人力資源管理可以簡化處理的工作
哪些人力資源工作可以簡化處理?當(dāng)然，咱們在想著簡化的時候也就是在想走捷徑，走捷徑不可恥，可恥的是你自己想走不好意思走還仇恨別人走捷徑。
分析與整理工作
首先進行自我工作分析，將自己平時要做的事件進行梳理，從幾個層次繼續(xù)下去,先來看圖。
我們現(xiàn)在來解釋這張圖。首先我們將自我工作分析按時間性先進行一次梳理，會形成一張年度、季度、月度、每日、因某類事件會促發(fā)、偶發(fā)等事件。列明這些事件以后，我們再一一把上圖中右邊最后一列的那些要素都梳理出來，這時候我們對于每一起事件為什么要做，要做到什么目標(biāo)才行，事件會產(chǎn)生什么結(jié)果，這個結(jié)果會交給誰，這個事情是不是獨立的還是還有別的責(zé)任人，當(dāng)然還有事件是不是具備法律風(fēng)險等都會清晰起來。
接下來，你再把同類的進行合并同類項。如果是為了同一個目標(biāo)，事件責(zé)任人也是相同的人，而事件結(jié)果呈現(xiàn)的也是同一類人，同時也都沒有什么法律風(fēng)險，那么請問，你為毛不能合并起來，把兩件事情合并成一件，去掉相同的部分，留下不同的部分不就結(jié)了?或者說某些不是事件使用更便捷的方式去完成?
舉例來說：
1、例如辦公用品需求確認(rèn)，這件事情的時間性是“每月一次”，或者“每季度一次”，而且與法律風(fēng)險無關(guān)，同時也不是非要單獨執(zhí)行的一件事情，那么是否可以用OA流程去完成，而不是非要通過什么紙質(zhì)的走完?你要說領(lǐng)導(dǎo)不同意花錢，那像釘釘這樣的免費OA功能多了去了，都是全免費。這就只需要花5分鐘時間發(fā)起一個流程就可以完成。
2、根據(jù)事件必要性來進行判斷，舉例：例如《應(yīng)聘登記表》《入職登記表》這兩件事情能不能簡化?如何簡化?我們來看這幾個維度：事件責(zé)任人均為“新入職員工”，事件結(jié)果為“完成表格”。能不能簡化?如何簡化?我通過分析發(fā)現(xiàn)不能，我們來看分析：
(1)《應(yīng)聘登記表》主要為在面試之前就要了解清楚企業(yè)想要了解的全部事件，與簡歷并無重復(fù)，因為應(yīng)聘登記表里的內(nèi)容可以包括簡歷，但不僅僅是簡歷內(nèi)容，更多還要有更豐富的企業(yè)必須要了解的內(nèi)容，全部的工作經(jīng)歷與每一段工作的證明人、是否有本單位的推薦人、家庭背景(非家庭成員聯(lián)系方式)、是否與前一家企業(yè)有競業(yè)協(xié)議、是否有特殊技能、是否能接受公司內(nèi)職務(wù)調(diào)整等。這些在簡歷中肯定是不太可能注明的，而這些又是在面試的時候也就是錄用之前就必須要了解的信息。當(dāng)然最下面的聲明例如本人所填寫的地址為郵寄送達(dá)地址，本人承諾所填內(nèi)容均屬實，本人與公司建立勞動關(guān)系時已與原工作單位解除勞動關(guān)系并愿意接受背景調(diào)整等等。通常應(yīng)聘登記表是不需要審批的，只是要做為員工的檔案之一，因此必須要有員工本人親筆簽名和聲明。那么這個想要簡化也比較難簡化。
(2)《入職登記表》主要是新員工已經(jīng)確定錄用了，企業(yè)還要更深層次的了解的信息，例如緊急聯(lián)系人、家庭成員聯(lián)系方式等。通常情況下入職登記表也是員工二級檔案中重要信息之一，因此在某種情況下，完全可以把審批流程加入入職登記表里�！竞线m沒有使用電子OA的企業(yè)】在員工填寫完入職登記表以后，由HR補充完整一些崗位信息、試用期相關(guān)信息等再一起交由領(lǐng)導(dǎo)審批。如此一來就是將工作進行了簡化，某種程度上也算是一種捷徑。
3、有些同類事件是否可以考慮將責(zé)任進行分解?
