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Excel在審計中的應(yīng)用
隨著計算機技術(shù)的廣泛運用，審計人員已經(jīng)逐步從繁雜的手工勞動中解脫出來。審計人員如果能夠正確、靈活地使用Excel，則能大大減少日常工作中復雜的手工勞動量，提高審計效率。
一、利用Excel編制審計工作底稿
審計工作要產(chǎn)生許多的審計工作底稿，其中不少審計工作底稿如固定資產(chǎn)與累計折舊分類匯總表、生產(chǎn)成本與銷售成本倒軋表、應(yīng)收賬款函證結(jié)果匯總表、應(yīng)收賬款賬齡分析表等都可以用表格的形式編制。
1.整理并設(shè)計各表格。審計人員先要整理出可以用表格列示的審計工作底稿，并設(shè)計好表格的格式和內(nèi)容。如右表為固定資產(chǎn)與累計折舊分類匯總表的部分格式與內(nèi)容。
2.建立各表格審計工作底稿的基本模本。對每個設(shè)計好的表格，首先在Excel的工作表中填好其漢字表名、副標題、表尾、表欄頭、表中固定文字和可通過計算得到的項目的計算公式，并把這些漢字和計算公式的單元格設(shè)置為寫保護，以防在使用時被無意地破壞。完成上述工作后，各表格以易于識別的文件名分別存儲，成為各表格的基本模本。
例如，用Excel建立固定資產(chǎn)與累計折舊分類匯總表基本模本的步驟為：
�、僭贓xcel的工作表中建立表的結(jié)構(gòu)，并填好表名、表欄頭和固定項目等；
�、谠诠ぷ鞅碇刑盍锌赏ㄟ^計算得到的項目的計算公式，此例中有關(guān)計算公式為：E5單元格＝B5＋C5－D5，K5單元格＝H5＋I5－J5，B10單元格＝SUM（B5∶B9）；
�、巯嗤P(guān)系的計算公式可通過復制得到，此例中可把E5的公式復制到E6∶E9，K5的公式復制到K6∶K9，B10的公式復制到C10∶K10；
④表格與計算公式設(shè)置好后，把有漢字和計算公式的單元格設(shè)置為寫保護（把不需要的區(qū)域設(shè)置為不鎖定，然后設(shè)置全表格為寫保護）；
⑤把已建好的表格模本以便于記憶的文件名（例如GDZCSJ.XLS）存盤，也可以把各表格模本存放在同一個文件的不同工作表中，各工作表以便于記憶的名字命名，以備審計時使用。
3.審計時調(diào)用并完成相應(yīng)的審計工作底稿。上述工作做好后，只要打開相應(yīng)的模本文件，在需要輸入數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填入被審計單位相應(yīng)的數(shù)據(jù)即可完成表格的編制，從而得到需要的審計工作底稿。
二、利用Excel編制試算工作底稿與調(diào)整后的會計報表
審計人員在完成了各項審計工作后，要根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題及其重要程度確定要調(diào)整的項目，并作出調(diào)整分錄。一般審計人員要先編制試算工作底稿，然后根據(jù)試算工作底稿編制調(diào)整后的會計報表。這項工作在報表金額較大、調(diào)整項目較多的情況下，要做很多枯燥而又必須保證計算正確的填列工作。如果利用Excel，就可以輔助審計人員大大加快編表速度，而且可以提高計算的準確性。利用Excel編制試算工作底稿與調(diào)整后的會計報表的具體方法如下：
1.建立試算工作底稿和各報表的基本模本。每個表格先填列好表頭、表尾、固定項目和可通過計算得到的項目的計算公式，并把它們設(shè)置為寫保護，要輸入的單元格暫時留空。試算工作底稿各項目按各報表項目依次排列，調(diào)整前、調(diào)整數(shù)和調(diào)整后均包括借方和貸方兩欄，調(diào)整后數(shù)據(jù)根據(jù)調(diào)整前數(shù)據(jù)和調(diào)整數(shù)計算得到。因為經(jīng)調(diào)整的會計報表是根據(jù)試算工作底稿編制的，因此可利用Excel的鏈接功能把試算工作底稿各項目調(diào)整后數(shù)據(jù)鏈接到會計報表的相應(yīng)項目而無需人工輸入。
