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office辦公軟件小技巧「最全版」

時(shí)間:2024-06-27 09:13:09 office辦公 我要投稿
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office辦公軟件實(shí)用小技巧匯總「最全版」

  office辦公軟件的實(shí)用技巧有哪些呢?下面YJBYS小編為你盤(pán)點(diǎn)匯總?cè)缦?歡迎大家閱讀學(xué)習(xí)!

  1. 同時(shí)保存所有打開(kāi)的Word文檔

  有時(shí)在同時(shí)編輯多個(gè)Word文檔時(shí),每個(gè)文件要逐一保存,既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力,有沒(méi)有簡(jiǎn)單的方法呢?在按下Shift鍵的同時(shí),單擊“文件”菜單,大家看,已經(jīng)多出了“同時(shí)保存”和“同時(shí)關(guān)閉”命令,這可就方便多了

  2. 巧妙設(shè)置文檔保護(hù)

  在用Word 2000/XP打印一份文件時(shí),忽然頭兒有要事吩咐,要暫時(shí)離開(kāi)一下,關(guān)閉文件吧,既費(fèi)事又沒(méi)必要,但又不想辛辛苦苦寫(xiě)的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執(zhí)行“工具”菜單中的“保護(hù)文檔”命令,在彈出的窗口中選擇“保護(hù)窗體”,然后設(shè)上密碼。怎么樣,光標(biāo)跑到了文件頭,任你怎么移動(dòng)鼠標(biāo)、敲擊鍵盤(pán)就是無(wú)法編輯了,不錯(cuò)吧。等回來(lái)時(shí),執(zhí)行“工具”菜單中的“解除文檔保護(hù)”命令,一切又正常了。

  3. 編輯長(zhǎng)文件更輕松

  相信大家都有這樣的經(jīng)歷:在使用Excel、Word編輯長(zhǎng)文檔時(shí),有時(shí)需要將文章開(kāi)始的多處內(nèi)容復(fù)制到文章末尾。但通過(guò)拖動(dòng)滾動(dòng)條來(lái)回移動(dòng)非常麻煩,還會(huì)出錯(cuò)。其實(shí)只要將鼠標(biāo)移動(dòng)到滾動(dòng)條上面的適當(dāng)位置,發(fā)現(xiàn)鼠標(biāo)指針變成雙箭頭,此時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng),文檔編輯區(qū)會(huì)被一分為二。你只需在上面編輯區(qū)找到文章開(kāi)頭的內(nèi)容,在下面編輯區(qū)找到需要粘貼的位置,這樣你就可以復(fù)制內(nèi)容了,而不必來(lái)回切換。這種方法特別適合復(fù)制相距很遠(yuǎn)且處數(shù)較多的內(nèi)容。

  4. 給WPS文檔添加水印

  先用作圖軟件(畫(huà)筆工具等)制作一張色彩非常淡的圖片(直接將Word的水印效果圖“抓”下來(lái)也行),然后打開(kāi)需要添加水印的WPS文檔,執(zhí)行“格式→頁(yè)面背景→設(shè)置”命令,打開(kāi)“設(shè)置背景”對(duì)話框,切換到“圖片”標(biāo)簽下,按“選擇圖片”按鈕,選中剛才制作的圖片,并進(jìn)行適當(dāng)設(shè)置后確定,就可以為文檔設(shè)置上水印了。

  5. 在金山文字中快速打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”

  在用金山文字2002處理文檔時(shí),一個(gè)最常用的操作就是設(shè)置頁(yè)面。先執(zhí)行“視圖→標(biāo)尺→水平(垂直)標(biāo)尺”命令,展開(kāi)“水平(垂直)標(biāo)尺”打開(kāi),然后用鼠標(biāo)在水平(垂直)標(biāo)尺上雙擊,即可快速打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框,對(duì)頁(yè)面進(jìn)行設(shè)置了。

