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如何做好項(xiàng)目管理工作
項(xiàng)目的目的，不外乎增加公司收入、節(jié)省公司支出和提升公司的品牌價(jià)值。項(xiàng)目的成功與否，取決于項(xiàng)目完成是否多快好省，那么如何做好項(xiàng)目管理工作呢?
項(xiàng)目管理的“好”
在項(xiàng)目管理中，好就是好，不好就是不好。為其定義，第一個(gè)條件就是要看它是不是有用。“有用”和“能用”是兩回事。很多“能用”的東西不一定“有用”，這牽涉到客觀價(jià)值的問(wèn)題。比如，在繁華的大都市街頭看到一輛跑車，交通堵塞、寸步難行的情況下，開(kāi)跑車真是英雄無(wú)用武之地。這輛跑車是不是好車呢?當(dāng)然是。但在都市街頭的客觀環(huán)境之下，它還是不是好車?當(dāng)然不是。
以前，我有一塊上海牌的石英表，要手動(dòng)上發(fā)條，不上發(fā)條，隔兩天就停了。后來(lái)用過(guò)廣州制的運(yùn)動(dòng)型的電子表，價(jià)錢只有那只上海表的幾十份之一，不但不用上鏈，還可讀秒計(jì)時(shí)，有自動(dòng)鬧醒功能，并且可以夜視。你說(shuō)這兩個(gè)表那個(gè)比較好?我們都知道，因?yàn)楹笳弑容^有用，后者比較好。因此，在項(xiàng)目管理上，關(guān)于“好”的定義，是“有用”而非“能用”。
“好”的第二個(gè)條件，要看它是不是能達(dá)到原先要達(dá)到的目的。如果說(shuō)目的是代步，汽車比腳踏車好;如果說(shuō)目的是運(yùn)動(dòng)，腳踏車卻比汽車好。在日常生活中，有人叫你去買雞蛋，結(jié)果你買了鴨蛋回來(lái)。雞蛋和鴨蛋雖然不是一樣，但也許還勉強(qiáng)可以混過(guò)去。在項(xiàng)目管理上，如果要的是雞蛋，交貨的時(shí)候卻變成了鴨蛋，這就不能算是一個(gè)成功的項(xiàng)目。為了避免這種錯(cuò)誤，項(xiàng)目經(jīng)理必須在項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)把項(xiàng)目結(jié)果的需求先弄清楚。與客戶一起設(shè)定項(xiàng)目計(jì)劃書，到項(xiàng)目結(jié)束評(píng)估時(shí)，我們是按照客戶的需求進(jìn)行作業(yè)的，那就算是給了一個(gè)“好”東西。
凡是好的東西，一定是簡(jiǎn)單好操作的東西。記得以前為MOTOROLA服務(wù)液晶數(shù)碼產(chǎn)品進(jìn)軍中國(guó)市場(chǎng)推廣時(shí)，為其策劃高交會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)，因?yàn)榛顒?dòng)設(shè)計(jì)得太復(fù)雜，不容易操作。后來(lái)，想出一個(gè)辦法，請(qǐng)每個(gè)模特手執(zhí)紙牌代替產(chǎn)品，這樣一來(lái)，簡(jiǎn)單輕便好操作。從項(xiàng)目管理“好”的定義來(lái)看，簡(jiǎn)單、好用，就是“好”。
可見(jiàn)一個(gè)項(xiàng)目的產(chǎn)品，除了有用和好用之外，還要具有可塑性和可擴(kuò)展的彈性。前者表示它的功能，在必要時(shí)可以加以改變。后者表示在時(shí)間上，它不但可以持久并能擴(kuò)展。去年為一德堂骨寶產(chǎn)品定位，不僅僅是補(bǔ)鈣這樣簡(jiǎn)單，重要的是滋養(yǎng)骨頭，并用“愛(ài)你愛(ài)到骨子里”作為主打傳播語(yǔ)，擴(kuò)充性更大了。一個(gè)好的項(xiàng)目，它所設(shè)計(jì)的產(chǎn)品必須具有創(chuàng)意閃光點(diǎn)，可以擴(kuò)充，并且具備明顯的差異化，具備彈性空間。
但是，一般所謂好的項(xiàng)目，究竟指的是什么呢?換句話說(shuō)，怎么知道這個(gè)項(xiàng)目結(jié)果是成功的還是失敗的呢?你只要問(wèn)：項(xiàng)目評(píng)估的結(jié)果是否增加公司的收入?項(xiàng)目的結(jié)果能否使公司的支出減少?項(xiàng)目的結(jié)果能否讓客戶明顯感覺(jué)到增值服務(wù)?
