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項(xiàng)目管理如何把握利益的平衡
客戶(hù)的滿(mǎn)意是項(xiàng)目是否成功的最終標(biāo)準(zhǔn)�？蛻�(hù)的變更要求是項(xiàng)目與生俱來(lái)的特性，項(xiàng)目經(jīng)理要積極面對(duì)挑戰(zhàn)，把頭從紛繁復(fù)雜的技術(shù)工作中抬起來(lái)，環(huán)顧四周，明確自己應(yīng)負(fù)的職責(zé)，認(rèn)清自己所處的位置，努力促使項(xiàng)目成功達(dá)到目標(biāo)，以滿(mǎn)足客戶(hù)需求。不妨看看項(xiàng)目管理如何把握利益的平衡。
有兩個(gè)項(xiàng)目分別由兩個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)?yè)?dān)任。其中，項(xiàng)目經(jīng)理A屬于“謙虛”型，對(duì)于客戶(hù)提出的問(wèn)題，無(wú)論大小都給予解決，客戶(hù)對(duì)此非常滿(mǎn)意。然而，項(xiàng)目進(jìn)度卻拖得較長(zhǎng)。而且，客戶(hù)總想把所有的問(wèn)題都改完再說(shuō)，項(xiàng)目已經(jīng)一再延期。相比之下，項(xiàng)目經(jīng)理B顯得稍有些“盛氣凌人”，對(duì)于客戶(hù)提出的問(wèn)題，大多都不予理睬，客戶(hù)對(duì)此不是很滿(mǎn)意。不過(guò)，該項(xiàng)目的進(jìn)度控制得較好，基本能按期完成項(xiàng)目。
話(huà)剛一說(shuō)完，小李就搶著說(shuō)：“A比較像我。一般，在和我的一些戰(zhàn)略客戶(hù)打交道的時(shí)候，我基本是有求必應(yīng)，與客戶(hù)的關(guān)系處得如魚(yú)得水。這樣做肯定不會(huì)錯(cuò)。就像前天，我連合同都寫(xiě)錯(cuò)了，找到客戶(hù)，人家二話(huà)沒(méi)說(shuō)就同意改了。你說(shuō)，如果是B的話(huà)，可能嗎？”
小王對(duì)此不以為然，“對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，成本、質(zhì)量和時(shí)間是最為重要的三要素。與客戶(hù)的關(guān)系當(dāng)然很重要，但也要全盤(pán)考慮項(xiàng)目的各要素。對(duì)于用戶(hù)的要求，應(yīng)該在有限的范圍內(nèi)給以解決，但不可以做出太大的犧牲。一味的遷就用戶(hù)將會(huì)使整個(gè)項(xiàng)目失敗。”
小林接著小王的話(huà)說(shuō)：“當(dāng)前，國(guó)內(nèi)的項(xiàng)目，一般情況下是由銷(xiāo)售出面簽單，再由項(xiàng)目經(jīng)理接手后續(xù)的工作，因此客戶(hù)關(guān)系多在事前已經(jīng)搞定。發(fā)生新的情況后，可以由公司的公關(guān)部出面與用戶(hù)進(jìn)行協(xié)調(diào)，項(xiàng)目經(jīng)理可以在此過(guò)程中堅(jiān)持一下原則，與公司的公關(guān)部，一個(gè)紅臉，一個(gè)白臉，唱一出好戲�！�
小趙反駁道：“不管怎樣，客戶(hù)才是第一位的�？蛻�(hù)可以給你帶來(lái)收入，也可以給你帶來(lái)更多的客戶(hù)和工作。有什么道理不多配合一下他們呢。說(shuō)實(shí)話(huà)，我對(duì)B的做法蠻欣賞的，可惜行不通。因?yàn)榭蛻?hù)是上帝，如果照B的做法，后果會(huì)造成作一次項(xiàng)目丟掉一個(gè)客戶(hù)，太不劃算了。”
上面案例中提到的問(wèn)題，想必不少項(xiàng)目經(jīng)理都經(jīng)歷過(guò)了。實(shí)際上，這個(gè)課堂中提出的問(wèn)題，清晰地刻畫(huà)了當(dāng)前國(guó)內(nèi)不少I(mǎi)T項(xiàng)目經(jīng)理的尷尬境地。
