職業(yè)經(jīng)理人的時間管理的方法
時間管理是指通過事先規(guī)劃和運(yùn)用一定的技巧、方法與工具實(shí)現(xiàn)對時間的靈活以及有效運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)個人或組織的既定目標(biāo)，EMBA、MBA等主流商業(yè)管理教育均將時間管理能力作為一項(xiàng)對企業(yè)管理者的基本要求涵括在內(nèi)。
管理學(xué)大師彼得·德魯克曾說過:“不能管理時間，便什么也不能管理”，“時間管理”對任何一個人來說都是十分重要的，“一寸光陰一寸金”正是反映了時間的可貴。如果說一個人的時間管理涉及個人的成敗的話，那么，管理者的時間管理除了個人的成敗，更關(guān)系到組織的成敗。領(lǐng)導(dǎo)時間管理就是保證在有限的時間里做他應(yīng)做的事情，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的高效能。
一、現(xiàn)代管理者的時間觀
(一)時間是什么
時間，它異常獨(dú)特而又寶貴。它不以人的主觀意志為轉(zhuǎn)移而客觀地存在。它不問富貴貧賤、或官或民、男女老少，最公平地分配給每人一天24小時。它看不見，摸不著，既不能貯存，也不能提前使用。如果“今天”無所事事地過去了，那么就將永遠(yuǎn)失去了它。時間是永恒的，因而是最長的;但任何人也不具有做完一生所有工作的時間，所以時間又是最短的。物理學(xué)上的時間是無伸縮性的，但生活中的時間卻有伸縮性;它對于勤奮者是快的，而對于懶惰者卻是慢的。時間的供給是有限的，但它的利用卻又是無限的。對于子孫后代來說，時間將一切沒有價值的東西吞沒在忘卻的長河之中，但卻永遠(yuǎn)地保存了那些偉大的一切。
古往今來，世界上大凡有成就的人都有著不同凡響的時間觀。歌德說:“我的產(chǎn)業(yè)這樣美，這樣廣，這樣寬，時間是我的財產(chǎn)，我的田地是時間。”別林斯基大聲疾呼:“在所有的批判家中，最偉大、最正確、最天才的是時間，”富蘭克林的千古名言是:“時間就是生命”。郭沫若直到晚年還諄諄叮囑:“時間就是速度，時間就是力量。”因而，他們大多惜時如金，“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，就是他們的時間觀。魯迅說:“時間就像海綿里的水，只要愿擠，總是有的”。他常把別人喝咖啡的時間也用于工作;愛迪生在隆重的婚禮儀式上因突然想起解決自動電報的辦法，竟撇下新娘和賓客直奔實(shí)驗(yàn)室;福樓拜經(jīng)常徹夜不眠，致使塞納河上的漁夫和輪船船長們均習(xí)慣地把那徹夜通明的窗口作為前進(jìn)的燈塔;陳景潤在走路時仍潛心思考數(shù)學(xué)問題，竟一頭撞在樹上……
但是，在過去的年代里，世界上真正具有強(qiáng)烈時間觀的人畢竟是極少數(shù)。特別是經(jīng)歷了幾千年漫長封建社會的中國，長期受小生產(chǎn)的影響，大多數(shù)人習(xí)慣于“日出而作，日入而息”。這樣毫無時間觀念的慢節(jié)奏的生活方式滲透到人們?nèi)粘Ｉ畹母鱾�方面:“您慢慢走”，“您慢慢講”，“您慢慢來”……這種以慢為禮的陳腐觀念不知浪費(fèi)了多少寶貴的時間。
(二)現(xiàn)代管理者的時間觀
世界正處在一個社會大變革的偉大時代，隨著新技術(shù)革命的興起，人們不斷地變革著自己舊的生活方式，也不可避免地變革著舊的時間觀念。越來越多的人從自己的切身感受中認(rèn)識了時間的價值。作為新時代的管理者，在時間觀上要率先來個根本變革。這決不是個人意志的產(chǎn)物，而是經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的必然。管理者時間觀念變革的最主要內(nèi)容是對時間價值觀的變革。有的管理者日復(fù)一日，年復(fù)一年地白白浪費(fèi)時間而毫不可惜，其原因是不懂得時間的價值，不了解時間是人類最寶貴的財富。馬克思曾指出過，無論個人，無論社會，其發(fā)展需要和社會的全面性，都是由節(jié)約時間來決定的，一切節(jié)約歸根到底都?xì)w結(jié)為時間的節(jié)省，時間便是能力發(fā)展的地盤。所謂“時間就是金錢”講的正是這個道理。特別是在現(xiàn)代化建設(shè)突飛猛進(jìn)向前發(fā)展，世界新技術(shù)革命日新月異的年代，時間顯得尤其重要。目前，“時間就是金錢，效率就是生命”已成為家喻戶曉的名言。而效率的高低，又是和時間的節(jié)省分不開的。爭取了時間，就能創(chuàng)造更多的價值，獲得更高的效益。因此，講求效率，實(shí)際上是人們對時間更加重視的反映。不講究時間和效率的社會，只能是暮氣沉沉的社會。消沉、怠惰、貪閑，會使一個民族退化甚至消亡!因此，珍惜時間應(yīng)該成為現(xiàn)代管理者必需具備的高度價值觀的重要標(biāo)記。
其次，是現(xiàn)代管理者時間運(yùn)籌觀念的變革。在現(xiàn)代社會，人們不僅要在總體上正確認(rèn)識時間的巨大價值，從而十分珍惜和充分利用時間，而且要在日常工作和生活中科學(xué)地安排和分配時間，以期在一定的時間內(nèi)取得最大的工作效率。因此，如何運(yùn)籌時間，是一門科學(xué)，也是一門技術(shù)。時間雖然來無形，去無蹤，但它是可以被精確測定的。人們雖然不能創(chuàng)造時間，但可以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)相對地延長可以利用的時間。眾所周知，一個人在一生中的不同時期，甚至在一天的不同時刻，其價值是大不相同而且因人而異的。因此，在一個人的青年時期、中年時期、老年時期各適合做什么工作，以至一天之中的早晨、上午、下午、晚上各適合做什么工作，都應(yīng)該統(tǒng)籌安排，揚(yáng)長避短，以發(fā)揮最大的時效。同樣，凡事都有個輕重緩急，在特定的時間里，必須首先解決最重要、最緊迫的事情，同時安排一定時間兼顧其他工作，才能把事情辦好。如果胡子眉毛一把抓，頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，或者在時間分配上搞平均主義，任何工作都安排同樣多的時間，就會變成時間的奴隸。所以，現(xiàn)代職業(yè)管理者要具備科學(xué)地運(yùn)用時間的本領(lǐng)，要成為時間的主人。
再次，是現(xiàn)代管理者時間應(yīng)變觀念的變革。世界上的萬事萬物都是隨著時間的變化而不斷發(fā)展變化的。目前，我們正處在一個瞬息萬變的
時空環(huán)境之中，競爭和價值規(guī)律是提高經(jīng)濟(jì)效率的兩根杠桿。商品經(jīng)濟(jì)就要競爭，有競爭就有優(yōu)勝與劣汰。當(dāng)前國內(nèi)市場變化的突出特點(diǎn)是“快”。人們都會經(jīng)受一個嚴(yán)竣的考驗(yàn):能否經(jīng)受“快”的挑戰(zhàn)，適應(yīng)“快”的節(jié)奏。過去那種以慢為禮，以不變應(yīng)萬變的“老黃歷”，再也行不通了，必須代之以與時俱進(jìn)，與時同步，而且要面向未來，把現(xiàn)時的行動與將來可能發(fā)生的結(jié)果聯(lián)系在一起。如果只顧眼前而不顧未來，必將在未來的現(xiàn)實(shí)中受到懲罰。所以，現(xiàn)代管理者必須樹立與時俱進(jìn)、爭分奪秒、面向未來的時間應(yīng)變觀。
(三)職業(yè)管理者的時間感
雖然時間對于每個人的贈予都是公平的，但職業(yè)管理者對時間的感覺并不相同。人們常常把文化、修養(yǎng)從自己的性格、特點(diǎn)、生活態(tài)度投影于時間感上，職業(yè)管理者的時間感如何，可以大體評價他的工作效率如何，以此來評價他是不是有效的職業(yè)管理者。
1.時間感與成就欲
時間感，就是人們對時間的各種感覺，或快或慢，或白天或黑夜。成就欲，就是人們想獲取成就的欲望，它驅(qū)使人們獲取某種成就，經(jīng)過百折不回地努力，克服重重障礙，達(dá)到目的。成就欲的滿足，不僅在于獲得成就后所享受的物質(zhì)上和精神上的滿足，而且在于為取得成就而奮斗的整個過程中，特別是對于那些前人還沒有取得成就的整個過程的滿足。
職業(yè)管理者必須有較高的成就欲。這樣，他才會制定出一個高標(biāo)準(zhǔn)，努力去做不易做成而又值得做的事情。為了他的目標(biāo)，可以辛勤努力地工作，不怕困難，敢于冒險。調(diào)查表明，有效的職業(yè)管理者都具有較高的成就欲。時間感與成就欲密切相關(guān)。成就欲高的人，把時間看作是行動、方向與價值，傾向于使用“開朗、尖銳、活潑、緊張、迅速”等詞來形容時間，對時間的經(jīng)過比較擔(dān)心，一般地把過去的事件回憶得與現(xiàn)在更接近些，常常把經(jīng)歷的時間判斷得比較準(zhǔn)確或稍為長久。總之，成就欲望強(qiáng)烈的人能引起很強(qiáng)的時間觀念，從而產(chǎn)生對時間管理的行為，進(jìn)而達(dá)到時間管理的目的，以爭取在有限的時間內(nèi)在事業(yè)上取得更大的成就。因此，職業(yè)管理者應(yīng)具備成就欲高的時間感而不應(yīng)相反。
2.時間感與果斷性
果斷性，是指人們決定問題、辦事情干脆利索。這是任何一個職業(yè)管理者都必須具備的素質(zhì)。在現(xiàn)實(shí)生活中，一些職業(yè)管理者對問題“踢皮球”，一拖再拖，一直拖到不能解決為止。他們往往把時間看做是“平靜的海洋”，而不是“逃跑中的賊”，“飛行中的鳥”，致使問題成
堆，遇事猶猶豫豫，該拍板的不拍板，不必要地花費(fèi)大量時間，給工作帶來嚴(yán)重?fù)p失。這都是由于職業(yè)管理者缺乏果斷性所造成的后果。
《有效的經(jīng)營者》一書的作者杜拉克曾十分確切地指出:“做事要有效果，這是職業(yè)管理者的任務(wù)。”其實(shí)，也是每一個人的任務(wù)。那么，是不是每一個人做事都會有效果呢?答案不都是肯定的。有的人信奉只要做了事就行，結(jié)果是忙忙碌碌，效果不大。杜拉克指出，做事具有高度效果的人，不一定是所謂聰明的人，也不一定是有豐富知識的人。換一句話說，辦事的高效率不一定與一個人的聰明才智劃等號。那么，如何
才能有效呢?他指出:有效性是可以學(xué)習(xí)的。工作的效率可以從學(xué)習(xí)中得來，其思想是把辦事講求效率當(dāng)作一種日常要求和習(xí)慣，其方法就是講究時間運(yùn)籌，那么，你的工作效率就會與日俱增。
(四)管理者應(yīng)當(dāng)講求時效
“太忙了!”這幾乎是每個管理者的口頭禪。人們常用“日理萬機(jī)”一詞來形容管理者的工作。很多管理者確是如此，工作一項(xiàng)接著一項(xiàng)，日程表排得滿滿的，然而仍然是時間不夠用。有人給一位經(jīng)理一天的工作狀況繪制出下列一張“圖畫”:
早晨6:30起床，刷牙，洗臉，吃早飯，尚未吃完，門鈴響了，夫人開門，進(jìn)來的是經(jīng)理的直接下屬后勤科長，科長說有很緊急的情況匯報
，不得不堵著家門來找經(jīng)理。和科長一談就是15分鐘，兩人都站在門廳里，既沒有坐下，更沒有喝茶。談完之后，經(jīng)理一看手表，已經(jīng)過了上班時間。咚、咚、咚地跑下樓，騎車去辦公室，到達(dá)辦公室已經(jīng)遲到24分鐘。辦公室已有秘書在等候，他遞過來一疊傳閱文件和需要經(jīng)理簽字的材料。文件尚未看完，辦公室主任進(jìn)來，說今天上午有個會議需要經(jīng)理出席，其中第二個會議在市政府辦公室召開，需要坐車前往。經(jīng)理聽清了會議的時間、地點(diǎn)，點(diǎn)頭表示已經(jīng)清楚，埋頭接著又去閱讀傳閱文件。文件剛一看完，第一個會議開會的時間已到。副經(jīng)理在一旁催促，
說出席會議的人員已經(jīng)到齊，等候他去主持。匆忙前往會議室，經(jīng)理已記不清主持會議的開場白是如何說的。好在這個會議不需要他去動腦筋決策什么問題，只不過是一個一般性的會議，主要有副經(jīng)理講話。第一個會議結(jié)束，離坐車去開第二個會議還有25分鐘空隙，經(jīng)理本想去辦公室看一看頭天報紙中的新聞，松弛一下腦子，可是一到辦公室，卻有兩位下屬科長在等候向他請示工作。尚未談完，辦公室主任又在催促，說需要乘車出發(fā)了。于是經(jīng)理與兩位科長一同走向樓下的車庫，邊走邊談。開完第二個會已是中午11 ：50，回到家里已是12：30，夫人已經(jīng)將飯準(zhǔn)備好，吃完飯準(zhǔn)備稍微休息一會兒，可是電話鈴又響了，辦公室主任說下午市政府的副市長要來檢查工作，經(jīng)理需要匯報、作陪，特別請經(jīng)理下午提前半小時上班，幾位正副經(jīng)理共同商量一下匯報提綱和準(zhǔn)備有關(guān)材料……
這就是一位現(xiàn)代管理者的“日理萬機(jī)”圖。這并不是某位個別人的寫照，而是很多管理者的共同情況。我們可以用“時間危機(jī)”這個現(xiàn)代術(shù)語來概括管理者的這種狀況。時間，對于負(fù)著重要責(zé)任的管理者來說，真是太重要了，管理者的任何決策、計劃、組織、控制、監(jiān)督、業(yè)務(wù)考核都需要時間。因此，時間是領(lǐng)導(dǎo)的寶貴財富。然而“時間危機(jī)”卻幾乎困惑著每一個管理者。
“時間危機(jī)”并非是管理者的天然伴侶，所謂“忙”，僅僅是思想方法和工作方法問題。日本有句諺語，叫做“急事得求忙人辦”。這就是說，身負(fù)繁重工作的人反而擁有辦事的時間。這是因?yàn)椋欠裾娴拿�，主要看你是否會科學(xué)地支配時間。一些工作繁重的人，精于安排，巧于計劃，卻能夠?qū)⒐ぷ髯龅镁袟l。相反，一些工作任務(wù)不重的人，不會憐惜和節(jié)約時間。不少領(lǐng)導(dǎo)同志，在錯誤的思想方法和工作方法的指導(dǎo)下，常常出現(xiàn)“時間危機(jī)”。