2.利用模本完成試算工作底稿和各經(jīng)審會計報表的編制�；灸１窘ê煤罂煞磸褪褂�，每次要編制某被審計單位的試算工作底稿和經(jīng)審會計報表時，只要打開模本文件，在試算工作底稿中輸入調(diào)整前與調(diào)整數(shù)，通過計算公式得到的數(shù)據(jù)會自動填列到表中。因為表中計算關(guān)系已確定且輸入差錯能相互抵銷的幾率很小，只要檢查試算工作底稿的調(diào)整前、調(diào)整數(shù)和調(diào)整后借貸兩方合計數(shù)是否相等，報表應(yīng)有的勾稽關(guān)系是否滿足，馬上就能發(fā)現(xiàn)輸入的錯誤。由于報表與試算工作底稿建立了數(shù)據(jù)鏈接的關(guān)系，一旦試算工作底稿編制完成，報表的編制即自動完成。這有效地保證了試算工作底稿與經(jīng)審會計報表數(shù)據(jù)的一致性。
三、利用Excel編制集團公司的經(jīng)審合并報表
對集團公司進行審計時，審計人員的一項重要而繁瑣的工作就是編制經(jīng)審合并報表。其主要工作是：
①匯總各公司相應(yīng)的會計報表；
②對需要互相抵銷的項目逐一編制抵銷分錄進行調(diào)整；
�、鄹鶕�(jù)調(diào)整結(jié)果編制經(jīng)審合并報表。
利用Excel輔助編制經(jīng)審合并報表的工作步驟為：
�、俜謩e建立合并工作底稿和經(jīng)審合并報表的基本模本；
②利用模本完成合并工作底稿和經(jīng)審合并報表的編制。
由于合并工作底稿中母子公司報表匯總數(shù)要由各公司的經(jīng)審會計報表數(shù)匯總得到，所以，編制合并工作底稿時，可先利用Excel的“合并計算”功能，將各公司審計后編制的試算工作底稿匯總，生成匯總試算工作底稿。然后，打開合并工作底稿和經(jīng)審合并報表模本文件，把匯總試算工作底稿中調(diào)整后數(shù)據(jù)復制到合并工作底稿母子公司報表匯總欄。接著，把各合并抵銷分錄匯總后輸入到合并工作底稿合并調(diào)整欄，計算機自動計算并完成經(jīng)審合并報表的編制。
四、利用Excel進行分析性復核
分析性復核可以幫助審計人員發(fā)現(xiàn)異常變動項目，確定審計重點，以便采取適當?shù)膶徲嫹椒ㄒ蕴岣邔徲嬓�。利用Excel不僅能減輕審計人員大量的抄寫和計算工作，還能使審計工作更準確、更直觀。其工作步驟為：
①根據(jù)要求設(shè)計相應(yīng)的分析性復核表格，按上述方法建立其基本模本；
�、诖蜷_相應(yīng)的模本文件，根據(jù)被審計單位情況輸入有關(guān)數(shù)據(jù)后自動完成分析性復核表格的編制。
在審計實踐中，經(jīng)常會遇到一些很不規(guī)范的賬務(wù)處理，這增加了審計的難度和風險。如一些單位由于效益不好，應(yīng)收賬款長期不作清理。要快速清理應(yīng)收賬款，可以用“賬齡分析模板”。該模板是在Excel的工作簿里選擇一個按標準的會計平衡式賬頁設(shè)計的工作表，取名為“平衡賬”，它分借方、貸方、余額三欄。可按客戶的名稱，將其應(yīng)收賬款借方發(fā)生額輸入到借方，收回賬款的金額輸入到貸方。根據(jù)實際情況，可以變?yōu)橐唤枰毁J，一借多貸，一貸多借，及時得到欠款余額。但應(yīng)注意的是，一定要正確輸入發(fā)貨和收到貨款的時間。在同一工作簿的另一名為“賬齡分析”的工作表中建立賬齡分析模本，利用電子表格的引用功能，將來源于會計平衡式賬頁的余額數(shù)據(jù)，根據(jù)發(fā)貨和貨款回籠日期，將不同的客戶代入計算，得出賬齡分析情況，然后輸出結(jié)果。它既可以得出企業(yè)總的賬齡分析結(jié)果，又可以得出某一個客戶的分析結(jié)果。
在審計涉及多年的手工賬時，通常的報表只有當年和上年同期數(shù)的對比，而不能將審計期的多年報表總括反映。這時利用軟件建立的“多年報表分析模板”就派上了用場，它不僅可以將若干報表實際數(shù)對比，而且可以根據(jù)委托人的需要，將多年預算數(shù)加進來分析，還能根據(jù)賬簿，增加報表尚沒有明細列出的分析項目，并制成趨勢圖，使企業(yè)的發(fā)展狀況一目了然。
通過以上對Excel在審計中的實際應(yīng)用的介紹可以看出，Excel為我們提供了審計中的簡便方法，它是加強審計電算化的有效工具。
Excel函數(shù)
1. ACCRINT( is, fs, s, r,p,f,b)
該函數(shù)返回定期付息有價證券的應(yīng)計利息。其中is為有價證券的發(fā)行日，fs為有價證券的起息日，s為有價證券的成交日，即在發(fā)行日之后，有價證券賣給購買者的日期，r為有價證券的年息票利率，p為有價證券的票面價值，如果省略p，函數(shù)ACCRINT就會自動將p設(shè)置為￥1000，f為年付息次數(shù)，b為日計數(shù)基準類型。