1、遷就，or拒絕？
如果按B的做法，對(duì)客戶(hù)的要求一概不理，自顧自地按照最初的設(shè)計(jì)和計(jì)劃閉門(mén)開(kāi)發(fā)，很可能會(huì)由于沒(méi)有用戶(hù)的參與，使得開(kāi)發(fā)出來(lái)的產(chǎn)品與用戶(hù)的需求相處甚遠(yuǎn)，導(dǎo)致驗(yàn)收通不過(guò)，收不回尾款而使公司利益受損。
對(duì)于客戶(hù)來(lái)說(shuō)，達(dá)不到需求的滿(mǎn)足而浪費(fèi)了投資，客戶(hù)的利益亦受損。事實(shí)上，客戶(hù)不滿(mǎn)意，則項(xiàng)目就不算成功，項(xiàng)目經(jīng)理的成績(jī)就不算好，項(xiàng)目組成員的辛勤勞動(dòng)最后就只能落得個(gè)“沒(méi)有功勞，只有苦勞”的份。
如果按A的做法，完全順著客戶(hù)的意見(jiàn)走，客戶(hù)滿(mǎn)意度就一定會(huì)高嗎？其實(shí)也不一定。由于需求變更，會(huì)帶來(lái)工作量的大量增加，甚至可能會(huì)出現(xiàn)大量的無(wú)效勞動(dòng)，既拖延了進(jìn)度，也打擊了項(xiàng)目組的士氣。進(jìn)一步說(shuō)，頻繁變動(dòng)的需求也會(huì)導(dǎo)致質(zhì)量管理困難大增，測(cè)試標(biāo)準(zhǔn)和測(cè)試計(jì)劃需要隨時(shí)跟著調(diào)整。此外，項(xiàng)目工作往往是需要成員之間的緊密配合才能完成。頻繁的變更要求,會(huì)導(dǎo)致成員之間的協(xié)調(diào)工作變得困難，給產(chǎn)品質(zhì)量留下許多隱患。
以上所有這些問(wèn)題會(huì)造成項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)極大地提高，項(xiàng)目可能會(huì)讓成員看不到未來(lái)在哪里。進(jìn)度一拖再拖，設(shè)計(jì)一改再改，“臭蟲(chóng)”越來(lái)越多，士氣越來(lái)越疲，公司越來(lái)越不滿(mǎn)意，用戶(hù)開(kāi)始越來(lái)越急。到最后，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)項(xiàng)目已經(jīng)成為了一個(gè)“不可能完成的任務(wù)”。
既不能一概拒絕客戶(hù)的變更要求，也不能一味地遷就客戶(hù)，其實(shí)，這里面可以采取具體的措施。
那么，如何才能夠把握拒絕和遷就的“度”呢？這些措施如何才能夠發(fā)揮作用呢？這需要項(xiàng)目經(jīng)理首先明確自己的角色和職責(zé)。明確了這個(gè)，才會(huì)知道項(xiàng)目經(jīng)理需要怎么去做才可以實(shí)現(xiàn)角色的要求。
2、掌握“平衡”要先認(rèn)清“角色”
在客戶(hù)面前，項(xiàng)目經(jīng)理代表公司。因此，需要項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)刻緊記，維護(hù)公司的良好、專(zhuān)業(yè)的形象，為公司爭(zhēng)取最大的利益。
與客戶(hù)建立并維持良好的合作關(guān)系，有利于在客戶(hù)心目中樹(shù)立公司的形象。對(duì)于客戶(hù)的變更要求，要讓客戶(hù)明確知道變更的后果，并進(jìn)行充分地溝通，獲得客戶(hù)對(duì)變更帶來(lái)的時(shí)間和費(fèi)用的可能增加表示認(rèn)同，以避免公司的利潤(rùn)受損。
