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EXCEL數(shù)據(jù)處理中的方法
Excel 可以進行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計分析和輔助決策操作，是微軟辦公套裝軟件的一個重要的組成部分，被廣泛地應(yīng)用于管理、統(tǒng)計財經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域。下面是關(guān)于EXCEL數(shù)據(jù)處理中的方法，希望大家認真閱讀!
EXCEL Data Processing in the Feasibility of Several Methods
SHI Wen-Hong
( School of Information Science and Technology, Baotou Teachers College, Baotou 014030, China)
Abstract: Teachers in the day-to-day work, often using Excel to deal with a large amount of data,if handled well, we will bring the work more effective. Through the use of EXCEL powerful data-processing functions, only a large number of Excel data entry and data processing on a number of practices. In order to improve the teachers in day-to-day Excel spreadsheet data processing ef03 ciency.Key words: Excel; data processing; teachers
Excel是辦公室自動化中非常重要的一款軟件，很多巨型國際企業(yè)都是依靠Excel進行數(shù)據(jù)管理。它不僅僅能夠方便的處理表格和進行圖形分析，其更強大的功能體現(xiàn)在對數(shù)據(jù)的自動處理和計算。由于很多教師對Excel強大數(shù)據(jù)處理功能了解不夠，他們?nèi)匀挥米畋康膫鹘y(tǒng)方法來處理表格中大量的數(shù)據(jù)，工作效率大打折扣，下面就通過利用EXCEL強大的數(shù)據(jù)處理功能，完成日常表格數(shù)據(jù)處理中經(jīng)常遇到的實際問題。
1 “查找、替換”功能的使用
我們在制作“教師信息表”時，經(jīng)常有“職稱”一欄，有好多教師都具有相同的職稱，重復(fù)輸入效率肯定不高。先自己定義幾個字符(盡量用一些簡單好記、易錄入、不會與其他內(nèi)容發(fā)生混淆的字符)來臨時替代一下不同的職稱(如用“fjs”代表“副教授”)，數(shù)據(jù)全部錄入完成后，按“Ctrl+H”在彈出的“查找和替換”對話框中，在“查找內(nèi)容”輸入框中輸入“fjs”，在“替換為”輸入框中輸入“副教授”，然后按下“全部替換”按鈕即可將所有的“fjs”替換為“副教授”。
2 “自動更正”功能的使用：
使用自動更正功能，也可以簡化大量重復(fù)數(shù)據(jù)的錄入操作，例如可以將上面的“fjs”定義更正為“副教授”，定義的方法是：
1.從工具菜單中選擇“自動更正選項”，打開“自動更正”對話框。
2.在“替換”框中輸入數(shù)據(jù)，如：“fjs”，在“替換為”框中輸入數(shù)據(jù)，如：“副教授”，單擊“添加”，再單擊 “確定”。
之后，只需在單元格中輸入“fjs”三個字符并按回車鍵后，即會自動更正為“副教授”。
3 “自動填充”功能的使用：
我們都知道，EXCEL的自動填充是它的一大特色功能。利用它可以對連續(xù)的單元格相同數(shù)據(jù)的自動填充。一般自動填充的方法都是用鼠標指針指向填充柄，按住鼠標左鍵向下或向右拖動完成的(填充柄是位于選定區(qū)域右下角的小黑塊，將鼠標指向填充柄時，鼠標的形狀變?yōu)楹谑?。如果表格有太多的行，這種方法不便掌握拖動的距離。這里介紹一種更簡單的操作方法：用鼠標左鍵雙擊填充柄即可完成數(shù)據(jù)的自動填充。但需注意：這樣做有時候不能達到預(yù)期的填充效果。還必須滿足下列條件：
1.只能縱向填充不能橫向填充。
2.欲填充的列的左(右)相鄰列非空，且中間無間斷，否則以上填充將在間斷處停止。
3.該方法對文本形式的序列也起作用。
4 在不連續(xù)的多個單元格中一次輸入相同的數(shù)據(jù)：
有時在表格數(shù)據(jù)錄入中經(jīng)常遇到在不連續(xù)的多個單元格中錄入的數(shù)據(jù)是相同的，這時只要輸入一次這個數(shù)據(jù)就可以在不同的單元格中都鍵入該數(shù)據(jù)，操作方法如下：
選中其中的一個單元格，按下CTRL鍵，用鼠標選取想要輸入相同數(shù)據(jù)的其他單元格，然后輸入數(shù)據(jù)，最后，按下CTRL鍵的同時敲一下回車鍵，這時所有選中的單元格中都會出現(xiàn)這個數(shù)據(jù)。
5 批量為單元格數(shù)據(jù)添加單位
在制作表格時，我們經(jīng)常遇到要為單元格數(shù)據(jù)添加單位，如果每輸入一個數(shù)據(jù)，就添加一個單位，這樣操作起來既麻煩又費事�？梢园匆韵虏僮鱽韺崿F(xiàn)批量輸入單位：
選中所有要添加單位的單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數(shù)字”選項卡，然后在“分類”列表中選擇“自定義”項。再在右邊的“類型”列表選擇框中選擇適合的數(shù)字格式(例如：如果是小數(shù)形式，要保留兩位小數(shù)，則選擇“0.00”)，在“類型”文本框中的該數(shù)字格式后添加“單位名稱”(如："元"，注意是英文輸入法中的引號)，最后單擊“確定”按鈕返回即可。這樣剛才選擇的所有單元格數(shù)據(jù)后都自動加上設(shè)置好的單位了。
6 自動定位小數(shù)位
有時需要錄入一大批諸如123.5之類的學生成績，如果錄入前先進行下面的設(shè)置，將會使你的錄入速度成倍提高(可以不需要輸入小數(shù)點)。 單擊“工具”→“選項”→“編輯”選項卡，選中“自動設(shè)置小數(shù)點”復(fù)選框，在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù)，在此，我們鍵入“1”，單擊“確定”按鈕。
現(xiàn)在，在工作表的某單元格中鍵入“1235”，則在你按了回車鍵之后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)椤?23.5”。此時如果你在單元格中鍵入的是“89”，在你結(jié)束輸入之后，該單元格中的數(shù)字自動變?yōu)椤?.9”。
另外，如果你在“位數(shù)”框中輸入一個負數(shù)，比如“-2”，則Excel將在輸入的數(shù)字后自動添上兩個“0”。利用Excel的“自動設(shè)置小數(shù)點”的功能，對于大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字，或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字的輸入，將大大提高錄入速度。
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