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企業(yè)信息化的三個階段
現(xiàn)在企業(yè)信息化的過程一般分成三個階段，或說是三個等級，即單項業(yè)務級、部門級和企業(yè)級。這三個階段的特點和內容有哪些呢?我們一起來看看!
企業(yè)信息化的三個階段
1.單項業(yè)務級:分散信息化、信息孤島林立
(1)本階段特點。單項業(yè)務級適用于推廣企業(yè)信息化的早期。一般是孤立的單機系統(tǒng)，無需聯(lián)網(wǎng)或僅建一個只有幾臺終端的小網(wǎng)。僅對企業(yè)中定期重復、操作簡單并且相對獨立的業(yè)務信息化。如獨立的工資核算、考勤管理、固定資產(chǎn)管理等。本階段一般進行得比較順利，因為不涉及業(yè)務流程重組，不影響職工原來的崗位，人為阻力較小，選取的信息化點針對性較強，對人員要求較低，投資小、見效快。單項業(yè)務級信息化只是原來手工操作的簡單模擬，對提高企業(yè)核心競爭力的作用有限。各信息化點獨立，一個信息點的輸出不能自動傳到下一個信息點，增加了人工干預的工作量和差錯率，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。每個信息化點都是一個信息孤島，數(shù)據(jù)重復錄入，信息大量冗余，信息化點不可能選擇很多。
(2)本階段的作用。該階段是整個信息化工程打基礎的階段，一般不能超越。其作用首先是鍛煉隊伍，培養(yǎng)人才;其次是對企業(yè)信息化意義的展示，激發(fā)起大家對信息化的興趣。近些年，隨著信息技術的普及，人們對上網(wǎng)和辦公自動化的內容已不陌生，而熟悉將計算機應用于生產(chǎn)、管理、營銷等業(yè)務環(huán)節(jié)的人員并不多。通過本階段進行人才準備、技術準備和管理規(guī)范化的準備。
(3)何時轉段。選擇極少數(shù)信息化點獲得成功后，各業(yè)務崗位很快有了信息化要求，信息化點迅速增加。如果集成方式不變，問題會很快暴露出來，數(shù)據(jù)不能共享，數(shù)據(jù)大量冗余，信息孤島林立，再加上有些早期信息化業(yè)務的人機并行，加大了業(yè)務人員的工作量，如不及時轉段，挫傷大家信息化的積極性，會導致信息化失敗。相反，如果過早改變集成方式，信息化基礎不牢，因為下一階段牽涉到業(yè)務流程重組，影響職工原有工作崗位較多，阻力較大，單位的管理模式還沒有達到信息化要求的規(guī)范化程度，倉促轉段可能會使信息化進程夭折，灘頭陣地丟失，同樣會導致信息化失敗。
2.部門級:初步集成、分部門數(shù)據(jù)共享
(1)本階段的特點。部門級信息化是在單項業(yè)務級信息化基礎上發(fā)展起來的。僅僅從部門的角度，將各單項核算軟件集成，形成一個系統(tǒng)整體運行。很多企業(yè)的信息化是從財務管理信息化開始的，如將工資核算、固定資產(chǎn)核算、往來核算、總賬管理、進銷存等業(yè)務集成管理，實現(xiàn)了整個財務部門內部的集成化管理。部門級應用極大地提高部門內部各業(yè)務間的協(xié)調能力，提高管理規(guī)范化水平、提高整個部門的工作效率，實現(xiàn)了部門內部數(shù)據(jù)的共享，但還無法實現(xiàn)跨部門的數(shù)據(jù)共享。部門級信息化一般考慮簡單局域網(wǎng)C/S架構。部門級信息化相對于單項業(yè)務級信息化，集成化程度提高，人工干預減少，數(shù)據(jù)自動從上一環(huán)節(jié)傳到下一環(huán)節(jié)，提高了信息的適時性和準確性。
