳真的工作程序，也是一種文明禮貌。

　　【商務傳真禮儀禁忌】

　　發(fā)送傳真時要注意語言，要禮貌不要生硬，不要說：“給我信號，我要發(fā)傳真�！被蛘邲]有在傳真上注明是給某某部門和某某人的情況下，說：“傳真是給某某的。”不讓對方記下了就掛了電話，對方會因為匆忙之中沒有記牢而無從送達。

　　當時方不能準確說出要發(fā)送傳真的部門和個人就說公司沒有這個人，()就掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果一是會破壞公司形象，還有可能拒絕了誠心想商務交往的時方，而失去合作的機會。

　　【商務傳真禮儀技巧】

　　當你要接收一份傳真時，商務對方在沒有說清楚給誰，而自己也知道對方的確是商務交往的伙伴，此時你可以問他：“請問是送到上次您安排送達的某某手中嗎?”這樣，商務對方就會更明確地交待給你，你就不會找不到送處或送錯人了。

　　當你在發(fā)送傳真和接收傳真時剛好有同事或朋友來找你，你可以對對方說：“真不巧，我不得不先辦完手頭上的這件事。”或說：“我能一會兒再聯(lián)系你嗎?”有些特珠的商務傳真是不可以讓他人看見的。同時，你在發(fā)送傳真給商務對方的時候，你也最好先問上一句：“請問您，現(xiàn)在方便接收傳真嗎?”也讓商務對方避免這方面的失誤。

　　當你正在發(fā)一份傳真時，由于某種原因，領導改變了主意讓你馬上中斷傳真，那么你可以和時方說：“時不起，傳真機突然卡住了，我待會兒再給您傳過去，好嗎?”如果你處理不好，會讓對方誤認為你并沒有誠意發(fā)傳真，或者認為你并不重視這個傳真，從而引起誤會。

　　【拓展】

　　傳真使用方法

　　一、發(fā)送傳真

　　1、按【傳真】鍵

　　2、放入原稿

　　3、輸入傳真號碼

　　4、按【啟動】鍵發(fā)送傳真

　　二、接收傳真

　　1、接收模式設定，可以通過面板的【收傳真自動/手動】鍵切換至【傳真自動】或【傳真手動】模式。

　　傳真自動：在指定的振鈴次數(shù)內可以接聽電話(默認振鈴4次),然后自動給傳真信號。

　　傳真手動：每次都需要接通電話后，再按啟動鍵接收傳真。