- 相關(guān)推薦
用Word和Excel制作家長(zhǎng)通知書(shū)論文
【摘 要】我校每學(xué)期期末的學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)、給學(xué)生家長(zhǎng)填寫(xiě)通知書(shū)，這些繁雜、重復(fù)工作給教務(wù)處增加了許多工作量。本人經(jīng)過(guò)一段時(shí)間摸索，利用Excel函數(shù)功能以及Word郵件合并功能，很好地解決了我校成績(jī)統(tǒng)計(jì)的各種問(wèn)題，現(xiàn)把使用的方法介紹給大家。
【關(guān)鍵詞】Word Excel 數(shù)據(jù)源 函數(shù) 郵件合并
一、建立學(xué)生數(shù)據(jù)源
1.啟動(dòng)Excel 2003，建立學(xué)生成績(jī)表（如下圖1），并另存在D盤(pán)，命名為“機(jī)電五班學(xué)生成績(jī)表”。
2.用SUM函數(shù)統(tǒng)計(jì)學(xué)生的總分。如：?jiǎn)螕鬔2單元格；輸入公式“=SUM（C2：I2）”，然后單擊“√”確定；鼠標(biāo)指向J2單元格右下角控制點(diǎn)成“+”字形后，按住鼠標(biāo)左鍵拖放直至J11單元格。
3.用AVERAGE函數(shù)計(jì)算學(xué)生的平均成績(jī)。如：?jiǎn)螕鬕2單元格；輸入公式“=AVERAGE（C2：I3）”，然后單擊“√”確定；鼠標(biāo)指向K2單元格右下角控制點(diǎn)成“+”字形后，按住鼠標(biāo)左鍵拖放至K11單元格。
4.根據(jù)平均分用IF函數(shù)定出學(xué)生成績(jī)優(yōu)、良、中、及格、不及格。如：?jiǎn)螕鬖2單元格；輸入公式“IF(K2>=90，〞優(yōu)〞，IF(K2>=80，〞良〞，IF(K2>=70，〞中〞，IF(K2>=60，〞合格〞，〞不合格〞））））”然后單擊“√”確定；鼠標(biāo)指向L2單元格右下角制點(diǎn)成“+”字形后，按住鼠標(biāo)右鍵拖放至L11單元格。
5.用COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計(jì)學(xué)生的補(bǔ)考科數(shù)。如：?jiǎn)螕鬗2單元格；輸入公式“=COUNTIF（B3：I3，“<60”）”然后單擊“√”確定；鼠標(biāo)指向M2單元格右下角制點(diǎn)成“+”字形后，按住鼠標(biāo)右鍵拖放至M11單元格。
二、創(chuàng)建合并主文檔
1.啟動(dòng)Word2003，建立文檔（如下圖）
從“工具”菜單中依次選擇“信函和郵件”→“郵件合并”。
2.在郵件合并工具欄任務(wù)窗格的“選擇文檔類(lèi)型”下方，單擊以選擇“信函”。
3.單擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔”。
4.在“選擇開(kāi)始文檔”下，單擊以選擇“使用當(dāng)前文檔”。
5.單擊“下一步：選取收件人”。
6.在“使用現(xiàn)有列表”下，單擊“瀏覽”。
三、打開(kāi)數(shù)據(jù)源
1.選擇D盤(pán)中“機(jī)電五班學(xué)生成績(jī)表.xls”文件，單擊打開(kāi)，然后會(huì)再?gòu)棾鲆粋�(gè)“選擇表格”的窗口，要求指定使用哪個(gè)工作簿，因?yàn)樵谝粋�(gè)工作簿中有三張工作表，選擇“Sheet1$”，直接點(diǎn)擊確定，完成數(shù)據(jù)源設(shè)置。
2.在“郵件合并收件人”對(duì)話框中，單擊“確定”。
3.單擊“下一步：撰寫(xiě)信函”。
四、插入合并域
1.把光標(biāo)插入點(diǎn)設(shè)置在建立的Word文檔插入數(shù)據(jù)的地方（這里要插入學(xué)號(hào)，就把光標(biāo)放到學(xué)號(hào)后面的表格中）。
2.在“撰寫(xiě)信函”下，單擊“其他項(xiàng)目…”。
3.選擇“字號(hào)”，單擊“插入”。
4.重復(fù)以上操作，分別將所有的合并域插入相應(yīng)的位置。（如下圖）
5.單擊“下一步：預(yù)覽信函”。
五、完成合并打印
單擊“下一步：完成合并”到此，郵件合并的工作就基本結(jié)束了，可以直接打印了，你可以選擇“合并到新文檔”（適用于只有幾十上百條記錄）來(lái)把這些信息輸出到一個(gè)Doc文檔里面，以后直接打印這個(gè)文檔就可以了，也可以選擇“合并到打印機(jī)”（適用于成百上千條記錄），并不生成Doc文檔，而是直接打印出來(lái)。
參考文獻(xiàn)：
[1]王海燕.淺談中等職業(yè)學(xué)校計(jì)算機(jī)教學(xué)[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2008，(6)：35-36.
[2]李莉貞，張桂林.試論計(jì)算機(jī)教學(xué)中的德育滲透[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2007，(5).
【用Word和Excel制作家長(zhǎng)通知書(shū)論文】相關(guān)文章：
用Word如何制作日歷08-31
用Word制作公章教程10-25
如何在Word和Excel中選擇錄入06-26
用Word怎么制作異形圖片09-09
從Word和Excel中批量提取網(wǎng)址超鏈接10-12
用Word快速制作名片方法總結(jié)08-23
教你Excel表格如何插入Word09-08
怎么在word中插入excel圖表06-26