  6. 在Excel中插入拼音

  在我們使用Excel時(shí),常常會(huì)遇到十分孤僻的字,但加上拼音注釋就能使人看得更明白。具體的方法是:選中想要加入拼音注釋的表格,打開(kāi)Excel的菜單欄中的“格式”菜單,選中“拼音信息/設(shè)置”項(xiàng),在彈出的對(duì)話框中的“設(shè)置”和“字體”選項(xiàng)中,分別選擇拼音的對(duì)齊方式和字體,最后選擇“拼音信息”子菜單中的“編緝”,即可以在單元格中輸入拼音了。要查看拼音,可通過(guò)“拼音信息”子菜單中的“顯示和隱藏”項(xiàng)顯示注釋的拼音。

  7. 取消“自作聰明”的超級(jí)鏈接

  當(dāng)我們?cè)赪ord文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時(shí)候,Word會(huì)自動(dòng)為我們轉(zhuǎn)換為超級(jí)鏈接,如果不小心在網(wǎng)址上按一下,就會(huì)啟動(dòng)IE進(jìn)入超級(jí)鏈接。但如果我們不需要這樣的功能,就會(huì)覺(jué)得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動(dòng)更正選項(xiàng)”,單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng),將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)鏈接”項(xiàng)目前的小鉤取消。再單擊“自動(dòng)套用格式”選項(xiàng),將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)鏈接”項(xiàng)目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣,以后再輸入網(wǎng)址后,就不會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)槌?jí)鏈接了。

  8. 巧設(shè)Word啟動(dòng)后的默認(rèn)文件夾

  Word啟動(dòng)后,默認(rèn)打開(kāi)的文件夾總是“我的文檔”。通過(guò)設(shè)置,我們可以自定義Word啟動(dòng)后的默認(rèn)文件夾,步驟如下:(1)單擊“工具”菜單中“選項(xiàng)”命令,程序?qū)?huì)彈出“選項(xiàng)”的對(duì)話框;(2)在對(duì)話框中,選擇“文件位置”標(biāo)簽,同時(shí)選擇“文檔”;(3)單擊“更改”按鈕,打開(kāi)“更改位置”對(duì)話框,在“查找范圍”下拉框中,選擇你希望設(shè)置為默認(rèn)文件夾的文件夾并單擊“確定”按鈕;(4)最后單擊“確定”按鈕,此后Word的默認(rèn)文件夾就是用戶自己設(shè)定的文件夾。

  9. 在Word中快速輸入漢字偏旁部首

  作為語(yǔ)文老師,在用Word編制練習(xí)時(shí),常常需要輸入漢字的偏旁部首。執(zhí)行“插入→符號(hào)”命令,打開(kāi)“符號(hào)”對(duì)話框,在“符號(hào)”標(biāo)簽下,將字體選定為“標(biāo)準(zhǔn)字體”,“子集”選定為“CJK統(tǒng)一漢字”,你就會(huì)發(fā)現(xiàn)下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開(kāi)始的,選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首,按“插入”按鈕就行了。

  10. 改變WPS Office 2000啟動(dòng)后的默認(rèn)紙張和字號(hào)

  1.進(jìn)入WPS Office 2000,選擇“文件→頁(yè)面設(shè)置”,將“紙張規(guī)格”設(shè)置為16開(kāi)或B5,并根據(jù)需要設(shè)置好紙張邊距,回車(chē)確定。

  2.字體字號(hào)可根據(jù)自己的寫(xiě)作習(xí)慣定義一下,比如“宋體、四號(hào)”。

  3.選擇“文件→存為模板”,在左面模板類型中選擇“通用”型,在右面“模板名”中輸入模板名稱,單擊“確定”。然后退出WPS Office。

  4.再次進(jìn)入WPS Office,選擇“文件→新建”,單擊“通用”模板,單擊你剛才輸入的模板名稱,單擊對(duì)話框右下角的“設(shè)為默認(rèn)模板”,單擊“確定”,大功告成。這樣,當(dāng)你每次進(jìn)入WPS Office后,紙張就變?yōu)?6開(kāi)或B5、字體字號(hào)也變?yōu)槟闼枰牧恕?/p>

