office辦公軟件實(shí)用小技巧匯總
辦公軟件看似簡單，其實(shí)花樣很多，尤其Word和Excel表格。但其實(shí)只要用心多練，效率輕松提升個(gè)十倍百倍還真不是問題!和yjbys小編一起來看看匯總辦公軟件使用小技巧吧!
1. 同時(shí)保存所有打開的Word文檔
有時(shí)在同時(shí)編輯多個(gè)Word文檔時(shí)，每個(gè)文件要逐一保存，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，有沒有簡單的方法呢?在按下Shift鍵的同時(shí)，單擊“文件”菜單，大家看，已經(jīng)多出了“同時(shí)保存”和“同時(shí)關(guān)閉”命令，這可就方便多了
2. 巧妙設(shè)置文檔保護(hù)
在用Word 2000/XP打印一份文件時(shí)，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時(shí)離開一下，關(guān)閉文件吧，既費(fèi)事又沒必要，但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執(zhí)行“工具”菜單中的“保護(hù)文檔”命令，在彈出的窗口中選擇“保護(hù)窗體”，然后設(shè)上密碼。怎么樣，光標(biāo)跑到了文件頭，任你怎么移動鼠標(biāo)、敲擊鍵盤就是無法編輯了，不錯吧。等回來時(shí)，執(zhí)行“工具”菜單中的“解除文檔保護(hù)”命令，一切又正常了。
3. 編輯長文件更輕松
相信大家都有這樣的經(jīng)歷：在使用Excel、Word編輯長文檔時(shí)，有時(shí)需要將文章開始的多處內(nèi)容復(fù)制到文章末尾。但通過拖動滾動條來回移動非常麻煩，還會出錯。其實(shí)只要將鼠標(biāo)移動到滾動條上面的適當(dāng)位置，發(fā)現(xiàn)鼠標(biāo)指針變成雙箭頭，此時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動，文檔編輯區(qū)會被一分為二。你只需在上面編輯區(qū)找到文章開頭的內(nèi)容，在下面編輯區(qū)找到需要粘貼的位置，這樣你就可以復(fù)制內(nèi)容了，而不必來回切換。這種方法特別適合復(fù)制相距很遠(yuǎn)且處數(shù)較多的內(nèi)容。
4. 給WPS文檔添加水印
先用作圖軟件(畫筆工具等)制作一張色彩非常淡的圖片(直接將Word的水印效果圖“抓”下來也行)，然后打開需要添加水印的WPS文檔，執(zhí)行“格式→頁面背景→設(shè)置”命令，打開“設(shè)置背景”對話框，切換到“圖片”標(biāo)簽下，按“選擇圖片”按鈕，選中剛才制作的圖片，并進(jìn)行適當(dāng)設(shè)置后確定，就可以為文檔設(shè)置上水印了。
5. 在金山文字中快速打開“頁面設(shè)置”
在用金山文字2002處理文檔時(shí)，一個(gè)最常用的操作就是設(shè)置頁面。先執(zhí)行“視圖→標(biāo)尺→水平(垂直)標(biāo)尺”命令，展開“水平(垂直)標(biāo)尺”打開，然后用鼠標(biāo)在水平(垂直)標(biāo)尺上雙擊，即可快速打開“頁面設(shè)置”對話框，對頁面進(jìn)行設(shè)置了。
6. 在Excel中插入拼音
在我們使用Excel時(shí)，常常會遇到十分孤僻的字，但加上拼音注釋就能使人看得更明白。具體的方法是：選中想要加入拼音注釋的表格，打開Excel的菜單欄中的“格式”菜單，選中“拼音信息/設(shè)置”項(xiàng)，在彈出的對話框中的“設(shè)置”和“字體”選項(xiàng)中，分別選擇拼音的對齊方式和字體，最后選擇“拼音信息”子菜單中的“編緝”，即可以在單元格中輸入拼音了。要查看拼音，可通過“拼音信息”子菜單中的“顯示和隱藏”項(xiàng)顯示注釋的拼音。
7. 取消“自作聰明”的超級鏈接
當(dāng)我們在Word文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時(shí)候，Word會自動為我們轉(zhuǎn)換為超級鏈接，如果不小心在網(wǎng)址上按一下，就會啟動IE進(jìn)入超級鏈接。但如果我們不需要這樣的功能，就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動更正選項(xiàng)”，單擊“鍵入時(shí)自動套用格式”選項(xiàng)，將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接”項(xiàng)目前的小鉤取消。再單擊“自動套用格式”選項(xiàng)，將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接”項(xiàng)目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以后再輸入網(wǎng)址后，就不會轉(zhuǎn)變?yōu)槌夋溄恿恕?/p>