我見過不少的HR，一旦企業(yè)重視起人力資源管理以后，就感覺自己成了“丞相”恨不得事事都放在自己部門，什么都掌握在自己手里。 事必躬親，當(dāng)然有沒有分析過這個最終有原因?加大自己在領(lǐng)導(dǎo)面前的價值感啊。
舉例
現(xiàn)在好多中小企業(yè)的薪酬是放在財務(wù)發(fā)放，但是高速發(fā)展以后不少企業(yè)老板都覺得應(yīng)該請專業(yè)的人力資源來管理。前幾天就有一位也在深圳的小伙伴與我閑聊起這個話題。她剛進入到一家公司，之前薪酬發(fā)放都在財務(wù)。她剛到這家企業(yè)2個月。于是我問她，你要把這事件拿回來的目的是什么?原因是什么?你現(xiàn)在忙到什么程度?那位小伙伴告訴我，一共三個人，行政人事都做，全國大約200人左右。我說那你忙的過來嗎?說挺忙的。OK，那你這么著急的把做工資這件事情又拿來做甚?有人為你做你應(yīng)該做的事情有何不好?聽到這樣的話她有些迷糊，不是您說專業(yè)的人做專業(yè)的事嗎。咱們不應(yīng)該嗎?我說，你的目標(biāo)是讓老板認(rèn)可你的專業(yè)，你要證明的是你的專業(yè)能力。那么重要的就是將現(xiàn)在沒有分開的薪酬結(jié)構(gòu)進行合理性的劃分，幫助企業(yè)降低用工風(fēng)險，幫助部門負(fù)責(zé)人解決現(xiàn)在部門內(nèi)留人、育人方面最需要解決的問題，同時把精力放在降低用工風(fēng)險，規(guī)范員工手冊等，你說你非把做工資表這種吃力不討好的事情拽回來也沒啥用啊。
再比如說，考勤簽字表，為何非讓HR一個個找人簽字，為何不可以用分權(quán)的形式由部門負(fù)責(zé)人再到下一層主管去解決，HR負(fù)責(zé)回收及統(tǒng)計呢。
這段話看起來與題主的問題無關(guān)，其實是很有相關(guān)的。只有在能夠簡化掉一些基礎(chǔ)事務(wù)性工作的基礎(chǔ)之上，你才能更好的把你的精力給騰出來做些更有意義，更能體現(xiàn)你價值的地方。
觀點總結(jié)
1、可以簡化的工作必須簡化。因為只有簡化了你才能把你80%的'精力騰出來去做更重要的事情。尤其中小企業(yè)的HR，最困擾的就是找不到發(fā)展方向，找不到自我存在價值。很大一部分原因就是因為看起來更加瑣碎的事件已經(jīng)讓你無法分神。
2、如何簡化。通過自我工作分析，如同上文中的圖你將每一種事件都進行分解，嘗試將可以分類，可以合并，可以簡化，甚至可以縮減一些事項，同時合理的利用一些手邊工具，當(dāng)然還有合理的進行分權(quán)分責(zé)。讓你們企業(yè)的部門負(fù)責(zé)人學(xué)會非人力資源部的人力資源管理就可以讓HR事半功倍。
補充
為什么要走捷徑?為什么要簡化工作，簡單的說為了實現(xiàn)某種目的。懶人創(chuàng)造汽車是為了不走路，把在路程上的時間用在真正要解決的事件上。因此簡化工作是為了加快效率與做更專業(yè)角度的事情。
1、 思考你的客戶需要什么