解決管理者時間危機(jī)的根本出路就在于確定正確的運(yùn)籌時間的思想方法和工作方法，在于講求提高時間的使用效率，即時效。所謂時效，是指在單位時間里所做的工作量的大小。提高時效就是指提高在單位時間里所做的工作量。講求實(shí)效和提高時效，對于管理者來說具有重要意義。它不僅可以把管理者從日常工作中的 “時間危機(jī)”中解脫出來，而且還可以使管理者有閑暇時間，多思考工作，在科學(xué)決策上多下功夫，還可以使管理者在工作中創(chuàng)新，從而開拓新局面。“時間就是金錢，效率就是生命”，這應(yīng)該成為管理者的座右銘。
二、管理者時間運(yùn)籌原則和方法
時間管理，簡單說來，是指職業(yè)管理者對時間的管理。具體地說，就是職業(yè)管理者為提高時間的利用率和有效性，運(yùn)用科學(xué)的方法和技巧，對時間的消耗進(jìn)行計劃、實(shí)施、檢查、評價、反饋等程序進(jìn)行的一系列的控制活動過程。
職業(yè)管理者在時間管理中，要控制時間管理的程序。首先，要確定目標(biāo)，制定計劃，分配每次活動需用的時間;其次，實(shí)施計劃，執(zhí)行計劃中要有一系列的方法和措施來保障;第三，對計劃執(zhí)行情況進(jìn)行分析檢查;第四，評價對時間的分配利用是否科學(xué)，并在此基礎(chǔ)上，對不合理的部分予以調(diào)節(jié);第五，將整個時間計劃的實(shí)施、調(diào)查、調(diào)節(jié)情況及時反饋，以便重新確定目標(biāo)，做出符合實(shí)際需要的時間計劃。
時間管理是管理活動的重要內(nèi)容。職業(yè)管理者的一切活動都要耗費(fèi)時間，而時間是有限的，如何把有限的時間用到必要的工作上，這是任何職業(yè)管理者都不容忽視的問題。
職業(yè)管理者時間管理素質(zhì)是管理時間的基礎(chǔ)。職業(yè)管理者要樹立時間觀念、時間成本效益觀念和時機(jī)觀念;要不斷增強(qiáng)和完善自我控制能力，抓主要矛盾的能力，擺脫纏繞的能力;要熟練掌握和運(yùn)用高效率工作的技巧，靈活運(yùn)用時間的技巧，協(xié)調(diào)指揮的技巧;要科學(xué)地運(yùn)用時間管理方法，諸如ABC時間管理法、系統(tǒng)時間管理法、運(yùn)籌時間管理法、時間管理統(tǒng)計法、目標(biāo)法和信息法等等。
職業(yè)管理者時間管理的基本內(nèi)容是:工作時間管理和閑暇時間管理。前者是指日常工作時間管理、會議時間管理、電話時間管理、訪客時間管理、公文時間管理、信件時間管理。后者包括起居時間管理、吃飯時間管理、社交時間管理和娛樂時間管理。
總之，時間管理是圍繞如何提高職業(yè)管理者工作、生活效率為中心而進(jìn)行的。其具體的內(nèi)容、管理方法將在后面詳細(xì)介紹，這里不再贅述。
(一)職業(yè)管理者的時間分類
從總量上講，職業(yè)管理者的時間同其他人一樣，都是一個常數(shù)，如1天等于24小時，但在管理活動中每個職業(yè)管理者用于工作的時間長短是不同的，各自具有自己的特點(diǎn)。
1.按職業(yè)管理者的時間效率，可分為有效時間和無效時間
有效時間，是指為促進(jìn)既定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的活動所用的時間，包括必要的工作時間和閑暇時間;無效時間，是指阻礙既定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)或與既定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)無關(guān)的活動所占用的時間，包括不必要的工作時間和閑暇時間。
把職業(yè)經(jīng)理人的時間分為有效時間和無效時間，對于有效地利用時間有著重要的意義。通過記錄自己的時間，集中自己的時間，管理自己的時間，從而可以評價職業(yè)經(jīng)理人時間的有效率和無效率。
職業(yè)經(jīng)理人的時間有效率越高，說明時間利用得越好;有效率越低，說明職業(yè)管理者的時間利用得越差。時間無效率則恰恰相反。
2.按可控性劃分，職業(yè)管理者的時間可分為可控時間和不可控時間
可控時間，是指職業(yè)經(jīng)理人在自己權(quán)限內(nèi)可以自由支配的時間，如公司經(jīng)理對于公司內(nèi)部可以安排的工作會議、閱讀文件、接待計劃內(nèi)來訪等所用的時間，都屬于可控時間;不可控時間，是指職業(yè)管理者受職權(quán)的限制，而不能自由支配的時間，如參加上級召開的會議的時間，計劃外接待訪客時間，突然性的工作時間及接電話時間等。
從一些發(fā)達(dá)國家的情況來看，職業(yè)管理者的不可控時間大于可控時間。管理職務(wù)越高這種現(xiàn)象越明顯，也就是職業(yè)管理者的職務(wù)越高，其可控時間越少，不可控時間越多。
把職業(yè)管理者的時間分為可控時間與不可控時間的目的，在于盡量把不可控時間變?yōu)榭煽貢r間，高效率地花費(fèi)可控時間，這也是鑒別職業(yè)經(jīng)理人能力大小的重要標(biāo)志之一。
3.按職業(yè)經(jīng)理人的時間的性質(zhì)可分為工作性時間和閑暇性時間
工作性時間就是職業(yè)經(jīng)理人從事工作的時間。在我國一般實(shí)行的是8小時工作日，包括管理性工作時間和作業(yè)性工作時間。8小時以外的時間稱為閑暇性時間，包括滿足生理需要時間和滿足心理需要時間。
人的需要是多層次的。按照馬斯洛需要層次論的觀點(diǎn)，人的需要可分為五個層次，即:生理需要(如吃飯、居住、婚姻、疾病的治療等)、安全需要(如人身安全、環(huán)境安全、經(jīng)濟(jì)安全等)、社交需要(如友誼、情感、歸屬等)、心理需要(如自尊、尊重、權(quán)威、地位……)、自我成就的需要(如勝任感、成就感……)。以上五種需要層次是由低級到高級逐級上升的。
人們的需要并非永遠(yuǎn)固定在某一需要層次上，而是因人而異的。即使是同一個人，在不同時期也有著不同的需要層次。據(jù)國外推測:1972年美國有20%的人，其需要處于第一、二層次，他們對于勞動報酬表示關(guān)心;大約80%的人的需要處于第三層次;只有不到1%的人，其強(qiáng)烈需要處于第四、五層次。
美國心理學(xué)家戴維斯在美國曾作過調(diào)查,結(jié)果表明:隨著社會的發(fā)展和生產(chǎn)力的提高，人們對精神需要所占的比例將越來越大。
了解需要層次理論，對職業(yè)管理者的時間管理是非常必要的。職業(yè)管理者要根據(jù)人的不同時期的需要層次合理安排時間，以取得事業(yè)上的更大成就。
(二)利用時間是一個極其高級的能力
雖然時間的運(yùn)籌和管理是一個十分復(fù)雜的，涉及到現(xiàn)代科學(xué)的許多領(lǐng)域，是由許多因素決定的問題，沒有也不可能有一個固定的管理模式
，但是時間的運(yùn)籌管理也和其他事物一樣，有其自身的客觀規(guī)律，而時間運(yùn)籌管理的基本原則就是對這種客觀規(guī)律的分析和總結(jié)，認(rèn)真研究和掌握這些基本原則，將對管理好時間有一定的指導(dǎo)意義。
1.目標(biāo)原則
目標(biāo)是時間運(yùn)籌管理的基礎(chǔ)，目標(biāo)原則是時間運(yùn)籌管理的基本原則。貫徹目標(biāo)原則，要做到以下幾點(diǎn):
A.用目標(biāo)來限制時間的使用
有目的的使用時間和無目的的使用時間，其結(jié)果有著天壤之別。從經(jīng)濟(jì)管理的角度講，確定國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)，用目標(biāo)控制整個經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度和規(guī)模，就能使我們一步一步地實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)，并不斷去追求新的目標(biāo)。從而激發(fā)我們不斷超越現(xiàn)狀，這樣整體的時間運(yùn)籌管理能力也
會隨之提高。
B.正確選擇目標(biāo)
在經(jīng)濟(jì)管理中，要把握好時間這個要素，選好目標(biāo)是關(guān)鍵。目標(biāo)是期望達(dá)到的成就或結(jié)果，是管理行動的歸宿。每個國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，都有自己具體的工作和預(yù)期的目的和結(jié)果。這些要做的工作和要達(dá)到的目的就是目標(biāo)。目標(biāo)的確定是一個復(fù)雜的決策過程，以制定經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)為例，既要了解社會發(fā)展需要，國家經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)狀況，又要了解未來發(fā)展趨勢，影響因素等，也就是說，選擇目標(biāo)要有一定的依據(jù)，要對各種不同方案進(jìn)行反復(fù)分析、比較、篩選，來確定最佳方案。
C.循序漸進(jìn)，逐步實(shí)現(xiàn)
在選定目標(biāo)后，應(yīng)貫徹階梯原則，也就是把目標(biāo)分解為若干層次，循序漸進(jìn)，逐步實(shí)現(xiàn)。因此，首先應(yīng)設(shè)立總體目標(biāo)，并把整個過程當(dāng)作一個系統(tǒng)看待，同時每一個階段性的目標(biāo)應(yīng)成為總體目標(biāo)的有機(jī)組成部分;其次，要了解每一階段性目標(biāo)之間的內(nèi)在聯(lián)系;第三要使每一階段的條件、環(huán)境、能力與這一階段的目標(biāo)層次相對應(yīng)。
2.效率和效果原則
在有限的時間里，要完成更多的工作就必須講求效率，而效果是指由各種行為產(chǎn)生的有效結(jié)果，因此效率和效果原則也是時間運(yùn)籌管理的基本原則�！⌒适莿趧映晒c勞動量的比率，也可以說，是單位時間內(nèi)完成的工作量的大小。在社會發(fā)展過程中，無論是科學(xué)技術(shù)的發(fā)明創(chuàng)造，還是管理科學(xué)的研究，無一不是致力于提高效率。“效率就是生命”已被人們所承認(rèn)。對于國家來說效率不僅關(guān)系到經(jīng)濟(jì)發(fā)展，而且可以說是個政治問題，落后就要被動、挨打。我們要建設(shè)有中國特色的社會主義，就是要用更快的速度發(fā)展經(jīng)濟(jì)，要盡快趕上世界發(fā)展的步伐。對企業(yè)來說，誰的效率高，經(jīng)濟(jì)效益好，誰的生命力就旺盛，誰的效率低，誰就要虧損以至倒閉。我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)管理應(yīng)該學(xué)會向效率要
時間。
與此同時，我們也應(yīng)注意到效率所產(chǎn)生的結(jié)果，否則，會出現(xiàn)效率越高，效果越差的情況。比如一個企業(yè)不顧市場情況，盲目生產(chǎn)滯銷產(chǎn)品，那么效率越高，產(chǎn)品積壓越大，效果就越差。因此只講效率而不講效果，會因無法達(dá)到目標(biāo)而導(dǎo)致嚴(yán)重的浪費(fèi)。“效率是‘用正確的方法做事’，而效果是‘做正確的事’”。管理學(xué)家德魯克的這句名言說明了這個道理。檢驗(yàn)時間利用的好壞，不是光看“做了多少事”，更重要的是看“做了多少有效的事”。
3.辯證原則
在高速度和高效率的時代，必須要牢記效率與速度的辯證法。辯證原則是管理和運(yùn)籌時間的一個極其重要的原則。
從辯證的觀點(diǎn)來看，運(yùn)動表現(xiàn)于它的反面，即表現(xiàn)在靜止中。正確的時間運(yùn)籌管理，應(yīng)該是動靜相兼，有靜有動，而不是要求干什么都是動得越快越好。靜的含義在這里是說在行動之前要學(xué)會科學(xué)地思考。如果我們想最大限度的發(fā)揮時間的效能，就必須在事前有一個全面的安排，這種周密的思考，表面上消耗了時間，實(shí)際上卻為以后的工作贏得了時間。
任何事情都有一個漸進(jìn)的發(fā)展過程，盡管我們經(jīng)過主觀努力，可以縮短這個過程，但是卻不可以跨越這個過程。“欲速則不達(dá)”，急于求成不但會妨礙要追求的目標(biāo)，而且會加速在錯誤的時間做錯誤的事情的速度。一味圖快，以為越快越好，幻想出現(xiàn)奇跡，人為地?fù)芸鞎r間指針，片面追求高速度，反而失去了盡快發(fā)展經(jīng)濟(jì)，富民強(qiáng)國的寶貴時間。
4.有序原則
有序，是指客觀事物之間和事物內(nèi)部各個要素之間有規(guī)則地排列、組合、運(yùn)動與轉(zhuǎn)化。時間的運(yùn)籌與管理在一定意義上說，要遵循選擇科學(xué)合理的時間次序的原則。
遵循時間管理的有序原則，就要使工作秩序條理化。工作無序，沒有條理，必然浪費(fèi)時間。西方的時間管理專家們在運(yùn)用計算機(jī)作了各種測定后，為人們支配時間提出的各種“合理化建議”中有一條就是井井有條。比如說，木匠的箱子里有各種工具,每次收工時把工具放回固定位置，同把工具胡亂丟在箱子里所花費(fèi)的時間相差無幾，但效果卻大不一樣，如按固定位置放好各種工具排列有序，以后使用起來隨手可得，如胡亂丟進(jìn)去，以后再用，要花好幾倍的時間去尋找。國外有一管理顧問，曾對某公司的管理人員的工作時間做過詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)一位在辦公桌上堆滿各種東西的經(jīng)理，平均每天要花2小時19分鐘去翻尋桌面上的資料。
工作有條理，既是最容易的事情，也是最困難的事情。在經(jīng)濟(jì)管理工作中，也經(jīng)常會遇到由于沒有安排好工作次序，而影響了工作進(jìn)度，
乃至造成浪費(fèi)時間的現(xiàn)象。
時間運(yùn)籌管理的有序原則還體現(xiàn)在對時間的支配上，也就是要明確目的，從全局著眼，分清主次，明確責(zé)任與權(quán)限范圍，避免工作上的互相推諉和扯皮的現(xiàn)象。