8. 巧設(shè)Word啟動后的默認(rèn)文件夾
Word啟動后，默認(rèn)打開的文件夾總是“我的文檔”。通過設(shè)置，我們可以自定義Word啟動后的默認(rèn)文件夾，步驟如下：(1)單擊“工具”菜單中“選項(xiàng)”命令，程序?qū)䦶棾?ldquo;選項(xiàng)”的對話框;(2)在對話框中，選擇“文件位置”標(biāo)簽，同時(shí)選擇“文檔”;(3)單擊“更改”按鈕，打開“更改位置”對話框，在“查找范圍”下拉框中，選擇你希望設(shè)置為默認(rèn)文件夾的文件夾并單擊“確定”按鈕;(4)最后單擊“確定”按鈕，此后Word的默認(rèn)文件夾就是用戶自己設(shè)定的文件夾。
9. 在Word中快速輸入漢字偏旁部首
作為語文老師，在用Word編制練習(xí)時(shí)，常常需要輸入漢字的偏旁部首。執(zhí)行“插入→符號”命令，打開“符號”對話框，在“符號”標(biāo)簽下，將字體選定為“標(biāo)準(zhǔn)字體”，“子集”選定為“CJK統(tǒng)一漢字”，你就會發(fā)現(xiàn)下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的，選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按鈕就行了。
10. 改變WPS Office 2000啟動后的默認(rèn)紙張和字號
1.進(jìn)入WPS Office 2000，選擇“文件→頁面設(shè)置”，將“紙張規(guī)格”設(shè)置為16開或B5，并根據(jù)需要設(shè)置好紙張邊距，回車確定。
2.字體字號可根據(jù)自己的寫作習(xí)慣定義一下，比如“宋體、四號”。
3.選擇“文件→存為模板”，在左面模板類型中選擇“通用”型，在右面“模板名”中輸入模板名稱，單擊“確定”。然后退出WPS Office。
4.再次進(jìn)入WPS Office，選擇“文件→新建”，單擊“通用”模板，單擊你剛才輸入的模板名稱，單擊對話框右下角的“設(shè)為默認(rèn)模板”，單擊“確定”，大功告成。這樣，當(dāng)你每次進(jìn)入WPS Office后，紙張就變?yōu)?6開或B5、字體字號也變?yōu)槟闼枰牧恕?/p>
11. 將Word表格巧妙轉(zhuǎn)換為Excel表格
先打開帶表格的Word文件，接著選中整個(gè)表格，先將光標(biāo)放在表格的任一單元，在整個(gè)表格的左上角會出現(xiàn)一個(gè)帶框的十字模樣的標(biāo)志。把光標(biāo)移到上面再單擊，整個(gè)表格的字會變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇“復(fù)制”;然后打開Excel，再單擊右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇“選擇性粘貼”，在出現(xiàn)的對話框中有6項(xiàng)菜單可選，選擇“文本”并確定就行了。
12. 巧存Word文檔中的圖片
有時(shí)候收到朋友寄來的一篇圖文并茂的Word文檔，想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里，可以按照下面的方法來做：打開該文檔，選擇“文件”菜單下的“另存為Web頁”，指定一個(gè)新的文件名，按下“保存”按鈕，你會發(fā)現(xiàn)在保存的目錄下，多了一個(gè)和Web文件名一樣的文件夾。打開該文件夾，你會驚喜地發(fā)現(xiàn)，Word文檔中的所有圖片，都在這個(gè)目錄里保存著。
13. 在金山表格2002中為數(shù)值自動添加單位
