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office辦公軟件實用小技巧匯總「最全版」
office辦公軟件的實用技巧有哪些呢?下面YJBYS小編為你盤點匯總?cè)缦?歡迎大家閱讀學習!
1. 同時保存所有打開的Word文檔
有時在同時編輯多個Word文檔時，每個文件要逐一保存，既費時又費力，有沒有簡單的方法呢?在按下Shift鍵的同時，單擊“文件”菜單，大家看，已經(jīng)多出了“同時保存”和“同時關閉”命令，這可就方便多了
2. 巧妙設置文檔保護
在用Word 2000/XP打印一份文件時，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時離開一下，關閉文件吧，既費事又沒必要，但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執(zhí)行“工具”菜單中的“保護文檔”命令，在彈出的窗口中選擇“保護窗體”，然后設上密碼。怎么樣，光標跑到了文件頭，任你怎么移動鼠標、敲擊鍵盤就是無法編輯了，不錯吧。等回來時，執(zhí)行“工具”菜單中的“解除文檔保護”命令，一切又正常了。
3. 編輯長文件更輕松
相信大家都有這樣的經(jīng)歷：在使用Excel、Word編輯長文檔時，有時需要將文章開始的多處內(nèi)容復制到文章末尾。但通過拖動滾動條來回移動非常麻煩，還會出錯。其實只要將鼠標移動到滾動條上面的適當位置，發(fā)現(xiàn)鼠標指針變成雙箭頭，此時按住鼠標左鍵向下拖動，文檔編輯區(qū)會被一分為二。你只需在上面編輯區(qū)找到文章開頭的內(nèi)容，在下面編輯區(qū)找到需要粘貼的位置，這樣你就可以復制內(nèi)容了，而不必來回切換。這種方法特別適合復制相距很遠且處數(shù)較多的內(nèi)容。
4. 給WPS文檔添加水印
先用作圖軟件(畫筆工具等)制作一張色彩非常淡的圖片(直接將Word的水印效果圖“抓”下來也行)，然后打開需要添加水印的WPS文檔，執(zhí)行“格式→頁面背景→設置”命令，打開“設置背景”對話框，切換到“圖片”標簽下，按“選擇圖片”按鈕，選中剛才制作的圖片，并進行適當設置后確定，就可以為文檔設置上水印了。
5. 在金山文字中快速打開“頁面設置”
在用金山文字2002處理文檔時，一個最常用的操作就是設置頁面。先執(zhí)行“視圖→標尺→水平(垂直)標尺”命令，展開“水平(垂直)標尺”打開，然后用鼠標在水平(垂直)標尺上雙擊，即可快速打開“頁面設置”對話框，對頁面進行設置了。
6. 在Excel中插入拼音
在我們使用Excel時，常常會遇到十分孤僻的字，但加上拼音注釋就能使人看得更明白。具體的方法是：選中想要加入拼音注釋的表格，打開Excel的菜單欄中的“格式”菜單，選中“拼音信息/設置”項，在彈出的對話框中的“設置”和“字體”選項中，分別選擇拼音的對齊方式和字體，最后選擇“拼音信息”子菜單中的“編緝”，即可以在單元格中輸入拼音了。要查看拼音，可通過“拼音信息”子菜單中的“顯示和隱藏”項顯示注釋的拼音。
7. 取消“自作聰明”的超級鏈接
當我們在Word文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時候，Word會自動為我們轉(zhuǎn)換為超級鏈接，如果不小心在網(wǎng)址上按一下，就會啟動IE進入超級鏈接。但如果我們不需要這樣的功能，就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動更正選項”，單擊“鍵入時自動套用格式”選項，將“Internet及網(wǎng)絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“自動套用格式”選項，將“Internet及網(wǎng)絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以后再輸入網(wǎng)址后，就不會轉(zhuǎn)變?yōu)槌夋溄恿恕?/p>
8. 巧設Word啟動后的默認文件夾
Word啟動后，默認打開的文件夾總是“我的文檔”。通過設置，我們可以自定義Word啟動后的默認文件夾，步驟如下：(1)單擊“工具”菜單中“選項”命令，程序?qū)䦶棾?ldquo;選項”的對話框;(2)在對話框中，選擇“文件位置”標簽，同時選擇“文檔”;(3)單擊“更改”按鈕，打開“更改位置”對話框，在“查找范圍”下拉框中，選擇你希望設置為默認文件夾的文件夾并單擊“確定”按鈕;(4)最后單擊“確定”按鈕，此后Word的默認文件夾就是用戶自己設定的文件夾。
9. 在Word中快速輸入漢字偏旁部首
作為語文老師，在用Word編制練習時，常常需要輸入漢字的偏旁部首。執(zhí)行“插入→符號”命令，打開“符號”對話框，在“符號”標簽下，將字體選定為“標準字體”，“子集”選定為“CJK統(tǒng)一漢字”，你就會發(fā)現(xiàn)下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的，選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按鈕就行了。
