日常工作使用EXCEL功能解析論文

　　摘 要：以實際操作為基礎(chǔ),介紹了如何應(yīng)用Excel中的強大的數(shù)據(jù)處理和分析功能解決日常工作中遇到的難題,通過由淺入深的講解,從而掌握一些Excel的特點和使用技巧

　　關(guān)鍵詞：EXCEL；功能；操作；功能；解析

　　計算機技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)中，如何充分利用計算機軟件功能，來方便我們?nèi)粘９ぷ魃�活，提高效率。EXCEL作為OFFICE中重要的組成部分，在許多復(fù)雜的數(shù)據(jù)運算，數(shù)據(jù)的分析等功能上給我們帶來許多便捷。本文就我們?nèi)粘Ｊ褂肊XCEL一些實用的工作技巧進(jìn)行解析，供廣大讀者參考。（以O(shè)FFICE2003版本演示操作）

　　一是選擇性粘貼。

　　雖然有公式、數(shù)值、格式和轉(zhuǎn)置等功能，筆者認(rèn)為使用最廣泛是"粘貼數(shù)值"功能，在日常工作中經(jīng)常會出現(xiàn)一組數(shù)據(jù)是通過公式計算機出來，如何把這一組數(shù)據(jù)復(fù)制到另外工作表或地址中，數(shù)值保持不變。

　　先看原始數(shù)據(jù)圖1-1，具體操作如下：正常復(fù)制A、B列，粘貼到N、O列，在復(fù)制H列時，如果直接使用粘貼功能就會得到圖1-2左邊圖示結(jié)果，應(yīng)該使用菜單"編輯"--"選擇性粘貼"--"數(shù)值"，就會得到圖1-2右邊圖示結(jié)果。

　　二是合并計算。

　　所謂合并計算，用財務(wù)人員通俗的話講,就是把多個格式一致的報表匯總起來。

　　先觀察圖2-1數(shù)據(jù)，會發(fā)現(xiàn)有三份數(shù)據(jù)，如何將他們匯總（如：求和、平均值、計數(shù)、最大值、最小值等）成一份完全數(shù)據(jù)。具體操作如下：首先復(fù)制表頭到相應(yīng)位置（如M1:O1），然后將光標(biāo)放在N1單元格中，點菜單"數(shù)據(jù)"--"合并計算"，打開合并計算對話框，如圖2-2所示，根據(jù)要求選擇函數(shù)，再點擊"引用位置"后面的活動按鈕后，選中"一月份數(shù)據(jù)"中的B2:C7范圍，再點擊"添加"，然后重復(fù)上述步驟選中二月、三月份相應(yīng)數(shù)據(jù)，最后在標(biāo)簽位置選中"首行"、"最左列"的復(fù)選框，點擊"確定"，得到圖2-3結(jié)果。

　　三是郵件合并

　　在Office中，先建立兩個文檔：一個WORD包括所有文件共有內(nèi)容的主文檔（比如未填寫的信封、通知、成績單、證書、準(zhǔn)考證等）和一個包括變化信息的數(shù)據(jù)源EXCEL（填寫的收件人、發(fā)件人、郵編等信息），然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的信息，合成后的文件用戶可以保存為Word文檔，可以打印出來，也可以以郵件形式發(fā)出去 。

　　具體操作：準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源（如圖3-1）、主文檔（如圖3-2）；點擊菜單"工具"--"信函與郵件"--"郵件合并"。一般情況在右側(cè)窗口中默認(rèn)類型為"信函"和"使用當(dāng)前文檔"，下一步，點擊"瀏覽"查找數(shù)據(jù)源，在第四步，通過"其他項目"分別將數(shù)據(jù)源插入合并域，最后完成合并操作，見圖3-3所示。

　　四是篩選功能。

　　相對于自動篩選，高級篩選可以跟據(jù)復(fù)雜條件進(jìn)行篩選，而且還可以把篩選的結(jié)果復(fù)制到指定的地方，更方便進(jìn)行對比，因此下面說明一下高級篩選的一些技巧。

　　先創(chuàng)建條件區(qū)域：設(shè)在同一行表示"且"關(guān)系，分兩行或三行為"或"的關(guān)系，在設(shè)置時還可以運用通配符。圖4-1要求查找姓孫且是女性或等級為合格不重復(fù)記錄。通過菜單"數(shù)據(jù)"--"篩選"--"高級篩選"，就會出現(xiàn)圖中對話框，分別點擊"列表區(qū)域"后面活動按鈕選中原始區(qū)域，"條件區(qū)域"選中條件區(qū)域，"復(fù)制到"選中指定地方單元格。若是查找不重復(fù)，還要選中"選擇不重復(fù)的記錄"復(fù)選框。

　　五是條件格式。

　　所謂條件格式是指當(dāng)指定條件為真時，Excel自動應(yīng)用于單元格的格式，例如，單元格底紋或字體顏色。如果想為某些符合條件的單元格應(yīng)用某種特殊格式，使用條件格式功能可以比較容易實現(xiàn)。如果再結(jié)合使用公式，條件格式就會變得更加有用。

　　選中區(qū)域，然后點擊菜單"格式"--"條件格式"，根據(jù)要求設(shè)置相關(guān)條件。既可以設(shè)置"單元格數(shù)值"也可以選用"公式"來設(shè)置相關(guān)條件要求。如圖5-1所示，得到結(jié)果圖5-2。

　　六是分類匯總。

　　就是對所有資料按照多種數(shù)據(jù)需求整理進(jìn)行分類匯總。

　　分類匯總之前要先進(jìn)行排序，不然的話他就只會把挨在一起的又是一樣的分為一類，沒有在一起的又是另外一類,所以達(dá)不到目的。排好序之后，選中你要分類匯總區(qū)域。(最好是有整行選取)然后菜單：數(shù)據(jù)---分類匯總，分類字段選你要進(jìn)行分類的標(biāo)志的那一例，匯總方式選平均值（或其它求和、最大值、計數(shù)等），匯總項就是你要求的那個的平均值，其他的默認(rèn)后確定就可以了。

　　例如：按"班級"字段分類匯總個班"數(shù)學(xué)"、"語文"、"英語"的平均分。 首先排序，主要關(guān)鍵字也就是按"班級"字段分類匯總的關(guān)鍵字排序。然后再進(jìn)行分類匯總操作。

　　七是有效性。

　　EXCEL中的"有效性"設(shè)置，主要用途是限定單元格輸入內(nèi)容。這個設(shè)置其應(yīng)用是很廣泛的，能夠給我們帶來很大的幫助，提高工作效率，提高錄入信息的準(zhǔn)確性等等。

　　主要操作是先選定要設(shè)置有效性的區(qū)域，然后點擊菜單"數(shù)據(jù)"--"有效性"（可設(shè)置0~100整數(shù)）。若超出這范圍將進(jìn)行"警告"提示。

　　八是根據(jù)自己需要設(shè)置工具欄。

　　如在工具欄增加"雙下劃線"、"分類匯總"、"有效性"等。具體操作如下：點擊菜單"工具"--"自定義"，打開自定義窗口，選中命令按鈕進(jìn)行拖拉即可添加或刪除工具欄。

　　EXCEL操作技巧比較多，以上只是在我們?nèi)粘９ぷ魇褂妙l率較多的幾種功能分析，供各位在工作學(xué)習(xí)能有所幫助。

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