25個超強(qiáng)的Office打印技巧

　　如今，很多人每天都會與Office辦公軟件打交道，以下是YJBYS小編搜索整理的關(guān)于25個超強(qiáng)的Office打印技巧，供參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)!

　　1，沒有打印機(jī)一樣可以打印預(yù)覽

　　在沒有安裝打印機(jī)的電腦上按下Excel的“打印預(yù)覽”按鈕后，Excel會卻提示沒有安裝打印機(jī)，且無法打印預(yù)覽。其實(shí)，只要單擊“開始”→“設(shè)置”→“打印機(jī)”，然后雙擊“添加打印機(jī)”項(xiàng)目，再隨便安裝一個打印機(jī)的驅(qū)動程序。重啟Excel，就會發(fā)現(xiàn)已經(jīng)可以打印預(yù)覽了。

　　2，打印指定頁面

　　一個由多頁組成的工作表，打印出來后，發(fā)現(xiàn)其中某一頁(或某幾頁)有問題，修改后，沒有必要全部都打印一遍!只要選擇“文件”→“打印”(不能直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，否則是將整個工作表全部打印出來)，打開“打印內(nèi)容”對話框，選中“打印范圍”下面的“頁”選項(xiàng)，并在后面的方框中輸入需要打印的頁面頁碼，再按下“確定”按鈕即可。

　　3，首行重復(fù)打印

　　當(dāng)工作表大于1頁時，用戶一般希望在打印時能在每一頁中均能包含首行，你可以這樣設(shè)置，打開“頁面設(shè)置”對話框，單擊“工作表”選項(xiàng)卡，接下來只需在“打印標(biāo)題→頂端標(biāo)題行”文本框中輸入：ũ:ũ類似的字符，或用鼠標(biāo)將工作表中的首行拖過來也可以，以后就該表格首行就會打印在每頁了。

　　4，表格也縮印

　　有時為工作需要，可能要求將多頁內(nèi)容調(diào)整為一頁打印出來(在Word中可以通過“縮放”技巧來實(shí)現(xiàn))，可選擇“文件”→“頁面設(shè)置”，再在打開的“頁面設(shè)置”對話框中單擊“頁面”標(biāo)簽，在“縮放”組下有一個“調(diào)整為”選項(xiàng)，只要在這里鍵入打印工作表內(nèi)容時所需要的頁數(shù)(注意頁寬和頁高兩個值必須一致)就可以了。不過，此功能對于與紙張高、寬比例嚴(yán)重不協(xié)調(diào)的工作表來說，建議不要采用，否則會嚴(yán)重影響打印效果。

　　5，打印選定區(qū)域

　　選定需要打印的區(qū)域，執(zhí)行“文件”→“打印”，打開“打印內(nèi)容”對話框，選中“打印內(nèi)容”下面的“選定區(qū)域”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕就行了。如果經(jīng)常要打印固定的某個區(qū)域，可以先選定相應(yīng)區(qū)域，再執(zhí)行“文件”→“打印區(qū)域”→“設(shè)置打印區(qū)域”。經(jīng)過這樣的設(shè)置后，無論是執(zhí)行菜單的打印命令，還是直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，均可將設(shè)置的區(qū)域打印出來。

　　此時，如果想打印別的內(nèi)容，就必須先執(zhí)行“文件”→“打印區(qū)域”→“取消打印區(qū)域”命令，然后再進(jìn)行打印操作。

　　6，打印不連續(xù)的單元格(區(qū)域)

　　如果僅僅需要將一些不連續(xù)的單元格(區(qū)域)中的內(nèi)容打印出來，那么在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)左鍵單擊需要打印的單元格(區(qū)域)，選中多個不連續(xù)的單元格(區(qū)域，如A2.B2:C8.D10……)，然后選擇“文件”→“打印”，打開“打印內(nèi)容”對話框，選中“打印內(nèi)容”下面的“選定區(qū)域”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕就行了。此時，系統(tǒng)將選中的每一個不連續(xù)單元格(區(qū)域)分開，打印在不同頁面上(即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙上……)。