(2)本階段必須面對的問題。部門內部各業(yè)務環(huán)節(jié)的信息化集成使人們初步嘗到了集成的好處，但也必須面對集成帶來的問題：首先是人員崗位變動問題。由于初步涉及小范圍的業(yè)務流程重組，部門內部工作崗位需進行小范圍的調整，首次遇到信息化進程中的人員思想問題。一定要把這項工作做好，并積累相關經(jīng)驗，為更深入的信息化奠定重要的思想基礎和做好心理準備。其次是數(shù)據(jù)安全問題。集成最大的好處是數(shù)據(jù)共享。然而，也正是數(shù)據(jù)共享使數(shù)據(jù)安全問題凸現(xiàn)出來。必須有嚴格的安全機制，通過技術的、管理的和法律法規(guī)方面的措施，來保證信息化系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性。
(3)本階段的作用。本階段是整個企業(yè)信息化進程中的過度階段，起著承上啟下的作用。首要任務仍然是鍛煉隊伍，培養(yǎng)人才和信息化示范。不過這里的人才特指集成化人才，信息化示范也是指集成化示范。通過上一階段人們熟悉了企業(yè)信息化的基本內容，也體會到系統(tǒng)集成是解決信息孤島的惟一方法。如果直接進行整個企業(yè)的集成，風險較大。從小范圍內的集成中發(fā)現(xiàn)問題和尋找解決問題的辦法，為更大規(guī)模的集成奠定基礎。如果說在上一階段，人們體會到技術問題和資金設備問題是信息化的重要問題，在這里，人們開始意識到企業(yè)管理的規(guī)范化程度、決策者們的重視程度乃至人們的思想觀念等企業(yè)的軟環(huán)境，同樣是信息化成功的重要因素。
3.企業(yè)級:全方位集成、跨部門數(shù)據(jù)共享
(1)本階段特點。企業(yè)級信息化是信息化的最高階段。整個企業(yè)系統(tǒng)集成管理，徹底消除信息孤島，所有信息實現(xiàn)跨部門共享，各信息化點間數(shù)據(jù)傳遞流暢，上一級數(shù)據(jù)自動傳遞到下一級。如將財務、技術、生產(chǎn)、進銷存以及人力資源管理等部門全部納入信息化軌道，實現(xiàn)財務業(yè)務一體化管理，具有方便的領導查詢功能和輔助決策功能，能實現(xiàn)網(wǎng)上申請、審核、結算、報賬等。大幅度地提升整個企業(yè)的核心競爭力和企業(yè)各部門間的協(xié)調能力。企業(yè)級信息化決不再是手工操作的簡單模擬，必須考慮企業(yè)級的業(yè)務流程重組，一般采用C/S或B/S架構。
(2)必須解決的問題。實施企業(yè)級的信息化，當然要求企業(yè)在資金、技術、人才等方面具備較好的條件。和部門級信息化相同，同樣要解決好人員崗位變動問題和數(shù)據(jù)安全問題，要求企業(yè)的決策者一定是信息化的直接組織者。除工程規(guī)劃、設計和實施階段成立專門的組織，在系統(tǒng)的運行維護階段也應設置系統(tǒng)管理員專職崗位。
(3)必須具備的功能。能實現(xiàn)人力資源、財務資源、材料設備資源一體化管理。有效地控制各種成本、費用，有效地控制財務運營風險以及提供企業(yè)級的分析決策信息等。
中小企業(yè)信息化的策略
強化中小企業(yè)的信息化意識
目前中小企業(yè)信息化不溫不火的原因是多方面的，其中主要原因還是在于中小企業(yè)對信息化認識模糊。廣大中小企業(yè)一定要轉變觀念，認識到開展信息化的重要性和迫切性。信息化強調的不僅是計算機軟硬件，更強調人、管理、技術之間的有機集成，其中“人”是第一位的因素，特別是企業(yè)的領導層，一定要讓企業(yè)領導層對信息化有正確理解和足夠重視。在實施過程中要對員工進行信息化方面的培訓，培養(yǎng)企業(yè)自己的信息化人才。只有這樣，才能順利推進中小企業(yè)信息化進程。
中小企業(yè)要合理使用有限資金
作為中小企業(yè)，能夠投入信息化建設的資金肯定不會太多，應該考慮怎樣“少花錢、多辦事”。中小企業(yè)絕不能盲目追求最新技術和產(chǎn)品，而要根據(jù)企業(yè)自身的實際情況采用“滾動式”的投資方法，認真分析自身最迫切需要解決的問題，選擇適宜的實施路線，科學、合理地安排實施計劃。中小企業(yè)一定要擺脫以硬件設備為主的投資方式，要硬件、軟件同時并重。由于中小企業(yè)涉及行業(yè)廣泛、企業(yè)內部管理方式以及業(yè)務流程多變，在系統(tǒng)選型時要堅持“好用、夠用、實用”的原則。還要充分利用社會信息技術力量，例如第三方的信息平臺協(xié)助信息化建設中的IT采購，減少IT采購過程中的風險系數(shù)。
