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如何加強(qiáng)企業(yè)信息管理制度建設(shè)
企業(yè)的信息化管理制度的作用將會(huì)在企業(yè)的信息化發(fā)展過程中發(fā)揮越來越大的作用，只有完全、充分、合理地建立信息化管理制度的企業(yè)才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地，才能創(chuàng)造更大的利潤與績效，充分挖掘數(shù)據(jù)信息，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)的實(shí)用性，為企業(yè)的發(fā)展注入一針強(qiáng)心劑，實(shí)現(xiàn)合理有效的發(fā)展。那么如何加強(qiáng)企業(yè)信息管理制度的建設(shè)呢？以下是小編精心整理的如何加強(qiáng)企業(yè)信息管理制度建設(shè)，歡迎閱讀與收藏。
如何加強(qiáng)企業(yè)信息管理制度建設(shè)
1、充分認(rèn)識(shí)企業(yè)信息化制度的重要性。
認(rèn)識(shí)到信息是創(chuàng)造附加值和財(cái)富的源泉，企業(yè)信息化雖然是要應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)并貫穿其始終，但信息化的目的是使企業(yè)充分開發(fā)和有效利用信息資源，把握市場機(jī)會(huì)，做出正確決策，增進(jìn)運(yùn)行效率，最終提高企業(yè)的競爭力水平。企業(yè)信息化的目的決定了企業(yè)信息化是為管理服務(wù)的，所以企業(yè)信息化決不僅僅是一個(gè)技術(shù)問題，而是與企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)、管理制度等密不可分的，是不斷地應(yīng)用信息技術(shù)和信息資源持續(xù)地改進(jìn)自己的業(yè)務(wù)流程和變革管理方式。另外，不僅僅是“一把手”的問題，還包括各個(gè)業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)骨干，他們才是信息化真正的主力軍。
2、加強(qiáng)企業(yè)信息化管理。
(1)企業(yè)應(yīng)首先確立企業(yè)信息化的總體戰(zhàn)略，堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃、業(yè)務(wù)為核、效益優(yōu)先、協(xié)調(diào)發(fā)展、重點(diǎn)實(shí)施的原則。依照先內(nèi)后外，“互動(dòng)”、“交易”的順序，由內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)至外部協(xié)同;同時(shí)要建立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)并賦予必要的職能權(quán)限，統(tǒng)一管理企業(yè)的信息化工作;
(2)不能將原來落后的手工管理流程直接拷貝成電子化的流程，必須站在全局的角度進(jìn)行適度優(yōu)化，按照先固化再優(yōu)化的原則循序漸進(jìn)地改進(jìn)，一步到位的方式往往是不現(xiàn)實(shí)的;
(3)信息收集標(biāo)準(zhǔn)化。信息化是一項(xiàng)跨部門、跨行業(yè)的應(yīng)用，但目前有關(guān)法律制度和信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定滯后于信息化發(fā)展的需要。各自為政、互不相通，已經(jīng)造成了大量的資源浪費(fèi)。企業(yè)首先應(yīng)盡量采用國際標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)根據(jù)自己的特點(diǎn)編制相關(guān)的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
3、結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行信息化建設(shè)。
如何將項(xiàng)目層面與企業(yè)層面有機(jī)地結(jié)合起來，強(qiáng)化企業(yè)管理，提高企業(yè)核心價(jià)值，積極應(yīng)對WTO的挑戰(zhàn)是擺在廣大企業(yè)和軟件開發(fā)商面前的一大課題，資金投入不足成為信息化發(fā)展的主要制約因素。由于資金缺乏，信息化發(fā)展不平衡，一些地方管理部門設(shè)備條件較差，信息收集、處理、加工能力較低，甚至有些地方還處在手工操作階段。受各種客觀條件的限制，企業(yè)的信息化建設(shè)是一個(gè)逐步投入、因地制宜、分步發(fā)展的過程。因此，企業(yè)必須根據(jù)自身的能力、特點(diǎn)來決定采取何種發(fā)展策略，優(yōu)先開發(fā)何種信息應(yīng)用系統(tǒng)。如果需求明確、必須保證核心業(yè)務(wù)的秘密、自身具有強(qiáng)大的開發(fā)及維護(hù)實(shí)力，可以采用自主開發(fā);如果需求明確、自身開發(fā)力量弱、可進(jìn)行一般的維護(hù)，可采用合作開發(fā);如果需求明確，但不具備開發(fā)維護(hù)實(shí)力，可采用外包方式。