貫徹有序原則還應(yīng)注意工作內(nèi)容的簡化。化繁為簡，善于把復(fù)雜的事物簡明化，是防止忙亂，事半功倍的有效方法�？v觀人類發(fā)展史，成效往往從簡化開始。秦始皇統(tǒng)一文字，統(tǒng)一貨幣，統(tǒng)一度量衡，靠簡化推動了社會進(jìn)步。美國管理學(xué)家泰勒對工人的操作活動進(jìn)行分析，剔除無用的動作，靠簡化提高了生產(chǎn)效率，推動了管理工作的極大發(fā)展。工作內(nèi)容的簡化，包括省去不必要的工作，安排合理的順序，簡化事務(wù)性
工作和增強(qiáng)預(yù)見性。應(yīng)該經(jīng)常記住:明確自己的工作目的，并使工作條理化，簡明化，就能有效地利用時間。樹立了現(xiàn)代時間觀念，了解了時間運(yùn)籌管理的原則，還要學(xué)會利用各種科學(xué)、有效的方法。怎樣最有效地利用時間，是一個極其復(fù)雜的問題。恩格斯說:“利用時間是一個極其高級的規(guī)律。”我們應(yīng)該掌握時間運(yùn)籌管理的方法，以提高時間利用率。
(三)時間運(yùn)籌管理的統(tǒng)計法
人們要提高時間的利用率和有效性，就必須首先了解自己的時間都花費(fèi)在哪些地方。所以要對時間進(jìn)行運(yùn)籌管理，就可以從對時間進(jìn)行詳細(xì)記錄統(tǒng)計，分析時間浪費(fèi)因素入手，有針對性地制定出節(jié)約時間的措施，以達(dá)到管理時間的目的。
時間運(yùn)籌管理的統(tǒng)計法一般有以下步驟:
1.時間消耗的記錄分析
時間消耗記錄是通過對時間消耗的連續(xù)記錄，獲得時間消耗的真實(shí)信息，這是對時間進(jìn)行運(yùn)籌管理首先應(yīng)考慮的基礎(chǔ)性工作。
管理工作者通過對時間的記錄分析，了解自己的時間都消耗在哪些方面，就可以找出浪費(fèi)的原因，并有針對性地擬定改進(jìn)措施。
時間消耗記錄分析應(yīng)注意的問題:一是時間記錄要真實(shí)、準(zhǔn)確。這是進(jìn)行時間運(yùn)籌管理的依據(jù)，自欺欺人是不能作為分析的依據(jù)的;二是切勿相信自己憑記憶的估計。從心理學(xué)角度講，人的時間感覺是最不可靠的，即使一個人的記憶力再強(qiáng)，其對時間的記憶也是有限的，如果靠記憶，永遠(yuǎn)也不會明白自己的時間究竟是怎樣度過的;三是要作好時間的預(yù)先分配，這樣可以找出預(yù)定時間分配與實(shí)際耗用的差別，以提高預(yù)控時間的能力;四是選擇好自己的記錄方法與時間。必須按照自己的工作性質(zhì)、所處環(huán)境、工作目的等來選擇適當(dāng)?shù)挠涗浄椒ê蜁r間。但無論選用怎樣的記錄方法，都必須把每段時間分清楚，而且有代表性，這樣才能得到詳細(xì)的記錄資料，便于分析。
2.時間消耗的診斷
時間消耗診斷的具體方法是至少在記錄一周的時間使用情況后，分類統(tǒng)計時間使用的各方面情況，如會議時間、學(xué)習(xí)時間、談判時間、業(yè)務(wù)時間等，并計算出各類時間占總時數(shù)的比例。通過診斷，要找出“非必要”的工作時間和浪費(fèi)時間的事情，并可結(jié)合下列問題去進(jìn)行分析:
A.哪些事情根本不必做?在記錄中占多少時間?不必做的工作是指無助于目標(biāo)和成果的工作，做了就是浪費(fèi)時間。做了這類工作，說明你把不重要，不迫切的工作放到了重要位置上，這類工作占用時間越多，說明你在工作中的分類能力越差。
B.哪些事情可以授權(quán)他人去做?或他人去做效果更好?有效的管理是通過各級的分層管理和工作，達(dá)到完成任務(wù)的目的。職業(yè)管理者，特別是高層職業(yè)管理者要經(jīng)常對照崗位職責(zé)，檢查哪些是應(yīng)該自己處理的，哪些是應(yīng)由別人去做的。對于應(yīng)由他人去完成的工作，要合理的授權(quán)，并明確應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。
C.哪些事情既浪費(fèi)了自己的時間，也浪費(fèi)了別人的時間?我們常講的“文山會海”就是這類事例的典型。因此限制會議，開好會議，已成為管理好時間的一個重要問題。
D.有哪些工作錯誤在過去出現(xiàn)過?占多少時間?錯誤的重復(fù)出現(xiàn)，說明反饋系統(tǒng)出了毛病，需要檢查調(diào)整。
3.根據(jù)診斷結(jié)果，制訂具體措施
通過匯錄和診斷分析，可以幫助人們找到時間浪費(fèi)的原因，并通過制訂措施，來逐步消除時間浪費(fèi)，找到最佳的時間消耗途徑。
(四)時間運(yùn)籌管理的ABC分類法
ABC分類法是根據(jù)“關(guān)鍵的少數(shù)，次要的多數(shù)”這一普遍規(guī)律，按工作的重要性來進(jìn)行分類管理，重點(diǎn)控制的時間運(yùn)籌管理方法。
ABC分類法的具體做法是:
1.列出工作清單，確定ABC三類工作
職業(yè)管理者應(yīng)把自己的工作看成一個有機(jī)的整體，然后分析每項(xiàng)工作在系統(tǒng)中的作用。在分析時，可以提三個問題:能不能取消它?能不能與其他工作合并?能不能用簡便的方法來代替?經(jīng)過這一過程后，再根據(jù)工作的重要性、關(guān)鍵性、迫切性和有效性分為ABC三類。
A類是最重要的、最迫切、會產(chǎn)生重要效果和影響的工作，職業(yè)管理者對這類工作應(yīng)當(dāng)確信:必須做好，現(xiàn)在必須做，必須親自做。這類工作只占總工作數(shù)量的20～30%，但必須花費(fèi)60～80%的時間去完成。
B類是比較緊要和迫切，但無太嚴(yán)重后果和影響的工作。這類工作最好由自己去做，也可委托別人去辦。這類工作占總工作量的30～40%，所花費(fèi)的時間一般應(yīng)控制在20～40%。
C類是無關(guān)緊要，不迫切，影響小，無嚴(yán)重后果的工作，可以不做或交由別人去處理。這類工作雖占總工作量的40～50%，但要盡量把時間控制在零。
確定了ABC三類工作后，要找出關(guān)鍵性工作，排出工作順序。
2.按照工作類別填寫ABC分類表
職業(yè)管理者要根據(jù)工作類別、工作項(xiàng)目、預(yù)分配時間等內(nèi)容填寫ABC分類表。
3.實(shí)施
職業(yè)管理者應(yīng)全力以赴投入A類工作，做到專心致志，直到最后完成，取得成果后，再轉(zhuǎn)入B類工作。C類工作能減則減，如有必要可將其納入B類。這樣就減少了許多次要的、無成果的工作，同時也避免了時間的浪費(fèi)。
(五)時間運(yùn)籌管理的PERT方法
PERT方法即網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)，是一種先進(jìn)計劃方法，在經(jīng)濟(jì)管理中有廣泛的應(yīng)用，由于它可以通過網(wǎng)絡(luò)圖的安排來調(diào)整各項(xiàng)工作，使得同樣的工作內(nèi)容可以在較短的時間內(nèi)完成。因此，在時間運(yùn)籌管理中也不失為一種好方法。
網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)的基本步驟如下:
A.劃分工作項(xiàng)目，要把整個工作劃分為若干項(xiàng)目，分析各項(xiàng)工作之間的相互關(guān)系，并排列先后順序。
B.確定各項(xiàng)工作所需要的時間。
C.繪制網(wǎng)絡(luò)圖。
D.計算網(wǎng)絡(luò)的各項(xiàng)時間值。
E.確定關(guān)鍵路線。
F.采取措施，調(diào)整、安排計劃。
例如，有一項(xiàng)工作，包括以下幾部分:
A項(xiàng)，需要3小時;
B項(xiàng)，需要1個時;
C項(xiàng)，需要0.5小時。
假設(shè)完成全部工作可以有幾種安排方法:
第一種，串聯(lián)方法
全部完成需4.5小時。
第二種，并聯(lián)方法
全部完成需3.5小時。
第三種，串并聯(lián)方法，即網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)
全部完成只需2.5小時。
這個例子說明，采用網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)，可以使同樣的工作，由于不同的安排而使工作過程更科學(xué)、更合理，同時也節(jié)約了時間。
時間運(yùn)籌管理的方法還有很多，只要我們能認(rèn)真學(xué)習(xí)，努力實(shí)踐，一定會贏得更多的時間，創(chuàng)造更多的財富。
(六)信息時間管理法
1.基本原理
信息時間管理法，就是充分運(yùn)用現(xiàn)代管理中的精神動力和信息動力，從分析職業(yè)管理者管理時間的行為的發(fā)展過程入手，采取形象鮮明的時間管理信息，造成一種強(qiáng)烈的節(jié)約時間的外部環(huán)境，增強(qiáng)職業(yè)管理者的自我約束能力，增強(qiáng)時間觀念，養(yǎng)成珍惜時間的良好習(xí)慣。
每個職業(yè)管理者都從事著區(qū)別于他人的工作，面臨著不同的外部環(huán)境，他們自身素質(zhì)和能力也是千差萬別的。究竟哪些因素決定時間管理效果呢?心理學(xué)對人的行為作了如下公式描述:
B=f(P.E)
式中B——行為
P——內(nèi)在因素
E——外部條件
可見人的行為無非取決于內(nèi)在因素和外部條件。時間管理的有效性也取決于這兩個方面。信息時間管理法主要是利用一定的外部信息，作用于人的內(nèi)在因素，產(chǎn)生某種動力和壓力，促使人們科學(xué)地利用時間。
每一個人都有自己的好惡和行為方式。在無妨大局的情況下，誰也不愿意壓抑自己，歪曲自己，更不愿意與自己作斗爭。因此，很難框死自己的時間，想干什么就干什么，一般不約束自己的行為。例如，我們平常覺得沒事的時候，總想著去看電視，去旅游，去跳舞，這似乎比工作更能吸引人。一般的人都是需要動力和壓力的，這兩種力量越強(qiáng)，越有利于職業(yè)管理者利用時間。有一個高中畢業(yè)生，考大學(xué)的愿望十分強(qiáng)
烈，因此，他拼命地學(xué)習(xí)，珍惜每一分鐘，終于如愿以償。還有一名女工被一名大學(xué)生拋棄了，她產(chǎn)生了從未有過的動機(jī)，立誓在事業(yè)上要超過拋棄自己的戀人。她克服了人們難以想象的困難，奮斗了兩年，考上了研究生。陪伴著她成功的有動力和壓力。這兩個力是時間管理的有效工具。
人們行為是由動機(jī)支配的。動機(jī)是怎樣產(chǎn)生的呢?是通過人的需要。所謂需要，是指人對某種目標(biāo)的渴求與欲望。
職業(yè)管理者必然有各種需要，但各種需要所占比例不同。在人們基本解決了生理、安全需要以后，管理時間的動機(jī)主要來自成就需要和精
神需要。因此，凡是成功的職業(yè)管理者都具有強(qiáng)烈的成就欲，而且是一個愛惜時間的人。其具體過程是:當(dāng)人們的某種需要不能滿足時，心理上就會出現(xiàn)一種不安和緊張狀態(tài)，緊張的程度與需要的迫切性成正比。這種緊張狀態(tài)就是動機(jī)。動機(jī)驅(qū)使著人們選擇或?qū)ふ夷繕?biāo)，進(jìn)行滿足需要的活動，一旦需要滿足，動機(jī)解除，然后，又會有新的需要，造成新的行為。
因此，關(guān)鍵是要通過客觀條件造成的信息動力，影響職業(yè)管理者時間觀念的形成和時間管理行為的產(chǎn)生，激勵人們高效率地工作。
2.信息時間管理的方式
這里所說的信息，是指經(jīng)過加工整理、被人們理解和認(rèn)識的，對職業(yè)管理者管理時間有影響的數(shù)據(jù)和資料。它有多種表現(xiàn)形式，如語言的、書面的、數(shù)字的和文學(xué)說明的。它有各種媒介，報刊、廣播、電視，甚至傳統(tǒng)、作風(fēng)、愛好、志趣等，都是信息動力的組成部分。
A.對職業(yè)管理者生活的全過程進(jìn)行時間管理的信息輸入
從臥室到辦公室，從餐廳到會議室，都布置有時間管理的信息，使職業(yè)管理者每時每刻都感到時間的寶貴，潛移默化地受到影響和啟迪，形成強(qiáng)烈的時間觀念。
B.對下屬的時間進(jìn)行管理，促成一個良好的時間管理環(huán)境
一個時間觀念很強(qiáng)的職業(yè)管理者，他召集會議，說幾點(diǎn)開始就幾點(diǎn)開始，從不推遲，不管人多人少都是如此;計劃幾點(diǎn)結(jié)束就幾點(diǎn)結(jié)束，差不了一分鐘。這樣，他本身接受了時間管理環(huán)境的信息，而且給下級起了表率作用。因此，他召集的會議，人們都準(zhǔn)時到會，效率很高。創(chuàng)造一個全員時間管理環(huán)境很重要。例如:在你周圍的人都決定晚上去看電視，你讀書心里也不踏實(shí);如大家都讀書，你也就心安理得了。若有幾個人沒有較強(qiáng)的時間觀念，總找你聊天，到你那兒東看看，西瞧瞧，必然會影響你的工作。突然的打擾，會引來消極因素的環(huán)境——煩躁、緊張、厭煩，甚至敵意等情緒，應(yīng)當(dāng)盡量避免。
C.借鑒你最崇拜的企業(yè)家的經(jīng)驗(yàn)，看他們是如何管理時間、約束自己行為的
在日本東京鎢公司的會議室里，貼著《會議七條規(guī)定》，開頭第一句是“要有效地開會”。下面7條是:(1)要準(zhǔn)時出席;(2)會議時間控制在90分鐘以內(nèi); (3)要很好地考慮，采納代表的建設(shè)性意見;(4)不要固執(zhí)己見;(5)按多數(shù)人的意見作決議;(6)結(jié)論要在當(dāng)場確認(rèn);(7)中途不要退席。這是少開會，開短會的有力保證。“時間就是金錢”，這是日本人常說的一句話。日本大分熱軋廠每分鐘軋12噸鋼材，每噸6萬日元。1分鐘就是70多萬日元。這個概念在全廠職工腦子里印記很牢。一些日本企業(yè)的電話簿上寫著:“講話不要超過3分鐘”“少說無聊話”。這些都是信息時間管理法的具體運(yùn)用。
三、時間運(yùn)籌要點(diǎn)
(一)合理安排時間
