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項(xiàng)目進(jìn)度控制方法
項(xiàng)目管理人員熟練地掌握進(jìn)度控制方法，對(duì)于項(xiàng)目計(jì)劃的執(zhí)行與控制是十分必要的。下面yjbys小編為大家準(zhǔn)備了一些項(xiàng)目進(jìn)度控制的方法，歡迎閱讀。
一、進(jìn)度測(cè)量
要控制一個(gè)項(xiàng)目，就需要知道兩件事，項(xiàng)目應(yīng)在的位置和項(xiàng)目所在的位置。項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃會(huì)告訴我們項(xiàng)目應(yīng)在的位置，我們現(xiàn)在所在的位置可以通過(guò)項(xiàng)目信息系統(tǒng)得到。這個(gè)系統(tǒng)必須為項(xiàng)目的四個(gè)約束條件(P、S、T、C)提供信息[1]。要了解項(xiàng)目的狀態(tài)就必須要了解目前項(xiàng)目花費(fèi)了多少成本、工作是否滿足功能和技術(shù)要求、工作是否按項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度執(zhí)行以及項(xiàng)目的工作范圍是否發(fā)生變化。
科研項(xiàng)目屬于知識(shí)型工作，但知識(shí)型工作的進(jìn)度通常是非線性的，可能是相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)工作只取得了微小的進(jìn)展，然后突然加速，臨近結(jié)尾時(shí)進(jìn)度又緩慢下來(lái)。所以知識(shí)型工作的進(jìn)度的測(cè)量很難。按照切塊原則，每塊任務(wù)的持續(xù)時(shí)間不應(yīng)超過(guò)1～3周，而且這些切塊必須要有明確的結(jié)束標(biāo)志。對(duì)于軟件或工程設(shè)計(jì)來(lái)說(shuō)，結(jié)束的標(biāo)志是這項(xiàng)設(shè)計(jì)已經(jīng)被同事們分析過(guò)了，大家一致認(rèn)為滿足設(shè)計(jì)要求。如果任務(wù)是進(jìn)行一次測(cè)試，結(jié)束標(biāo)志就是那些能表明相關(guān)技術(shù)與功能的測(cè)試數(shù)據(jù)是否達(dá)到指標(biāo)始數(shù)據(jù)要求。
項(xiàng)目進(jìn)度測(cè)量真正的困難是確定P、S是否正確，如果這些不能確定，就無(wú)法知道自己計(jì)劃進(jìn)展如何。我們必須了解自己進(jìn)行這種測(cè)量的能力限度。例如：建一堵墻，誤差可以限定在±5%以內(nèi);如果是知識(shí)型工作誤差可能達(dá)到±20%～±25%;如果是包含大量研究工作的項(xiàng)目誤差可能存在更多。我們必須了解沒(méi)有明確標(biāo)準(zhǔn)的工作或抽象的工作會(huì)存在很大的誤差[2]。
(一)用掙值分析法跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度
掙值系統(tǒng)被項(xiàng)目管理者作為一種測(cè)量進(jìn)度的方法，而且被認(rèn)為是最好的方法。掙值分析法是通過(guò)對(duì)三方面的測(cè)量說(shuō)明一個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)行狀態(tài)[3]。這些測(cè)量指標(biāo)分別是：應(yīng)該做什么，即計(jì)劃價(jià)值(PV);已經(jīng)做了什么，即掙值(EV);投入的經(jīng)歷和成本(AC)。
進(jìn)度偏差(SV)=EV�CPV;
成本偏差(CV)=EV�CAC;
預(yù)算偏差(BV)=PV�CAC。
跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度的頻率應(yīng)該與總的工作時(shí)間成正比。所以計(jì)劃要花一周時(shí)間完成的任務(wù)就需要每天檢查進(jìn)度，要求每個(gè)工作人員檢查自己的進(jìn)度，并要報(bào)告是否偏離了目標(biāo)。
(二)進(jìn)度的跟蹤策略
我們使用如下策略跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)度：
一是用圖形法跟蹤進(jìn)度并預(yù)測(cè)趨勢(shì);二是用表格法跟蹤進(jìn)度;三是使用控制圖跟蹤進(jìn)度。