4、提高企業(yè)從業(yè)人員素質(zhì)。
企業(yè)從事生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)，需要具備兩個(gè)基本條件:一是占有資金;二是擁有掌握專業(yè)技能從事管理和操作的人員。兩者之間，人的因素更為重要。人已是企業(yè)中最重要的資源，開發(fā)人的智力，提高勞動(dòng)者的素質(zhì)是企業(yè)人才管理的核心。信息管理的重點(diǎn)是，加強(qiáng)職工隊(duì)伍教育，重視計(jì)算機(jī)人才的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、引進(jìn)以及關(guān)鍵技術(shù)的應(yīng)用研究，特別是加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。隨時(shí)儲(chǔ)備企業(yè)應(yīng)用信息技術(shù)以及日常經(jīng)營活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)，將其轉(zhuǎn)化為企業(yè)的知識(shí)。充實(shí)有關(guān)專家知識(shí)庫，為建立本企業(yè)有特色的專家系統(tǒng)打下基礎(chǔ)。建立CIO(信息管理人員)負(fù)責(zé)制，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)當(dāng)CIO，直接決策、宣傳推動(dòng)和組織實(shí)施，這對企業(yè)信息化建設(shè)至關(guān)重要。另外，要設(shè)計(jì)相應(yīng)機(jī)制，為企業(yè)的IT人員提供一條有光明前景的升遷之路。
企業(yè)制度建設(shè)的重要性
企業(yè)想要規(guī)范管理、高效運(yùn)作，離不開完善和可持續(xù)優(yōu)化的制度建設(shè)機(jī)制，越來越多的企業(yè)，特別是一些具備行業(yè)競爭優(yōu)勢、長期發(fā)展目標(biāo)明確、運(yùn)營規(guī)模龐大、管理流程復(fù)雜的企業(yè)，已經(jīng)開始注意到制度建設(shè)工作必須與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略同步，與外部競爭對企業(yè)的要求同步。在新思維下，企業(yè)制度建設(shè)工作不但需要超越企業(yè)自身管理水平的限制，而且還要突破來自傳統(tǒng)文化認(rèn)知的桎梏。
第一、企業(yè)實(shí)現(xiàn)其發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)是一個(gè)艱巨和漫長的過程。這個(gè)過程伴隨著企業(yè)管理水平和運(yùn)營狀況的不斷優(yōu)化革新，是一個(gè)逐漸上升的循環(huán)，在循環(huán)優(yōu)化過程中，制度建設(shè)工作最大限度避免偏離目標(biāo)和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。
第二、企業(yè)做強(qiáng)做大后體現(xiàn)出來的，是業(yè)務(wù)量日趨繁忙，管理流程逐漸復(fù)雜，在這種情況下，企業(yè)成員共同遵守管理規(guī)則和操作流程成為不可或缺的高效管理前提，制度建設(shè)正是通過對管理規(guī)則和操作流程的梳理和確定，從而為龐大的企業(yè)有機(jī)體的協(xié)同動(dòng)作提供了保障。
第三、企業(yè)文化是吸引人才的重要元素，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的強(qiáng)勁動(dòng)力，制度建設(shè)工作的過程，也是提煉、凝聚和固化企業(yè)優(yōu)秀文化的過程，它使企業(yè)在急速的發(fā)展和多變的競爭中，保持著高度協(xié)調(diào)的發(fā)展動(dòng)力和應(yīng)變能力。
現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)
建立現(xiàn)代企業(yè)制度主要包括三個(gè)方面的工作：
一是建立現(xiàn)代產(chǎn)權(quán)制度
二是建立現(xiàn)代企業(yè)組織制度
三是建立現(xiàn)代企業(yè)管理制度。