  11. 將Word表格巧妙轉(zhuǎn)換為Excel表格

  先打開(kāi)帶表格的Word文件,接著選中整個(gè)表格,先將光標(biāo)放在表格的任一單元,在整個(gè)表格的左上角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)帶框的十字模樣的標(biāo)志。把光標(biāo)移到上面再單擊,整個(gè)表格的字會(huì)變黑表示全部選中,單擊右鍵,在出現(xiàn)的菜單中選擇“復(fù)制”;然后打開(kāi)Excel,再單擊右鍵,在出現(xiàn)的菜單中選擇“選擇性粘貼”,在出現(xiàn)的對(duì)話框中有6項(xiàng)菜單可選,選擇“文本”并確定就行了。

  12. 巧存Word文檔中的圖片

  有時(shí)候收到朋友寄來(lái)的一篇圖文并茂的Word文檔,想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里,可以按照下面的方法來(lái)做:打開(kāi)該文檔,選擇“文件”菜單下的“另存為Web頁(yè)”,指定一個(gè)新的文件名,按下“保存”按鈕,你會(huì)發(fā)現(xiàn)在保存的目錄下,多了一個(gè)和Web文件名一樣的文件夾。打開(kāi)該文件夾,你會(huì)驚喜地發(fā)現(xiàn),Word文檔中的所有圖片,都在這個(gè)目錄里保存著。

  13. 在金山表格2002中為數(shù)值自動(dòng)添加單位

  在使用金山表格2002時(shí),因工作需要,筆者常常需要在輸入的數(shù)字(如“2310”等)后面添加單位如“平方米”等。其實(shí)只要稍加設(shè)置一下,就可以讓系統(tǒng)自動(dòng)添加:選中相應(yīng)的單元格(區(qū)域),打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框,在“格式”標(biāo)簽中,選中“格式類別”下面的“數(shù)值擴(kuò)展”選項(xiàng),再在下面“格式編碼”的方框中輸入“#"平方米"”,先后按“添加”和“確定”按鈕退出。以后在上述單元格中輸入數(shù)字,按下“Enter”鍵后,即可將數(shù)字后面自動(dòng)加上所設(shè)置的單位。

  14. PowerPoint的特殊播放模式

  在實(shí)際使用Powerpoint演示文稿的過(guò)程中,往往需要與其他程序窗口的數(shù)據(jù)配合使用以增強(qiáng)演示效果。而用Powerpoint演示文稿時(shí),一般會(huì)處于全屏放映模式,在這種模式下,必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。其實(shí)我們可以這樣操作:按住Alt鍵不放,依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作,這時(shí)啟動(dòng)的幻燈片放映模式是一個(gè)帶標(biāo)題欄和菜單欄的形式,這樣就可以將此時(shí)的幻燈片播放模式像一個(gè)普通窗口一樣操作,如最小化和自定義大小。

  15. 在Word XP中巧輸分?jǐn)?shù)

  啟動(dòng)Word XP,選擇“插入”菜單下的“域”命令,出現(xiàn)“域”對(duì)話框,在“請(qǐng)選擇域類別”的下拉列表中選擇“等式和公式”,“域名”項(xiàng)選中“Eq”,然后單擊“域代碼”按鈕,單擊“選項(xiàng)”按鈕,在“開(kāi)關(guān)”中選擇“\F(,)”,按下“添加到域”,在下面的“域代碼”中添加上分子和分母,如EQ \F(1,2),連按兩次“確定”回到Word編輯窗口,這樣分?jǐn)?shù)制作就完成了。

  16. 快速輸入大寫(xiě)數(shù)字

  由于工作需要,經(jīng)常要輸入一些大寫(xiě)的金額數(shù)字(特別是財(cái)務(wù)人員),但由于大寫(xiě)數(shù)字筆畫(huà)大都比較復(fù)雜,無(wú)論是用五筆字型還是拼音輸入法輸入都比較麻煩。后來(lái)偶然發(fā)現(xiàn),利用Word2000可以巧妙地完成:首先輸入小寫(xiě)數(shù)字如“123456”,選中后從“插入”菜單中選擇“數(shù)字”命令,接著會(huì)出現(xiàn)如圖所示的對(duì)話框,選擇“壹,貳,叁”項(xiàng),點(diǎn)擊“確定”即可,或者你也可以直接在“數(shù)字”對(duì)話框中輸入數(shù)字。