例如，某國庫券的交易情況為：發(fā)行日為95年1月31日;起息日為95年7月30日;成交日為95年5月1日，息票利率為8.0%;票面價值為￥3,000;按半年期付息;日計數(shù)基準為30/360，那么應(yīng)計利息為： =ACCRINT("95/1/31","95/7/30","95/5/1",0.08,3000,2,0)計算結(jié)果為：60.6667。
2. ACCRINTM(is, m,r, p, b)
該函數(shù)返回到期一次性付息有價證券的應(yīng)計利息。其中i為有價證券的發(fā)行日，m為有價證券的到期日，r為有價證券的年息票利率，p為有價證券的票面價值，如果省略p，函數(shù)ACCRINTM就會自動將p為￥1000，b為日計數(shù)基準類型。
例如，一個短期債券的交易情況如下：發(fā)行日為95年5月1日;到期日為95年7月18日;息票利息為9.0%;票面價值為￥1,000;日計數(shù)基準為實際天數(shù)/365。那么應(yīng)計利息為： =ACCRINTM("95/5/1","95/7/18",0.09,1000,3)計算結(jié)果為：19.23228。
3.CUMPRINC(r,np,pv,st,en,t)
該函數(shù)返回一筆貨款在給定的st到en期間累計償還的本金數(shù)額。其中r為利率，np為總付款期數(shù)，pv為現(xiàn)值，st為計算中的首期，付款期數(shù)從1開始計數(shù)，en為計算中的末期，t為付款時間類型，如果為期末，則t=0，如果為期初，則t=1。
例如，一筆住房抵押貸款的交易情況如下：年利率為9.00%;期限為25年;現(xiàn)值為￥110，000。由上述已知條件可以計算出：r=9.00%/12=0.0075，np=30x12=360。那么該筆貸款在第下半年償還的全部本金之中(第7期到第12期)為： CUMPRINC(0.0075,360,110000,7,12,0) 計算結(jié)果為：-384.180。該筆貸款在第一個月償還的本金為： =CUMPRINC(0.0075,360,110000,1,1,0) 計算結(jié)果為：-60.0849。
4.DISC(s,m,pr,r,b)
該函數(shù)返回有價證券的貼現(xiàn)率。其中s為有價證券的成交日，即在發(fā)行日之后，有價證券賣給購買者的日期，m為有價證券的到日期，到期日是有價證券有效期截止時的日期，pr為面值為“￥100”的有價證券的價格，r為面值為“￥100”的有價證券的清償價格，b為日計數(shù)基準類型。
例如：某債券的交易情況如下：成交日為95年3月18日，到期日為95年8月7日，價格為￥45.834，清償價格為￥48，日計數(shù)基準為實際天數(shù)/360。那么該債券的貼現(xiàn)率為： DISC("95/3/18","95/8/7",45.834,48,2)計算結(jié)果為：0.114401。
5.EFFECT(nr，np)
該函數(shù)利用給定的名義年利率和一年中的復利期次，計算實際年利率。其中nr為名義利率，np為每年的復利期數(shù)。
例如：EFFECT(6.13%,4)的計算結(jié)果為0.062724或6.2724%
6. FV(r,np,p,pv,t)
該函數(shù)基于固定利率及等額分期付款方式，返回某項投資的未來值。其中r為各期利率，是一固定值，np為總投資(或貸款)期，即該項投資(或貸款)的付款期總數(shù)，p為各期所應(yīng)付給(或得到)的金額，其數(shù)值在整個年金期間(或投資期內(nèi))保持不變，通常P包括本金和利息，但不包括其它費用及稅款，pv為現(xiàn)值，或一系列未來付款當前值的累積和，也稱為本金，如果省略pv，則假設(shè)其值為零，t為數(shù)字0或1，用以指定各期的付款時間是在期初還是期末，如果省略t，則假設(shè)其值為零。
例如：FV(0.6%,12,-200,-500,1)的計算結(jié)果為￥3,032.90; FV(0.9%,10,-1000)的計算結(jié)果為￥10,414.87; FV(11.5%/12,30,-2000,,1)的計算結(jié)果為￥69,796.52。
