如何落實(shí)IT項(xiàng)目群管理
在信息科技的術(shù)語中，項(xiàng)目群管理(Portfolio management)已經(jīng)是很普遍使用的名詞，而不須要多加解釋了，那么企業(yè)應(yīng)該如何落實(shí)IT項(xiàng)目群管理呢？
友善的項(xiàng)目管理環(huán)境
簡(jiǎn)單地說，I T項(xiàng)目群管理是一個(gè)做項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)排列的方法。但要做好項(xiàng)目排序，必須要做好兩件事：首先，要依照企業(yè)需求的變化，不斷地進(jìn)行項(xiàng)目排序的調(diào)整;其次，要衡量項(xiàng)目是否能達(dá)成預(yù)期的效益。幾個(gè)的副總裁就說：“除非有一個(gè)很強(qiáng)的支持系統(tǒng)配合，否則IT項(xiàng)目群管理將無法運(yùn)作。”
對(duì)他們來說，這個(gè)支持系統(tǒng)是指設(shè)立一個(gè)I T程序設(shè)計(jì)辦公室，負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)、項(xiàng)目管理、項(xiàng)目組合的標(biāo)準(zhǔn)程序管理;以及一個(gè)由相關(guān)部門管理者組成的團(tuán)隊(duì)，專注于協(xié)助各事業(yè)單位在有限的I T產(chǎn)能下創(chuàng)造最大價(jià)值。他們?cè)O(shè)置了一個(gè)由各事業(yè)單位及功能單位代表們組成的管理委員會(huì)，每一個(gè)委員會(huì)成員帶領(lǐng)一個(gè)監(jiān)督小組，為他們所屬的事業(yè)單位或功能單位的IT項(xiàng)目進(jìn)行排序。
這樣的架構(gòu)，使項(xiàng)目群管理所投入的努力獲得成功。越來越多的項(xiàng)目由事業(yè)單位發(fā)起與主導(dǎo)，使得I T部門可以投注更多心力在高價(jià)值的項(xiàng)目上面。如此一來，部份的IT人力也可以從應(yīng)用程序的開發(fā)工作中抽調(diào)出來。
先求有再求好
如果你的公司沒有這些項(xiàng)目群管理的機(jī)制，你該怎么辦呢?Yahoo的CIOLars Rabbe 建議：「先建立一個(gè)簡(jiǎn)單的I T管理架構(gòu);定義出架構(gòu)中最關(guān)鍵性的功能，然后著手為這些功能規(guī)劃簡(jiǎn)單的標(biāo)準(zhǔn)程序�！谷欢鴮�(duì)他而言，最重要的事是成立一個(gè)專責(zé)的辦公室，其工作人員要專注于做好I T項(xiàng)目群管理(包括項(xiàng)目排序及資源安排)，以及建立I T生產(chǎn)的環(huán)境(包括項(xiàng)目排程及預(yù)算管理)。
一旦建立好管理架構(gòu)，I T項(xiàng)目群管理就可展開，其中會(huì)牽涉到一些行政工作。另外要注意不要讓這些行政工作中的新程序及政策把大家弄得受不了。針對(duì)這一點(diǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理也提出有效的做法：規(guī)定提出新項(xiàng)目需求說明時(shí)，要收集成本、風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目效益等信息進(jìn)行評(píng)估;在未完成這項(xiàng)程序前，I T部門不能著手進(jìn)行這項(xiàng)項(xiàng)目。這樣的政策會(huì)讓大家覺得很官僚;所以，必須設(shè)定了一個(gè)項(xiàng)目規(guī)模的門坎，限定規(guī)模大于這個(gè)門坎的項(xiàng)目，一定要完成所有的評(píng)估，而規(guī)模較小的項(xiàng)目則可以彈性處理。
保持事業(yè)單位的'熱情
若已成功地讓各事業(yè)單位的高階主管從全公司的角度來關(guān)注IT投資，則接下來最主要的挑戰(zhàn)就是如何繼續(xù)讓他們保持關(guān)注。過去的經(jīng)驗(yàn)說到：”往往I T管理委員會(huì)成立后，沒多久就解散了;主要原因是大家都感到厭煩了。”
定期開會(huì)是I T需求管理委員會(huì)(由代表最常使用I T服務(wù)的作業(yè)部門及事業(yè)部門的副總裁們組成)能持續(xù)運(yùn)作的關(guān)鍵因素。當(dāng)Kraus在為Intelsat在規(guī)劃IT發(fā)展藍(lán)圖(IT road map)的時(shí)侯，這個(gè)委員會(huì)每個(gè)月開一次會(huì);但會(huì)議中無法對(duì)未議決的事項(xiàng)做成結(jié)論，也無法完成工作的主排程(maste r schedule)，所以將會(huì)議改為每個(gè)月兩次。
由于與會(huì)的副總裁們看到項(xiàng)目順利發(fā)展為他們帶來好處，因此也支持多開會(huì)。而當(dāng)完成I T發(fā)展藍(lán)圖的規(guī)劃后，這個(gè)會(huì)議就改回每個(gè)月召開一次了。
在這個(gè)會(huì)議中會(huì)進(jìn)行新項(xiàng)目的簡(jiǎn)報(bào)、設(shè)定項(xiàng)目組合的開發(fā)順序、討論資源的配置、檢討項(xiàng)目的狀況，以及想辦法解決有問題的項(xiàng)目。專家并未使用正式的項(xiàng)目評(píng)分方法來衡量新的項(xiàng)目，但他正在嘗試將項(xiàng)目的結(jié)案檢討列入委員會(huì)的工作中。
專家提到，有一個(gè)例行的會(huì)議來討論IT項(xiàng)目的開發(fā)順序，有助于改善IT部門及事業(yè)單位的溝通，以及事業(yè)單位與事業(yè)單位之間的溝通。但是也認(rèn)為，他自己仍須繼續(xù)努力于讓I T項(xiàng)目群管理，更切合事業(yè)單位的需求。他說：”讓大家坐在一起同心協(xié)力，唱著同樣的曲調(diào)，以前從來沒有過這個(gè)樣子，但我們做到了。我們須要持續(xù)努力讓大家一起來參與，并借機(jī)會(huì)教育他們。” 來
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