現(xiàn)代產(chǎn)權(quán)制度包括個(gè)人獨(dú)資、合伙制和公司制三種形式，其中公司制又可分為有限責(zé)任公司、股份有限公司、上市公司三種產(chǎn)權(quán)形式。合伙制企業(yè)依賴于合伙人之間的關(guān)系是否融洽，一旦發(fā)生矛盾企業(yè)就易被解散。而公司制企業(yè)即使股東有矛盾，但其產(chǎn)權(quán)制度是有延續(xù)性的，股東所有權(quán)與公司法人財(cái)產(chǎn)權(quán)是分離的。所以，隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步完善，公司制是未來民營企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度建設(shè)的主要方向。當(dāng)前民營企業(yè)中以家族企業(yè)居多，家族制的產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)有其弊端，主要表現(xiàn)為融資渠道單一、企業(yè)發(fā)展缺乏后勁、決策缺乏制衡、內(nèi)部管理任人唯親、經(jīng)營方式粗放化、公司治理不夠科學(xué)等。民營企業(yè)家族產(chǎn)權(quán)對企業(yè)對創(chuàng)立者而言有重要意義，但建立現(xiàn)代產(chǎn)權(quán)制度，不僅有利于產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)的多元化與合理化，也有利于改善治理績效，有利于長遠(yuǎn)發(fā)展。民營企業(yè)吸收外來股權(quán)，主要有三種途徑：
一是經(jīng)營者股權(quán)。經(jīng)營者股權(quán)的分配方式可以是現(xiàn)股、期股或給予期權(quán)激勵(lì)。
二是科技骨干人員股權(quán)。
科技人員與股權(quán)掛勾采取以下三種形式：
一是技術(shù)作價(jià)入股；
二是技術(shù)轉(zhuǎn)化為企業(yè)產(chǎn)品，形成價(jià)值后再給股權(quán)，這是股權(quán)激勵(lì)機(jī)制；
三是員工股權(quán)，特別是對業(yè)務(wù)骨干分配股權(quán)。
員工股權(quán)賦予員工以責(zé)任感，有利于增強(qiáng)其工作積極性，可以參考經(jīng)營者股權(quán)形式的酌情配發(fā)。民營企業(yè)應(yīng)該在不影響正常經(jīng)營前提下，擇機(jī)調(diào)整單一產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)，形成吸納社會(huì)資本的制度基礎(chǔ)鼓勵(lì)非公有制企業(yè)適應(yīng)吸收非家族成員進(jìn)入董事會(huì)，鼓勵(lì)更多社會(huì)性人力資本進(jìn)入企業(yè)決策和經(jīng)營管理層，以達(dá)到“借腦”目的，提高企業(yè)經(jīng)營決策的科學(xué)性和有效性。
民營企業(yè)的股權(quán)結(jié)構(gòu)是否合理，關(guān)鍵在于家族股權(quán)與其他股權(quán)各自所占的比重。如何使股東之間避免利益爭奪，這是股權(quán)結(jié)構(gòu)合理化的核心問題，應(yīng)建立股東利益協(xié)調(diào)機(jī)制，處理好股權(quán)結(jié)構(gòu)與股東利益兩者之間的關(guān)系。公司股東所有權(quán)必須與法人財(cái)產(chǎn)權(quán)相分離，公司法人財(cái)產(chǎn)權(quán)是公司統(tǒng)一財(cái)產(chǎn)，股東所有權(quán)不能超越其上。法人財(cái)產(chǎn)權(quán)不因股東個(gè)人股權(quán)的變更而改變。
建立現(xiàn)代企業(yè)組織制度，需處理好三個(gè)問題。
一是建立合理的組織結(jié)構(gòu)，處理好公司總部集權(quán)與內(nèi)部各單位分權(quán)之間的關(guān)系；
二是建立規(guī)范的法人治理結(jié)構(gòu)。公司組織結(jié)構(gòu)是要解決公司內(nèi)部的分工協(xié)調(diào)問題，解決公司內(nèi)部上下、左右的組織關(guān)系，建立橫向聯(lián)系與垂直指揮系統(tǒng)。公司法人治理結(jié)構(gòu)的核心是地人財(cái)產(chǎn)治理的權(quán)利結(jié)構(gòu)，解決好股東機(jī)構(gòu)、董事機(jī)構(gòu)和經(jīng)理機(jī)構(gòu)的組織關(guān)系（實(shí)際上是權(quán)力關(guān)系）；
三是處理好集團(tuán)公司作為母公司與子公司的組織關(guān)系。母公司與子公司的關(guān)系是法人與法人之間的關(guān)系，既要處理好母—子公司體制的投資關(guān)系，又要處理好兩者之間的業(yè)務(wù)關(guān)系。
建立現(xiàn)代企業(yè)管理制度，需解決好四個(gè)問題。
