利用excel制作簡(jiǎn)單進(jìn)銷(xiāo)存表格的方法
對(duì)于一些小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，產(chǎn)品的進(jìn)銷(xiāo)存量不太大，沒(méi)有那么復(fù)雜，不值得花錢(qián)購(gòu)買(mǎi)一套專(zhuān)業(yè)的軟件。所以利用excel制作簡(jiǎn)單的進(jìn)銷(xiāo)存表格就是一個(gè)很好的選擇。本例一步步教你如何用excel制作一個(gè)簡(jiǎn)單的excel進(jìn)銷(xiāo)存表。
1、新建一個(gè)工作表，命名為“1月”，并按照下面的圖片設(shè)置表頭信息。
注意：一個(gè)進(jìn)銷(xiāo)存表至少要包括：物料編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量、單價(jià)和總金額等信息，即使是最簡(jiǎn)單的進(jìn)銷(xiāo)存表也至少要包含上述要素。
2、新建一張表格，命名為“數(shù)據(jù)表”，用來(lái)存儲(chǔ)【物料編號(hào)】和【名稱(chēng)】。
注意：一個(gè)【物料編號(hào)】只能和一個(gè)【名稱(chēng)】相對(duì)應(yīng)。
3、將【物料編號(hào)】和【名稱(chēng)】定義成名稱(chēng)，方便進(jìn)銷(xiāo)存總表的數(shù)據(jù)錄入。選中【數(shù)據(jù)表】的A1:B11區(qū)域，點(diǎn)擊【公式】-【定義的名稱(chēng)】-【根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建】。
4、在彈出的界面中，選擇【首行】，并點(diǎn)擊【確定】按鈕。
注意：運(yùn)行的結(jié)果是將A2:A11的區(qū)域定義為“物料編號(hào)”這樣一個(gè)名稱(chēng)，B2:B11的區(qū)域定義為“名稱(chēng)”。Ctrl+F3可以查看定義的名稱(chēng)。
5、回到“1月”的表中，選中B列空白區(qū)域，點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】-【數(shù)據(jù)有效性】- 選擇下拉菜單中的【數(shù)據(jù)有效性】按鈕。
6、在彈出的'界面中，按照下圖在【允許】的下拉菜單選擇“序列”，勾選【提供下拉箭頭】，來(lái)源處輸入：=物料編號(hào)。設(shè)置完成后點(diǎn)擊【確定】按鈕。
7、操作完成后，我們點(diǎn)擊B列的空白單元格提供的下拉菜單，就可以快速錄入物料編號(hào)了。
8、選中C4單元格，雙擊并輸入：=IF(B4="","",VLOOKUP(B4,數(shù)據(jù)表!$A$1:$B$11,2,))，這樣就自動(dòng)填充了B4單元格對(duì)應(yīng)的名稱(chēng)。然后將C4單元格的公式下拉填充。
注意：這里公式中加了個(gè)IF函數(shù)，為的是當(dāng)B列單元格為空時(shí)，C列單元格也顯示空。
9、選中A4單元格，雙擊并輸入：=IF(B4<>"",MAX(A$3:A3)+1,"")，自動(dòng)生成序號(hào)，并填充。
注意：此處IF函數(shù)的意義和C列的一樣。
10、完成上述步驟后，只需要在B列選擇物料編號(hào)，A列的序號(hào)和C列的名稱(chēng)都會(huì)自動(dòng)生成。
11、在【上月結(jié)存】欄目下輸入上月結(jié)存的數(shù)量和單價(jià)，在金額處輸入公式：=D4*E4。多個(gè)品種可以并列輸入。
12、在【本月入庫(kù)】欄目下輸入本月入庫(kù)的數(shù)量和單價(jià)，在金額處輸入公式：=G4*H4。
13、在【本月出庫(kù)】欄目下輸入本月出庫(kù)的數(shù)量和單價(jià)，在金額處輸入公式：=J4*K4。
14、在【本月結(jié)存】欄目【數(shù)量】處輸入公式：=D4+G4-J4，【金額】處輸入公式：=F4+I4-L4，【單價(jià)】處輸入公式：=IFERROR(O4/M4,"")。
注意：?jiǎn)蝺r(jià)之所以用倒除的方式，主要是因?yàn)槠诔�、入�?kù)和出庫(kù)的單價(jià)可能不一致。
15、日常錄入時(shí)，當(dāng)天有出入庫(kù)可以錄入在同一行，也可以一行只錄入出庫(kù)，一行只錄入入庫(kù)。如果強(qiáng)調(diào)日期的話(huà)，可以將【序號(hào)】列改成日期輸入或者加入一欄日期。
16、月末統(tǒng)計(jì)結(jié)存數(shù)量、金額和平均單價(jià)。首先，選中數(shù)據(jù)區(qū)域，選擇【插入】-【數(shù)據(jù)透視表】，如下圖設(shè)置內(nèi)容后，點(diǎn)擊【確定】按鈕。
17、將最后一列的【數(shù)量】和【金額】拖到【數(shù)值求和】框內(nèi)，將【物料編號(hào)】和【名稱(chēng)】放入【行標(biāo)簽】區(qū)域，并適當(dāng)調(diào)整數(shù)據(jù)透視表格式和字段名稱(chēng)，結(jié)果如下：
18、插入一個(gè)【期末單價(jià)】的計(jì)算字段，用【期末金額】除以【期末數(shù)量】就得到了結(jié)存平均單價(jià)。以后增添了數(shù)據(jù)，可以更新數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)源并刷新即可。
注意：同樣，數(shù)據(jù)透視表也可以統(tǒng)計(jì)當(dāng)月入庫(kù)數(shù)量、出庫(kù)數(shù)量及總金額。
注意：上述只是一個(gè)簡(jiǎn)單的進(jìn)銷(xiāo)存示例，若有更復(fù)雜的情況或者需要更自動(dòng)化的統(tǒng)計(jì)、報(bào)表結(jié)果，需要采用更加復(fù)雜的公式和數(shù)據(jù)透視表結(jié)合完成。
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