能達(dá)到這三個(gè)目的，就是好的項(xiàng)目。
項(xiàng)目管理的“快”
那么，什么是“快”?在我們?nèi)粘５纳钪�，“快”和“好”一樣，往往是主觀的而非客觀的。有時(shí)它又是憑感覺(jué)而非憑理性的。在項(xiàng)目管理上，時(shí)間是絕對(duì)的，而非憑感覺(jué)。項(xiàng)目經(jīng)理最容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤，就是在完工日期的預(yù)測(cè)上，為了討好上司的要求而盡量樂(lè)觀。同時(shí)，老是用歷史的數(shù)據(jù)或別人的經(jīng)驗(yàn)來(lái)影響自己的預(yù)測(cè)，殊不知每個(gè)項(xiàng)目的客觀條件和外在環(huán)境都不一樣。
要達(dá)到預(yù)期完工的要求，項(xiàng)目經(jīng)理一定要懂得怎么把一個(gè)規(guī)模大、時(shí)間長(zhǎng)的項(xiàng)目，分成不同的階段來(lái)完成。在每個(gè)階段中，又要根據(jù)每階段不同的重點(diǎn)分別來(lái)作完工預(yù)測(cè)。工程分得越細(xì)，預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性就越高。這道理很普通，但做起來(lái)卻很困難，因?yàn)樾枰苤茉數(shù)挠?jì)劃和分析。計(jì)劃和分析要花腦筋，可不是每個(gè)人都能做到的。“快”只有一點(diǎn)，如果一切按照計(jì)劃，這就合乎快的原則，否則就是不快。該完工時(shí)完工就是快，否則就是慢。
項(xiàng)目管理的“省”
至于什么是“省”?當(dāng)然，省錢不是項(xiàng)目管理中最重要的目的。一個(gè)項(xiàng)目該花多少錢，是一早就算出來(lái)的。一般來(lái)說(shuō)，如果實(shí)際的花費(fèi)和預(yù)估的花費(fèi)差別在30%左右，應(yīng)該是能接受的范圍;超過(guò)30%，表示預(yù)算是有問(wèn)題的。在項(xiàng)目管理中，最難預(yù)估的不是完工的時(shí)間，而是項(xiàng)目的預(yù)算。項(xiàng)目經(jīng)理在這方面遭受的壓力，比什么都大，因此，在做預(yù)算的時(shí)候，必須面對(duì)現(xiàn)實(shí)。
一個(gè)聰明的項(xiàng)目經(jīng)理，要重視的是產(chǎn)品的價(jià)值，而非只是重視價(jià)錢。不懂得在價(jià)值上動(dòng)腦筋，只懂得在價(jià)錢上打算盤的項(xiàng)目經(jīng)理，著眼于滿足現(xiàn)狀。我們知道價(jià)值有兩種：有形的價(jià)值和無(wú)形的價(jià)值。坦白地說(shuō)，如果一個(gè)項(xiàng)目沒(méi)有有形價(jià)值當(dāng)后臺(tái)，其存在的價(jià)值就很小。剛才提到的項(xiàng)目的三個(gè)目的，增加收入和減少支出屬于有形價(jià)值，增強(qiáng)服務(wù)屬于無(wú)形價(jià)值。有形價(jià)值高的項(xiàng)目，就是“省”的項(xiàng)目。
項(xiàng)目經(jīng)理了解項(xiàng)目管理是一架車套三匹馬的定義之后，至少對(duì)項(xiàng)目追求的目標(biāo)不會(huì)太迷糊。任何項(xiàng)目經(jīng)理都想把他的項(xiàng)目管得又快、又好、又省，但事實(shí)上，不是每個(gè)項(xiàng)目都能達(dá)到這個(gè)境界，有時(shí)候，也并非一定要達(dá)到這個(gè)境界不可。
換句話說(shuō)，快、好、省的這架馬車，“好”比什么都重要。當(dāng)然，一般產(chǎn)品市場(chǎng)調(diào)查、樣板市場(chǎng)建設(shè)等有關(guān)項(xiàng)目，“快”卻是最重要的因素，因?yàn)橹挥性陧?xiàng)目結(jié)束后，才能繼續(xù)以后的項(xiàng)目。但是，任何一匹馬出問(wèn)題，這架馬車就跑不快了。
項(xiàng)目的危機(jī)處理
當(dāng)特殊情況遇到難題無(wú)解的時(shí)候，要懂得顧全大局。很多時(shí)候，由于外在和內(nèi)在的壓力，“危機(jī)處理”是免不了的。要知道“舍得”，項(xiàng)目經(jīng)理至少要懂得6個(gè)步驟：
步驟1：了解項(xiàng)目沖突的基本原因。
步驟2：重新確認(rèn)項(xiàng)目的目的。
步驟3：了解項(xiàng)目在不同時(shí)間段所處的環(huán)境及目前狀況。
步驟4：尋求可行的其它方法。
步驟5：選擇最佳的其它方法。
步驟6：重新與客戶一起規(guī)劃項(xiàng)目計(jì)劃。
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