商務(wù)傳真禮儀知識

時間：2020-09-27 13:17:04 商務(wù)禮儀我要投稿

商務(wù)傳真禮儀知識

　　在商務(wù)交往中，經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達(dá)到身在異地的交往對象手中。傳統(tǒng)的郵寄書信的聯(lián)絡(luò)方式，已難于滿足這一方面的要求。傳真的應(yīng)用便解決了這一問題。

商務(wù)傳真禮儀知識

　　認(rèn)識傳真

　　傳真，又叫作傳真電報。它是利用光電效應(yīng)，通過安裝在普通電話網(wǎng)絡(luò)上的傳真機，對外發(fā)送或是接收外來的文件、書信、資料、圖表、照片真跡的一種現(xiàn)代化的通訊聯(lián)絡(luò)的方式�，F(xiàn)在，在國內(nèi)的商界單位中，傳真機早已普及成為不可或缺的辦公設(shè)備之一。

　　利用傳真通訊的主要優(yōu)點是，它操作簡便，傳送速度非常之迅速，而且可以將包括一切復(fù)雜圖案在內(nèi)的真跡傳送出去。它的缺點主要是發(fā)送的自動性能較差，需要專人在旁邊進行操作。有些時候，它的清晰度難以確保。

　　使用傳真時的禮儀

　　商界人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數(shù)。在發(fā)送傳真時，一般不可缺少必要的.問候語與致謝語，發(fā)送文件、書信、資料時，更是要牢記這一條。

　　出差在外，有必要使用公眾傳真設(shè)備，即付費使用電信部門所設(shè)立在營業(yè)所內(nèi)的傳真機時，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對于工作人員亦須依禮相待。

　　人們在使用傳真設(shè)備時，最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真后，應(yīng)當(dāng)在第一時間內(nèi)即刻采用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷獙Ψ剑悦鈱Ψ降肽畈灰�，需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。

　　傳真使用時需要遵循的禮儀原則：

　　傳真的完整性：在發(fā)送傳真時，應(yīng)檢查是否注明了本公司的名稱、發(fā)送人姓名、發(fā)送時間以及自己的聯(lián)絡(luò)電話。同樣地，應(yīng)為對方寫明收傳真人的姓名、所在公司、部門等信息。所有的注釋均應(yīng)寫在傳真內(nèi)容的上方，可以參考以下規(guī)范格式。

　　在發(fā)送傳真時即便已經(jīng)給予了口頭說明，也應(yīng)該在傳真上注明以上內(nèi)容，這是良好的工作習(xí)慣，對雙方的文件管理都非常有利。

　　傳真的清晰度：發(fā)送傳真時應(yīng)盡量使用清晰的原件，避免發(fā)送后出現(xiàn)內(nèi)容看不清楚的情況。

　　傳真內(nèi)容的限制：傳真一般不適用于頁數(shù)較多的文件，成本較高，且占用傳真機時間過長也會影響其他工作人員的使用。

　　傳真的使用時間：如果沒有得到對方的允許，不要將發(fā)送時間設(shè)定在下班后，這是非常不禮貌的行為。

　　傳真回復(fù)問題：如果傳真機設(shè)定在自動接受的狀態(tài)，發(fā)送方應(yīng)盡快通過其他方式與收件人取得聯(lián)系，確認(rèn)其是否收到傳真。收到傳真的一方也應(yīng)給予及時回復(fù)，避免因任何的疏漏造成傳真丟失。在重要的商務(wù)溝通中，任何信息丟失都可能造成時間的延誤甚至影響到合作業(yè)務(wù)的成敗，這樣的細(xì)節(jié)不可輕視。

　　商務(wù)傳真禮儀禁忌

　　發(fā)送傳真時要注意語言，要禮貌不要生硬，不要說：“給我信號，我要發(fā)傳真。”或者沒有在傳真上注明是給某某部門和某某人的情況下，說：“傳真是給某某的。”不讓對方記下了就掛了電話，對方會因為匆忙之中沒有記牢而無從送達(dá)。

　　當(dāng)時方不能準(zhǔn)確說出要發(fā)送傳真的部門和個人就說公司沒有這個人，就掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果一是會破壞公司形象，還有可能拒絕了誠心想商務(wù)交往的時方，而失去合作的機會。

　　商務(wù)傳真禮儀技巧

　　當(dāng)你要接收一份傳真時，商務(wù)對方在沒有說清楚給誰，而自己也知道對方的確是商務(wù)交往的伙伴，此時你可以問他：“請問是送到上次您安排送達(dá)的某某手中嗎?”這樣，商務(wù)對方就會更明確地交待給你，你就不會找不到送處或送錯人了。

　　當(dāng)你在發(fā)送傳真和接收傳真時剛好有同事或朋友來找你，你可以對對方說：“真不巧，我不得不先辦完手頭上的這件事。”或說：“我能一會兒再聯(lián)系你嗎?”有些特珠的商務(wù)傳真是不可以讓他人看見的。同時，你在發(fā)送傳真給商務(wù)對方的時候，你也最好先問上一句：“請問您，現(xiàn)在方便接收傳真嗎?”也讓商務(wù)對方避免這方面的失誤。

　　當(dāng)你正在發(fā)一份傳真時，由于某種原因，領(lǐng)導(dǎo)改變了主意讓你馬上中斷傳真，那么你可以和時方說：“時不起，傳真機突然卡住了，我待會兒再給您傳過去，好嗎?”如果你處理不好，會讓對方誤認(rèn)為你并沒有誠意發(fā)傳真，或者認(rèn)為你并不重視這個傳真，從而引起誤會。

　　商業(yè)傳真文件標(biāo)準(zhǔn)格式

　　FROM:貴公司名稱(注：如果用抬頭紙就不用寫公司的名稱了)

　　地址：

　　電話：

　　傳真

　　日期：

　　TO：對方公司名稱

　　地址：

　　電話：

　　傳真：

　　**先生/女士：

　　您好!(祝福語)我公司是***(對公司的介紹，如公司類型、規(guī)模、提供的產(chǎn)品或服務(wù)種類、特點和競爭優(yōu)勢等)。