10. 改變WPS Office 2000啟動后的默認紙張和字號
1.進入WPS Office 2000，選擇“文件→頁面設置”，將“紙張規(guī)格”設置為16開或B5，并根據(jù)需要設置好紙張邊距，回車確定。
2.字體字號可根據(jù)自己的寫作習慣定義一下，比如“宋體、四號”。
3.選擇“文件→存為模板”，在左面模板類型中選擇“通用”型，在右面“模板名”中輸入模板名稱，單擊“確定”。然后退出WPS Office。
4.再次進入WPS Office，選擇“文件→新建”，單擊“通用”模板，單擊你剛才輸入的模板名稱，單擊對話框右下角的“設為默認模板”，單擊“確定”，大功告成。這樣，當你每次進入WPS Office后，紙張就變?yōu)?6開或B5、字體字號也變?yōu)槟闼枰牧恕?/p>
11. 將Word表格巧妙轉(zhuǎn)換為Excel表格
先打開帶表格的Word文件，接著選中整個表格，先將光標放在表格的任一單元，在整個表格的左上角會出現(xiàn)一個帶框的十字模樣的標志。把光標移到上面再單擊，整個表格的字會變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇“復制”;然后打開Excel，再單擊右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇“選擇性粘貼”，在出現(xiàn)的對話框中有6項菜單可選，選擇“文本”并確定就行了。
12. 巧存Word文檔中的圖片
有時候收到朋友寄來的一篇圖文并茂的Word文檔，想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里，可以按照下面的方法來做：打開該文檔，選擇“文件”菜單下的“另存為Web頁”，指定一個新的文件名，按下“保存”按鈕，你會發(fā)現(xiàn)在保存的目錄下，多了一個和Web文件名一樣的文件夾。打開該文件夾，你會驚喜地發(fā)現(xiàn)，Word文檔中的所有圖片，都在這個目錄里保存著。
13. 在金山表格2002中為數(shù)值自動添加單位
在使用金山表格2002時，因工作需要，筆者常常需要在輸入的數(shù)字(如“2310”等)后面添加單位如“平方米”等。其實只要稍加設置一下，就可以讓系統(tǒng)自動添加：選中相應的單元格(區(qū)域)，打開“單元格格式”對話框，在“格式”標簽中，選中“格式類別”下面的“數(shù)值擴展”選項，再在下面“格式編碼”的方框中輸入“#"平方米"”，先后按“添加”和“確定”按鈕退出。以后在上述單元格中輸入數(shù)字，按下“Enter”鍵后，即可將數(shù)字后面自動加上所設置的單位。
14. PowerPoint的特殊播放模式
在實際使用Powerpoint演示文稿的過程中，往往需要與其他程序窗口的數(shù)據(jù)配合使用以增強演示效果。而用Powerpoint演示文稿時，一般會處于全屏放映模式，在這種模式下，必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。其實我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作，這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標題欄和菜單欄的形式，這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通窗口一樣操作，如最小化和自定義大小。
15. 在Word XP中巧輸分數(shù)
啟動Word XP，選擇“插入”菜單下的“域”命令，出現(xiàn)“域”對話框，在“請選擇域類別”的下拉列表中選擇“等式和公式”，“域名”項選中“Eq”，然后單擊“域代碼”按鈕，單擊“選項”按鈕，在“開關”中選擇“\F(,)”，按下“添加到域”，在下面的“域代碼”中添加上分子和分母，如EQ \F(1,2)，連按兩次“確定”回到Word編輯窗口，這樣分數(shù)制作就完成了。
16. 快速輸入大寫數(shù)字
由于工作需要，經(jīng)常要輸入一些大寫的金額數(shù)字(特別是財務人員)，但由于大寫數(shù)字筆畫大都比較復雜，無論是用五筆字型還是拼音輸入法輸入都比較麻煩。后來偶然發(fā)現(xiàn)，利用Word2000可以巧妙地完成：首先輸入小寫數(shù)字如“123456”，選中后從“插入”菜單中選擇“數(shù)字”命令，接著會出現(xiàn)如圖所示的對話框，選擇“壹，貳，叁”項，點擊“確定”即可，或者你也可以直接在“數(shù)字”對話框中輸入數(shù)字。
17. 巧設WPS Office的表單域外形
WPS Office中的表單域雖然可以自由設置填充色和邊線，但是卻不能修改外形。為此筆者找到一個方法，可以對幾種表單域外形進行設置，只是方法略為麻煩了一點。
插入一個單行文字型表單域，點擊表單域工具欄中的保護文檔圖標，確定使文檔處于保護狀態(tài)，單擊該表單域使它進入輸入狀態(tài)，可以看到文字輸入的光標在表單域中閃爍，然后點擊表單域工具欄中的保護文檔圖標解除保護狀態(tài)。請注意此時文字輸入的光標仍處于表單域中，馬上右擊該表單域，在彈出的右鍵菜單中就會有一個外形選擇項�，F(xiàn)在只要在外形選擇項中選擇喜歡的外形就可以修改表單域的形狀了。