要以外包方式進行信息化建設
中小企業(yè)的現(xiàn)實條件決定了中小企業(yè)信息化必須依靠IT廠商所提供的社會化與專業(yè)化IT外包服務。由于外包企業(yè)有通暢的軟硬件渠道，中小企業(yè)可以得到更低價格的硬軟件，這比企業(yè)自己設立IT部門成本低，而且企業(yè)可以專注自身業(yè)務;由于外包企業(yè)有專職的咨詢和方案論證，可以保證信息化投資能夠產(chǎn)生預期的經(jīng)濟效益;外包企業(yè)能夠提供具有針對性的信息化培訓，可以提高中小企業(yè)人員的信息技術應用技能。對于業(yè)務流程相對簡單、應用需求相對單一、經(jīng)營狀況經(jīng)常變化、專業(yè)技術人才缺乏的中小企業(yè)來說，不可能選擇使用那些系統(tǒng)復雜度高、使用難度大而又非常昂貴的產(chǎn)品。因此，IT廠商要深入中小企業(yè)認真了解實際需求，提供針對性強、能夠快速實施的解決方案。
信息化要“大處著眼，小處著手”
我國中小企業(yè)具有數(shù)量大、規(guī)模小、行業(yè)和地域分布廣、經(jīng)營狀況參差不齊等特點，中小企業(yè)信息化要根據(jù)實際情況采取“整體規(guī)劃，分步實施”的策略，尋找合適的突破口，從易到難，循序漸進。目前財務軟件大多實現(xiàn)了從核算型向管理型發(fā)展，且財務體系比較固定。建立企業(yè)網(wǎng)站可以向社會展示企業(yè)形象，提高產(chǎn)品知名度，擴大產(chǎn)品銷路，而且有助于加強與客戶的相互溝通。此外，中小企業(yè)產(chǎn)品更新?lián)Q代非�？�，急需利用信息技術手段(如CAD)設計新產(chǎn)品。因此，選擇財務管理系統(tǒng)、企業(yè)上網(wǎng)、產(chǎn)品設計等作為中小企業(yè)信息化的突破口是可行的。
建立健全信息化社會服務體系
對于中小企業(yè)來說，由于規(guī)模分散、技術薄弱、資金有限，要充分調動、合理整合有關社會資源，發(fā)揮大專院校、科研院所的技術輸出作用，發(fā)揮軟件提供商、系統(tǒng)集成商、管理咨詢公司、工程監(jiān)理機構等的作用，逐步建立由政府、中介服務體系和IT廠商共同構建中小企業(yè)信息化支持、服務與保障體系，形成一個完善、誠信、高效的中小企業(yè)信息化社會信息服務體系。
積極發(fā)揮政府有關部門的作用
中小企業(yè)信息化尚處在啟蒙狀態(tài)，需要政府全方位的引導。政府要籌集部分資金支持具有示范性、帶動性的項目，例如哈爾濱市專門設立了中小企業(yè)信息化建設導向基金來扶持中小企業(yè)信息化工作。此外，加強對典型中小企業(yè)信息化經(jīng)驗的總結也是一個十分有效的引導方法，例如廣州市推出了一批典型的中小企業(yè)信息化示范工程，總結出一批不同類型的中小企業(yè)信息化典型案例，在引導中小企業(yè)信息化建設中發(fā)揮了重要的作用。政府還要提供中小企業(yè)信息化建設方面的有關服務，例如向中小企業(yè)推薦優(yōu)秀軟件及其提供商，搭建中小企業(yè)信息化公共平臺供中小企業(yè)租賃使用并提供有關配套服務等。
企業(yè)信息化的意義
(一)促進組織結構優(yōu)化，提高快速反應能力
大多數(shù)中小企業(yè)的組織結構是建立在專業(yè)化分工基礎上的“金字塔”型組織結構，但由于其存在多等級、多層次、機構臃腫，橫向溝通困難，對外界變化反應遲緩等弊端，已不能適應日益復雜、變化多端的市場環(huán)境。而在信息技術的支持下，企業(yè)可以簡化企業(yè)組織生產(chǎn)經(jīng)營的方式，減少中間環(huán)節(jié)和中間管理人員，從而建立起精良、敏捷、具有創(chuàng)新精神的“扁平”型組織結構。這種組織形式信息溝通暢通、及時，使市場和周圍的信息同決策中心間的反饋更加迅速，提高了企業(yè)對市場的快速反應能力，從而更好地適應競爭日益激烈的市場環(huán)境。
