Excel打印技巧詳細(xì)介紹
Excel打印技巧
Excel是我們常用的辦公軟件之一，在打印方面有幾點(diǎn)體會(huì)，現(xiàn)在寫(xiě)出來(lái)與大家共同探討一下。
1、 設(shè)置工作表的標(biāo)題
在Excel制作一個(gè)表格時(shí)，我們一般都會(huì)設(shè)計(jì)一個(gè)標(biāo)題，當(dāng)Excel表格的長(zhǎng)度大于一頁(yè)時(shí)，為了保持表格的完整性和可讀性，我們一般都希望能在每一頁(yè)中都出現(xiàn)這個(gè)標(biāo)題，這樣就需要進(jìn)行以下設(shè)置：?jiǎn)螕簟拔募辈藛沃械摹绊?yè)面設(shè)置”命令，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“工作表”標(biāo)簽，在“打印標(biāo)題”框中單擊“頂端標(biāo)題行”右邊的紅色小箭頭，然后在Excel表格中使用鼠標(biāo)左鍵單擊要作為頂端標(biāo)題的行，或者直接在“頂端標(biāo)題行”文本框中輸入引用位置代碼，最后單擊“確定”按鈕，以后在打印的時(shí)候，每一張表格上都會(huì)帶有我們?cè)O(shè)置的標(biāo)題行了。
2、 首行重復(fù)打印
當(dāng)工作表大于1頁(yè)時(shí)，用戶一般希望在打印時(shí)能在每一頁(yè)中均能包含首行，你可以這樣設(shè)置，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“工作表”選項(xiàng)卡，接下來(lái)只需在“打印標(biāo)題→頂端標(biāo)題行”文本框中輸入：:類(lèi)似的字符，或用鼠標(biāo)將工作表中的首行拖過(guò)來(lái)也可以，以后就該表格首行就會(huì)打印在每頁(yè)了。
3、 打印工作表中的公式
一般情況下，我們是不需要打印公式內(nèi)容的，但是某些特殊情況下，將公式內(nèi)容打印出來(lái)可以方便我們對(duì)計(jì)算公式進(jìn)行分析，下面的方法就可以將公式內(nèi)容打印出來(lái)：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺辈藛沃械摹斑x項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”命令，在打開(kāi)的“選項(xiàng)”對(duì)話框中選擇“視圖”標(biāo)簽項(xiàng)，在“窗口選項(xiàng)”區(qū)域中選擇“公式”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕退出該設(shè)置窗口，你會(huì)發(fā)現(xiàn)所有的公式都已經(jīng)顯示出來(lái)了，此時(shí)再打印工作表即可，這種方法會(huì)把工作表中所有的公式內(nèi)容都打印出來(lái)，如果我們需要有選擇地打印個(gè)別單元格中的公式的話，就需要下面的方法了，首先選中要打印的包含公式的單元格，然后按下“Ctrl+'”（位于Tab鍵的上方）組合鍵，這樣就可以在顯示公式和計(jì)算結(jié)果之間切換，當(dāng)切換到顯示公式內(nèi)容的時(shí)候再開(kāi)始打印就可以了，相比之下，這種方法更為簡(jiǎn)單，而且可以實(shí)現(xiàn)有選擇地打印公式內(nèi)容。
4、 隱藏工作表中的零值
如果“0”在工作表中出現(xiàn)的次數(shù)太多的話，打印出來(lái)的工作表會(huì)顯得十分凌亂，因?yàn)椤?”代表著什么都沒(méi)有，為此我們可以按照下面的方法隱藏多余的零值：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺辈藛沃械摹斑x項(xiàng)”，打開(kāi)“視圖”標(biāo)簽項(xiàng)，在“窗口選項(xiàng)”里把“零值”復(fù)選框前面的對(duì)號(hào)去掉，單擊“確定”按鈕，你會(huì)發(fā)現(xiàn)工作表中的所有零值都變成了空白單元格，如果我們要有選擇地隱藏單元格中的零值的話，可以首先選中包含零值的單元格，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式”命令，在“單元格格式”對(duì)話框選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在“分類(lèi)”列表框中選擇“自定義”選項(xiàng)，然后在右邊的“類(lèi)型”文本框中輸入“0;_0;;@”，單擊“確定”按鈕，這樣單元格中的零值只會(huì)出現(xiàn)在編輯欄或正在編輯的單元格中，而不會(huì)被打印出來(lái)。