跟蹤進(jìn)度的準(zhǔn)則是：對(duì)項(xiàng)目跟蹤是想最大程地的保留實(shí)際數(shù)據(jù)，也是為了控制項(xiàng)目按照計(jì)劃進(jìn)行。人們?cè)诟欉M(jìn)度時(shí)常會(huì)犯兩種錯(cuò)誤：一種是每周做一次記錄，我們應(yīng)該記錄在最近一刻鐘所做的事，然后在周一的早上提交報(bào)告。因?yàn)槿藗兒茈y記住一周前的事，所以那樣是非常不準(zhǔn)確的。合理的辦法是每天都做記錄，記錄的時(shí)間間隔以半小時(shí)為宜，書(shū)寫(xiě)每條記錄的時(shí)間不應(yīng)超過(guò)15秒;第二個(gè)錯(cuò)誤是不記錄無(wú)報(bào)酬的加班時(shí)間，有的組織只讓拿月薪的員工報(bào)告每周40小時(shí)的工時(shí)。對(duì)項(xiàng)目而言你需要準(zhǔn)確地了解有多少時(shí)間花在一項(xiàng)任務(wù)上，以使你的數(shù)據(jù)庫(kù)能真實(shí)的反映所用時(shí)間，這樣才能對(duì)未來(lái)進(jìn)行估算。
二、偏差處理
在跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)，必須隨時(shí)思考三個(gè)問(wèn)題：
一是項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度;二是什么原因?qū)е聦?shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度的偏差;三是應(yīng)該采取什么措施糾正偏差。
對(duì)于第一個(gè)問(wèn)題我們可以從信息系統(tǒng)中得到統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，這個(gè)數(shù)據(jù)基本上是準(zhǔn)確的。然而對(duì)于第二個(gè)問(wèn)題，顯然是不清楚，導(dǎo)致偏差的原因是什么?可能是個(gè)人的效率不高，也可能是原來(lái)的估計(jì)錯(cuò)誤。我們應(yīng)該調(diào)查是不是大部分人都無(wú)法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，如果是，說(shuō)明我們?cè)瓉?lái)的估計(jì)太樂(lè)觀了。但是總有人比別的人做得更快，因此要想知道項(xiàng)目什么時(shí)間可以結(jié)束，就必須對(duì)執(zhí)行任務(wù)的人或集體進(jìn)行評(píng)估。
分析偏差時(shí)需要經(jīng)常用到四重約束關(guān)系公式[4]：
C=f(P，T，S)。
如果你試圖回到原計(jì)劃軌道上來(lái)，你可以提高成本(增加資源)、縮減范圍或者降低質(zhì)量要求。所有這些，都可以視為對(duì)原計(jì)劃的修改。如果是縮減范圍或降低質(zhì)量，基本上是不能被接受的，所以除了修改計(jì)劃之外別無(wú)選擇。如果能增加資源而不超出預(yù)算，也許能保持原計(jì)劃不變。
當(dāng)出現(xiàn)偏差時(shí)只有四種處理方法可以選擇：忽略偏差、采取糾正措施使項(xiàng)目回到原來(lái)的目標(biāo)上來(lái)、修改計(jì)劃以及完全取消項(xiàng)目。
三、項(xiàng)目變更控制
導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度落后和費(fèi)用超支的主要原因之一，就是范圍的蔓延。項(xiàng)目干系人只要求“一點(diǎn)點(diǎn)”改變，這些改變并不十分重要，所以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一般會(huì)接受。但是一點(diǎn)點(diǎn)的改變可以積累成很大的變更，最終導(dǎo)致項(xiàng)目范圍大大超出原來(lái)的計(jì)劃。為了保護(hù)項(xiàng)目，必須對(duì)項(xiàng)目的變更進(jìn)行控制。
這種控制要通過(guò)正式的項(xiàng)目變更批準(zhǔn)程序進(jìn)行。當(dāng)項(xiàng)目干系人要求變更時(shí)，要先讓他了解變更對(duì)項(xiàng)目的影響，并說(shuō)明它將如何影響進(jìn)度、費(fèi)用、性能。并詢問(wèn)是否接受這些影響，如果愿意，項(xiàng)目才能進(jìn)入正式的變更批準(zhǔn)程序。
四、項(xiàng)目總結(jié)
項(xiàng)目總結(jié)有三種：狀態(tài)總結(jié)、設(shè)計(jì)總結(jié)、過(guò)程總結(jié)。每一種都有不同的用途。狀態(tài)總結(jié)主要是檢查P、C、S、T目標(biāo)是否達(dá)成，我們是否遵照了預(yù)定時(shí)間安排和預(yù)定預(yù)算安排，項(xiàng)目范圍是否正確，質(zhì)量要求是否良好;僅當(dāng)項(xiàng)目中有設(shè)計(jì)的工作時(shí)，才需要進(jìn)行設(shè)計(jì)檢查，如產(chǎn)品、服務(wù)或軟件設(shè)計(jì)。在設(shè)計(jì)檢查中確認(rèn)：是否滿足說(shuō)明書(shū)范圍要求;是否是用戶容易掌握和使用的;我們是否能生產(chǎn)出來(lái)。過(guò)程總結(jié)的重點(diǎn)是我們是怎么樣完成工作的，這就存在兩個(gè)問(wèn)題：什么是我們做的比較好的;什么是我們需要改進(jìn)的。這通常也稱為經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)。