1.工作計劃化、程序化
擺在管理者面前的工作幾乎每天都是一大堆，從外表上看，管理者的共同特點(diǎn)是“忙”。但有的領(lǐng)導(dǎo)“忙”在點(diǎn)子上，而有的則不然，往往抓了芝麻，丟了西瓜。其原因就是工作沒有計劃，沒有程序，碰到什么就干什么，什么工作最緊急就干什么。在現(xiàn)代復(fù)雜多變的領(lǐng)導(dǎo)工作中，任何工作都必須有計劃有程序。應(yīng)每天有每天的計劃�？蓪⒚刻斓墓ぷ靼雌渲匾院途o迫性的順序編號，但一定要注意，最重要的，不一定最緊
迫;而最緊迫的也不一定最重要，只有二者同時具備，才可列入第一順序。國外一位心理學(xué)家把這種“選擇首先應(yīng)該干什么的能力”命名為“第一順序判斷力”。他解釋道:“優(yōu)秀的實(shí)干家首先要使自己工作有計劃性。然后，對于擺在面前的一大堆工作，他先致力于擺在首位的工作。要養(yǎng)成一種習(xí)慣，總是先干最要緊的事情，不要讓那些無價值、沒意義的事耽誤了你的一生，不斷地向妨礙你取得豐碩成果的無聊瑣事格斗。決不能讓寶貴的時間與你的勞動白白地付之東流。”這是非常正確的。同樣，每周應(yīng)有每周的計劃，每月應(yīng)有每月的計劃，工作也就分出了輕重緩急。由于首先干的是最重要最緊迫的工作，因而，工作效率也就會大大提高。
美國著名管理專家艾倫·萊金在《如何控制你的時間和生命》一書中提出了一個“有計劃的拖延法”。他認(rèn)為一個管理者每天需要解決的事情很多，但不可能每件事都做完，因而可將每天的工作分為A、B、C三類。A類最重要，B類次之，C類可以緩一緩。接工作程序先作A、B兩類的事情，如果把A、B兩類的工作完成了，也就完成了80%的工作。如果有人打電話催問原屬于C類的事情，就把此事遷入B類中去;要是有人親自找上門來聯(lián)系原屬于C類的事，可將這件事劃入A類。這種動態(tài)的變化，就使原計劃中A類與B類工作中的一部分壓縮到C類中去了，因而使工作具有計劃性、針對性。這種方法的最大優(yōu)點(diǎn)，就是將有限的時間安排給最重要、最迫切的工作，從而提高了工作效率。
2.合理分類，有效使用時間
管理者雖然要處理的問題很多，但處理各項(xiàng)工作所需的時間分布是不均勻的。大致講，就工作的重要性而言，管理者是用20%左右的時間完成80%的工作而用另外80%左右的時間去處理其余20%的工作。管理者最重要的工作就是出主意和用干部兩條，即科學(xué)決策和知賢善任，這兩項(xiàng)工作雖然十分重要，占領(lǐng)導(dǎo)工作重要程度的80%，但時間卻只要20%左右。怎樣保證這20%左右時間的高效使用，使其完成領(lǐng)導(dǎo)工作量80%的任務(wù)，這是一項(xiàng)技術(shù)�？梢钥紤]每天用一個小時，作為管理者的“思考時間”。在這一個小時的“思考時間”內(nèi)，除極特殊的情況外，上級不布置工作，下級不匯報情況，同級不橫向聯(lián)系，包括不打電話和接電話，所有工作均由辦公室工作人員處理或轉(zhuǎn)達(dá)，集中精力思考重大的決策和選賢用人的大問題。同理，每周安排半天，每月安排一天，作為管理者的“思考時間”。三者相加，每月管理者占用的“思考時間”約為全部領(lǐng)導(dǎo)
工作時間的20%左右。長期堅(jiān)持，形成制度，對領(lǐng)導(dǎo)工作大有好處。如果本單位或辦公室條件較差，也可以在外單位或其它鮮為人知的房間里閉門深思。由于變換了辦公場所，不僅可以使頭腦清晰，而且感覺上與在自己辦公室里有所不同，就更容易把思想集中在那些并非日常業(yè)務(wù)的、帶全局性的重大問題上了。
管理者除科學(xué)決策和知人善任兩項(xiàng)主要工作外，剩下20%的工作卻要占用80%左右的時間。這就是調(diào)查研究、閱讀文件、出席會議、匯報檢查、晤談家訪、送往迎來、公務(wù)出差、臨時任務(wù)等等。對這些事管理者也應(yīng)統(tǒng)籌兼顧，合理安排。因?yàn)檫@些工作是管理者科學(xué)決策和知人善任的基礎(chǔ)和前提。沒有這些準(zhǔn)備工作，科學(xué)決策和知人善任也是搞不好的。
3.排除時間干擾
善于巧妙地排除各種時間干擾，集中時間和精力從事最重要的工作，也是現(xiàn)代管理者運(yùn)籌時間的重要內(nèi)容之一。干擾來自主觀和客觀兩個方面。從主觀方面來講，就是管理者自己分散了精力，精神不能集中。如正在考慮某一重要問題時，頭腦中突然浮現(xiàn)出對另一問題的想法，或者靈機(jī)一動想出了對另外問題的好主意。這時，管理者應(yīng)該迅速排除干擾�？蓪⑴R時出現(xiàn)的想法、主意的主要內(nèi)容馬上記錄下來，等做完自己當(dāng)前所從事的主要工作以后，再接著思考，分析比較，以便充分發(fā)展自己的思想。為了防止出現(xiàn)干擾現(xiàn)象，管理者在思考重要問題前，要首先處理掉可能分散精力的工作。如果一邊思考著重大的決策問題，一邊又惦記著馬上或明天要交差的工作，即使想集中精力，也是辦不到的。預(yù)先限定某項(xiàng)工作完成的時間，也有助于排除干擾，集中精力。工作無限時，什么時候完成都行，就等于什么時候都完不成。只有定下何時完成的時間目標(biāo)，將自己全部投入到工作中去，引起一種精神上的興奮和緊迫感，才能排除各種干擾，爭取時間。
從客觀方面來講，干擾的來源比較多，如工作環(huán)境不好，人聲嘈雜，也難于集中思想。但主要是來自三個方面。首先是來自上級機(jī)關(guān)的干擾。
正當(dāng)你在聚精會神從事某一工作時，上級突然通知你必須完成另外的工作，會使你原來的工作時間被迫中斷，以后又重新干，浪費(fèi)了寶貴的時間。但上級布置的工作，包括臨時性的任務(wù)，下級必須完成。為了不使上級經(jīng)常干擾自己的工作，可以采取如下措施:一是定期向上級匯報請示工作，使自己的工作與上級的意圖或工作計劃一致起來，這樣上級就不會經(jīng)常提出一些干擾你的時間的事情了。二是盡量使自己的預(yù)定工作日程安排與上級機(jī)關(guān)的日程表同步，二者互相協(xié)調(diào)起來，就會減少對你的時間干擾。
其次是下級的干擾。下級有事必須向上級請示，這往往會干擾上級管理者的時間。但對下級或部屬的請示，作為上級領(lǐng)導(dǎo)又必須給以解決。為了排除時間上的干擾，可以采取以下方法:一是規(guī)定一定的時間，作為檢查下屬工作，解決下級主要問題的時間，這樣，就可以避免干擾。二是向下級機(jī)關(guān)授權(quán)，制定各類干部的崗位責(zé)任制，上級管理者只管方針政策，管宏觀控制與協(xié)調(diào)，最后檢查與監(jiān)督，至于每件事如何做，由誰去做，都應(yīng)由下屬自己去解決。這樣下屬才不會大事小事都來請示，也就減少干擾你的時間了。
再次是來訪者的干擾。作為一個管理者，必定會有員工來拜訪你。只要來拜訪你，不管是什么人，必定都有拜訪的理由或事情，不接待當(dāng)然是不行的。但那些芝麻小事、鄰里糾紛、敘舊扯家常之類的拜訪者，或者開口千言，離題萬里的拜訪者，毫無疑問會干擾你的時間安排，破壞你的工作和生活節(jié)奏，是必須盡量減少的�？梢圆扇∫韵罗k法:一是設(shè)一道秘書或辦公室防線，凡來訪者先由秘書或辦公室工作人員接談，只有他們認(rèn)為必須找領(lǐng)導(dǎo)時才可直接接談，凡他們能處理或解決的事均授權(quán)他們處理，這樣可以減少接談的人數(shù)。二是必須見面接談的要先預(yù)約好見面的接談時間，這就在某種程度上控制了來訪者的時間干擾。三是接談時要說明接談的時間，或事先告訴秘書，到規(guī)定的時間進(jìn)來通知說，外面還有什么事情要你去處理，這樣雙方都有時間感，不會東扯西拉。四是接談要開門見山，緊扣主題，不要讓來訪者把話題扯到一邊去。五是已經(jīng)談完了，來訪者因?yàn)闆]有達(dá)到目的或不完全滿意，而仍磨磨蹭蹭不肯走，管理者可以采取如下方法:明確告訴來訪者，談話已經(jīng)結(jié)束，自己還有工作要處理;或者站起來把來訪者引向門口;或者看手表或掛鐘，示意時間已到;或者取出文件來批閱，等等。管理者可以根據(jù)不同的來訪者采取不同的方法，盡早結(jié)束會談，排除時間干擾。
(二)時間節(jié)約
1.辦公室規(guī)范化
作為一個職業(yè)管理者，每天有三分之一到一半以上的時間要在自己的辦公室里度過，所以辦公室如果搞得亂糟糟的，要什么找不到什么，或者必要的、不必要的都堆放在辦公室內(nèi)，工作起來也會大大浪費(fèi)時間。
整理辦公室與處理家務(wù)的原則基本上是一致的，即是方便、固定。什么東西擺在什么地方，要使用起來方便。所有的東西都應(yīng)該放置在固定的地點(diǎn)，決不能隨便亂丟。整理辦公室首先是辦公桌，有的管理者的辦公桌象個工藝品陳設(shè)柜，擺滿了各種裝飾品，玻璃板下放著朋友和家人的生活照，每天在欣賞這些東西中不知不覺地浪費(fèi)了時間;有的管理者辦公桌上堆滿了各種報紙、雜志、書籍、文件等等，給人以混亂不舒服的感覺。找一份材料得翻半天，也大大浪費(fèi)了時間。所以，辦公桌要規(guī)范化。凡不需要的東西，一律從辦公桌上拿走，只放上真正需要的東西，如電話機(jī)、臺歷(備忘錄)、筆筒、墨水、臺燈和一個時期經(jīng)常使用的資料或書籍。在辦公桌旁再放一個合適的書架或文件柜，把文件、資料都分門別類地放在里面，貼上標(biāo)簽或文件代號，同時經(jīng)常注意整理，隨時去掉那些無用的東西。這樣，使你工作的環(huán)境井然有序，需要什么信手可拿，就大大提高了辦公的工作效率，因而也就節(jié)約了時間。
要習(xí)慣于使用備忘錄。每當(dāng)接到一個會議通知，或者突然想起一件必做的事，或者每天必須要做哪些工作，都可簡要地寫在備忘錄上，你一眼就可看到，用不著白天黑夜去想還有什么事沒有做完，從而節(jié)約了許多時間。過一段時間后，把備忘錄歸納整理，又為你總結(jié)工作提供了材料，以免東翻西找，七拼八湊，從而又為你節(jié)約了許多時間。
2.簡化工作
任何一項(xiàng)工作，只有簡化到不能再簡化了，才能最大限度地節(jié)約時間。因此，簡化工作也是節(jié)約時間的技術(shù)之一。簡化工作可以有許多途徑，如取消、合并、重新排列、變更、取代等。對任何工作或同一工作的任何步驟，首先要問一問，它是不是一定必要的?它能否取消?對不起任何作用的工作，或者不起任何作用的工作步驟，該取消的就應(yīng)取消。如召開一個全部員工參加的大會，如果能用召開干部會議，分別傳達(dá)的辦法解決，可以不召開大會，就節(jié)約了時間。把兩個或兩個以上的工作或步驟合并起來，就可以獲得和取消相同的結(jié)果。例如:服務(wù)于同一目的的兩項(xiàng)工作，在形式上既有相同之處，又有不同之點(diǎn)，就可以將二者合并為一，這樣就可節(jié)省重復(fù)勞動的時間。重新排列就是改變工作步驟的
順序，按工作內(nèi)容的客觀規(guī)律辦事，不至于繞圈子，走彎路，當(dāng)然也就節(jié)約了時間。變更就是改變工作方法，用最恰當(dāng)?shù)姆椒ㄌ幚韱栴}，雖然結(jié)果相同，但減少了環(huán)節(jié)，也就節(jié)約了時間。取代就是把某種要素?fù)Q成其它更為合適的要素，例如把用通信聯(lián)系改為用電話或E-mail聯(lián)系。由于聯(lián)系的方法變化了，也可以節(jié)約時間。因此，管理者對任何工作，都應(yīng)該問幾個為什么，為什么這個工作需要做?這個工作的關(guān)鍵是什么?應(yīng)該在什么地方做?什么時候做?誰去做最合適?最好的做法是什么?有了這一連串的思考，就在你的頭腦中將工作簡化了，因而無形中節(jié)約了你的工作時間。
3.集中使用零碎時間
管理者要善于集中零碎的時間為一個整體，整體的時間比零碎的時間起的作用更大。比如一個職業(yè)管理者，員工要求找你談話，匯報思想，解決實(shí)際問題的很多。如果天天有人找你，甚至一天有好幾個人找你，就把你的整塊時間穿插得零七八碎，什么事也干不成了。在這種情況下，如果設(shè)立“經(jīng)理接待日”，“知識分子工作接待日”，干部群眾都在這一天來找你，就使無規(guī)律的零碎時間變成了有規(guī)律的整體時間，同時也保證了其它的時間成為不受談話干擾的整體時間，你的工作效率一定會提高。同樣，管理者找顧問或下屬談話，也不能今天談一下，明天
又談一下，而應(yīng)該事先通知顧問或下屬談話內(nèi)容，讓其作好充分準(zhǔn)備，每次談話不超過一個半小時，在這一個半小時內(nèi)，除了極特殊的情況外，一般不接電話，不會見任何人。這樣，也把零碎的談話時間相對集中起來，提高了時間的利用率。
管理者除了集中零碎時間外，對于不能集中的零星時間，也要學(xué)會靈活使用。如開會前的15分鐘，到醫(yī)院看病候診的15分鐘等等，都可以利用來看一點(diǎn)書，整理一下工作日程安排表，寫一張明信片。一天利用15分鐘的零星時間，一年就是11天。如果一天利用兩個15分鐘，一年就是22天，幾乎抵得上一個月的工作日了。阿列斯·伯雷在《怎樣度過二十四小時》一書中說:“一天的時間就像大旅行箱一樣，只要知道裝東西的方法，就可以往里裝進(jìn)兩倍之多的物品。開始不要把東西扔到箱子的正中間，而是不留縫隙地往四個角和箱子的邊緣填充，最后再向旅行箱的中間填。如果毫無浪費(fèi)地使用了四個犄角旮旯的時間，你就可以把一天的時間當(dāng)做兩天用了間，你就可以把一天的時間當(dāng)做兩天用了。”他所說的“四個犄角旮旯的時間” 就是指有效地利用零碎時間。
4.利用現(xiàn)代化工具節(jié)約時間
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我們能夠運(yùn)用現(xiàn)代化的工具節(jié)約時間。如一臺每秒鐘運(yùn)算1億次的計算機(jī)，1分鐘內(nèi)完成的計算量，相當(dāng)于100個人用算盤工作幾十年的計算量。過去說的':“一天等于二十年”，在許多領(lǐng)域已大大落后現(xiàn)實(shí)了。作為現(xiàn)代管理者，必須要學(xué)會運(yùn)用現(xiàn)代科技和工具來節(jié)約時間，從而提高工作效率。