在使用金山表格2002時(shí)，因工作需要，筆者常常需要在輸入的數(shù)字(如“2310”等)后面添加單位如“平方米”等。其實(shí)只要稍加設(shè)置一下，就可以讓系統(tǒng)自動添加：選中相應(yīng)的單元格(區(qū)域)，打開“單元格格式”對話框，在“格式”標(biāo)簽中，選中“格式類別”下面的“數(shù)值擴(kuò)展”選項(xiàng)，再在下面“格式編碼”的方框中輸入“#"平方米"”，先后按“添加”和“確定”按鈕退出。以后在上述單元格中輸入數(shù)字，按下“Enter”鍵后，即可將數(shù)字后面自動加上所設(shè)置的單位。
14. PowerPoint的特殊播放模式
在實(shí)際使用Powerpoint演示文稿的過程中，往往需要與其他程序窗口的數(shù)據(jù)配合使用以增強(qiáng)演示效果。而用Powerpoint演示文稿時(shí)，一般會處于全屏放映模式，在這種模式下，必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。其實(shí)我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作，這時(shí)啟動的幻燈片放映模式是一個(gè)帶標(biāo)題欄和菜單欄的形式，這樣就可以將此時(shí)的幻燈片播放模式像一個(gè)普通窗口一樣操作，如最小化和自定義大小。
15. 在Word XP中巧輸分?jǐn)?shù)
啟動Word XP，選擇“插入”菜單下的“域”命令，出現(xiàn)“域”對話框，在“請選擇域類別”的下拉列表中選擇“等式和公式”，“域名”項(xiàng)選中“Eq”，然后單擊“域代碼”按鈕，單擊“選項(xiàng)”按鈕，在“開關(guān)”中選擇“\F(,)”，按下“添加到域”，在下面的“域代碼”中添加上分子和分母，如EQ \F(1,2)，連按兩次“確定”回到Word編輯窗口，這樣分?jǐn)?shù)制作就完成了。
16. 快速輸入大寫數(shù)字
由于工作需要，經(jīng)常要輸入一些大寫的金額數(shù)字(特別是財(cái)務(wù)人員)，但由于大寫數(shù)字筆畫大都比較復(fù)雜，無論是用五筆字型還是拼音輸入法輸入都比較麻煩。后來偶然發(fā)現(xiàn)，利用Word2000可以巧妙地完成：首先輸入小寫數(shù)字如“123456”，選中后從“插入”菜單中選擇“數(shù)字”命令，接著會出現(xiàn)如圖所示的對話框，選擇“壹，貳，叁”項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”即可，或者你也可以直接在“數(shù)字”對話框中輸入數(shù)字。
17. 巧設(shè)WPS Office的表單域外形
WPS Office中的表單域雖然可以自由設(shè)置填充色和邊線，但是卻不能修改外形。為此筆者找到一個(gè)方法，可以對幾種表單域外形進(jìn)行設(shè)置，只是方法略為麻煩了一點(diǎn)。
插入一個(gè)單行文字型表單域，點(diǎn)擊表單域工具欄中的保護(hù)文檔圖標(biāo)，確定使文檔處于保護(hù)狀態(tài)，單擊該表單域使它進(jìn)入輸入狀態(tài)，可以看到文字輸入的光標(biāo)在表單域中閃爍，然后點(diǎn)擊表單域工具欄中的保護(hù)文檔圖標(biāo)解除保護(hù)狀態(tài)。請注意此時(shí)文字輸入的光標(biāo)仍處于表單域中，馬上右擊該表單域，在彈出的右鍵菜單中就會有一個(gè)外形選擇項(xiàng)�，F(xiàn)在只要在外形選擇項(xiàng)中選擇喜歡的外形就可以修改表單域的形狀了。
當(dāng)然并不是所有的表單域都可以采用以上方法設(shè)置。經(jīng)筆者試驗(yàn)，單行文字型、多行文字型和日期型的表單域都可以設(shè)置外形。
18. 在Excel中快速輸入特殊符號
報(bào)表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是將就地打印為“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其實(shí)這都是不正確的，“00”是數(shù)字鍵，“OO”是英文字母“o”的大寫，“零零”是中文數(shù)字的大寫，而“二”是中文數(shù)字的小寫，它們之間都不匹配。經(jīng)過仔細(xì)摸索，筆者發(fā)現(xiàn)被忽略的中文輸入法中的“軟鍵盤”可以輕松地輸入常用符號。打開中文輸入法，先輸入“二”，在中文輸入法狀態(tài)下，用鼠標(biāo)右鍵單擊輸入法的“軟鍵盤”標(biāo)志，這里選“單位符號”，這樣輸入法的軟鍵盤就被打開且定位到中文數(shù)字上，按鍵盤上的Q鍵或用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“軟鍵盤”上的Q鍵，中文小寫的“○”便被錄入進(jìn)來。
