關(guān)于電子郵件禮儀的知識(shí)
網(wǎng)絡(luò)時(shí)代尤其是在外貿(mào)業(yè)務(wù)中，電子郵件成為與國(guó)外商業(yè)伙伴接茬的重要交流手段。在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他人節(jié)省時(shí)間。而節(jié)省他人時(shí)間的重點(diǎn)就是提供有價(jià)值的信心給需要的人。下面小編為大家整理了關(guān)于電子郵件禮儀的知識(shí)，希望能為你提供幫助：
電子郵件禮儀原則
原則一：網(wǎng)民也是人雖然互聯(lián)網(wǎng)的兩端是互不相識(shí)的兩個(gè)人，但是這并不代表對(duì)方就是虛無(wú)縹緲的。面對(duì)面不能說(shuō)的話在郵件中也不能說(shuō)，時(shí)刻保持對(duì)對(duì)方的尊重，你才會(huì)贏得別人對(duì)你的尊重。
原則二：看不見(jiàn)的職業(yè)形象通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞信息時(shí)，要保持公司和自己的職業(yè)形象，親切不輕浮、自信不驕傲，落落大方回答得體。
原則三：言行一致網(wǎng)上的道德和法律與現(xiàn)實(shí)生活是相同的，不要以為在網(wǎng)上交易，不是在和電腦交易，而是在和人交易，因此，不可以降低職業(yè)道德的標(biāo)準(zhǔn)，必須要對(duì)自己的言行負(fù)責(zé)。
原則四：尊重他人的隱私尊重他人的隱私，在和顧客以及同事交流時(shí)，交談內(nèi)容不要涉及對(duì)方隱私，更不要去公開(kāi)和傳播他人隱私。
原則五：寬容當(dāng)看到別人寫(xiě)錯(cuò)字，用錯(cuò)詞，問(wèn)一個(gè)低級(jí)問(wèn)題或者電腦操作不當(dāng)時(shí)，請(qǐng)不要笑話人家，因?yàn)槟悴皇翘焐褪裁炊紩?huì)的。如有必要請(qǐng)你幫助他。
電子郵件禮儀重要性
電子商務(wù)活動(dòng)中，電子郵件已經(jīng)成為重要的與客戶及同事溝通交流的手段。對(duì)于電子郵件使用者來(lái)說(shuō)，每天大概都會(huì)花費(fèi)30%的工作時(shí)間用來(lái)查收一些充斥著笑話、垃圾郵件和私人便條等的電子郵件，與工作相關(guān)的內(nèi)容反而不多。電子郵件、傳真和移動(dòng)電話在給人們帶來(lái)方便的同時(shí)，超載的信息更造成了時(shí)間的浪費(fèi)。這時(shí)候，電子郵件禮儀就可以幫助郵件撰寫(xiě)者與閱讀者提高企業(yè)生產(chǎn)效率和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)�，F(xiàn)代電子商務(wù)交往過(guò)程中，大量時(shí)間的浪費(fèi)主要就是由于電子郵件不夠明確和得體，主題是否明確、內(nèi)容詮釋是否得體是電子郵件的關(guān)鍵。由于有些郵件寫(xiě)的不夠清晰，閱讀者需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間破解其原意，或者在發(fā)后還有續(xù)郵件去詢(xún)問(wèn)或澄清的。因此，掌握必要的電子郵件禮儀可以減少垃圾郵件的數(shù)量，促進(jìn)交流與協(xié)作，減少日益增長(zhǎng)的、由于濫用媒介而引發(fā)的事情。對(duì)于郵件撰寫(xiě)過(guò)程中一些最常見(jiàn)的禮儀問(wèn)題，如果處理的當(dāng)，就可促進(jìn)成本節(jié)省。
電子郵件禮儀與注意事項(xiàng)
主題要明確
電子郵件的主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，便于收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。一般來(lái)講一封電子郵件只有一個(gè)主題。
禮貌的稱(chēng)呼與問(wèn)候
在電子郵件中，恰當(dāng)?shù)姆Q(chēng)呼收件人，既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的'，要求其給出必要的回應(yīng)。同時(shí)，開(kāi)頭結(jié)尾的問(wèn)候語(yǔ)也必不可少，“禮多不為過(guò)”。
簡(jiǎn)明扼要的正文
電子郵件的正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順;信息要闡述完整;要盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查;要合理的提示重要信息等。在信息社會(huì)里，任何人的時(shí)間都無(wú)比珍貴，對(duì)商界人士來(lái)講，這一點(diǎn)就顯得更加重要了。
提示附件查收
若電子郵件中帶有附件，應(yīng)在郵件正文里面提示收件人查看附件。附件名稱(chēng)應(yīng)按有意義的名字命名，附件的數(shù)目不宜過(guò)多，較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。
及時(shí)回復(fù)重要郵件
在收到他人的重要電子郵件后，要即刻回復(fù)對(duì)方
不發(fā)送私密或機(jī)密郵件
電子網(wǎng)絡(luò)上是沒(méi)有秘密的，別人隨時(shí)可以查看出入的郵件。及時(shí)你選擇“永久刪除”，很多軟件和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)仍然可以訪問(wèn)硬盤(pán)上的信息，所以不要發(fā)送一些跟公司機(jī)密有關(guān)的信件或者跟同事轉(zhuǎn)發(fā)笑話等與工作無(wú)關(guān)的郵件。
電子郵件不需要全部回復(fù)
一項(xiàng)用戶調(diào)查數(shù)據(jù)顯示：用戶一般在寫(xiě)電子郵件或制作會(huì)議邀請(qǐng)函時(shí)，往往會(huì)寫(xiě)很多的收件人，有時(shí)甚至是整個(gè)工作組或者所有的同事，造成勞動(dòng)力成本的提高。其實(shí)，只要對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，促使其更多的注意郵件的分發(fā)可以有助于排除10%的日常收件量，就能有效的提高生產(chǎn)率。在點(diǎn)擊“回復(fù)全部”按鈕前應(yīng)該三思而行，慎用群組發(fā)送。
正確的電子郵件禮儀方式能促進(jìn)成本節(jié)約和生產(chǎn)率提高，選擇好的企業(yè)郵箱提供商能更好的協(xié)助企業(yè)用戶，兩者皆不可少。
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