如何做好ERP項(xiàng)目選型
人事經(jīng)理如何跟面試人員通過短時(shí)間的溝通，就能了解面試者到底是否適合這個(gè)企業(yè)，這一直是人事經(jīng)理比較頭疼的問題。人事管理專家提出了用STAR方法來面試，通過這個(gè)方法，可以最大程度的反映面試者的個(gè)人能力及心理素質(zhì)，在人力資源管理上，使用效果非常好，從而在面試時(shí)，被大量的采用。
一、 企業(yè)先自查，發(fā)現(xiàn)問題，模擬場景
在ERP項(xiàng)目選型開始前，我先對公司的各個(gè)部門進(jìn)行了一番調(diào)研。在調(diào)研的過程中，我讓用戶做好以下幾件事情。
1、 總結(jié)出現(xiàn)在管理中出現(xiàn)的問題，并要寫明來龍去脈。如財(cái)務(wù)管理人員反映，他們在跟供應(yīng)商隊(duì)帳時(shí)，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)采購給出的單價(jià)不準(zhǔn)確。財(cái)務(wù)人員光給出這個(gè)問題還不夠，還要給出問題發(fā)生的來龍去脈。財(cái)務(wù)人員跟采購員確認(rèn)后，發(fā)現(xiàn)原來由于價(jià)格變更頻繁，一是新的采購價(jià)格無法跟財(cái)務(wù)及時(shí)溝通，二是可能在下達(dá)采購訂單之前，可能價(jià)格領(lǐng)導(dǎo)之間還在協(xié)商，無法確定價(jià)格。導(dǎo)致對張時(shí)采購單上的價(jià)格跟供應(yīng)商給出的價(jià)格不一致，需要采購確認(rèn)，增加了對帳的工作量。
2、 把問題及原因找出來之后，那接下去要做的就是模擬出一個(gè)跟實(shí)際比較符合的場景，就像演情景劇一樣�？湛跓o憑，我首先找到了這個(gè)具體的產(chǎn)品。然后，根據(jù)用戶的描述，模擬出當(dāng)時(shí)的環(huán)境如下。采購員收到物料計(jì)劃部門的物料清購需求，要清購某個(gè)規(guī)格的玻璃1000平方米;但是，因?yàn)榻谠牧蟽r(jià)格波動(dòng)過大，所以，即使是昨天剛采購過，在今天下采購單時(shí)，仍然要跟供應(yīng)商確認(rèn)。但是，由于供應(yīng)商與公司的采購經(jīng)理甚至高層之間確認(rèn)價(jià)格需要時(shí)間，而且，跟供應(yīng)商又合作了很久，所以，往往是在采購單下達(dá)后甚至在收料入庫后，在確認(rèn)采購價(jià)格。而每下完一次采購單，采購員就要把采購的原始單據(jù)送到財(cái)務(wù)存檔。財(cái)務(wù)每月就根據(jù)采購單、供應(yīng)商送貨單、公司的入庫單跟供應(yīng)商進(jìn)行隊(duì)帳;核對無誤后，讓供應(yīng)商開發(fā)票，進(jìn)行后續(xù)的相關(guān)工作。
在模擬情景的時(shí)候，由于時(shí)間精力的限制，我們可能不能一一模擬。所以，在自我檢查的時(shí)候，要挑選一些重要的問題，關(guān)系到企業(yè)民生的問題，而不要眉毛胡子一把抓。
二、 設(shè)置目標(biāo)
問題找出來以后，我就讓相關(guān)責(zé)任人提出他們想達(dá)到什么樣的目標(biāo)。針對以上這個(gè)對帳問題，財(cái)務(wù)管理人員要求很簡單，就是能夠把對帳時(shí)的錯(cuò)誤降低到最少。財(cái)務(wù)人員對帳時(shí)，一般要求三單(企業(yè)采購單、供應(yīng)商送貨單、倉庫收貨單)的內(nèi)容一致，若不一致，需要相關(guān)部門開立變更單并注明相關(guān)的原因。一般情況下，在三單若不一致并且責(zé)任人沒有采取相應(yīng)的措施，則財(cái)務(wù)就有權(quán)拒絕付款。
在設(shè)立目標(biāo)時(shí)，要注意一個(gè)問題，就是目標(biāo)一定要明確，不能含糊不清。因?yàn)橹挥忻鞔_的目標(biāo)，在以后考核的時(shí)候，才有參考的價(jià)值。若是空空的目標(biāo)，那跟沒有目標(biāo)沒有兩樣。
三、 讓信息化項(xiàng)目合作伙伴給出具體的解決方案
以上兩個(gè)步驟做完后，接下去就是到了面試合作伙伴的環(huán)節(jié)了。在面試合作伙伴時(shí)，我跟其他人不一樣，沒有讓他們滔滔而談，講述他們軟件的優(yōu)勢、他們公司的實(shí)力;也沒有讓他們按他們的意圖演示ERP系統(tǒng)。我只是簡單的讓他們介紹了他們公司及產(chǎn)品的情況，問他們有沒有這個(gè)行業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)后，就轉(zhuǎn)入了正題。