當然并不是所有的表單域都可以采用以上方法設置。經(jīng)筆者試驗，單行文字型、多行文字型和日期型的表單域都可以設置外形。
18. 在Excel中快速輸入特殊符號
報表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是將就地打印為“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其實這都是不正確的，“00”是數(shù)字鍵，“OO”是英文字母“o”的大寫，“零零”是中文數(shù)字的大寫，而“二”是中文數(shù)字的小寫，它們之間都不匹配。經(jīng)過仔細摸索，筆者發(fā)現(xiàn)被忽略的中文輸入法中的“軟鍵盤”可以輕松地輸入常用符號。打開中文輸入法，先輸入“二”，在中文輸入法狀態(tài)下，用鼠標右鍵單擊輸入法的“軟鍵盤”標志，這里選“單位符號”，這樣輸入法的軟鍵盤就被打開且定位到中文數(shù)字上，按鍵盤上的Q鍵或用鼠標點擊“軟鍵盤”上的Q鍵，中文小寫的“○”便被錄入進來。
19. WPS Office中用文字框巧分欄
在工作中，經(jīng)常會用到頁面分欄設置，WPS Office能夠?qū)陂g距設為0～100mm之間的任何數(shù)值，基本上能滿足工作的需要。但有的時候可能需要將欄間距再加大或左右不對稱，這時系統(tǒng)設置就無能為力了。其實利用文字框就能解決這個問題。
1.首先設置好分欄數(shù)，然后打開“插入”下的“文字框”，這時鼠標變?yōu)槭中危檬髽嗽诜謾诘闹虚g拖出一個文字框。
2.用右鍵點擊文字框，在彈出的菜單中選擇“對象屬性”，然后在“邊線端點”中將“邊線風格”設為空線。
3.再到“位置尺寸”框中根據(jù)需要設定好文字框的大小與位置。這里需要注意的是，文字框應該與欄中的文字等高。
4.最后將右鍵彈出菜單中的“繞排方式”設為“左右繞排”。
20. 幻燈片播放速度隨意設
用PowerPoint2002制作幻燈片時，“自定義動畫”的“速度”只有5個選項，其中最快為0.5秒，最慢為5秒，但有時播放動畫需要更快或者更慢的速度，在“速度”框中又不能直接修改，怎么辦呢?這時可以先在“自定義”動畫的任務窗口中選中所定義的動畫，點擊右側(cè)的小三角，選中“計時”項，然后在彈出的對話框中找到“速度”項，將它修改為合適的速度即可(最長不能超過60小時)。
21. 在Excel中快速輸入大寫數(shù)字
在“智能ABC輸入法”狀態(tài)下，按住Shift鍵，再按下“i”鍵(不含引號)，松開Shift鍵，然后輸入任一數(shù)字鍵，就得到相對應的大寫數(shù)字了。另外，財會人員常用的單位詞，如“個、拾、佰、仟、萬”等，同樣可以借助于i鍵加上單位詞相對應的漢語拼音第一個字母方便地得到(具體可查看“智能ABC輸入法”的“幫助”菜單)。
22. 在Word文檔中插入MP3文件
在Word文檔插入聲音文件，一般采用“插入”菜單下“圖片”選項中的“剪貼畫”，從“剪貼庫”中選取插入。但是，這種方法插入的聲音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件，可打開Word文檔，把光標移到你要插入聲音文件的位置，選擇“插入”菜單下的“對象”選項，在打開的“對象”對話框中，選擇“由文件創(chuàng)建”活頁卡片，點擊“瀏覽”按鈕，從打開的“瀏覽”對話框中找到準備插入的MP3文件，并確定。當“瀏覽”對話框自動關閉后，點擊“由文件創(chuàng)建”活頁卡片中的“確定”按鈕，稍等一會兒，插入點就會出現(xiàn)MP3文件的圖標，雙擊它即可播放。但必須說明，在此操作之前必須在Windows 中使MP3文件與你的MP3播放器建立關聯(lián)。
23. 讓Excel啟動時自動打開工作簿
用戶可自定義默認工作簿，以便每次啟動Excel時，均可自動打開此工作簿。方法是：自定義一個新工作簿，然后將它保存在XLStart文件夾下。在C:\Documents and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Excel或C:\Program Files\Microsoft Office\Office10下就可以找到XLStart文件夾。具體路徑還要視你的系統(tǒng)安裝盤符而定。
24. 在英文狀態(tài)下快速輸入中文標點符號
在輸入中文過程中，經(jīng)常會遇到一些英文單詞或句子，此時許多人會將中文輸入法切換為英文輸入法來輸入英文。這樣一來，標點符號也成英文的了，輸入標點符號時，還要再將輸入法轉(zhuǎn)為中文，十分麻煩。有沒有簡便的方法呢?當然有。Office2000為用戶提供了12組輸入中文標點符號的快捷鍵(詳見附表)，不管在任何輸入法狀態(tài)下(當然包括英文)，只需按下快捷鍵，即可輸入中文標點符號，省去了來回切換的麻煩。需要請大家注意的是：“,:;?!”等標點符號的中英文方式看似一樣，其實是有區(qū)別的。
25. 為Word添加小助手
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