(二)有效地降低企業(yè)成本
信息技術應用范圍涉及整個企業(yè)的經(jīng)濟活動，可以有效地、大幅度地降低企業(yè)的費用。主要表現(xiàn)在：企業(yè)利用信息技術獲取外部信息如市場信息、產(chǎn)品銷售渠道信息、相關競爭信息等方面的成本降低;計算機輔助設計和制造技術可以使企業(yè)降低新產(chǎn)品的設計、生產(chǎn)成本和對現(xiàn)有產(chǎn)品進行修改或增加新性能的成本;庫存管理信息化使企業(yè)減少了庫存量，降低了管理成本;信息技術的應用尤其是迅速發(fā)展的電子商務大大降低了企業(yè)的交易成本。
(三)提高企業(yè)的市場把握能力
在把握市場和消費者方面，由于信息技術的應用，特別是電子商務在企業(yè)經(jīng)營管理中的廣泛應用，縮短了企業(yè)與消費者的距離，企業(yè)與供應商及客戶建立起高效、快速的聯(lián)系，從而提高了企業(yè)把握市場和消費者的能力，使企業(yè)能迅速根據(jù)消費者的需求變化有針對地進行研究與開發(fā)話動，及時改變和調整經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷向市場提供質量更好、品種更多、更適合消費者需求的產(chǎn)品和服務。
(四)加快產(chǎn)品和技術的創(chuàng)新
信息技術能極大提高企業(yè)獲取新技術、新工藝、新產(chǎn)品和新思想的能力。同時，現(xiàn)代信息技術與制造的結合所形成的各種企業(yè)信息技術，如計算機輔助設計、計算機輔助制造、計算機輔助工藝編制、柔性制造系統(tǒng)、敏捷制造、計算機集成制造系統(tǒng)等，實現(xiàn)了企業(yè)開發(fā)、設計、制造、營銷及管理的高度集成化，極大地增強了企業(yè)生產(chǎn)的柔性、敏捷性和適應性。此外，集成制造技術在產(chǎn)品設計開發(fā)中的擴散和滲透，使企業(yè)具備大規(guī)模定制的制造能力，其結果可使企業(yè)“個性化、多品種、小批量”的生產(chǎn)和服務。
(五)促進企業(yè)提高管理水平
推進企業(yè)信息化是促進企業(yè)管理創(chuàng)新和各項管理工作升級的重要突破口。企業(yè)信息化不只是計算機硬件本身，更為重要的是與管理的有機結合。即在信息化過程中引進的不僅是信息技術，而更多的是通過轉變傳統(tǒng)的管理觀念，把先進的管理理念、管理制度和方法引入到管理流程中，進行管理創(chuàng)新。以此建立良好的管理規(guī)范和管理流程，構建扎實的企業(yè)管理基礎，實行科學管理，從而提高了企業(yè)的整體管理水平。
(六)提高企業(yè)決策的科學性、正確性
完備的信息是經(jīng)營決策的基礎。信息技術改變了企業(yè)獲取信息、收集信息和傳遞信息的方式，使管理者對企業(yè)內部和外部信息的掌握更加完備、及時和準確。另外，各種決策工具如專家系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)等的應用，極大地增強了決策者的信息處理能力和方案評價選擇能力，最大限度地減少了決策過程中的不確定性、隨意性和主觀性，增強了決策的理性、科學性及快速反應，提高了決策的效益和效率。
(七)提升企業(yè)人力資源素質
企業(yè)的競爭是人才的競爭，是人員素質的競爭，人員素質在企業(yè)競爭優(yōu)勢中極為重要。企業(yè)信息化，可以加速知識在企業(yè)中的傳播，使企業(yè)領導至全體員工知識水平、信息意識與信息利用能力提高，提升了企業(yè)人力資源的素質及企業(yè)文化的環(huán)境。不管是高層領導、技術人員還是業(yè)務人員都將在信息化過程中不斷學習，學習信息技術，學習新的管理理論，實現(xiàn)現(xiàn)有知識的及時更新和新知識的應用。
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