在項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理要保證客戶(hù)的需求得到切實(shí)的滿(mǎn)足，以獲得高的客戶(hù)滿(mǎn)意度。為此，項(xiàng)目經(jīng)理要在開(kāi)始確定項(xiàng)目范圍的時(shí)候，與客戶(hù)密切合作，評(píng)估范圍變更的頻度和程度，以建立有效的變更管理機(jī)制，允許客戶(hù)的變更要求得到必要的滿(mǎn)足。同時(shí)，通過(guò)合理的變更，來(lái)不斷清晰客戶(hù)的真實(shí)需求，明確產(chǎn)品的最終功能和性能要求，使產(chǎn)品最終達(dá)到滿(mǎn)足客戶(hù)切實(shí)需求的目的。
在項(xiàng)目組成員面前，項(xiàng)目經(jīng)理是一個(gè)管理者。項(xiàng)目經(jīng)理要預(yù)先進(jìn)行項(xiàng)目籌劃，要先“紙上談兵”。同時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理還是一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者，要領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目組成員克服困難，避免項(xiàng)目變更帶來(lái)的無(wú)效勞動(dòng)、進(jìn)度延遲等后果打擊成員的士氣，要保證成員始終保持良好的心態(tài)和積極的熱情與客戶(hù)協(xié)作，完成變更的要求。
在公司里，項(xiàng)目經(jīng)理是作為項(xiàng)目與公司各相關(guān)部門(mén)溝通的界面。項(xiàng)目經(jīng)理要代表項(xiàng)目與其他相關(guān)部門(mén)就項(xiàng)目變更帶來(lái)的相應(yīng)變化進(jìn)行溝通、協(xié)商，以獲得來(lái)自其他部門(mén)的必要的協(xié)作。
在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)面前，項(xiàng)目經(jīng)理既要作為項(xiàng)目結(jié)果的最終責(zé)任人，對(duì)公司負(fù)責(zé)。還要作為項(xiàng)目組的代表，為項(xiàng)目組爭(zhēng)取公司領(lǐng)導(dǎo)的支持。對(duì)于變更帶來(lái)的工作量的增加、工作強(qiáng)度的提高，應(yīng)該有相應(yīng)的激勵(lì)措施以鞏固項(xiàng)目組成員的勞動(dòng)積極性。
如果我們不先弄清楚項(xiàng)目經(jīng)理的角色和職責(zé)，僅僅簡(jiǎn)單照搬書(shū)上介紹的變更管理措施，那么在實(shí)際執(zhí)行時(shí)，“謙虛型”的A依然會(huì)同意許多的客戶(hù)變更要求。同時(shí)發(fā)現(xiàn)那些變更管理措施除了給自己增加工作量外，對(duì)于減少客戶(hù)的變更要求絲毫起不了作用；而“盛氣凌人”的B將發(fā)現(xiàn)，這些變更管理措施是一個(gè)阻礙客戶(hù)提出變更要求的有力工具，通過(guò)繁瑣的變更申請(qǐng)程序、復(fù)雜的變更評(píng)估流程，讓客戶(hù)知難而退。這樣的后果，只能是客戶(hù)更加不滿(mǎn)意。
項(xiàng)目經(jīng)理在明白了自己的位置和責(zé)任后，就會(huì)明白上文講到的案例，表面上看起來(lái)是一個(gè)對(duì)客戶(hù)的變更要求“拒絕還是遷就”的問(wèn)題，實(shí)質(zhì)是項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)自己的角色和職責(zé)不清楚，以致在實(shí)際的項(xiàng)目工作中，按照自己的經(jīng)驗(yàn)和性格，采取了“一味地遷就或者一概拒絕”這樣簡(jiǎn)單的處理辦法。
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