　　如果需要經(jīng)常打印固定的不連續(xù)行、列，可以在上述隱藏設(shè)置完成后，執(zhí)行“視圖”→“視面管理器”，打開“視面管理器”對話框，按其中的“添加”按鈕，在隨后彈出的“添加視圖”對話框“名稱”后面的方框中輸入一個名稱(如“打印”等)，確定退出。以后需要打印時，再打開“視面管理器”對話框，選中“打印”視圖項(xiàng)，按“顯示”按鈕，即可顯示出設(shè)置好的打印頁面，執(zhí)行打印操作就可以了。

　　7，打印不連續(xù)的行(或列)

　　有時，需要將一張工作表中部分不連續(xù)的行或列打印出來，可以在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)左鍵單擊行(列)標(biāo)，選中不需要打印出來的多個不連續(xù)的行(列)，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將其隱藏起來，然后再執(zhí)行打印操作就可以了。

　　8，將公式打印出來

　　如果要將單元格中的公式打印出來，則執(zhí)行“工具”→“選項(xiàng)”，在“視圖”標(biāo)簽中，選中“公式”選項(xiàng)，確定退出。此時，工作表中含有公式的單元格，不是顯示公式的運(yùn)算結(jié)果，而是顯示出具體公式，執(zhí)行打印操作，即可將公式打印出來。

　　9，一次打印多個工作表

　　在按住Shift(或Ctrl)鍵的同時，用鼠標(biāo)在需要打印的工作表名稱上單擊，即可選中多個連續(xù)(或不連續(xù))的工作表，進(jìn)行正常的打印操作，即可將選中的工作表一次打印出來。在“打印內(nèi)容”對話框中，選中“打印內(nèi)容”下面的“整個工作簿”選項(xiàng)，再確定打印，即可一次性將整個工作簿中所有工作表打印出來。

　　10，讓每一頁都打印出標(biāo)題行

　　一個由多頁組成的表格，通常需要在每一頁上都打印出標(biāo)題行：執(zhí)行“文件”→“頁面設(shè)置”，打開“頁面設(shè)置”對話框，單擊“工作表”標(biāo)簽，在“頂端標(biāo)題行”后面的方框中輸入：ū:ū(這里假定第2和第3行為標(biāo)題行，$符號在英文狀態(tài)下，用Shift+4組合鍵輸入)，確定退出，再打印時，系統(tǒng)會自動為每一頁加上標(biāo)題行。如果在“左端標(biāo)題列”后面的方框中輸入列標(biāo)題區(qū)域，就可以為每一頁添加上列標(biāo)題。

　　11，異地打印Excel表格

　　如果某臺電腦(A電腦)沒有安裝打印機(jī)，而另一臺有打印機(jī)的電腦(簡稱B電腦)上卻沒有安裝Excel，可這樣操作：先在A電腦上安裝一下B電腦打印機(jī)的驅(qū)動程序，再打開需要打印的Excel工作簿，調(diào)出“打印內(nèi)容”對話框，將打印機(jī)設(shè)置成B電腦上的打印機(jī)，選中“打印到文件”選項(xiàng)，并設(shè)置好其他選項(xiàng)，按“確定”按鈕，在隨后彈出的“打印到文件”對話框中輸入一個文件名(如a.prn)后，再按“確定”按鈕。然后將a.prn(保存在“我的文件”文件夾中)文件拷貝到電腦B中，在DOS狀態(tài)下(Windows下的“MS-DOS方式”也可以)，在文件所在的目錄中，執(zhí)行“copy a.prn lpt1”命令，即可將Excel工作表打印出來。

