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不懂這2個Excel技巧,你就干到死
很多職業(yè)表親都有過這樣的經(jīng)歷:辛辛苦苦做完了表格發(fā)給上級去審核修改,上級修改完后就發(fā)回來,我們自己再做審核,最后發(fā)布。
然而可能有些上級比較懶,改動了很多數(shù)據(jù)卻沒有做任何標記和說明,難道你要去一個一個的問你的上司嗎?這不職業(yè),而且也不大可能。那么我們收到上級修改完的數(shù)據(jù)表格后,怎么才能知道他們修改了哪些內(nèi)容,從而進一步做審核發(fā)布呢?
學(xué)會一下2個Excel表格核對技巧,讓你分分鐘完成數(shù)據(jù)的審核和發(fā)布。
技巧1.利用Spreadsheet Camprare一秒鐘識別差異數(shù)據(jù)
如下圖所示,我們?nèi)绾慰焖俦葘ξ覀冏约鹤龅谋砀窈蜕纤拘薷暮蟮谋砀竦牟町惸?這里首先來介紹一個非常棒的工具:Spreadsheet Compare 2013。是Excel自帶的一款數(shù)據(jù)比對工具,這個工具可以高效地幫助我們比對多個Excel工作簿(結(jié)構(gòu)相同)之間的差異。那么這個工具都有什么樣的使用技巧呢?我這里就拋磚引玉地來介紹一下:
如何快速找到領(lǐng)導(dǎo)修改的內(nèi)容?
技巧:
1.單擊windows 系統(tǒng)“開始”按鈕,輸入“Spreadsheet Compare 2013”,找到此工具(在最上方),單擊打開;
找到這個工具,只有Excel2013才有哦
2.現(xiàn)在Spreadsheet Compare2013這個數(shù)據(jù)差異比對工具以及打開,它的布局由工具欄、表格展示區(qū)、差異內(nèi)容區(qū)等部分組成;
Spreadsheet Compare 2013界面
3.單擊“home'正下方的'Compare Files',打開對比文件選擇對話框,分別選擇自己發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)的表格和領(lǐng)導(dǎo)發(fā)回來的表格,單擊確定;
選擇對比的兩個表格,源表格和目標表格
這就是對比結(jié)果
4.現(xiàn)在我們就可以看到對比結(jié)果了,領(lǐng)導(dǎo)改了哪些東西一目了然。那么如果我們想將結(jié)果導(dǎo)出到Excel表格中去看怎么做呢?
細看圖中說明
5.單擊工具欄上的“Export Results',打開保存對話框,選擇相應(yīng)的文件存放位置和輸入文件名,單擊確定即可導(dǎo)出結(jié)果。
導(dǎo)出結(jié)果
選擇合適的存放位置
這就上司改了的內(nèi)容了
注意:
相互比較的兩個Excel工作簿結(jié)構(gòu)要一致,包括sheet的數(shù)目等。
技巧2.利用高級篩選快速比對兩個表格之間的差異
高級篩選是Excel中特別重要的功能之一,其應(yīng)用范圍已經(jīng)不僅僅局限于篩選數(shù)據(jù)了,之前的文章中我提到過高級篩選的諸多經(jīng)典應(yīng)用案例。今天我在此補充一個,利用高級篩選快速比對Excel工作表的數(shù)據(jù)。
技巧:
1.選中修改后的表格中的任意單元格,單擊“數(shù)據(jù)”選項卡,然后單擊篩選按鈕旁邊的“高級'(這就是高級篩選),打開高級篩選對話框,這一步也可以直接用快捷鍵(Alt+A+Q);
2.我們看見修改后的表格已經(jīng)被完全選中,單擊下方的條件區(qū)域框的折疊按鈕,選擇修改前的表格,單擊確定;
3.選中篩選后的表格,然后按下Alt+;組合鍵,只選中可見單元格,設(shè)置填充為紅色;
4.單擊“數(shù)據(jù)”選項卡,再單擊”篩選“旁邊的”清除“按鈕。這時候沒有填充色的行就是領(lǐng)導(dǎo)修改過的數(shù)據(jù)了。
上個動畫演示:
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