這也就是經(jīng)常我們說的，不懂運營不懂業(yè)務(wù)的HR永遠(yuǎn)都紙上談兵。到了企業(yè)兩眼一抹黑，結(jié)果做啥都落地執(zhí)行不下去。最終為了讓自己看起來更忙，只能去把一件事情拆成兩件事情做，讓自己周報里看的更好看一些。因為事情太少了領(lǐng)導(dǎo)會認(rèn)為你沒干活!!你把能簡化的工作簡化完了你去想想你的內(nèi)部客戶想要的是什么?你一去就做這個制度那個制度是人家要的嗎?你上來就去搞考勤制度一來就去大改績效是你的客戶要的嗎?簡單的說，把你放到某個崗位上去你能馬上干起來嗎?(寫代碼、畫圖這樣專業(yè)的咱們不談)。你能清楚了解每一個業(yè)務(wù)的流程與操作嗎?HR們，快醒醒!不要為了讓自己顯的很忙，天天把一大堆沒有意義的事情拿在手上。更貼近業(yè)務(wù)的想想如何做價值鏈分析，如何做運營�，F(xiàn)在運營部門想要如何，現(xiàn)在研發(fā)部門想要解決什么問題。這才是體現(xiàn)你價值的地方。這就是“順?biāo)浦?rdquo;會更快的道理。
2、學(xué)會總結(jié)
任何一項工作都離不開計劃和總結(jié)，只有這樣，個人才可能有較高的工作效率和能力提升的空間。HR的工作很繁瑣，有很多細(xì)微的工作容易被忽視，如果能抽點時間出來做個詳細(xì)的工作計劃，會給你減少不必要的工作麻煩。其實，做計劃也不需要多長的時間，只要半個小時，把想到的放在筆記本上就可以啦。除了計劃外，總結(jié)也是很有必要的。每當(dāng)一項工作完成，你就要梳理它，哪里做的好，哪里還有待提高。久而久之，你的錯誤會越來越少。堅持計劃和總結(jié)，對部門和個人的工作效率都會有所提高。你會發(fā)現(xiàn)，你養(yǎng)成了一個好習(xí)慣，做事變得有條不紊，不會雜亂無章。
3、合理的安排時間
時間管理是很多人的軟肋，一天下來忙忙碌碌，卻不知道自己到底在忙什么，沒有效率。每天十分鐘，把每周或每天的工作清單羅列出來，按照四象限分類，分清事情的輕重緩急。這樣一來，哪此工作迫在眉睫，哪些工作次之，就一目了然。工作分得清主次，有條有理，有法有章，才能更有效率。
4、加強與人溝通處事能力
有溝通就可以有協(xié)作，你一個人忙難道不能讓全部的人幫你忙嗎?HR有很多的時間都在溝通：面試人員、部門協(xié)調(diào)、員工勞資關(guān)系處理、各種會議�？己说鹊�，學(xué)會如何有重點、有目的的有效溝通方法，增強自身的溝通能力，也是提升工作效率的有效方法之一。具體如何去增強自身的溝通能力，我建議你要多學(xué)習(xí)，多總結(jié)，察言觀色，尊重別人的意見。
5、接受新事物吧!學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識和一些新系統(tǒng)
支付寶剛進入你們的世界的時候你們怕不怕?淘寶剛進入你們的世界的時候你們怕不怕?不怕你付了錢人家不給你們貨?不怕你的信息會外泄?支付寶全是錢，你沒怕過你的信息外泄?釘釘現(xiàn)在已經(jīng)很火了，但是剛出來的時候有多少人不敢使用?你怎么不說釘釘會泄露信息而不敢使用?別傻了，你又不是大牛公司，你又不是什么國家保密局，人家要你們的信息做啥。Excle剛出來的時候大家也都怕，但是在使用完了認(rèn)為真的是太高效率了，所以你們現(xiàn)在有幾個還打算盤?釘釘免費的呀，我們公司一直在使用釘釘，從董事長到基礎(chǔ)員工，全國全布241個地區(qū)，70多個城市，走流程全部走上面走，我們的內(nèi)部制度寫著：公司重大消息使用釘釘進行全公司發(fā)布。不然的話你說咱們走個流程那要走幾天?
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