如何建立和運(yùn)用Excel數(shù)據(jù)清單

時(shí)間：2020-09-13 14:53:30 office辦公我要投稿

　　在Microsoft Excel 2000中，不需要把建立的數(shù)據(jù)清單變?yōu)閿?shù)據(jù)庫(kù)，只要執(zhí)行了數(shù)據(jù)庫(kù)的操作，例如查找、排序或分類匯總，Microsoft Excel 2000就會(huì)自動(dòng)認(rèn)為你的清單是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，即清單中的列被認(rèn)為是數(shù)據(jù)庫(kù)的字段，清單中的列標(biāo)記被認(rèn)為是數(shù)據(jù)庫(kù)的字段名，清單中的每一行被認(rèn)為是數(shù)據(jù)庫(kù)的一條記錄。

　　12.2.1 準(zhǔn)備工作

　　如果你對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)非常熟悉，或者使用過(guò)類似Access、DBASE、FoxPro等數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品，可以跳過(guò)該小節(jié)。

　　建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)首先是要進(jìn)行一個(gè)好的規(guī)劃。我們應(yīng)該花一些時(shí)間，考慮數(shù)據(jù)庫(kù)做什么用，實(shí)現(xiàn)它的最好方法是什么�？紤]處理的數(shù)據(jù)的類型和數(shù)量，希望從數(shù)據(jù)庫(kù)中收集什么信息等等。然后考慮數(shù)據(jù)庫(kù)的字段，關(guān)于它們的選擇，位置安排，名字等。

　　選擇字段

　　為數(shù)據(jù)庫(kù)選擇字段是極其重要的，它決定了在每個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)記錄中的信息及數(shù)據(jù)庫(kù)本身的能力。例如，要決定在應(yīng)收帳數(shù)據(jù)庫(kù)中是否應(yīng)包括公司名稱、發(fā)票日期、金額等。通用的原則是，根據(jù)要建立的數(shù)據(jù)庫(kù)，將字段分得更細(xì)些。例如，要建立一個(gè)客戶欠款的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以定義下列字段：公司名稱、地址、電話、欠款日期、欠款金額等等。在建立字段時(shí)要根據(jù)當(dāng)前和將來(lái)的需要。通常字段越多越靈活。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的每個(gè)字段應(yīng)該是唯一的。用這種方式，數(shù)據(jù)庫(kù)的記錄也是唯一的，因?yàn)橛涗浿械拿總€(gè)字段將包含特有的信息。例如一個(gè)屬于該記錄的日期或時(shí)間。在這種方式下，字段與當(dāng)前可存取的記錄確定了數(shù)據(jù)項(xiàng)的唯一性。

　　安排字段位置

　　字段名稱構(gòu)成數(shù)據(jù)庫(kù)頂部的`行，因此它們必須安排在一行連續(xù)的每一列中。字段名稱應(yīng)該按邏輯順序組織，相似的信息應(yīng)該組織到一起。例如，使用發(fā)票號(hào)、日期、公司名稱作為相鄰的字段描述信息會(huì)使數(shù)據(jù)庫(kù)更易于理解和使用。

　　命名字段

　　字段名稱是數(shù)據(jù)庫(kù)操作的標(biāo)識(shí)成分。Excel根據(jù)字段名稱來(lái)執(zhí)行排序和查找等數(shù)據(jù)庫(kù)操作。因此在選擇字段名時(shí)應(yīng)該慎重，最好選擇容易記憶的字段名。和命名區(qū)域和文件的規(guī)則一樣，數(shù)據(jù)庫(kù)的字段名字必須遵循以下的規(guī)則：字段名只能是文字或文字公式（如="1992"）。字段名不能包含數(shù)字、數(shù)值公式、邏輯值。字段名可以使用1~255個(gè)字符，字段名必須是唯一的。

　　12.2.2 建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)

　　當(dāng)完成了對(duì)一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)后，就可以在工作表中建立它了。首先在工作表的首行依次輸入各個(gè)字段：?jiǎn)T工姓名、地區(qū)、日期、產(chǎn)品名稱、銷售數(shù)量、銷售金額、銷售金額，如圖12-1所示。當(dāng)我們輸入完字段后，就可以在工作表中按照記錄輸入數(shù)據(jù)了。

　　提示：字段名放在工作表的某一行的各相鄰單元中。也可以為字段名和尚未建立的數(shù)據(jù)庫(kù)記錄建立一個(gè)格式。格式只是使數(shù)據(jù)庫(kù)容易理解，并不影響Excel對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行操作。

　　12.2.3 輸入數(shù)據(jù)

　　要加入數(shù)據(jù)至所規(guī)定的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi),有兩種方法,一種是直接鍵入數(shù)據(jù)至單元格內(nèi), 一種是利用“記錄單”輸入數(shù)據(jù)。使用“記錄單”是經(jīng)常使用的方法，其操作步驟如下：

　�。�1）在想加入記錄的數(shù)據(jù)清單中選中任一個(gè)單元格。

　�。�2）從“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“記錄單”命令。屏幕上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)如圖12-2的對(duì)話框，選擇“確定”按鈕，出現(xiàn)圖12-3的對(duì)話框。

　　在各個(gè)字段中輸入新記錄的值。要移動(dòng)到下一個(gè)域中，按［Tab］鍵。當(dāng)你輸完所有的記錄內(nèi)容后，按[Enter]鍵即可加入一條記錄。如此重復(fù)加入更多的記錄，當(dāng)你加完所有記錄后，選擇“關(guān)閉”按鈕。我們就會(huì)看到在清單底部加入了新增的記錄，如圖12-4所示。

　　我們也可以直接插入記錄到數(shù)據(jù)庫(kù)中，首先在現(xiàn)有記錄的中間插入空的單元格，然后鍵入記錄數(shù)據(jù)；原來(lái)所輸入的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容會(huì)自動(dòng)下移。要插入記錄到現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)中，可按照下列步驟執(zhí)行：

　　(1) 選定要插入記錄的單元格。在“插入”菜單中選擇“單元格”命令，在屏幕上出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框。

　　(2) 選擇“整行”，按下“確定”按鈕，我們就可以看到插入的單元格。輸入記錄內(nèi)容到單元格中。

　　12.2.4 編輯記錄

　　對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄，我們可以采用在相應(yīng)的單元格上進(jìn)行編輯，也可以對(duì)記錄單進(jìn)行編輯，其操作過(guò)程如下：

　　(1) 選擇數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。

　　(2) 從“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“記錄單”命令，出現(xiàn)一個(gè)記錄單對(duì)話框。

　　(3) 查找并顯示出要修改數(shù)據(jù)的記錄。編輯該記錄的內(nèi)容。(4) 選擇“關(guān)閉”按鈕退出。

　　12.2.5 刪除一條記錄

　　對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中不再需要的記錄，我們可以使用“刪除”命令將其從數(shù)據(jù)庫(kù)中刪除。使用記錄單刪除一條記錄的操作步驟如下：

　　(1) 選擇數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。從“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“記錄單”命令。出現(xiàn)一個(gè)記錄單對(duì)話框。

　　(2) 查找并顯示出要?jiǎng)h除的記錄。選擇“刪除”按鈕，出現(xiàn)一個(gè)如圖12-5的確認(rèn)對(duì)話框。

　　(3) 回答確認(rèn)信息。按下“確定”按鈕。