正確地使用電話、E-mail，可以節(jié)約許多時間。電話瞬間即可縮短與通話者之間的距離，雖然相隔千山萬水，也如同近在咫尺，省去了往返長途跋涉的時間，也省去了寫信的時間和信件往返所需的時間。如果召開一個有許多子公司管理人員參加的會議，而會議內(nèi)容又不長，可以
采用“電話會議”的形式，節(jié)省了將許多人集中在一起的時間。所以管理者遇事首先要考慮:可不可以用電話或E-mail解決?當(dāng)然，電話使用不當(dāng)，也會浪費(fèi)時間，如沒有準(zhǔn)備的東拉西扯，過多的客套話，打進(jìn)來的電話過多過雜，也會干擾你的工作時間。現(xiàn)代管理者要掌握正確使用電話來節(jié)約時間的技術(shù)。
用錄音機(jī)、錄像機(jī)和照相機(jī)來節(jié)約時間。管理者不可能參加所有的會議，對于一些重要的而本人又不能參加的會議，可采用錄音的辦法，然后在外出的路上坐在汽車?yán)锫牐部梢栽谛菹⒌臅r候聽，節(jié)約了參加會議的時間。對一些重要的活動，重大的事件，管理者為了準(zhǔn)確掌握情況，可以用錄像的辦法，使管理者如身臨其境。對于一些重要的工程建設(shè)，重大的責(zé)任事故，如果采用了實(shí)況錄像，可以使管理者賞罰準(zhǔn)確，節(jié)省了調(diào)查研究的時間。照相機(jī)同樣可以節(jié)約時間，如把一些重要資料拍成照片，節(jié)約了抄寫的時間;某項(xiàng)工程發(fā)生質(zhì)量問題需要索賠時，用現(xiàn)場若干張照片來說明，可以節(jié)約寫好幾頁報告的時間，而且讓人一看就明白，又節(jié)約了討論、詢問的時間。如果一位把自己的產(chǎn)品都拍成照片隨身攜帶，一張照片就可以說明需要20分鐘才能介紹清楚的產(chǎn)品，大大地節(jié)約了時間。使用復(fù)印機(jī)和小型電子計算器節(jié)約時間。復(fù)印機(jī)為我們節(jié)約時間提供了理想的現(xiàn)代化工具。對于重要的新書、文件、重要的地圖、圖形、筆記本、資料等等，復(fù)印機(jī)都能瞬間為我們復(fù)制若干份，而且準(zhǔn)確無誤，為我們節(jié)約了大量抄寫的時間，是現(xiàn)代化辦公室不可缺少的工具之一。
現(xiàn)代管理者要有準(zhǔn)確的數(shù)量概念，對任何工作，不僅要有定性的描述，而且要有定量的描述，把定性和定量有機(jī)地結(jié)合起來。為了定量準(zhǔn)確，小型電子計算器可以幫我們的大忙，它計算快，錯誤少，使用簡單，可以為我們節(jié)約大量的時間。
有些需要管理者親自去才能解決的事，管理者必須親臨現(xiàn)場。節(jié)約路途所費(fèi)時間的最好辦法是使用現(xiàn)代化交通工具，坐專車，乘飛機(jī)等等。
(三)控制文件和會議過多地占用時間
1.限制和改善文件處理辦法
職業(yè)管理者若大部分時間在文山會海中度過，整天泡在文件堆里和會議室中，必然產(chǎn)生官僚主義。所以必須嚴(yán)格控制各種文書和會議過多地占用時間。
經(jīng)常所說的文件，主要有兩種:一是上級下發(fā)的文件、指示;二是下級機(jī)構(gòu)的請示、匯報、總結(jié)。
管理者應(yīng)盡量減少發(fā)文件，堅(jiān)決克服專靠文件指揮工作的作風(fēng)。凡不該發(fā)文件的堅(jiān)決不發(fā)，不該送閱的堅(jiān)決不送，能聽口頭匯報的不寫書
面材料，能用電話的，以電話代替文件。這樣就減少了閱讀文件的時間。對已經(jīng)發(fā)出或送至管理者手中的文件，也要妥善處理，不要在辦公桌上形成一個“文山”。首先要將文件分類，切忌“一鍋煮。”可考慮按以下類別分類: 應(yīng)立即處理的、優(yōu)先順序靠后的、有關(guān)新情報的、未決定的、以后處理的。應(yīng)立即處理的，是指緊急信件，馬上要行動的事情。對這類文件，管理者必須馬上做出決定，任何拖延、猶豫都會給工作帶來損失。優(yōu)先順序靠后的，是指為某一件事情騰出特定的時間或特定的日子，歸納起來過過目就行了。
有關(guān)新情報的，包括信件、備忘錄、報告書、小冊子、內(nèi)部信息資料、有關(guān)同行業(yè)的報刊等等。如果自己一時沒有時間閱讀時，可以批轉(zhuǎn)給有關(guān)職能部門先閱，并注明，要求職能部門看完后再轉(zhuǎn)給自己閱讀，并就有關(guān)情況提出見解。未決定的，是指暫時先放入保留檔案夾中，在采取適當(dāng)行動之前，一直要放在那里。以后處理的，是指需要進(jìn)一步努力的，或以后再干的。包括是否是真正重要的工作，還有待進(jìn)一步研究，或還需要進(jìn)一步深入分析論證，以及有必要在人、財、物等方面予以較充分的安排的事項(xiàng)。
管理者還應(yīng)防止文件滯留。凡收到的信件、報告或其它文件，都應(yīng)從速分類處理�；蚪晦k，或閱讀，或回信，或存檔，總之，不使文件堆放在辦公桌或抽屜內(nèi)。要注意的是，除極特殊的重要事情需反復(fù)研究外，一般事情應(yīng)一次決定。這種處置辦法可以省下以后再一次讀原信，看文件和再一次思考的時間。要知道，這種“再一次”是吞沒時間的“癌癥”。
2.限制會議時間
一定形式的會議是管理者溝通信息、統(tǒng)一認(rèn)識、協(xié)調(diào)步驟、正確決策、布置工作的必要形式，也是節(jié)約時間，提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率的重要途徑之一。但是，那種“馬拉松”式的會議，沒有一定中心內(nèi)容的會議，議而不決的會議，使會議泛濫成災(zāi)，使管理者成天泡在會議之中，必然
大大降低領(lǐng)導(dǎo)工作效率。
現(xiàn)代管理者必須明白:一般情況下都要限制會議的時間。第一，不開可開可不開的會。在我們?nèi)粘９ぷ髦校皇鞘裁磫栴}都要開會才能解決的。因此，管理者在開會前一定要問一下自己，這個會真有必要開嗎?不開會能不能同樣解決問題?會議要達(dá)到的目的是什么?可不可以利用非正式的會議來代替正式會議?例如:要和某部門商量某事情時，把許多人都召集到會議室的長桌旁坐下，倒不如管理者自己到部下那里去，不必一一坐下，端茶倒水，當(dāng)面就可把工作決定下來，不就節(jié)約了開會的時間嗎?
第二，不開沒有準(zhǔn)備的會。會議準(zhǔn)備包括會議中心議題，要達(dá)到的目的，議題涉及的有關(guān)部門都要事先征詢意見，如涉及支出和撥款問題時，要事先征詢財政部門的意見，否則不得將問題提上議事日程。較長的議案、報告或會上要研究的其它問題，應(yīng)將提綱或全文提前3天或7天左右提交與會者，使他們有閱讀和思考的時間。會議主持者要先考慮一下可能的解決對策或可行方案，供大家在會上研究。要限定出席會議的人數(shù)。參加會議的除法定人員外，只有與議題有關(guān)的人員和部門的代表，與議題無關(guān)的人一律不能參加會。
第三，不開“馬拉松”式的會。每次開會的時間不能太長。要做到不開長會，就要不開沒有明確議題的會和有許多議題的會。沒有明確議題的會，往往東拉西扯。有許多議題的會，往往不能展開充分討論，匆匆作了決定，執(zhí)行過程中漏洞百出。預(yù)先告知與會者會議的限定時間，并在會議室墻壁上掛一個鐘來顯示會議的“剩余時間”，能使與會者認(rèn)真對待會議，就可以縮短會議時間。要限定報告人及出席人發(fā)言的時間。要求發(fā)言力求準(zhǔn)確，以便迅速、精干地解決多種黨政事務(wù)。對于喜歡長篇發(fā)言的人，會議主持者應(yīng)當(dāng)提醒，這不是群眾集會，不需要宣傳鼓動，只談事情本身。開會時應(yīng)嚴(yán)禁交頭接耳。有重要問題可遞紙條，以便集中精力思考問題。反對開會遲到，遲到者應(yīng)被看成同破壞紀(jì)律一樣是不能容忍的，特別是會議主要負(fù)責(zé)人或主持者必須提前或按時到會。
第四，不開議而不決的會。每次會議都要議而有決，要經(jīng)過多次會議才能決定的問題，應(yīng)明確宣布暫時休會，同時宣布下次會議的進(jìn)一步要求，提請與會者作好準(zhǔn)備，主持會議者最后要對會議作總結(jié)。管理者最易犯的毛病，是想在會議上強(qiáng)行通過自通過自己早已想好了的決定，不切實(shí)際地希望與會者有著同自己相同的看法，這在客觀上是很難辦到的。主持會議管理者的水平和藝術(shù)在于，虛心聽取各種不同意見后，將其中的精華部分吸收到自己的總結(jié)中來，同時對其他意見加以必要的肯定或解釋。即使完全不采納的意見，也可肯定在其它問題上的價值。這樣就使全體與會者都感到自己的意見受到了重視。最忌諱的是，與會者發(fā)表了10條意見，管理者在總結(jié)時卻發(fā)了一通自己或秘書早在幾天以前就寫好了的第11條意見。這樣的會議徒具形式，白白浪費(fèi)了大家的寶貴時間。
(四)業(yè)余時間安排
1.善于安排休息的時間
現(xiàn)代管理者都是大忙人，但是，能不能不分白天黑夜，一天24小時的工作呢?管理者也是人，也有七情六欲;他不是機(jī)器人，可以無休止地
工作。要知道疲勞戰(zhàn)是不能提高工作效率的。有些人看上去整天忙忙碌碌，卻浪費(fèi)了不少時間，工作效率低，又損害了身體。“磨刀不誤砍柴工”，會休息的人也才會工作。休息意味著再生產(chǎn)。我們應(yīng)當(dāng)不斷地再生產(chǎn)因繁忙的日常工作任務(wù)而損失了的東西。
管理者要善于擠時間休息，掌握休息的技術(shù)。從早上起床就別陷入緊張的氣氛之中，以一種輕松愉快的心情開始自己的一天，這對于一天的工作有很大的影響。“眼睛一睜，忙到熄燈”是不可取的。為了得到輕松愉快的心情，可以采用多種辦法，如用10分鐘來照顧你心愛的小鳥、金魚，或各種盆栽花卉;在公園、林蔭道散步，打太極拳等等，都可以使自己的心情煥然一新。繁忙的工作之中，也要擠出時間來休息，哪怕幾分鐘也是好的，它可以起到情緒轉(zhuǎn)換的效果。如上午和下午各騰出15分鐘到外面走一走，作一套廣播體操，或打一會兒乒乓球、羽毛球，緊張的大腦立刻會放松下來，會重新使精力充沛，提高工作效率。對那些一坐下來就不動的人來說，作一些簡單的運(yùn)動也能起到休息一下，轉(zhuǎn)換情緒的作用。如使勁伸開雙臂深呼吸;靠在椅背上，充分舒展身體;打電話或接電話時把胳膊盡量伸出去等等，都有解除疲勞的作用。
中午的午休時間切莫放過。午飯后半個小時的午睡抵得上晚上二三個小時的睡眠。打瞌睡也是休息轉(zhuǎn)換情緒的特效方法，古往今來，有許多做出了杰出成績的人往往是打瞌睡的能手。因?yàn)椋w力緊張會消耗能量，而休息則會恢復(fù)能量。日理萬機(jī)的現(xiàn)代管理者應(yīng)該學(xué)會休息的技術(shù)。
2.安排業(yè)余文體活動的時間
管理者每天工作在8小時以上，有的甚至達(dá)10多小時，精疲力竭，頭腦昏昏。長期下去，體質(zhì)下降，百病叢生;或者未老先衰，白發(fā)蒼蒼。沒有一個健康體魄的管理者是不能專心工作的。管理者工作再忙，也應(yīng)根據(jù)自己的愛好和特長，適當(dāng)開展一些文娛體育活動。管理者在下午五時半以后要安排30-50分鐘的文娛體育活動，讓大腦和身體的各個部分充分放松，恢復(fù)精力和體力，以便明天繼續(xù)工作。人工作時的精神狀態(tài)與蓄電池的工作原理一樣，不停地長時間使用的方法，較之間歇使用同樣長的時間的方法來，蓄電池的輸出功率要小得多，壽命要短得多。對于工作時的精神來說，也要不斷地改變輸出和輸入。任何人都必須了解自己的內(nèi)在節(jié)奏和可以持續(xù)努力的時間。應(yīng)該明確，適當(dāng)文體活動決不是浪費(fèi)時間，在一定意義上說，是我們工作的一部分。
3.安排豐富的家庭生活時間
家庭始終是社會的基本組織。任何社會的人都離不開家庭。家庭對人類生活和社會發(fā)展所起的作用是巨大的、多方面的。家庭生活的好壞
，直接影響著管理者的工作和思想。因此，管理者也應(yīng)合理安排好家庭生活的時間。
一方面，管理者不能因?yàn)楣ぷ髅Χ活櫦�，或者把家�?wù)事全部推在不承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)工作的妻子或丈夫身上。新型的家庭關(guān)系中夫妻是平等的，不存在誰領(lǐng)導(dǎo)誰的關(guān)系，而且撫養(yǎng)和教育子女更是父母雙方應(yīng)盡的社會義務(wù)，也是我們工作的一部分，切不可忽視。
另一方面，管理者也不能陷于小家庭的溫暖而不能自拔，從而影響本職工作。管理者一定要從家務(wù)事中超脫出來，決不能讓家務(wù)活支配你的時
間，而應(yīng)由你去支配家務(wù)活。在現(xiàn)代家庭中，一般夫妻長年共同工作，家中還有一二個孩子。下班后的時間毫無疑問是緊張的。但是，經(jīng)過一天緊張的工作后，不能讓家庭生活也被時間緊緊追趕著，必須使我們的整個工作有節(jié)奏，互相協(xié)調(diào)。“一張一弛，文武之道”。家庭生活應(yīng)使人身體放松，精神愉快。為此，家庭生活也要制定一個具有自主性的大致計劃。例如，定下做清潔衛(wèi)生的時間，洗衣服的時間，外出散步或串門的時間，看電視或電影的時間，上街買用品的時間，個人自由支配的時間等等，并在這種生活節(jié)奏的基礎(chǔ)上制定一周或一月的生活節(jié)奏，就
會使家庭生活豐富多彩，起到情緒轉(zhuǎn)換的作用，這對管理者的領(lǐng)導(dǎo)工作是大有幫助的。
四、提高時效的途徑
(一)時間檢測七十二招
時間檢測，是時間管理和運(yùn)籌中的重要方法，它可以幫助我們發(fā)現(xiàn)在時間利用中有何不足，以尋求提高時效的途徑。
不善于支配時間的人，經(jīng)常都感到時間不夠用。這一句話具有相當(dāng)?shù)恼鎸?shí)性。但是，怎么樣才能善用時間呢?這是過去十幾年來時間管理專家所試圖解答的一個問題。底下的一份自我測驗(yàn)表總共搜集了72道題目。所有這一些題目的正面答復(fù)皆表示時間管理專家所倡議的“有效的時間管理準(zhǔn)則”，至于它們的反面答復(fù)則表示時間管理專家所力圖勸阻的行徑。希望職業(yè)管理者至少每隔6個月即根據(jù)這份測驗(yàn)表進(jìn)行一次自我檢討與自我改造。
(1)你的時間充裕嗎?