  17. 巧設(shè)WPS Office的表單域外形

  WPS Office中的表單域雖然可以自由設(shè)置填充色和邊線,但是卻不能修改外形。為此筆者找到一個(gè)方法,可以對(duì)幾種表單域外形進(jìn)行設(shè)置,只是方法略為麻煩了一點(diǎn)。

  插入一個(gè)單行文字型表單域,點(diǎn)擊表單域工具欄中的保護(hù)文檔圖標(biāo),確定使文檔處于保護(hù)狀態(tài),單擊該表單域使它進(jìn)入輸入狀態(tài),可以看到文字輸入的光標(biāo)在表單域中閃爍,然后點(diǎn)擊表單域工具欄中的保護(hù)文檔圖標(biāo)解除保護(hù)狀態(tài)。請(qǐng)注意此時(shí)文字輸入的光標(biāo)仍處于表單域中,馬上右擊該表單域,在彈出的右鍵菜單中就會(huì)有一個(gè)外形選擇項(xiàng)。現(xiàn)在只要在外形選擇項(xiàng)中選擇喜歡的外形就可以修改表單域的形狀了。

  當(dāng)然并不是所有的表單域都可以采用以上方法設(shè)置。經(jīng)筆者試驗(yàn),單行文字型、多行文字型和日期型的表單域都可以設(shè)置外形。

  18. 在Excel中快速輸入特殊符號(hào)

  報(bào)表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是將就地打印為“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其實(shí)這都是不正確的,“00”是數(shù)字鍵,“OO”是英文字母“o”的大寫(xiě),“零零”是中文數(shù)字的大寫(xiě),而“二”是中文數(shù)字的小寫(xiě),它們之間都不匹配。經(jīng)過(guò)仔細(xì)摸索,筆者發(fā)現(xiàn)被忽略的中文輸入法中的“軟鍵盤(pán)”可以輕松地輸入常用符號(hào)。打開(kāi)中文輸入法,先輸入“二”,在中文輸入法狀態(tài)下,用鼠標(biāo)右鍵單擊輸入法的“軟鍵盤(pán)”標(biāo)志,這里選“單位符號(hào)”,這樣輸入法的軟鍵盤(pán)就被打開(kāi)且定位到中文數(shù)字上,按鍵盤(pán)上的Q鍵或用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“軟鍵盤(pán)”上的Q鍵,中文小寫(xiě)的“○”便被錄入進(jìn)來(lái)。

  19. WPS Office中用文字框巧分欄

  在工作中,經(jīng)常會(huì)用到頁(yè)面分欄設(shè)置,WPS Office能夠?qū)陂g距設(shè)為0~100mm之間的任何數(shù)值,基本上能滿足工作的需要。但有的時(shí)候可能需要將欄間距再加大或左右不對(duì)稱,這時(shí)系統(tǒng)設(shè)置就無(wú)能為力了。其實(shí)利用文字框就能解決這個(gè)問(wèn)題。

  1.首先設(shè)置好分欄數(shù),然后打開(kāi)“插入”下的“文字框”,這時(shí)鼠標(biāo)變?yōu)槭中,用鼠?biāo)在分欄的中間拖出一個(gè)文字框。

  2.用右鍵點(diǎn)擊文字框,在彈出的菜單中選擇“對(duì)象屬性”,然后在“邊線端點(diǎn)”中將“邊線風(fēng)格”設(shè)為空線。

  3.再到“位置尺寸”框中根據(jù)需要設(shè)定好文字框的大小與位置。這里需要注意的是,文字框應(yīng)該與欄中的文字等高。

  4.最后將右鍵彈出菜單中的“繞排方式”設(shè)為“左右繞排”。

  20. 幻燈片播放速度隨意設(shè)

