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項(xiàng)目管理師如何協(xié)調(diào)多項(xiàng)目
導(dǎo)語(yǔ)：多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行時(shí)，項(xiàng)目管理師應(yīng)該如何協(xié)調(diào)呢？一起來(lái)了解一下吧！
項(xiàng)目管理師首先要知道多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行時(shí)，由于項(xiàng)目之間存在依賴關(guān)系及項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)別不同，很可能一個(gè)項(xiàng)目的變更會(huì)引發(fā)其他項(xiàng)目的相應(yīng)變更，因此再多項(xiàng)目管理時(shí)，不僅要控制好各個(gè)項(xiàng)目的變更，還要在多項(xiàng)目變更之間進(jìn)行好協(xié)調(diào)。
項(xiàng)目范圍變更的原因來(lái)自各方面——一個(gè)外部事件、一個(gè)增值的變更、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自身的變化、范圍定義的疏漏和業(yè)主的要求等。在這諸多因素中，能夠施加影響加以控制的，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該盡量采取相應(yīng)的措施使項(xiàng)目范圍變更最小化。
項(xiàng)目范圍的變更控制與項(xiàng)目整體及其他變更控制所使用的方法是具有通用性的，主要包括三部分-信息反饋系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)和組織實(shí)施系統(tǒng)。
在實(shí)行控制時(shí)，除了要有項(xiàng)目合同和計(jì)劃作為依據(jù)外，首先應(yīng)該建立起一套信息控制制度，或者說(shuō)是協(xié)調(diào)程序。它是為了各部門之間相互配合、溝通信息而建立的制度，從而使信息暢通，使各類文件的傳遞程序化。
具體的控制工作主要通過(guò)控制系統(tǒng)來(lái)完成。用于此過(guò)程的工具和技術(shù)主要有三種：范圍變更控制系統(tǒng)、績(jī)效測(cè)量以及補(bǔ)充計(jì)劃編制。
范圍變更控制系統(tǒng)定義了項(xiàng)目范圍變更的有關(guān)程序，包括文檔工作、跟蹤系統(tǒng)及對(duì)于授權(quán)變更所需要的審批層次等。其中文檔工作是指一些有文檔記錄的過(guò)程，說(shuō)明了如何提交變更申請(qǐng)、如何管理變更請(qǐng)求以及由于這些變更附屬于相關(guān)的項(xiàng)目而帶來(lái)的管理方面的影響。跟蹤系統(tǒng)會(huì)跟蹤變更申請(qǐng)的狀態(tài)，包括其批準(zhǔn)狀態(tài)。一些變更申請(qǐng)可以根據(jù)項(xiàng)目管理者的決定得到批準(zhǔn)，有些則需要更正式的批準(zhǔn)或者需要經(jīng)過(guò)多級(jí)批準(zhǔn)，如項(xiàng)目主管，行政長(zhǎng)官等。并非所有的變更申請(qǐng)都可以得到批準(zhǔn)，沒(méi)有得到批準(zhǔn)的變更也會(huì)被跟蹤并且記錄在項(xiàng)目記錄薄中以便將來(lái)參考。
以控制管理項(xiàng)目有關(guān)關(guān)系人的變更申請(qǐng)為例，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以采取這樣一些措施來(lái)對(duì)變更要求進(jìn)行管理。
1.制定并遵循一個(gè)要求的管理程序，包括項(xiàng)目最初要求的確定程序。
2.透徹理解客戶的要求。
3.對(duì)所有要求都記錄在案，并確保這些信息易于流傳和獲得�？梢越柚�(jì)算機(jī)建立要求數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)進(jìn)行記錄和管理。
4.進(jìn)行充分的測(cè)試，確保項(xiàng)目產(chǎn)品能夠符合客戶的期望和要求。
5.運(yùn)用評(píng)審過(guò)程，從系統(tǒng)觀點(diǎn)評(píng)審提出的要求變更。
6.強(qiáng)調(diào)完工日期，即當(dāng)客戶提出變更要求時(shí)，跟他們強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目的截止日期，讓他們?cè)陧?xiàng)目進(jìn)度和變更要求之間進(jìn)行權(quán)衡。
在各項(xiàng)目變更之間進(jìn)行協(xié)調(diào)時(shí)，關(guān)鍵是要考慮項(xiàng)目之間的依賴關(guān)系，從而確定一個(gè)項(xiàng)目的變更是否會(huì)對(duì)其他項(xiàng)目產(chǎn)生不利影響，并分析影響原因，根據(jù)項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)和重要程度，決定是否采取變更，或者采取措施盡量避免連鎖反應(yīng)的產(chǎn)生。
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