如果是無所事事，時間“很多”，那么應(yīng)該檢查一下是不是該做的事尚未抓緊，還是任務(wù)太少。
如果是忙得不亦樂乎，時間“太少”，那么也應(yīng)該看一看是不是做了不該自己做的事，還是把目標(biāo)定得過高?
(2)你有一個時間表嗎?
你的長遠(yuǎn)目標(biāo)是什么?近期目標(biāo)是什么?你是否把工作當(dāng)作目的?你手頭的工作是否有輕、重、緩、急之分?
(3)對于下星期所想從事的工作我是否已有清晰的概念?
(4)在一個工作天開始之前，我是否已編妥該工作天之工作次序?
(5)我是否以事實(shí)之重要性而非以其緊迫性作為編排行事優(yōu)先次序的依據(jù)?
(6)我是否把注意力集中于目標(biāo)而非集中于程序，又是否以績效而非以活動量作為自我考核之依據(jù)?
(7)我是否在富于效率的時間內(nèi)做重要的事?
(8)我今天曾否為達(dá)成遠(yuǎn)程、中程或近程目標(biāo)做過某些事?
(9)我是否每天都保留少量的時間計劃，并思考與我的工作有關(guān)的問題?
(10)我是否善用上下班的時間?
(11)我是否故意減少中餐的食量，以免在下午打瞌睡?
(12)我是否對自己的作息時間做松弛的安排，以令自己擁有時間照料突發(fā)的危機(jī)及意外事件?
(13)我是否盡量將工作授權(quán)他人處理?
(14)我是否將具挑戰(zhàn)性的工作以及具例行性的工作都授權(quán)他人處理?
(15)我是否根據(jù)“權(quán)責(zé)相稱”之原則從事授權(quán)?
(16)我是否一意遏止部屬對他們感到困難或不耐煩的工作進(jìn)行“反授權(quán)”?(1)你的時間充裕嗎?
如果是無所事事，時間“很多”，那么應(yīng)該檢查一下是不是該做的事尚未抓緊，還是任務(wù)太少。
如果是忙得不亦樂乎，時間“太少”，那么也應(yīng)該看一看是不是做了不該自己做的事，還是把目標(biāo)定得過高?
(2)你有一個時間表嗎?
你的長遠(yuǎn)目標(biāo)是什么?近期目標(biāo)是什么?你是否把工作當(dāng)作目的?你手頭的工作是否有輕、重、緩、急之分?
(3)對于下星期所想從事的工作我是否已有清晰的概念?
(4)在一個工作天開始之前，我是否已編妥該工作天之工作次序?
(5)我是否以事實(shí)之重要性而非以其緊迫性作為編排行事優(yōu)先次序的依據(jù)?
(6)我是否把注意力集中于目標(biāo)而非集中于程序，又是否以績效而非以活動量作為自我考核之依據(jù)?
(7)我是否在富于效率的時間內(nèi)做重要的事?
(8)我今天曾否為達(dá)成遠(yuǎn)程、中程或近程目標(biāo)做過某些事?
(9)我是否每天都保留少量的時間計劃，并思考與我的工作有關(guān)的問題?
(10)我是否善用上下班的時間?
(11)我是否故意減少中餐的食量，以免在下午打瞌睡?
(12)我是否對自己的作息時間做松弛的安排，以令自己擁有時間照料突發(fā)的危機(jī)及意外事件?
(13)我是否盡量將工作授權(quán)他人處理?
(14)我是否將具挑戰(zhàn)性的工作以及具例行性的工作都授權(quán)他人處理?
(15)我是否根據(jù)“權(quán)責(zé)相稱”之原則從事授權(quán)?
(16)我是否一意遏止部屬對他們感到困難或不耐煩的工作進(jìn)行“反授權(quán)”?
(17)我是否有效地利用部屬之協(xié)助以令自己對時間獲致較佳之掌握，而同時避免令自己成為浪費(fèi)部屬時間的瓶頸?
(18)我是否采取某些步驟以防止一些無用的資料及刊物擺置在我的辦公桌上并占用我的時間?
(19)當(dāng)我有所選擇時，我是否嘗試以電話或親身到訪的形式去處理事情，而只有在無可避免的情況下才利用書面的形式溝通?
(20)除了在例外情況下，我是否嘗試在下班后把工作置之不理?
(21)倘若有需要加班，而且可自由選擇加班時間，我是否寧可提早上班而不延遲下班?
(22)我是否迫使自己迅速地作出一些微小的決策?
(23)我是否在獲致關(guān)鍵性資料的第一時間即從事決策之制定?
(24)對于循環(huán)性的危機(jī)，我是否經(jīng)常保持警覺，并采取遏止之行動?
(25)我是否經(jīng)常為自己及他人定下工作的完成時限?
(26)最近我曾否終止任何毫無益處的經(jīng)常性工作或例行性活動?
(27)我是否在口袋中或手提包中，攜帶一些物件，以便在空余時間(如在排隊(duì)時，在等候室中、在火車上，或在飛機(jī)上)取出處理?
(28)當(dāng)我面對許多需要解決的問題時，我是否應(yīng)用(80/20原理)(即指只掌握20%的重要問題，而不受80%的不重要的問題所羈絆)以對付之?
(29)我是否真正能夠控制自己的時間?我的行動是否取決于自己，非取決于環(huán)境，或他人之優(yōu)先次序?
(30)我是否試圖對每一種文件只作一次的處理?
(31)我是否積極地設(shè)法避免常見的干擾(如訪客、會議、電話等)之持續(xù)妨礙我每天的工作?
(32)我是否嘗試面對現(xiàn)實(shí)，思考現(xiàn)在需要做的事情，而非緬懷過去之成敗或耽心未來之一切?
(33)我是否將時間的貨幣價值銘記于心中?
(34)我是否騰出一些時間為部屬提供訓(xùn)練?
(35)我是否盡量將電話集中在一起?在打電話之前是否先備妥有關(guān)的資料?
(36)我是否擁有一套處置各色各類文件的系統(tǒng)?
(37)我是否有時采取“門戶封閉”政策以免工作受到他人之干擾?
(38)在一天工作完了時我是否自問:那些工作無法按原定計劃進(jìn)行?無法按原定計劃進(jìn)行的原因何在?以后如何補(bǔ)救?
(39)在我籌備會議之前，我是否先探尋取代會議的各種可行途徑?
(40)開會時我是否講求技巧以增進(jìn)會議的效率與效能?
(41)我是否定期檢視自己的時間支配方式以確定有無重蹈各種時間陷阱?
(42)你工作效率最高是何時?
你是否了解自己在一個月中精神最好的是哪幾天?在一天中效率最高的是什么時候?不論誰，不可能任何時候都處于高效狀態(tài)，對此你是否有所了解?
(43)你分析過自己的時效嗎?
什么是時效?你認(rèn)為怎樣工作或干什么工作才會取得高效?在這方面你有些什么好的做法?
(44)你認(rèn)為只要工作就有價值嗎?
“工作”和“有價值的工作”是不是一回事?你是否認(rèn)為只要有“工作活動”就會產(chǎn)生“工作效果”?果真如此的話，那么，空忙、瞎忙等辭，指的是什么呢?
(45)有效率是不是等于有效益?
你認(rèn)為“效率”和“效益”是不是等同的?你是否注意到，如果工作的目標(biāo)錯了，效率越高，損失越大，勞而無益。那么，如何花費(fèi)自己的時間最有益?其衡量標(biāo)準(zhǔn)是什么?如果你不能回答，應(yīng)該鑒定一下自己的時間消耗的價值何在，其結(jié)果將會使你吃驚!
(46)你對自己的工作興趣多大?
你是否考慮過，你所從事的工作是否適合你的特長?在工作的時候你的精神狀態(tài)怎樣?你最喜歡干的是什么?你最適合干的又是什么?二者一致嗎?
(47)你工作中有何習(xí)慣?
你知道你的習(xí)慣是什么?這些習(xí)慣于工作是否有利?你曾經(jīng)和自己工作中的陳規(guī)陋習(xí)作過斗爭嗎?
(48)你的每一項(xiàng)工作都有時限嗎?
你的每一項(xiàng)工作如果都有時限的話，是組織或旁人要求的還是自己規(guī)定的?你是否都能夠按時完成?原因是什么?
(49)當(dāng)手頭工作很多時你是如何對待的?
當(dāng)你手頭工作很多時，你怎樣排定工作的先后順序?你的排序原則是什么?或者你根本就不需要排序。
(50)面對紛繁的工作你怎么辦?
如果你已在事業(yè)上步入坦途，往往有紛繁而頭緒眾多的工作向你蜂擁而來，你怎么辦呢?是來者不拒，還是擇善而從?是提綱挈領(lǐng)，還是眉毛胡子一把抓?道家所謂的“無為而無不為”、“無不為而無為”，對我們有點(diǎn)什么啟示?
(51)你如何對待工作?
一事當(dāng)前，你是“今日事今日畢”，還是“慢慢來不著急”?你是有事就去干，還是迫不得已才去干?你是“依葫蘆畫瓢”?還是總想嘗試用點(diǎn)新辦法去干?你感到自己的工作已經(jīng)干得夠多了，還是并不滿足，總想再多干點(diǎn)?你喜歡單獨(dú)干，還是喜歡合伙干，你只愿干分內(nèi)之事，還是也愿干分外之事?這些問題的答案，會告訴你在時間運(yùn)籌上的一些關(guān)鍵所在。
(52)你在為何時工作?
你是為“昨天”工作，為“今天”工作，還是為“明天”工作?你認(rèn)為“亡羊補(bǔ)牢”是“猶未為晚”還是“為時已晚”?你喜歡讓別人來催促呢還是講究十分準(zhǔn)時?你對現(xiàn)狀是賞心悅目呢還是永不滿足?“昨天”已經(jīng)過去，“今天”十分短暫，“明天”尚未到來，你認(rèn)為這話對嗎?
(53)你的工作時間如何度過?
你在8小時以內(nèi)是全力以赴還是無精打采?是感到時間過得太快，還是感到度日如年?是一心一意干好手邊的事，還是為下一件事而焦躁不安?如果你對工作不感興趣的話，是盡早變換工作呢還是想法讓工作充滿魅力?對此，你是否束手無策?
(54)你有第二職業(yè)嗎?
你對自己從事的職業(yè)是否滿意?在業(yè)余時間還喜歡繼續(xù)搞本專業(yè)，還是喜歡另一種職業(yè)?或者是在業(yè)余時間無所謂本專業(yè)還是第二職業(yè)，完全用于消閑。
(55)你認(rèn)為成功之路何在?
有的人感嘆自己一事無成，歸因于生不逢時，或歸因于時運(yùn)不濟(jì)，甚至歸因于父母沒有留給自己權(quán)力和資本。對此，你有否同感?我們應(yīng)該提出這樣的問題:一個人的成功是靠天才還是靠勤奮?是靠機(jī)遇還是靠平時的準(zhǔn)備?是靠手中握有資本還是靠緊緊把握時間?
(56)你如何利用某些等待時間?
當(dāng)你在就醫(yī)、理發(fā)、沐浴、候車等需要排隊(duì)等待的時間里，你做些什么?是閉目養(yǎng)神?是與人聊天?或是帶著書刊去看?你在旅途中是否還安排點(diǎn)什么事做?
(57)你習(xí)慣于借助社會服務(wù)嗎?
你在社會交往中是否經(jīng)常利用電話和通信?在縫衣服、補(bǔ)鞋子，買煤、購書等事務(wù)中，你覺得是自己辦好還是請人辦好?
(58)你有業(yè)余愛好嗎?
你對書法、繪畫、攝影、音樂、舞蹈、體育、弈棋、打牌、種花等活動是否感興趣?是偶爾參加呢還是樂此不疲?這中間有否你的特殊偏好?你有否無事消閑的時候?
(59)為什么說“機(jī)會只垂青有準(zhǔn)備的人”?(53)你的工作時間如何度過?
你在8小時以內(nèi)是全力以赴還是無精打采?是感到時間過得太快，還是感到度日如年?是一心一意干好手邊的事，還是為下一件事而焦躁不安?如果你對工作不感興趣的話，是盡早變換工作呢還是想法讓工作充滿魅力?對此，你是否束手無策?
(54)你有第二職業(yè)嗎?
你對自己從事的職業(yè)是否滿意?在業(yè)余時間還喜歡繼續(xù)搞本專業(yè)，還是喜歡另一種職業(yè)?或者是在業(yè)余時間無所謂本專業(yè)還是第二職業(yè)，完全用于消閑。
(55)你認(rèn)為成功之路何在?
有的人感嘆自己一事無成，歸因于生不逢時，或歸因于時運(yùn)不濟(jì)，甚至歸因于父母沒有留給自己權(quán)力和資本。對此，你有否同感?我們應(yīng)該提出這樣的問題:一個人的成功是靠天才還是靠勤奮?是靠機(jī)遇還是靠平時的準(zhǔn)備?是靠手中握有資本還是靠緊緊把握時間?
(56)你如何利用某些等待時間?
當(dāng)你在就醫(yī)、理發(fā)、沐浴、候車等需要排隊(duì)等待的時間里，你做些什么?是閉目養(yǎng)神?是與人聊天?或是帶著書刊去看?你在旅途中是否還安排點(diǎn)什么事做?
(57)你習(xí)慣于借助社會服務(wù)嗎?
你在社會交往中是否經(jīng)常利用電話和通信?在縫衣服、補(bǔ)鞋子，買煤、購書等事務(wù)中，你覺得是自己辦好還是請人辦好?
(58)你有業(yè)余愛好嗎?
你對書法、繪畫、攝影、音樂、舞蹈、體育、弈棋、打牌、種花等活動是否感興趣?是偶爾參加呢還是樂此不疲?這中間有否你的特殊偏好?你有否無事消閑的時候?
(59)為什么說“機(jī)會只垂青有準(zhǔn)備的人”?
我們每個人都有機(jī)遇嗎?你的機(jī)會在哪里?何時是你的最佳時機(jī)?
(60)你的時間陷阱何在?
你有沒有時間陷阱，如果有的話，它在何處?你想過怎樣去防止跌入陷阱嗎?
(61)你怎樣對待家務(wù)?
你的家務(wù)占據(jù)了多少業(yè)余時間?你怎樣處理家務(wù)活?家務(wù)時間與工作時間、休息時間有何關(guān)系?
(62)你的時間分配怎樣?
如果你在一段時間內(nèi)集中的事情很多，甚至有的事也被拖延了下來，而在另一段時間內(nèi)又比較空閑，那么你是否考慮到時間計劃?
(63)你用于應(yīng)酬的時間有多少?