又如，假設(shè)需要為一年后的一項工程預籌資金，現(xiàn)在將￥2000以年利4.5%，按月計息(月利為4.5%/12)存入儲蓄存款帳戶中，并在以后十二個月的每個月初存入￥200。那么一年后該帳戶的存款額為： FV(4.5%/12, 12,-200,-2000,1) 計算結(jié)果為￥4,551.19。
7.FVSCHEDULE(p,s)
該函數(shù)基于一系列復利返回本金的未來值，它用于計算某項投資在變動或可調(diào)利率下的未來值。其中p為現(xiàn)值，s為利率數(shù)組。
例如：FVSCHEDULE(1,{0.08,0.11,0.1})的計算結(jié)果為1.31868。
8.IRR(v,g)
該函數(shù)返回由數(shù)值代表的一組現(xiàn)金流的內(nèi)部收益率。這些現(xiàn)金流不一定必須為均衡的，但作為年金，它們必須按固定的間隔發(fā)生，如按月或按年。內(nèi)部收益率為投資的回收利率，其中包含定期支付(負值)和收入(正值)。其中v為數(shù)組或單元格的引用，包含用來計算內(nèi)部收益率的數(shù)字，v必須包含至少一個正值和一個負值，以計算內(nèi)部收益率，函數(shù)IRR根據(jù)數(shù)值的順序來解釋現(xiàn)金流的順序，故應(yīng)確定按需要的順序輸入了支付和收入的數(shù)值，如果數(shù)組或引用包含文本、邏輯值或空白單元格，這些數(shù)值將被忽略;g為對函數(shù)IRR計算結(jié)果的估計值，excel使用迭代法計算函數(shù)IRR從g開始，函數(shù)IRR不斷修正收益率，直至結(jié)果的精度達到0.00001%，如果函數(shù)IRR經(jīng)過20次迭代，仍未找到結(jié)果，則返回錯誤值#NUM!，在大多數(shù)情況下，并不需要為函數(shù)IRR的計算提供g值，如果省略g，假設(shè)它為0.1(10%)。如果函數(shù)IRR返回錯誤值#NUM!，或結(jié)果沒有靠近期望值，可以給g換一個值再試一下。
例如，如果要開辦一家服裝商店，預計投資為￥110,000，并預期為今后五年的凈收益為：￥15,000、￥21,000、￥28,000、￥36,000和￥45,000。
在工作表的B1：B6輸入數(shù)據(jù)“函數(shù).xls”所示，計算此項投資四年后的內(nèi)部收益率IRR(B1：B5)為-3.27%;計算此項投資五年后的內(nèi)部收益率IRR(B1：B6)為8.35%;計算兩年后的內(nèi)部收益率時必須在函數(shù)中包含g，即IRR(B1：B3，-10%)為-48.96%。
9.NPV(r,v1,v2,...)
該函數(shù)基于一系列現(xiàn)金流和固定的各期貼現(xiàn)率，返回一項投資的凈現(xiàn)值。投資的凈現(xiàn)值是指未來各期支出(負值)和收入(正值)的當前值的總和。其中，r為各期貼現(xiàn)率，是一固定值;v1,v2,...代表1到29筆支出及收入的參數(shù)值，v1,v2,...所屬各期間的長度必須相等，而且支付及收入的時間都發(fā)生在期末，NPV按次序使用v1,v2，來注釋現(xiàn)金流的次序。所以一定要保證支出和收入的數(shù)額按正確的順序輸入。如果參數(shù)是數(shù)值、空白單元格、邏輯值或表示數(shù)值的文字表示式，則都會計算在內(nèi);如果參數(shù)是錯誤值或不能轉(zhuǎn)化為數(shù)值的文字，則被忽略，如果參數(shù)是一個數(shù)組或引用，只有其中的數(shù)值部分計算在內(nèi)。忽略數(shù)組或引用中的空白單元格、邏輯值、文字及錯誤值。
例如，假設(shè)第一年投資￥8,000，而未來三年中各年的收入分別為￥2,000，￥3,300和￥5,100。假定每年的貼現(xiàn)率是10%，則投資的凈現(xiàn)值是： NPV(10%,-8000,2000,3300,5800) 計算結(jié)果為：￥8208.98。該例中，將開始投資的￥8,000作為v參數(shù)的一部分，這是因為付款發(fā)生在第一期的期末。(“函數(shù).xls”文件)下面考慮在第一個周期的期初投資的計算方式。又如，假設(shè)要購買一家書店，投資成本為￥80,000，并且希望前五年的營業(yè)收入如下：￥16,000，￥18, 000，￥22,000，￥25,000，和￥30,000。每年的貼現(xiàn)率為8%(相當于通貸膨脹率或競爭投資的利率)，如果書店的成本及收入分別存儲在B1到B6中，下面的公式可以計算出書店投資的凈現(xiàn)值： NPV(8%,B2:B6)+B1 計算結(jié)果為：￥6,504.47。在該例中，一開始投資的￥80,000并不包含在v參數(shù)中，因為此項付款發(fā)生在第一期的期初。假設(shè)該書店的營業(yè)到第六年時，要重新裝修門面，估計要付出￥11,000，則六年后書店投資的凈現(xiàn)值為： NPV(8%,B2:B6,-15000)+B1 計算結(jié)果為：-￥2,948.08