5、自動(dòng)避開(kāi)錯(cuò)誤值
當(dāng)在工作表中使用了公式或者函數(shù)之后，有些時(shí)候難免會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤提示信息，要避免將這些錯(cuò)誤提示信息打印出來(lái)，可以按照下面的方法進(jìn)行設(shè)置：?jiǎn)螕簟拔募辈藛沃械摹绊?yè)面設(shè)置”命令，然后選擇“工作表”標(biāo)簽項(xiàng)，在“打印”區(qū)域中單擊“錯(cuò)誤單元格打印為”下拉框，選擇“空白”項(xiàng)，最后單擊“確定”按鈕，這樣在打印的時(shí)候就不會(huì)將這些錯(cuò)誤信息打印出來(lái)了。
6、打印選定區(qū)域
選定需要打印的區(qū)域，執(zhí)行“文件”→“打印”，打開(kāi)“打印內(nèi)容”對(duì)話框，選中“打印內(nèi)容”下面的“選定區(qū)域”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕就行了。如果經(jīng)常要打印固定的某個(gè)區(qū)域，可以先選定相應(yīng)區(qū)域，再執(zhí)行“文件”→“打印區(qū)域”→“設(shè)置打印區(qū)域”。經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置后，無(wú)論是執(zhí)行菜單的打印命令，還是直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，均可將設(shè)置的`區(qū)域打印出來(lái)。
此時(shí)，如果想打印別的內(nèi)容，就必須先執(zhí)行“文件”→“打印區(qū)域”→“取消打印區(qū)域”命令，然后再進(jìn)行打印操作。
7、 打印不連續(xù)的單元格（區(qū)域）
如果僅僅需要將一些不連續(xù)的單元格（區(qū)域）中的內(nèi)容打印出來(lái)，那么在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)左鍵單擊需要打印的單元格（區(qū)域），選中多個(gè)不連續(xù)的單元格（區(qū)域，如A2.B2:C8.D10……），然后選擇“文件”→“打印”，打開(kāi)“打印內(nèi)容”對(duì)話框，選中“打印內(nèi)容”下面的“選定區(qū)域”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕就行了。此時(shí)，系統(tǒng)將選中的每一個(gè)不連續(xù)單元格（區(qū)域）分開(kāi)，打印在不同頁(yè)面上（即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙上……）。
如果需要經(jīng)常打印固定的不連續(xù)行、列，可以在上述隱藏設(shè)置完成后，執(zhí)行“視圖”→“視面管理器”，打開(kāi)“視面管理器”對(duì)話框，按其中的“添加”按鈕，在隨后彈出的“添加視圖”對(duì)話框“名稱(chēng)”后面的方框中輸入一個(gè)名稱(chēng)（如“打印”等），確定退出。以后需要打印時(shí)，再打開(kāi)“視面管理器”對(duì)話框，選中“打印”視圖項(xiàng)，按“顯示”按鈕，即可顯示出設(shè)置好的打印頁(yè)面，執(zhí)行打印操作就可以了。
如何避免在Excel中輸入重復(fù)數(shù)據(jù)
在單位制作員工花名冊(cè)等表格時(shí)，員工的身份證號(hào)碼應(yīng)該是唯一的，我們能夠通過(guò)“數(shù)據(jù)有效性”來(lái)防止重復(fù)輸入:
選中需要輸入身份證號(hào)碼的單元格區(qū)域(如D2至D101)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，在“配置”標(biāo)簽下，按“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“自定義”選項(xiàng)，然后在下面“公式”方框中輸入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，確定返回。
以后在上述單元格中輸入了重復(fù)的身份證號(hào)碼時(shí)，系統(tǒng)會(huì)彈出提示對(duì)話框(如圖2)，并拒絕接受輸入的號(hào)碼。
用Excel表格實(shí)現(xiàn)機(jī)打支票
對(duì)于財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)填寫(xiě)支票是一項(xiàng)重要的日常工作。使用電腦進(jìn)行支票套印既可減少工作量，又能有效地避免填寫(xiě)失誤，顯然是個(gè)不錯(cuò)的選擇。下面就以Excel2003為例介紹一下套印支票的具體操作。
一、精確設(shè)置套印位置為了獲得支票圖樣，你需要一臺(tái)掃描儀或數(shù)碼相機(jī)。把支票放入掃描儀，掃描分辨率設(shè)定為100dpi、縮放比100。在預(yù)覽圖形上調(diào)整掃描區(qū)域框使它盡量靠近支票邊，或者在掃描后再用圖形處理軟件進(jìn)行修剪。最后把掃描的圖像處理后保存為ZP.bmp。
編注：如果用數(shù)碼相機(jī)拍照，可以將照片在Photoshop軟件中放大尺寸，使它和實(shí)際的支票尺寸相同。
1．設(shè)置定位背景
啟動(dòng)Excel，單擊菜單欄的“格式/工作表/背景…”打開(kāi)工作表背景對(duì)話框，把剛才保存的ZP.bmp設(shè)定為背景。單擊工具欄上顯示比例的下拉列表框，把顯示比例設(shè)定為106%。
注：106%的比例是這樣得來(lái)的。在把掃描的支票圖設(shè)置為電子表格背景后，設(shè)置顯示比例為100%，用繪圖工具欄中的“矩形”工具畫(huà)一個(gè)與背景支票等高的矩形，打印出來(lái)。量得打印出的矩形高為8.5厘米，直接量取支票的高度為8厘米，8.5÷8=106%就是所需的比例。
2．設(shè)置界面及數(shù)據(jù)定位通過(guò)拖動(dòng)行、列標(biāo)題的邊界調(diào)整行高列寬，再配合使用格式工具欄中的“合并及居中”按鈕，讓支票中要每個(gè)要填寫(xiě)的位置均正好與一個(gè)單元格重合。對(duì)于日期的年月日、小寫(xiě)金額的個(gè)十百千的格子都只要合并在一個(gè)單元格就夠了。對(duì)周?chē)鸁o(wú)關(guān)的單元格全部設(shè)置填充色以突出顯示支票。然后在支票下面的16行設(shè)計(jì)一個(gè)表格用于輸入支票中的基本內(nèi)容，并輸入數(shù)據(jù)以便下一步設(shè)置時(shí)參考(圖1)。
解決Excel表格不能“自動(dòng)求和”問(wèn)題
為什么我用的好好的Excel表格怎么不能自動(dòng)求和了，問(wèn)題解決辦法如下：
打開(kāi)表格點(diǎn)擊“工具”下面的“選項(xiàng)”，如下圖所示。
然后在“選項(xiàng)”里找到“重新計(jì)算”這一項(xiàng)，在“自動(dòng)重算”前面打勾，就OK了!
excel如何自動(dòng)換行？
首先，打開(kāi)Excel表格，然后選中需要自動(dòng)換行的單元格區(qū)域，單擊菜單欄的“格式”中的“單元格”，在彈出的“格式單元格”窗口中選擇“對(duì)齊”，然后將-- 文本控制--下面的“自動(dòng)換行”勾選，確定，就OK了。
提示：只有在Excel中選擇的那塊區(qū)域進(jìn)行設(shè)置了自動(dòng)換行才可以自動(dòng)換行，其他單元格區(qū)域必須再次選中進(jìn)行設(shè)置才行。
xlsx的Excel文件打不開(kāi)原因
有時(shí)，收到xlsx文件格式的Excel文件，發(fā)現(xiàn)無(wú)法打開(kāi)它們。原因是這些文件是Excel2007/2010做的文檔，用Excel2000或Excel2003軟件是打不開(kāi)的，因?yàn)樗鼈儾患嫒荨?/p>
解決辦法：安裝OFFice 2007文件格式兼容包(又稱(chēng)office 2007閱讀器)即可。