送往、迎來，陪宴、陪會等等，如果已占據(jù)了你一定的時間，你是否分析過，這些場合都非你去不可嗎?有否禮節(jié)性或慣例性的邀請?有否對你單位而發(fā)而并非一定要你親臨?有些應(yīng)酬你是否想到謝絕或由其他人去也很適宜?
(64)你支配時間的原則是什么?
每個人在支配自己的時間上，都是有原則的。只不過有的人意識到這一點(diǎn)，有的人并未意識到這一點(diǎn)。你意識到這點(diǎn)了嗎?對待工作，你的選擇原則是興趣第一還是效果第一?對待娛樂呢?
(65)你敢于拒絕旁人的請求嗎?
在日常生活和工作中，旁人向我們提出請求，我們應(yīng)該盡可能地予以滿足，這是助人為樂的美德。但是，你是否會走向有求必應(yīng)而導(dǎo)致承諾過多?你是否想到時間是有限的呢?
(66)你認(rèn)為在何時最快活?
快活是人們所向往的，但如何才會獲得快樂，人們卻不一定清楚。不少疲于奔命的人常常感嘆:如果有時間休息，或者是工作輕松一些，一定是最快活的。其實(shí)不然，社會學(xué)家約得森·蘭特斯的統(tǒng)計和研究表明，大部分人在時間難以排遣、百無聊賴的時候只會感到煩惱和不快。而時間排得滿滿的人，會感到生活很充實(shí)，倒往往是最快活的人。你對此有何見解?
(67)你是否把延長工作時間作為完成任務(wù)的好辦法?
事業(yè)心強(qiáng)的人，大多數(shù)工作時間都很長，他們認(rèn)為工作上多花時間，工作成績就越大。工作時間與工作成績能否如此簡單地劃等號?隨便延長工作時間是增加工作成績還是削弱工作效率?你是否想過，靠超時工作會養(yǎng)成拖沓的習(xí)慣，會降低工作效率，還會為自己的低效勞動找到遁詞。
(68)你的精力過人嗎?
“精力過人”常常是人們對那些精神飽滿、高效工作的人贊譽(yù)之詞，這樣的人似乎蘊(yùn)藏著用不完的力氣，永不疲倦，堪稱超人。你是這樣的人
嗎?你認(rèn)為確有這樣的人嗎?其實(shí)，正如世界上尚無人可以發(fā)明永動機(jī)一樣，不可能有精力無限的人，有所可能的只是能巧妙運(yùn)籌時間而已。請不要幻想自己做超人，弦繃過了頭是要斷的，靠拼體力并非長久之計。
(69)你有沒有清點(diǎn)時間的習(xí)慣?
一個倉庫管理員，為了做到心中有數(shù)，需要經(jīng)常清點(diǎn)庫存。我們要上街購物，也需要清點(diǎn)一下自己的錢包，才知道可以買些什么。每一個人都是時間的擁有者，也是時間的消費(fèi)者，我們是否經(jīng)常清點(diǎn)自己的時間?孔老夫子說:“吾日三省吾身”，我們呢，每一天都清點(diǎn)一下自己的時間沒有?對自己的時間如何度過，打算在何處，是否心中有數(shù)?
(70)你每次都能按時完成計劃嗎?
如果我們的工作、學(xué)習(xí)和休息時間都是有計劃的話，我們每次都能按時完成或是提前完成嗎?如果是的話，有何訣竅?如果不是的話，又有何原因?過早地完成計劃，會不會無所事事地等待?過遲地完成計劃，會不會將后面的事一再延期?不論等待還是延期，它們有何利弊?
(71)你有速效之法嗎?
現(xiàn)代社會是加速度發(fā)展的時代，快速化已成為各行各業(yè)的追求，面對這一時間挑戰(zhàn)，你有自己的一些速效之法嗎?比如速讀、速寫、速記等，不論是學(xué)來的還是自創(chuàng)的，你總應(yīng)該掌握幾手追求快速的本領(lǐng)，這樣你將受益匪淺。你有多少時間?
這個問題似乎很簡單。你一天有多少時間?一月有多少時間?一年有多少時間?或者更長一些，你的一生有多少時間?這個問題似乎誰都想過，又似乎誰都沒有認(rèn)真地作出回答。誰都知道，按鐘表計時，一天是24小時，按工作制度，一天是8小時，你安排自己的時間是按何者計算?那么，一個月或一年的時間有多少，你算過嗎?又如何安排呢?
(72)你的事業(yè)是偉大還是平凡?
你追求的是偉大的事業(yè)還是安心于平凡的工作?誰都知道，偉大的事業(yè)需要長期奮斗，而且不是隨處可見和垂手可得;平凡的工作俯拾皆是，時
時在你手邊，完成也較容易。你怎樣對待這二者呢?你信奉偉大的事業(yè)的失敗勝于平凡工作的成功之說嗎?如果讓你選擇，你是做失敗的英雄呢，還是當(dāng)成功的小卒?你是否想過，求大勝而一敗涂地不如積小勝而終致成功的道理。
(二)找到浪費(fèi)時間的癥結(jié)所在
即使那些最忙、備受時間壓力的人也會浪費(fèi)許多時間。他們并非故意如此，多數(shù)情況下是完全沒有意識到這一問題。多年來已經(jīng)養(yǎng)成的工作模式，其中有很多陋習(xí)，隨時在吞噬著你的時間:你的辦公桌缺乏條理，要找一份文件就花費(fèi)了數(shù)分鐘;你和一位同事不期而遇，扯了許多無聊的費(fèi)話;你把三分之一的時間用于各種會議，但有些會議卻沒有什么價值;你對一件難辦而又不得不辦的事情優(yōu)柔寡斷，磨磨蹭蹭，拖延了很久;你要約會一位重要人物，但對方不守時讓你白等了20分鐘;正專注于某項(xiàng)工作被突然來訪者打斷，再集中起精神返回原來的思路又用了十幾分鐘，或者，你花費(fèi)很多時間去處理瑣事……
如果你正存在這類問題，而你又希望提高工作效率，那么，不要讓懶于改變現(xiàn)狀的惰性控制你，立即著手改變你的工作習(xí)慣。一旦形成了良好的工作方法的模式，就可以在相當(dāng)長的時間里利用它，只要按具體日程做細(xì)微改變就可以了。這是一項(xiàng)十分有益的工作。
為了更客觀地了解現(xiàn)狀，首先要對你的工作方式、使用時間的模式做一個檢查。為此安排一周的時間就足夠了。從早晨起床到晚上休息，把所有的行動都絲毫不漏地記錄下來。為了簡化記錄，你也可以只調(diào)查上班的這一段時間。如果你能根據(jù)自己工作的特點(diǎn)準(zhǔn)備一些表格，調(diào)查起來就十分簡便了。不要把時間調(diào)查表放在最方便拿到的地方，隨時記錄，如果把一天積累的所有事項(xiàng)再回憶起來，就難免會有疏漏。不要遺漏發(fā)生的特殊事情，以便于尋找工作的規(guī)律性，為以后做工作計劃更為切實(shí)可行提供幫助。時間調(diào)查表的內(nèi)容力求客觀準(zhǔn)確，分析這些問題才
更有價值。隨著你對工作情況的了解，你自然會對時間利用的方法變得格外重視。把每一項(xiàng)工作所占用你的時間作一個統(tǒng)計，看你在處理問題、進(jìn)行工作上面使用了百分之幾的時間;在不太重要的工作上花費(fèi)了多少時間;用于會議的時間有多少，你又用了多少時間在會議的計劃和準(zhǔn)備上了;每天處理信件花多少時間;而處理必不可少的必辦信件又花多少時間;在部下委托給你的工作上又花了多少時間……你是否一到單位就看報紙，而報紙內(nèi)容又與工作無關(guān)?你是否過多地出席了對工作不起任何作用的會議?你是否喜歡跟別人聊天，說些沒有必要的話而浪費(fèi)了彼
此的工作時間?你是否把別人能干的工作都留在自己手中親自處理?如果是這樣，你就要好好研究以下的諸條建議，并把這些建議用到你的工作中去，改掉原來的壞習(xí)慣，培養(yǎng)良好的工作模式，并且從現(xiàn)在就開始做起。
(三)養(yǎng)成良好的生活方式
從前，你會認(rèn)為浪費(fèi)你時間的敵人是來訪者的打擾，是突然響起的電話，是沒完沒了的會議�，F(xiàn)在，你也許覺得浪費(fèi)你時間的原因在于自己，而不是外界的什么因素。管理時間，就要從這些“小事”做起:你一天的例行工作，很可能必須集中在辦公室的一張辦公桌，或者工作場所的某一個定點(diǎn)來完成，如果能把辦公環(huán)境布置得高度適合你的需要，就會為你的工作提高相當(dāng)?shù)男�。清理辦公桌。一張雜亂無章的辦公桌不僅有礙觀瞻，而且會降低工作效率。你很可能不斷地將重要文件、通信記錄、工作計劃放錯地方，浪費(fèi)許多時間尋找。“優(yōu)先管理系統(tǒng)”的負(fù)責(zé)人斯坦波估計，上班族一個星期花36小時在辦公桌上，其中3個小時是在找東西。更為嚴(yán)重的是，由于桌面太亂，最重要的資料或工作就會被忽視、遺忘。你需要準(zhǔn)備足夠的抽屜，以減少桌面的凌亂，把桌面有限的空間，留給馬上就處理的急需事務(wù)。《時間的力量》的作者查理·霍伯特建議以ABC方式整理文件。把辦公桌劃分成三個區(qū)域:A區(qū)是隨時伸手可及的，放置必須立刻加以處理的文件，B區(qū)專放不常用的東西或可以慢慢處理的文件，C區(qū)更次之。把文件分類放置，永遠(yuǎn)不要把最重要的東西放在最底下。以最果斷、迅速的方式處理到手的郵件、傳真及其他文件，充分利用廢紙簍，認(rèn)為無用的東西立即丟掉。
辦公桌、椅的擺放。許多經(jīng)理喜歡把自己的辦公桌擺在面向外的地方，如此可以縱觀全場，居高臨下。但是，這樣就會被任何一位走過的工作同仁分散注意力。你不妨稍稍改變一下辦公桌的角度，以便工作時不分心。人們十分講究轎車?yán)锏淖�。卻忽視了一天要坐上8個小時的辦公椅，如果條件許可，你不妨置一把可調(diào)節(jié)的椅子，讓自己以最舒適的姿態(tài)工作，以消除伏案工作的疲勞。如果你不喜歡和別人閑聊，就把辦公室里任何可能引起聊天話題的飾物拿走，但如果你想給別人留下親切、平和的印像，最好保留一幅油畫或盆栽，完全由你自己的喜好選擇。但不能過分地裝飾辦公室，畢竟，太過舒服的環(huán)境會令人渙散。
(四)放棄枝節(jié)，做真正重要的事這是時間管理的一條最重要的原則。
做任何一件事之前，都需先衡量一下價值，由此分配以相應(yīng)的時間。意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家佩雷特發(fā)明了“20%-80%原理”，他認(rèn)為，在任何一件東西中，最重要的部分約為20%。其余 80%盡管是多數(shù)，卻是次要的。
當(dāng)你面對一大堆紛繁復(fù)雜的工作時，難免會泄氣，如果你運(yùn)用20%-80%原理，從中找出兩三項(xiàng)最重要的，各分配時間集中精力完成。那么，就在你選擇的兩三項(xiàng)事情完成后，你將獲得成功�，F(xiàn)代生活方式給人太多選擇的機(jī)會，你去商店買一雙鞋，各種顏色、樣式、品牌的鞋子足讓你眼花繚亂、猶豫半天。如果你認(rèn)為此事意義不大，就果斷地隨便拿一雙，在枝節(jié)上過多地選擇實(shí)在浪費(fèi)時間。工作中更是如此。“忙”的真正原因是你做了太多不必做的事情。放棄枝節(jié)，能贏回很多時間和精力，你不再疲于奔命，而是更游刃有余地去完成那些真正重要的事情。
(五)權(quán)力下放
一個經(jīng)理成功與否，應(yīng)該以他可以讓部下做什么事情為衡量標(biāo)準(zhǔn)。“自己動手才是完成工作的最佳手段”的確是需要改變的觀念，因?yàn)槭聦?shí)絕非總是如此。雖然自己動手不必命令別人、監(jiān)督別人工作，也不必驗(yàn)收以保證該工作完成的質(zhì)量，但是事必躬親會讓你總在忙碌，沒有休止，你雖然自以為萬能，但任何人的能力都有限，你可能因?yàn)槿狈ν瓿梢豁?xiàng)工作所必需的時間、訓(xùn)練和工具而被困在其中;凡事都要自己動手也影響你的業(yè)績，什么都要插手，結(jié)果就會一事無成，還會引起下屬的抱怨。權(quán)力下放，一方面節(jié)省時間，可以集中精力做更重要、更符合自己職權(quán)、更能發(fā)揮自己優(yōu)勢的事情。另一方面，也訓(xùn)練了你的部下，提高了他們的工作效率。有一部分工作是必須由你自己來做的，但是更多的事情可以交給秘書、助理及屬下去完成。比如:在自己決定目標(biāo)、方針、計劃等事項(xiàng)之前的準(zhǔn)備工作;日常業(yè)務(wù)，或瑣碎的工作、輔助性的工作;別人來干可以干得更快更好的工作;自己不出席，別人出席也完全可以代理的會議;為了自己能再承擔(dān)另一部分工作、自己原來的一部分工作……你可以依據(jù)較為一般的標(biāo)準(zhǔn)，即:這件工作是關(guān)系到方針大計，還是屬于經(jīng)常性的日常業(yè)務(wù)?部下有與此相應(yīng)的能力來承擔(dān)、完成這項(xiàng)工作嗎?從其重要性來講，是否從這件事上勻出時間去做另一件事更有收益?經(jīng)常向自己提問。授權(quán)時一定要向?qū)Ψ街v清楚他所承擔(dān)責(zé)任的程序和授權(quán)的范圍，以避免他們不但沒有多干，反而以此為借口減少其他工作，事實(shí)上干得太少了。
除了權(quán)力下放，還要切記，不要隨便接受別人推給你的工作，不要越職。如果你接受所有找上門來的問題，你的生活就會陷入混亂，你要花很多精力和時間處理這些問題。對此，時間管理專家多有建議:“不要當(dāng)好支使的男人”，“別接燙手的山芋”，避免接手他人應(yīng)盡職責(zé)的事情，學(xué)會說“不”。
(六)避免拖泥帶水
任何工作都不可避免要和人打交道，作為經(jīng)理，更是需要處理來上上下下、方方面面的各種人際關(guān)系。依照傳統(tǒng)的習(xí)慣，一見面少不了要寒暄、客套，在談及正事之前要來個“引子”拋磚引玉，分手之時要送一送，否則便顯得沒有禮貌，待人冷淡，不好相處。但是這種做法吞噬了大量的時間，令人痛心。其實(shí)這種表示友好的做法大可以簡化，甚至完全省略，而又不失禮節(jié)。你可以微笑著，直接切人正題，既顧及了“面子”，又給人留下友好、干練、不拖泥帶水的印象，在以后的交往中對方也會以同樣干脆的態(tài)度回報你�？s短訪客逗留的時間有這樣一些技
巧:保持公事公辦的態(tài)度;以“我能為你做些什么?”這樣的問題引出客人來訪的目的;不要以茶點(diǎn)或咖啡款待不期而至的訪客;如果你覺得問題已經(jīng)談清楚，對方再留下來純屬浪費(fèi)時間，你可以及時站起來，或者說“謝謝你來看我”這類有暗示意味的話。如果你要找別人談?wù)摴ぷ鳎詈玫綄Ψ降霓k公室去，而不是讓他來見你，因?yàn)樵趯Ψ睫k公室，你可以隨時撤離，保持主動性。
電話是幫助我們節(jié)約時間、提高效率的有力幫手。但是如果使用不當(dāng)，也會成為偷你時間的竊賊。不是必需的電話一定免打。如果要打，開場白要簡短，比如:“我給你打電話是因?yàn)?hellip;…”接到別人打給你的電話，可以說:“很高興接到你的電話，有什么事情要幫忙嗎?”要結(jié)束電話，你可以說:“我馬上要開一個會，下次什么時間再聯(lián)系?”等等。為了不遺漏電話中重要的信息，你可以邊打電話，邊在紙上做下簡短記錄。你實(shí)在討厭在電話里聊天的話，具有留言功能的電話加上一部傳真機(jī)就可以解決問題。
(七)做時間的主人
管理時間的困難之處在于，你的時間并非完全屬于自己支配，別人浪費(fèi)你的時間幾乎成了不可遺免的事情。你本來和對方約好只談半個小時，結(jié)果他卻羅唆起來沒完，怎么辦?告訴他:“我們說好只談半個小時，我只按半個小時來安排的，對不起，下面還有一個人等著要見我。”如果你準(zhǔn)備用半個小時完成的一次會談。只用了15分鐘就完成了，你也千萬不要用無謂的廢話來浪費(fèi)掉這15分鐘，派點(diǎn)別的用場。最令人煩惱的是，約好7點(diǎn)見面，對方卻到7點(diǎn)20才露面。人們都希望盡可能在有限的時間里做更多的事，能力不夠的時候就造成拖延。如果對方是個忙人，約會時一定給他留下余地，假如對方建議7點(diǎn)見面，你可以告訴他:“你先忙完你的事情，再說，路上可能堵車，咱們7點(diǎn)30見吧?”這種情況下，對方一般不好意思再遲到。節(jié)約約會時間的一個訣竅就是讓對方明白你很忙。美國法學(xué)家麥考梅克的做法也許會給你一點(diǎn)啟示:他跟人約時間不以整點(diǎn)，而總是奇怪的9點(diǎn)25分或者差10分10點(diǎn)。這種怪異的時間會給人留下印象，并提醒你，他太忙，忙到不能以半點(diǎn)為單位使用時間。一個分秒必爭的人，別人怎么好浪費(fèi)他的時間呢?