一是建立戰(zhàn)略管理與業(yè)務(wù)管理相結(jié)合的管理制度。戰(zhàn)略管理要找準(zhǔn)民營企業(yè)的定位和發(fā)展方向，必須落實(shí)在業(yè)務(wù)管理上，提升執(zhí)行力。
二是處理好民營企業(yè)的主營與兼營關(guān)系，主營要強(qiáng)，兼營要盈利。主營要強(qiáng)，一定要有核心的產(chǎn)品和技術(shù)，這樣才能在市場上有發(fā)言權(quán)。兼營要盈利，要有利于企業(yè)現(xiàn)代流的優(yōu)化，務(wù)必不增加財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)。必要時(shí)，兼營業(yè)務(wù)也可以成為新的主營業(yè)務(wù)。
三是要建立生產(chǎn)管理、科技研發(fā)管理、人力資源管理、營銷管理、財(cái)務(wù)在特定情況下綜合的系統(tǒng)的科學(xué)管理制度，這是民營企業(yè)管理走向科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展的方向。
四是加強(qiáng)以人為核心、以人為本的管理。要處理好制度建設(shè)與人本管理的關(guān)系，人員要能進(jìn)能出。要著力提高員工的素質(zhì)，建立好的制度，搞好企業(yè)文化與團(tuán)隊(duì)管理。
制度管理制度，具體怎么規(guī)范呢？
第一步，制度分類
制度如果按集團(tuán)、事業(yè)部、工廠的組織架構(gòu)模式進(jìn)行分類分級，初期可以滿足需要。但隨著公司戰(zhàn)略調(diào)整，業(yè)務(wù)擴(kuò)張，組織架構(gòu)一定會(huì)調(diào)整變動(dòng)，依附在組織架構(gòu)上的制度框架就發(fā)生了動(dòng)搖，亂是必然會(huì)出現(xiàn)的。那應(yīng)該怎么辦呢？解決方案是制度按照產(chǎn)、供、銷、人、法、財(cái)?shù)葮I(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行分為20個(gè)左右的類別，這樣劃分的好處是以不變應(yīng)萬變，應(yīng)為業(yè)務(wù)領(lǐng)域不隨業(yè)務(wù)擴(kuò)張發(fā)生變化。將來如增加新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，增加新制度領(lǐng)域就可以了，擴(kuò)容性問題也解決了。制度分類搞好了，就需要解決制度分級。
第二步，制度分級
有的公司制度沒進(jìn)行分級，一個(gè)部門有40多個(gè)制度，看不出層次和邏輯。更糟糕的是，制度，規(guī)章，辦法、細(xì)則、預(yù)案，手冊，各種名字都有，其他部門即使想了解你部門的制度，也會(huì)眼花繚亂，無所適從，望而卻步。要知道一個(gè)部門30個(gè)制度，乘以20個(gè)部門，就是600個(gè)制度，除了外部咨詢顧問，內(nèi)部沒有員工有興趣看完。其實(shí)解決方案早就有了，質(zhì)量體系將文件分為四級，一級是質(zhì)量手冊，二級是操作程序或管理制度，三級是作業(yè)指導(dǎo)書、辦法、細(xì)則、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)案，四級是表單。
我們只需要按質(zhì)量體系文控文件，稍作簡化，不用那么多名字。一級為制度管理制度，二級為管理制度，三級為管理辦法。二級的管理制度重點(diǎn)規(guī)范管什么，體現(xiàn)管理原則與職責(zé)要求，明確主要業(yè)務(wù)流 程，重點(diǎn)突出關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)。三級的管理辦法重點(diǎn)規(guī)范“怎么管”，以管理制度為依據(jù)，詳細(xì)描述步驟、要點(diǎn)，列出具體工作方法與工具。
第三步，確定制度歸口管理部門
在公司內(nèi)區(qū)分出兩類不同的制度責(zé)任部門，一個(gè)是制度建設(shè)管理部門，可以是內(nèi)控部或總裁辦等制度體系的主管部門。一個(gè)是制度責(zé)任部門，是各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的制度責(zé)任部門。
制度建議管理部門負(fù)責(zé)全集團(tuán)/全公司制度建設(shè)工作，組織梳理全集團(tuán)/公司制度體系框架，協(xié)調(diào)確定各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的制度責(zé)任部門。同時(shí)負(fù)責(zé)制定全集團(tuán)/公司的年度制度建設(shè)計(jì)劃，審核制度責(zé)任部門的年度制度建設(shè)計(jì)劃，負(fù)責(zé)對制度質(zhì)量、制度宣傳培訓(xùn)、制度運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)督檢查，對檢查發(fā)現(xiàn)的問題，向制度責(zé)任部門提出要求，跟進(jìn)直至閉環(huán)。