　　12，讓工作表居中打印

　　有時，可能需要打印的數(shù)據(jù)不是很多。如果直接打印，這些內(nèi)容有可能會集中在紙張頂端，看起來很不美觀，但如果人工調(diào)整又非常麻煩。這時，只要選擇“文件”→“頁面設(shè)置”，打開“頁面設(shè)置”對話框，單擊“頁邊距”選項(xiàng)頁，如果希望工作表中的數(shù)據(jù)在左右頁邊距之間水平居中，只要在“居中方式”小節(jié)下勾選“水平”復(fù)選框即可;如果希望工作表中的數(shù)據(jù)在上下頁邊距之間垂直居中，只要勾選“垂直”復(fù)選框，當(dāng)然建議同時勾選這兩個復(fù)選項(xiàng)，這樣就美觀多了。

　　13，自動避開錯誤值打印

　　當(dāng)工作表中存在公式時，有時難免會出現(xiàn)一些錯誤信息，當(dāng)然不想在打印時將這些錯誤信息也顯示出來。選擇“文件”→“頁面設(shè)置”，單擊“工作表”標(biāo)簽，再單擊“打印”選項(xiàng)組下“錯誤單元格打印為”下拉列表框，再從中將缺省的“顯示值”改為“<空白>”，這樣就不會將屏幕上顯示的錯誤信息也打印出來，而是只打印空白單元格。

　　14，打印公式原形

　　首先，需要在工作表中將公式顯示出來才行，在“工具”→“公式審核”菜單下選中“公式審核模式”選項(xiàng)即可。然后選擇“文件”→“打印”，接著單擊“選項(xiàng)”按鈕來選定區(qū)域、活動工作表或整個工作簿。

　　15，調(diào)整打印機(jī)的分辨率

　　單擊“文件”→“打印”，在打開的“打印內(nèi)容”中單擊“屬性”按鈕，然后在打開窗口的對話框下“打印質(zhì)量”下拉框中可以選擇一種點(diǎn)數(shù)較低的分辨率，例如360點(diǎn)/英寸，這樣打印起來速度就會快很多。

　　16，以草稿方式打印

　　以草稿方式打印工作表時，將忽略格式和大部分的圖形，這樣也可以達(dá)到提高打印速度的目的，大家要做的只需選擇打印機(jī)設(shè)置框中的“按草稿方式”復(fù)選框。

　　17，以單色方式打印

　　如果工作表中有很多彩色格式設(shè)置，那么要采用單色打印的方式，這樣Excel在打印時就會自動將彩色字體和邊框打印成黑色而不是使用灰度，打印速度自然大大提高，你可以選擇打印機(jī)設(shè)置框中的“單色打印”復(fù)選框。

　　18，不讓表頭到表格中

　　有時打印表格線時，經(jīng)常會把表頭也弄到表格里面。這時，可以選取表格中需要打印的區(qū)域(記住不要選擇表頭)，然后單擊快捷工具欄中“邊框”按鈕旁邊的小三角形符號，在出現(xiàn)的邊框樣式中選“所有框線”就行了。這樣，打印出來后，表頭就再也不會跑到表格里面去了。

　　19，快速打開打印機(jī)窗口

　　Excel XP具有后臺打印功能，執(zhí)行打印任務(wù)時，你可以在前臺繼續(xù)從事其他操作，而系統(tǒng)會在后臺進(jìn)行打印，狀態(tài)欄會顯示一個打印機(jī)圖標(biāo)。此時，只需雙擊狀態(tài)欄中的打印機(jī)圖標(biāo)即可打開打印機(jī)狀態(tài)窗口，從中可快速執(zhí)行暫停、刪除打印等操作。

　　20，打印預(yù)覽的妙用

　　假設(shè)Excel的一個工作簿建有兩個工作表，現(xiàn)第二個工作表的頁碼要接著第一個工作表的頁碼。只要選中第二個工作表，按“打印預(yù)覽”→“設(shè)置”，進(jìn)入“頁面設(shè)置”→“頁面”，最下面有一項(xiàng)“起始頁碼”，默認(rèn)是自動，現(xiàn)修改其默認(rèn)值即可，如第一個工作表的結(jié)束頁碼是5，那么在起始頁碼中輸入6。

