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如何建立企業(yè)信息化管理體系
企業(yè)的信息化建設(shè)離不開技術(shù)的支持，更少不了管理體系的維護(hù)。根據(jù)質(zhì)量管理體系的標(biāo)準(zhǔn)建立的信息化管理體系，具有一定的合理性，其規(guī)范化設(shè)計(jì)更有利于符合企業(yè)信息化建設(shè)的需要。信息化管理體系可以從宏觀上對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)做全面、有效的掌握控制，從而使企業(yè)在真正意義上實(shí)現(xiàn)信息化，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。
1 關(guān)于企業(yè)信息化管理體系的說(shuō)明
企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化，必須得在相關(guān)技術(shù)的基礎(chǔ)上建立，信息技術(shù)可以為企業(yè)的信息化提供技術(shù)支持，但是不能支撐企業(yè)信息化的有效進(jìn)行。過(guò)分依賴技術(shù)支撐，如今已成了各企業(yè)信息化建設(shè)的瓶頸。信息化管理體系的提出，很好地解決了這一問(wèn)題，從全局的高度來(lái)管理企業(yè)信息化建設(shè)的相關(guān)問(wèn)題。
1.1 相關(guān)概念及特點(diǎn)
關(guān)于管理體系的概念，ISO9000中有相應(yīng)的描述，因此在這里，筆者借鑒其關(guān)于管理體系的描述來(lái)對(duì)企業(yè)信息化管理體系做定義。所謂企業(yè)信息化管理體系主要是指從宏觀的角度對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)做全面的掌控，主要由資源、文件、職責(zé)等方面的管理，它關(guān)乎到企業(yè)信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。其主要特點(diǎn)有：(1)根據(jù)ISO9000設(shè)立的信息化管理系統(tǒng)是一種標(biāo)準(zhǔn)化的管理系統(tǒng)，它引用了ISO9000的原理和做法，因此具有科學(xué)合理性。(2)企業(yè)信息化管理體系是基于全局觀念建立的一個(gè)系統(tǒng)，是包括了企業(yè)信息化的所有內(nèi)容，具有宏觀的掌控指導(dǎo)意義。(3)管理體系一旦建立就應(yīng)該遵照其規(guī)范辦事，它指導(dǎo)規(guī)定了每個(gè)人的職責(zé)及權(quán)利，任何人都沒有特權(quán)。(4)建立信息化管理體系并不是一個(gè)一勞永逸的工程，在建成了一個(gè)相對(duì)完善的管理體系后，還需要在后期去不斷地完善和充實(shí)它。這些特點(diǎn)保證了管理體系不斷地在運(yùn)行中改進(jìn)漏洞，保證其科學(xué)性，從而使其能夠更好地為企業(yè)信息化建設(shè)服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。
1.2 主要內(nèi)容
根據(jù)質(zhì)量管理體系的相關(guān)規(guī)定，可以將企業(yè)信息化管理體系的管理內(nèi)容分為職責(zé)的管理、資源的管理、信息系統(tǒng)的實(shí)施以及管理體系的測(cè)量和改進(jìn)四個(gè)相互依存、相互制約的部分。(1)職責(zé)的管理部分。這主要包括對(duì)三個(gè)方面的管理，一是明確企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的職責(zé)，主要包括關(guān)于企業(yè)信息化建設(shè)的決策及實(shí)施及員工管理等問(wèn)題。二是對(duì)相關(guān)部門相關(guān)職責(zé)的規(guī)定問(wèn)題，保證信息化建設(shè)有序進(jìn)行。三是明確企業(yè)評(píng)審及體系策劃等問(wèn)題。(2)資源的管理部分。這一部分關(guān)乎到企業(yè)資源的規(guī)劃利用問(wèn)題，提供有效的管理方案以便能夠有效地獲取資源，并且能夠得到有效的利用。主要有硬件、軟件、工作環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)信息以及人力等資源，人力、數(shù)據(jù)信息是資源管理部分的重要內(nèi)容。(3)信息系統(tǒng)的實(shí)施部分。信息系統(tǒng)的實(shí)施部分是企業(yè)建立管理系統(tǒng)的核心部分，管理體系的建設(shè)主要圍繞信息系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)行，管理維護(hù)信息系統(tǒng)，使其能夠正常有效地工作。(4)管理體系的測(cè)量和改進(jìn)部分。主要是通過(guò)相關(guān)的測(cè)量和改進(jìn)的辦法來(lái)促進(jìn)管理體系的合理有效性，保證其正常工作。在運(yùn)行中對(duì)管理體系的功能做客觀評(píng)估，測(cè)量其對(duì)企業(yè)信息化的實(shí)際作用，看其是否符合信息化建設(shè)的要求。針對(duì)不符合信息化建設(shè)的方面進(jìn)行調(diào)整及改善，促進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)有序進(jìn)行。