制度責(zé)任部門負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)領(lǐng)域的制度體系框架的建立工作，編制本業(yè)務(wù)領(lǐng)域的制度清單。負(fù)責(zé)外部標(biāo)桿的最佳制度實(shí)踐研究，負(fù)責(zé)外部客戶、內(nèi)部員工意見的收集。負(fù)責(zé)制度起草、組織討論、會(huì)簽發(fā)布、宣傳培訓(xùn)等工作。負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)調(diào)整或管理優(yōu)化需要，更新制度清單、實(shí)施制度迭代或廢止。負(fù)責(zé)制定年度制度建設(shè)計(jì)劃并組織實(shí)施。
第四步，明確制度建設(shè)的基本原則
經(jīng)過討論，我們設(shè)定的制度建設(shè)原則如下：
1 管理需要原則：當(dāng)某項(xiàng)工作在公司內(nèi)重復(fù)發(fā)生，需要跨部門共同完成時(shí)，應(yīng)當(dāng)設(shè)立制度。
2 符合性原則：制度要符合國家現(xiàn)行法律法規(guī)，符合公司核心價(jià)值觀。
3 系統(tǒng)性原則：制度建設(shè)要全局規(guī)劃，確保無管理盲點(diǎn)；制度之間邊界清晰，確保不重復(fù)；管理制度與管理辦法之間邏輯層次清晰，確保不沖突。制度中跨部門的工作應(yīng)按照部門職責(zé)進(jìn)行拆解，確保不重疊。
4 繁簡適當(dāng)原則：管理制度簡明扼要，有明確的管理目的，緊扣核心職能，責(zé)任到部門，覆蓋關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)。盡量用短句，定義清晰規(guī)范，動(dòng)詞、名詞、量詞具體準(zhǔn)確。管理辦法盡量詳盡，用5W2H描述不同場景的不同管理措施，責(zé)任落實(shí)到具體崗位。達(dá)到新人能看懂、能照做的程度。
5 時(shí)效性原則：公司制度應(yīng)根據(jù)外部政策、公司戰(zhàn)略、企業(yè)文化、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等重大變化及時(shí)更新迭代。
制度的宣導(dǎo)：
制度頒布一個(gè)月內(nèi)，制度責(zé)任部門應(yīng)組織宣傳與培訓(xùn)。制度責(zé)任部門（或制度編寫部門）應(yīng)確定培訓(xùn)對象，制定培訓(xùn)計(jì)劃，編寫培訓(xùn)教案。培訓(xùn)對象為制度適用范圍內(nèi)的所有員工及工作相關(guān)員工。培訓(xùn)教案包括制度要點(diǎn)、現(xiàn)實(shí)案例（正面或反面案例）、考試題庫（線上）。本業(yè)務(wù)領(lǐng)域相關(guān)工作員工、新員工、合規(guī)等年度強(qiáng)制培訓(xùn)必須安排考試，考試成績90分及以上為合格，不合格補(bǔ)考，直至合格�？荚嚽闆r通報(bào)其上級主管，并在人力資源部備案，作為員工晉升管理的參考信息。
制度學(xué)習(xí)的關(guān)鍵不是條文的了解，而是本部門各崗位的相關(guān)工作的調(diào)整與注意事項(xiàng)。在觀念上認(rèn)可，在行動(dòng)上執(zhí)行，才是制度制定的初衷。
制度展示與查閱：制度管理部門需要在OA上用制度清單形式展示制度架構(gòu)，按照業(yè)務(wù)領(lǐng)域、管理制度、管理辦法逐層展開，便于員工查找、閱讀和下載。各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理制度、管理辦法原則上向全體員工開放，但對管理制度、管理辦法設(shè)立保密等級的，按文控權(quán)限查閱。
第五步，提出制度建設(shè)的要求
1、制度建設(shè)計(jì)劃：制度責(zé)任部門在年度工作計(jì)劃時(shí)，要做三年立、改、廢的制度滾動(dòng)計(jì)劃，分解到季度，把制度工作納入日常工作，而非三年大修的突擊性工作。
2、制度編制與審核：制度質(zhì)量由人的質(zhì)量決定，一方面是編寫、修改、審核人員水平高低，另一方面是制度編寫工作小組的成員的多樣化，要有ABCD四類人員。A類人員了解具體業(yè)務(wù)場景人員，能提供一線工作的痛點(diǎn)與難點(diǎn)；B類人員對標(biāo)桿企業(yè)比較了解，能提供行業(yè)最佳實(shí)踐；C類人員參與公司戰(zhàn)略制定，能對制度的修改方向提出指導(dǎo)；D類是與該制度相關(guān)的利益方代表，能作為藍(lán)軍提出不同角度的意見�？傊�，要把公司個(gè)體智慧的最高水平融合為群體智慧，盡量確保制度的先進(jìn)性，能引導(dǎo)業(yè)務(wù)工作，而不是制度頒布之日就是落后之日。
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