(一)狀態(tài)總結(jié)
在狀態(tài)總結(jié)中，經(jīng)常會(huì)評(píng)估項(xiàng)目，評(píng)估重點(diǎn)是項(xiàng)目進(jìn)行中的軟硬件。并嘗試證實(shí)預(yù)期的最終結(jié)果是否能達(dá)成、收回投資的目標(biāo)是否能實(shí)現(xiàn)以及產(chǎn)品能否生產(chǎn)出來(lái)等。
定期進(jìn)行項(xiàng)目狀態(tài)總結(jié)的目的：
一是改進(jìn)項(xiàng)目工作狀況及項(xiàng)目管理狀況;二是確保項(xiàng)目工作質(zhì)量相對(duì)于進(jìn)度及費(fèi)用不是處于次要地位;三是及早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題以便能夠技術(shù)處理;四是查明其他項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)用不同方式管理的方面;五是使發(fā)起人隨時(shí)了解項(xiàng)目情況。
(二)過(guò)程總結(jié)
過(guò)程總結(jié)的目的是為了提高團(tuán)隊(duì)的工作效率，是為了吸取經(jīng)驗(yàn)，做得不足的地方以后可以避免，做得好的可以繼續(xù)發(fā)揚(yáng)。這并不是一種譴責(zé)懲罰行為，如果用一種懲罰性的方法去做，會(huì)讓大家把錯(cuò)誤隱藏起來(lái)，必然影響項(xiàng)目的結(jié)果，理解這一點(diǎn)非常重要。任何一個(gè)團(tuán)隊(duì)開(kāi)展工作都必須包含團(tuán)隊(duì)的過(guò)程總結(jié)。其中，最重要的一點(diǎn)就是會(huì)議，沒(méi)有階段性會(huì)議項(xiàng)目就不可能成功。
經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)的重點(diǎn)是“過(guò)程”。意思是這項(xiàng)工作怎么做的，以及工作方式能不能改進(jìn)。在進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)中有一些誤區(qū)和陷阱。以下是使總結(jié)更有效的幾點(diǎn)建議。首先，當(dāng)你剛開(kāi)始做這些審查的時(shí)候，必須教給人們?nèi)绾伪磉_(dá)他們的意見(jiàn)，以便建立團(tuán)隊(duì)信任。意見(jiàn)表述的越明確越客觀越好。第一個(gè)原則就是用人們可以直觀感受到的表述，如看、聽(tīng)和感覺(jué)的;第二個(gè)原則是用客觀的措辭來(lái)表達(dá)你的意見(jiàn)，避免有可能讓人誤解為是在攻擊他們的措辭。
五、進(jìn)度總結(jié)報(bào)告
進(jìn)度總結(jié)報(bào)告至少應(yīng)包含以下幾點(diǎn)內(nèi)容：
一是目前項(xiàng)目狀況：最好用掙值分析系統(tǒng)來(lái)展示;二是未來(lái)狀態(tài)：這是對(duì)項(xiàng)目未來(lái)可能發(fā)生事情的預(yù)測(cè);三是關(guān)鍵任務(wù)的狀況：特別是關(guān)鍵路徑上的重點(diǎn)工作要報(bào)告;四是風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：每一個(gè)會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目失敗潛在風(fēng)險(xiǎn)或其他的可能性是否已確認(rèn);五是總結(jié)制約因素：有什么因素限制了這次總結(jié)的有效性、有什么問(wèn)題有假設(shè)、有沒(méi)有數(shù)據(jù)丟失/可疑或被修改的、在總結(jié)提供數(shù)據(jù)時(shí)，是否有人不合作。
當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目總結(jié)完畢，應(yīng)該和其他團(tuán)隊(duì)分享經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)結(jié)果，這樣其他團(tuán)隊(duì)可以避免再犯同樣的錯(cuò)誤，同時(shí)也可以借鑒到好的經(jīng)驗(yàn)。
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