2 關(guān)于實(shí)際運(yùn)行模式
企業(yè)信息化管理體系是對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)的宏觀把握，從全局著手來(lái)對(duì)有關(guān)企業(yè)信息化建設(shè)的因素進(jìn)行管理。因此，在管理體系實(shí)際環(huán)境中的運(yùn)行主要是根據(jù)PDCA的循環(huán)思想采用戴明模型實(shí)現(xiàn)。這種運(yùn)行模式主要是在識(shí)別有關(guān)企業(yè)信息化的要素，針對(duì)各要素的特點(diǎn)及聯(lián)系制定相應(yīng)的管理方案及措施，并將這些方案進(jìn)行整合，采用開放的管理辦法對(duì)其進(jìn)行測(cè)量及改進(jìn)，從而形成一個(gè)有機(jī)管理體系。根據(jù)PDCA循環(huán)思想，使得策劃、實(shí)施與運(yùn)行、檢查與糾正、過(guò)程改進(jìn)等部分實(shí)現(xiàn)螺旋上升的趨勢(shì)，不斷地在過(guò)程中去改進(jìn)管理體系的缺陷及漏洞。
在實(shí)際運(yùn)用中還應(yīng)該注意對(duì)管理體系的管理問(wèn)題，改變以往的以“人治”原則，實(shí)施“法治”，建立相關(guān)的“法治”管理規(guī)范，從而使得企業(yè)信息化建設(shè)走向科學(xué)合理化。另外，企業(yè)還應(yīng)該具備相應(yīng)的管理技術(shù)及先進(jìn)的管理思想，把相關(guān)的管理技術(shù)、思想及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以知識(shí)庫(kù)的形式建立起來(lái)，以指導(dǎo)管理體系的有效運(yùn)行，促進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)有效開展。
3 關(guān)于具體實(shí)施步驟
企業(yè)信息化管理涉及面非常廣，包括資源的管理與提供、員工的管理、部門內(nèi)部與部門之間的管理與協(xié)調(diào)等等，要把這些內(nèi)容科學(xué)合理的組織在一個(gè)體系中，將是一個(gè)非常復(fù)雜的工程，需要建立一個(gè)規(guī)范的管理體系以及一套科學(xué)合理有效運(yùn)行模式。上述關(guān)于管理體系的運(yùn)行模式的闡述體現(xiàn)出了其運(yùn)行步驟主要由策劃、運(yùn)行、評(píng)價(jià)及改進(jìn)四個(gè)階段組成，其具體情況如下。建立管理體系首先得有一個(gè)相關(guān)的體系策劃，明確管理體系的建設(shè)目標(biāo)、各相關(guān)人員的建設(shè)職責(zé)、建設(shè)規(guī)劃等問(wèn)題。首先，關(guān)于企業(yè)信息化管理體系的策劃階段可以細(xì)分為對(duì)企業(yè)信息化的現(xiàn)狀及發(fā)展規(guī)劃分析、對(duì)企業(yè)規(guī)劃的分析、對(duì)企業(yè)信息化因素的識(shí)別、對(duì)管理體系總體結(jié)構(gòu)的策劃、編制相應(yīng)的管理體系文件五個(gè)小步驟。其次，在運(yùn)行階段，主要是要將管理體系與企業(yè)信息化系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)，保證其相輔相成，相互作用。這一階段可以從對(duì)管理體系進(jìn)行宣傳并對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)、合理規(guī)劃資源、實(shí)施信息化管理體系等三個(gè)方面來(lái)實(shí)施。第三是對(duì)體系的評(píng)價(jià)，在這一過(guò)程階段主要是通過(guò)監(jiān)控管理體系的運(yùn)行，評(píng)價(jià)體系的運(yùn)行效果。主要包括對(duì)運(yùn)行過(guò)程的檢測(cè)評(píng)價(jià)、對(duì)突發(fā)狀況的應(yīng)對(duì)功能的評(píng)價(jià)等，然后將這些檢測(cè)評(píng)價(jià)的結(jié)果導(dǎo)入到下一階段進(jìn)行改進(jìn)。最后是體系的改進(jìn)，這一過(guò)程主要是通過(guò)制定相關(guān)的改正措施，然后根據(jù)上述的評(píng)價(jià)結(jié)果，有針對(duì)性地對(duì)管理體系中的缺陷及漏洞進(jìn)行改進(jìn)，從而促進(jìn)信息化管理體系達(dá)到最優(yōu)化。
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