10.PMT(r,np,p,f,t)
該函數(shù)基于固定利率及等額分期付款方式，返回投資或貸款的每期付款額。其中，r為各期利率，是一固定值，np為總投資(或貸款)期，即該項投資(或貸款)的付款期總數(shù)，pv為現(xiàn)值，或一系列未來付款當前值的累積和，也稱為本金，fv為未來值，或在最后一次付款后希望得到的現(xiàn)金余額，如果省略fv，則假設(shè)其值為零(例如，一筆貸款的未來值即為零)，t為0或1，用以指定各期的付款時間是在期初還是期末。如果省略t，則假設(shè)其值為零。
例如，需要10個月付清的年利率為8%的￥10,000貸款的月支額為： PMT(8%/12,10,10000)計算結(jié)果為：-￥1,037.03。
又如，對于同一筆貸款，如果支付期限在每期的期初，支付額應(yīng)為： PMT(8%/12,10,10000,0,1)計算結(jié)果為：-￥1,030.16。
再如：如果以12%的利率貸出￥5,000，并希望對方在5個月內(nèi)還清，那么每月所得款數(shù)為： PMT(12%/12,5,-5000)計算結(jié)果為：￥1,030.20。
11.PV(r,n,p,fv,t)
計算某項投資的現(xiàn)值。年金現(xiàn)值就是未來各期年金現(xiàn)在的價值的總和。如果投資回收的當前價值大于投資的價值，則這項投資是有收益的。
例如，借入方的借入款即為貸出方貸款的現(xiàn)值。其中r(rage)為各期利率。如果按10%的年利率借入一筆貸款來購買住房，并按月償還貸款，則月利率為10%/12(即0.83%)�？梢栽诠街休斎�10%/12、0.83%或0.0083作為r的值;n(nper)為總投資(或貸款)期，即該項投資(或貸款)的付款期總數(shù)。對于一筆4年期按月償還的住房貸款，共有4x12(即48)個償還期次�？梢栽诠街休斎�48作為n的值;p(pmt)為各期所應(yīng)付給(或得到)的金額，其數(shù)值在整個年金期間(或投資期內(nèi))保持不變，通常p包括本金和利息，但不包括其他費用及稅款。例如，￥10，000的年利率為12%的四年期住房貸款的月償還額為￥263.33，可以在公式中輸入263.33作為p的值;fv為未來值，或在最后一次支付后希望得到的現(xiàn)金余額，如果省略fv，則假設(shè)其值為零(一筆貸款的未來值即為零)。
例如，如果需要在18年后支付￥50,000，則50,000就是未來值�？梢愿鶕�(jù)保守估計的利率來決定每月的存款額;t(type)為數(shù)字0或1，用以指定各期的付款時間是在期初還是期末，如果省略t，則假設(shè)其值為零。
例如，假設(shè)要購買一項保險年金，該保險可以在今后二十年內(nèi)于每月末回報￥500。此項年金的購買成本為60,000，假定投資回報率為8%。那么該項年金的現(xiàn)值為： PV(0.08/12, 12x20,500,0) 計算結(jié)果為：-￥59,777.15。負值表示這是一筆付款，也就是支出現(xiàn)金流。年金(￥59，777.15)的現(xiàn)值小于實際支付的(￥60,000)。因此，這不是一項合算的投資。在計算中要注意優(yōu)質(zhì)t和n所使用單位的致性。
12.SLN(c,s,l)
該函數(shù)返回一項資產(chǎn)每期的直線折舊費。其中c為資產(chǎn)原值，s為資產(chǎn)在折舊期末的價值(也稱為資產(chǎn)殘值)，1為折舊期限(有時也稱作資產(chǎn)的生命周期)。
例如，假設(shè)購買了一輛價值￥30,000的卡車，其折舊年限為10年，殘值為￥7,500，那么每年的折舊額為： SLN(30000,7500,10)計算結(jié)果為：￥2,250。
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