　　21，打印行號和列標(biāo)

　　選擇“文件”→“頁面設(shè)置”命令，單擊“工作表”標(biāo)簽，再選中“行號列標(biāo)”復(fù)選框即可。

　　22，不打印圖形

　　對于一個圖文混排的文件，常常需要校對其中的文本，為了節(jié)省紙張和油墨，不打印其中的圖片。你可以通過下面兩種方法來實(shí)現(xiàn)：(1)執(zhí)行“工具”→“選項(xiàng)”，單擊“打印”標(biāo)簽，將“打印文件附加信息”下面的“圖形對象”復(fù)選框前面的對號去掉。(2)在“打印”對話框中，按下端的“選項(xiàng)”按鈕，即可單獨(dú)打開“選項(xiàng)”對話框中的“打印”標(biāo)簽，去掉“圖形對象”前面的對號去掉。

　　23，縱橫向紙張混合打印

　　有時，文件中插入表格，而表格需要橫向輸出時，可這樣設(shè)置：將光標(biāo)定位在表格所在頁(即需要橫向輸出的頁)的開頭，打開“頁面設(shè)置”對話框，在“頁邊距”標(biāo)簽下，將紙張類型設(shè)置為“橫向”，按“應(yīng)用于”右邊的下拉按鈕，選“插入點(diǎn)之后”選項(xiàng)，確定退出;再將光標(biāo)定位在后面需要恢復(fù)“縱向”輸出頁的開頭，仿照上面的操作，將紙張類型設(shè)置為“縱向”。

　　24，雙面打印

　　(1)在“打印”對話框中，按下端“打印”右邊的下拉按鈕，選定“奇數(shù)頁”選項(xiàng)，“確定”打印，“奇數(shù)頁”打印完成后，將打印了內(nèi)容的紙張翻過來裝入打印機(jī)(順序千萬不要搞錯喲)，再將“偶數(shù)頁”打印上去就行了。(2)在“打印”對話框中，選中“人工雙面打印”選項(xiàng)，“確定”打印，“奇數(shù)頁”打印完成后，系統(tǒng)會彈出一個提示打印另一面的對話框，此時，將打印了“奇數(shù)頁”內(nèi)容的紙張翻過來裝入打印機(jī)，按下上述對話框的“確定”按鈕，將“偶數(shù)頁”內(nèi)容打印上去就好了。

　　小提示

　　如果打印機(jī)有夾紙的“不良”習(xí)慣，請采取前面的“打印指定頁面”的做法，一頁一頁實(shí)現(xiàn)雙面打印。盡管此法很麻煩，但最可靠!

　　25，打印連續(xù)頁碼

　　默認(rèn)情況下，打印Excel表格時，每個工作表中的表格頁碼都是從1開始編號的。如果需要將多個工作表的表格頁碼連續(xù)排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介紹的方法查看第一個工作表的總頁數(shù)，接著切換到第二個工作表。單擊“文件”→“頁面設(shè)置”，進(jìn)入“頁眉/頁腳”選項(xiàng)卡，再單擊“自定義頁眉”(或“自定義頁腳”)按鈕打開對話框。根據(jù)需要單擊其中的“左”、“中”或“右”框，再單擊帶有“#”字樣的按鈕，即可將“&[頁碼]”放入框中。如果要讓第二個工作表的首頁碼接著第一個工作表的尾頁碼，只須在“&[頁碼]”后輸入后者的總頁數(shù)(即尾頁碼，例如11)，使其變成“&[頁碼]+11”的樣子。如果必要，還可以在“&[頁碼]+15”前后加上“第”和“頁”字樣，使其變成“第&[頁碼]+11頁”。最后按上面介紹的方法操作，就可以打印頁碼連續(xù)的多個工作表了。

　　小提示

　　采用上述方法打印連續(xù)頁碼時，“頁面設(shè)置”、“頁面”選項(xiàng)卡中的“起始頁碼”選項(xiàng)應(yīng)為“自動”。

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