我把前面收集的問題作業(yè)及員工想達(dá)到的目標(biāo)，擺在了桌面上，問他們能否幫助企業(yè)的員工解決這些問題;若能夠解決，則能否給出一個(gè)解決方案，并在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行實(shí)際的演示。
通過這個(gè)步驟，我們至少可以得到如下信息。
1、 實(shí)施顧問的能力。通過重現(xiàn)到時(shí)的操作環(huán)境，提出平時(shí)作業(yè)中出現(xiàn)的問題，然后讓實(shí)施顧問現(xiàn)場給出解決方案，并在系統(tǒng)中演示這個(gè)方案的可行性。經(jīng)過這個(gè)過程，我們就可以對這個(gè)實(shí)施顧問的水平、應(yīng)變能力、管理經(jīng)驗(yàn)等有個(gè)比較全面的了解。經(jīng)驗(yàn)豐富、能力強(qiáng)的顧問，面對這些問題時(shí)，會(huì)面不改色，因?yàn)檫@些問題他在以前的工作中，可能都遇到過，這次是輕門熟路了。而有些沒有實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的顧問，就會(huì)在這些問題前，原形畢露了。因?yàn)榻?jīng)過簡單培訓(xùn)的實(shí)施顧問，讓他們從頭到尾一步步走流程時(shí)，可能沒什么問題，但是，若中途抽出一個(gè)環(huán)節(jié)讓他們處理時(shí)，他們可能就無能為力了。這就如同背課文，若讓他們從頭到尾進(jìn)行背時(shí)，可能沒有多大問題;但是，若中途抽出一段來背時(shí)，那背的不怎么熟悉的人，就會(huì)卡在那了。實(shí)施顧問也是如此。
2、 ERP系統(tǒng)的流暢性。ERP系統(tǒng)流程的暢通性，對于企業(yè)用戶來說，是非常重要的。因?yàn)榱鞒膛艿氖欠耥槙�，直接關(guān)系到用戶操作ERP系統(tǒng)的積極性。而考驗(yàn)ERP的操作是否流暢，就是對于一些實(shí)際管理問題的掌控了。而通過實(shí)際情景的重現(xiàn)，就可以大致評估這個(gè)ERP軟件是否符合企業(yè)的需求了。
四、 考核結(jié)果
最后一步，就是考核供應(yīng)商給出的解決方案，能否解決企業(yè)的實(shí)際問題。企業(yè)至所以想采用ERP項(xiàng)目，總是希望能夠通過這個(gè)項(xiàng)目改善企業(yè)的管理，解決員工用到的實(shí)際問題。所以，我們在聽取供應(yīng)商的解決方案時(shí)，不要一聽了事;而是要關(guān)注，合作伙伴給出的解決方案，能否解決你的燃眉之急。
其實(shí)，考核是比較困難的，可能比以上幾個(gè)步驟更加困難。因?yàn)闆]有考核的指標(biāo)或者比較的'對象。若單純以解決用戶的問題為標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行評價(jià)的話，太過于簡單，不是很合理。因?yàn)橐粋�(gè)問題往往不只一個(gè)解決方案，而不同的解決方案其效果也是不同的。
所以，關(guān)鍵的是，我們就要多了解一些解決方案，只有如此，我們才能做出正確的考核。要多了解一些解決方案，也不時(shí)很困難。只要我們多面試幾家供應(yīng)商、多看幾個(gè)ERP軟件，那我們就可以多掌握一些解決問題的方法。如此，我們也就可以在其個(gè)解決方案之間進(jìn)行橫向的比較，可以找出更加適合企業(yè)、管理效率更高或者更能為企業(yè)創(chuàng)作價(jià)值、更能夠?yàn)閱T工接受的管理方法。
最后，我們還要注意一點(diǎn)，就是采用STAR方法進(jìn)行項(xiàng)目選型的時(shí)候，無論是選擇合作伙伴還是選擇軟件產(chǎn)品，最后都能夠跟當(dāng)事人進(jìn)行會(huì)審。如對帳問題時(shí)財(cái)務(wù)提出來的，不過還涉及到采購部門，則在面試時(shí)，最好采購部門、財(cái)務(wù)部門經(jīng)理都能跟CIO一起，進(jìn)行三堂會(huì)審。因?yàn)橹挥挟?dāng)事人才最有資格評價(jià)合作伙伴給出的解決方案是否可行，能夠起到既定的效果。無論是CIO，還是項(xiàng)目合作伙伴，都不能代替當(dāng)事人做出判斷。
利用STAR方法進(jìn)行合作伙伴及軟件產(chǎn)品的評估，是一個(gè)簡單、實(shí)用的方法，而且其也沒有深厚的理論要求，對于管理經(jīng)驗(yàn)比較少的CIO們，更是比較容易上手。我第一次使用這個(gè)方法的時(shí)候，還比較生硬，有點(diǎn)死搬硬套的感覺;而現(xiàn)在，經(jīng)過三、四次的應(yīng)用后，我已經(jīng)非常嫻熟了，不了解的人，還以為我是管理專家呢。這個(gè)方法，在我招人的時(shí)候，也是屢試不爽，讓我找到了不少優(yōu)秀的幫手。
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