(八)時間管理中的謬誤
管理學(xué)家通過時各種不同的時間概念及其對管理影響的研究，收集到許多與時間和管理效能有關(guān)的無稽之談，現(xiàn)介紹如下:
1.關(guān)于缺乏時間的謬誤
沒人有足夠的時間，然而每個人都擁有自己的全部時間。這句看來自相矛盾的話使管理人員不得不承認(rèn)自己擁有所有的時間——不會再多
了。所以說，問題不在于時間本身，而在于我們?nèi)绾卫米约核鶕碛械挠邢拶Y源。缺乏時間這個錯誤的概念通常是由一些錯誤的管理方法造成的。比如總想設(shè)法用過少的時間做過多的事情，不善處理那些分散精力的事情，確定或接受不切實(shí)際的時間預(yù)算，不按輕重緩急的順序處理工作事項(xiàng)等。
2.關(guān)于時間與我們作對的謬誤
總是不能按時完成工作的職業(yè)管理者為缺乏時間而感到苦惱，他們處處忙于救急，然而次次錯過最后時限，因此總是把時間看成是自己的敵人。然而在很多方面，最壞的敵人恰恰是我們自己。當(dāng)我們學(xué)會合理分配時間的時候，時間才會站在我們這一邊。
3.關(guān)于效率的謬誤
效率往往被誤作效能。然而我們知道，高效率地執(zhí)行錯誤的任務(wù)，或者把正確的任務(wù)放在錯誤的時間執(zhí)行，都可能會使工作高度無效。效能，可以被概述為正確地做正確的事;就是使效果盡可能完善，即花費(fèi)最少的資源，包括時間，取得最佳的效果。
4.關(guān)于活動的謬誤
管理人員在評價下級的工作時，極易把活動與效果混淆起來。不可靠的工作人員其工作精力與他對工作方向的認(rèn)識和對工作效果的把握往往成反比。在巴黎的一次討論會上，一位法國管理人員使大家想起了法蘭西騎兵的一句格言:“不要遲疑，只管向前沖。”但有時候，即使既定目標(biāo)是清楚的，管理人員也會時常醉心于那些成功的活動而忘記了他們的工作目標(biāo)。最初的活動是要達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)，最后的活動卻把活動本身變成了目標(biāo)。在這種情況下，當(dāng)這類職業(yè)管理者決定委派另一項(xiàng)重要任務(wù)時，最終的嘲弄就會出現(xiàn)。他沒有再給疲憊不堪的下屬分派任務(wù)，而把任務(wù)又加給了他的最善于利用時間的助手，因?yàn)檫@位助手已圓滿完成了頭一項(xiàng)任務(wù)。結(jié)果，他獎賞了最無能的下屬，而處罰了他的組織中最有成效的成員。
5.關(guān)于授權(quán)的謬誤
有效的授權(quán)最終節(jié)省時間，但是在授權(quán)的最初階段要花費(fèi)時間，以制訂授權(quán)計劃，選擇和培訓(xùn)能夠勝任此項(xiàng)工作的人員，提出要求和希望，指導(dǎo)和商討如何改進(jìn)工作，讓他們參與管理集團(tuán)中對其工作有影響的決策，衡量和獎罰完成的結(jié)果。所以，授權(quán)首先需要時間，只有在有效地完成授權(quán)之后才能最終節(jié)省時間。躲避煩惱與責(zé)任決不是一個節(jié)省時間的辦法。這無異于“棄權(quán)”。不管誰來做這些工作，最終的責(zé)任永遠(yuǎn)地和不可避免地要落在最高職業(yè)管理者的頭上。
6.關(guān)于決策層次的謬誤
有一種看法，認(rèn)為得到較多報酬的人必然做出較恰當(dāng)?shù)臎Q策。因此，高層管理人員做出的決策越多，整個組織的景況就越好。然而，決策層次管理原則認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)在能夠做出準(zhǔn)確判斷和便于獲取有關(guān)事實(shí)的盡可能低的管理層次做出決策。一個明顯的事實(shí)可以證明這條原則，即層次越高，做出決策所付出的代價越大;層次越低，做出的決策越接近所涉及的環(huán)境。管理人員最常犯的一個毛病是喜歡繼續(xù)做提升前職位上做過的同類決策。
7.關(guān)于推遲決策的謬誤
在需要決策的時候，很多管理人員本能地推遲或拖延做出最后的決策，以避免承擔(dān)隨之而來的義務(wù)。這種綜合病癥被經(jīng)驗(yàn)豐富的觀察家稱為“分析麻痹癥”。通常，一個困難的決策被推遲的時間愈長，做出決策就變得愈加困難。而且，每次推遲決策還減少了對可能出現(xiàn)的偏差采取糾正措施的時間。“需要更多的事實(shí)”常常管理人員推遲決策的借口。然而，如果我們知道注80%的決策結(jié)果中，起決定作用的事實(shí)往往只占全部事實(shí)的20%，我們就會明顯地看出“等待全部事實(shí)完備”這一借口的荒謬性。
8.關(guān)于高級管理人員工作負(fù)擔(dān)過重的謬誤
很多高級管理人員不僅存在著錯誤的全能概念，還存在著錯誤的缺我不可概念。他們斷定，單位一旦失去他們的關(guān)心，就無法存在下去。于是他們放棄休假，終日忙碌以至周末都不休息�？墒撬麄儏s感到奇怪，為什么自己得不到更多的感激。他們不讓別人做出決策，結(jié)果使自己的辦公桌堆滿了文件;他們?nèi)褙炞⒂诠ぷ鞯闹?jié)問題，結(jié)果使辦公桌上更加亂七八糟;他們奉行至善主義，結(jié)果使很多不現(xiàn)實(shí)的要求擺在自己和工作人員面前;他們未能有效地授權(quán)，結(jié)果迫使每個人前來找他們解決各種最細(xì)小的問題。
9.關(guān)于辛苦工作的謬誤
獲得的最后結(jié)果與付出的成桶汗水往往不成比例，管理人員極易把流汗與成就混淆起來。時間管理的計劃原則指出，在制定有效的計劃時花費(fèi)1小時，在執(zhí)行時就會節(jié)省3到4小時，而且確保取得更好的效果�；顒有凸芾砣藛T喜歡行動而不愿意思考，總是不顧一切地避免制定計劃。如果他們在未著手之前把工作通盤考慮一下，他們將會干得更好些。雖然最初制定計劃時花費(fèi)了時間，然而正是依靠投入的那些時間才可以節(jié)省更多的時間，并收到更好的效果。由于把汗水混同于效果，”辛苦的工作者”最終還是用最辛苦而又最無效的方式去完成他的工作。治療辛苦工作綜合癥的藥方是:工作中多點(diǎn)精明，少點(diǎn)辛苦
10.關(guān)于全能的謬誤
很多管理人員深信，自己親自動手會把事情做得更快更好。他們以為，這樣做不僅節(jié)省了告訴別人工作要求的時間以及最后檢查工作以便發(fā)現(xiàn)偏差的時間，而且可以完全按照自己預(yù)想的方式第一遍就正確地做好工作。這個推理的謬誤在于，由于拒絕將工作授權(quán)于別人，而花費(fèi)時間去經(jīng)歷自己本來知道怎樣才能做好的事，所以再次遇到這些工作時，準(zhǔn)保這位職業(yè)管理者沒有任何選擇，只能再次親自動手。例如，多數(shù)企業(yè)家往往沾沾自喜于他們在最初階段獲得的成功，從而對自己產(chǎn)生了全能的錯覺。他們似乎非常愿意斷定，他們的成功是由于自己的行動，盡管并非如此。由于他們斷定別人不能像自己那樣把事情做好，便堅(jiān)持做很多本應(yīng)授權(quán)別人去做的事，以致他們沒有時間去進(jìn)行管理。
11.關(guān)于“開門辦公”的謬誤
最初鼓勵“參與管理”的時候，它的支持者當(dāng)然會提出，下屬在需要的時候能見到上司是一個重要的因素。為了保證這一點(diǎn)，他們建議，職業(yè)管理者辦公室的門應(yīng)被所有需要得到幫助的下屬認(rèn)為是“開放的”。他們不是指任何時候都敞開大門，而是指在需要的時候讓需要得到幫助的下屬能夠進(jìn)來。令人遺憾的是，“開門辦公”已經(jīng)被理解為始終敞開大門。然而作為一個職業(yè)管理者，一直處于別人可以隨時見面的狀態(tài)將會使成功失去保障。恰恰相反，隨時可以見面的職業(yè)管理者發(fā)現(xiàn)，這樣做使自己無法完成工作，也無法考慮自己的目標(biāo)和優(yōu)先次序，更無法集中精力去處理辦公桌上堆放的文件。他成為走廊漫游者捕捉的對象。這些人打斷了他的工作，也不知道要在他的辦公室里呆多長時間。除了大公司的高級管理人員，敞開大門就意味著對路過而前來問候或因其他緣故順便來訪的每一個人發(fā)出邀請。各種實(shí)驗(yàn)已經(jīng)表明，一個人很難做到在朋友或同事所敞開的大門前經(jīng)過而不進(jìn)去打個招呼。既然管理人員普遍有社會交往的本能和尋求新聞的好奇心，有掌握情報的渴望和唯恐冒犯的擔(dān)心，那么“開門辦公”只能被視為對有效管理的不易察覺的威脅。有效的管理人員幾乎齊聲譴責(zé)“開門辦公”。他們一致認(rèn)為必須有計劃
地會客，以便不被干擾而能夠集中精力工作。當(dāng)然，這可以通過“閉門謝客”、秘書的回絕、隱蔽的辦公地點(diǎn)或者干脆在家里呆幾個小時等方法來實(shí)現(xiàn)。
12.關(guān)于節(jié)省時間的謬誤
倘若我們沒有任何選擇，只能以預(yù)走速率花費(fèi)時間，時間如何節(jié)省呢?嚴(yán)格地說這是做不到的。沒有人能夠使自己不花費(fèi)時間，也沒有人能夠使自己以不同的速率花費(fèi)時間。雖然如此，還是有許多管理人員經(jīng)常談?wù)摴?jié)省時間的問題——往往是造成最終花費(fèi)更多時間的一些不明智的管理辦法。為了滿足另一個最后時限而縮短一次重要的會談，可能會留下一個懸而未決的問題，這個問題會逐漸惡化以致在后來的危機(jī)中爆發(fā) 。沒有關(guān)鍵事實(shí)而加速決策，往往使問題返回來折磨草率的決策者。沒有透徹分析可供選擇的方案就倉促發(fā)起行動，最后就會發(fā)現(xiàn)這樣做使自己走上了一條最不稱心的道路——浪費(fèi)了大量的時間、精力和資金。一位哲人問道：“如果你沒有時間正確地做事，那么你會有時間把事情做完嗎?”
13.關(guān)于光陰似箭的謬誤
我們說過時間永不回頭，也聽說過在特殊時刻時間停頓了。不管怎么說，多數(shù)人認(rèn)為光陰似箭。時間是最易消失的資源，它瞬息即逝，卻無人知曉它的去向及消失的原因。它如同我們的幻想那樣短暫……那樣虛無縹緲、無蹤無影……那樣毫不通融、冷酷無情;我們談?wù)撟疃嗟念}目除了天氣就是時間，然而我們卻很少能理解它;我們指責(zé)它吝嗇、短暫、抱有敵意，使我們每次看表都面對最后時限�？墒牵朴诮M織的人們卻把它視為朋友。我們未曾有過足夠的時間，別人的時間卻總是充裕的。我們說時間結(jié)束了，可是它卻沒有離開任何地方。即使我們不存在了，時間也依然存在。它永恒地、無始無終地存在著。時間以固定的速率運(yùn)動，是宇宙中的幾個永恒現(xiàn)象之一。我們每個人的時間也以同樣的速度流逝。所謂光陰似箭是指我們正在似乎飛馳著的時間里管理著事物。由于不適當(dāng)?shù)挠媱澔蛟诠芾矸矫嫫渌愃频腻e誤，使我們自己不得不在過少的時間里做過多的事情。
14.關(guān)于問題鑒別的謬誤
很多精力和時間浪費(fèi)在解決沒有認(rèn)準(zhǔn)的問題上面。所以俗話說:準(zhǔn)確地指出問題(這就是鑒別)就等于解決了一半問題。丈夫走進(jìn)地下室，發(fā)現(xiàn)地面上有六英寸深的水，便喊他的妻子拿拖把來。妻子回答說，應(yīng)該先去關(guān)掉水龍頭。這就是錯誤地鑒別問題的一個簡單例子——水是問題的現(xiàn)象，而不是原因。
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