  用PowerPoint2002制作幻燈片時(shí),“自定義動(dòng)畫(huà)”的“速度”只有5個(gè)選項(xiàng),其中最快為0.5秒,最慢為5秒,但有時(shí)播放動(dòng)畫(huà)需要更快或者更慢的速度,在“速度”框中又不能直接修改,怎么辦呢?這時(shí)可以先在“自定義”動(dòng)畫(huà)的任務(wù)窗口中選中所定義的動(dòng)畫(huà),點(diǎn)擊右側(cè)的小三角,選中“計(jì)時(shí)”項(xiàng),然后在彈出的對(duì)話框中找到“速度”項(xiàng),將它修改為合適的速度即可(最長(zhǎng)不能超過(guò)60小時(shí))。

  21. 在Excel中快速輸入大寫(xiě)數(shù)字

  在“智能ABC輸入法”狀態(tài)下,按住Shift鍵,再按下“i”鍵(不含引號(hào)),松開(kāi)Shift鍵,然后輸入任一數(shù)字鍵,就得到相對(duì)應(yīng)的大寫(xiě)數(shù)字了。另外,財(cái)會(huì)人員常用的單位詞,如“個(gè)、拾、佰、仟、萬(wàn)”等,同樣可以借助于i鍵加上單位詞相對(duì)應(yīng)的漢語(yǔ)拼音第一個(gè)字母方便地得到(具體可查看“智能ABC輸入法”的“幫助”菜單)。

  22. 在Word文檔中插入MP3文件

  在Word文檔插入聲音文件,一般采用“插入”菜單下“圖片”選項(xiàng)中的“剪貼畫(huà)”,從“剪貼庫(kù)”中選取插入。但是,這種方法插入的聲音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件,可打開(kāi)Word文檔,把光標(biāo)移到你要插入聲音文件的位置,選擇“插入”菜單下的“對(duì)象”選項(xiàng),在打開(kāi)的“對(duì)象”對(duì)話框中,選擇“由文件創(chuàng)建”活頁(yè)卡片,點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕,從打開(kāi)的“瀏覽”對(duì)話框中找到準(zhǔn)備插入的MP3文件,并確定。當(dāng)“瀏覽”對(duì)話框自動(dòng)關(guān)閉后,點(diǎn)擊“由文件創(chuàng)建”活頁(yè)卡片中的“確定”按鈕,稍等一會(huì)兒,插入點(diǎn)就會(huì)出現(xiàn)MP3文件的圖標(biāo),雙擊它即可播放。但必須說(shuō)明,在此操作之前必須在Windows 中使MP3文件與你的MP3播放器建立關(guān)聯(lián)。

  23. 讓Excel啟動(dòng)時(shí)自動(dòng)打開(kāi)工作簿

  用戶可自定義默認(rèn)工作簿,以便每次啟動(dòng)Excel時(shí),均可自動(dòng)打開(kāi)此工作簿。方法是:自定義一個(gè)新工作簿,然后將它保存在XLStart文件夾下。在C:\Documents and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Excel或C:\Program Files\Microsoft Office\Office10下就可以找到XLStart文件夾。具體路徑還要視你的系統(tǒng)安裝盤(pán)符而定。

  24. 在英文狀態(tài)下快速輸入中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

  在輸入中文過(guò)程中,經(jīng)常會(huì)遇到一些英文單詞或句子,此時(shí)許多人會(huì)將中文輸入法切換為英文輸入法來(lái)輸入英文。這樣一來(lái),標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也成英文的了,輸入標(biāo)點(diǎn)符號(hào)時(shí),還要再將輸入法轉(zhuǎn)為中文,十分麻煩。有沒(méi)有簡(jiǎn)便的方法呢?當(dāng)然有。Office2000為用戶提供了12組輸入中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的快捷鍵(詳見(jiàn)附表),不管在任何輸入法狀態(tài)下(當(dāng)然包括英文),只需按下快捷鍵,即可輸入中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào),省去了來(lái)回切換的麻煩。需要請(qǐng)大家注意的是:“,:;?!”等標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的中英文方式看似一樣,其實(shí)是有區(qū)別的。

  25. 為Word添加小助手


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