19. WPS Office中用文字框巧分欄
在工作中，經(jīng)常會用到頁面分欄設(shè)置，WPS Office能夠?qū)陂g距設(shè)為0～100mm之間的任何數(shù)值，基本上能滿足工作的需要。但有的時(shí)候可能需要將欄間距再加大或左右不對稱，這時(shí)系統(tǒng)設(shè)置就無能為力了。其實(shí)利用文字框就能解決這個(gè)問題。
1.首先設(shè)置好分欄數(shù)，然后打開“插入”下的“文字框”，這時(shí)鼠標(biāo)變?yōu)槭中�，用鼠�?biāo)在分欄的中間拖出一個(gè)文字框。
2.用右鍵點(diǎn)擊文字框，在彈出的菜單中選擇“對象屬性”，然后在“邊線端點(diǎn)”中將“邊線風(fēng)格”設(shè)為空線。
3.再到“位置尺寸”框中根據(jù)需要設(shè)定好文字框的大小與位置。這里需要注意的是，文字框應(yīng)該與欄中的文字等高。
4.最后將右鍵彈出菜單中的“繞排方式”設(shè)為“左右繞排”。
20. 幻燈片播放速度隨意設(shè)
用PowerPoint2002制作幻燈片時(shí)，“自定義動畫”的“速度”只有5個(gè)選項(xiàng)，其中最快為0.5秒，最慢為5秒，但有時(shí)播放動畫需要更快或者更慢的速度，在“速度”框中又不能直接修改，怎么辦呢?這時(shí)可以先在“自定義”動畫的任務(wù)窗口中選中所定義的動畫，點(diǎn)擊右側(cè)的小三角，選中“計(jì)時(shí)”項(xiàng)，然后在彈出的對話框中找到“速度”項(xiàng)，將它修改為合適的速度即可(最長不能超過60小時(shí))。
21. 在Excel中快速輸入大寫數(shù)字
在“智能ABC輸入法”狀態(tài)下，按住Shift鍵，再按下“i”鍵(不含引號)，松開Shift鍵，然后輸入任一數(shù)字鍵，就得到相對應(yīng)的大寫數(shù)字了。另外，財(cái)會人員常用的單位詞，如“個(gè)、拾、佰、仟、萬”等，同樣可以借助于i鍵加上單位詞相對應(yīng)的漢語拼音第一個(gè)字母方便地得到(具體可查看“智能ABC輸入法”的“幫助”菜單)。
22. 在Word文檔中插入MP3文件
在Word文檔插入聲音文件，一般采用“插入”菜單下“圖片”選項(xiàng)中的“剪貼畫”，從“剪貼庫”中選取插入。但是，這種方法插入的聲音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件，可打開Word文檔，把光標(biāo)移到你要插入聲音文件的位置，選擇“插入”菜單下的“對象”選項(xiàng)，在打開的“對象”對話框中，選擇“由文件創(chuàng)建”活頁卡片，點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕，從打開的“瀏覽”對話框中找到準(zhǔn)備插入的MP3文件，并確定。當(dāng)“瀏覽”對話框自動關(guān)閉后，點(diǎn)擊“由文件創(chuàng)建”活頁卡片中的“確定”按鈕，稍等一會兒，插入點(diǎn)就會出現(xiàn)MP3文件的圖標(biāo)，雙擊它即可播放。但必須說明，在此操作之前必須在Windows 中使MP3文件與你的MP3播放器建立關(guān)聯(lián)。
23. 讓Excel啟動時(shí)自動打開工作簿
用戶可自定義默認(rèn)工作簿，以便每次啟動Excel時(shí)，均可自動打開此工作簿。方法是：自定義一個(gè)新工作簿，然后將它保存在XLStart文件夾下。在C:\Documents and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Excel或C:\Program Files\Microsoft Office\Office10下就可以找到XLStart文件夾。具體路徑還要視你的系統(tǒng)安裝盤符而定。
24. 在英文狀態(tài)下快速輸入中文標(biāo)點(diǎn)符號
在輸入中文過程中，經(jīng)常會遇到一些英文單詞或句子，此時(shí)許多人會將中文輸入法切換為英文輸入法來輸入英文。這樣一來，標(biāo)點(diǎn)符號也成英文的了，輸入標(biāo)點(diǎn)符號時(shí)，還要再將輸入法轉(zhuǎn)為中文，十分麻煩。有沒有簡便的方法呢?當(dāng)然有。Office2000為用戶提供了12組輸入中文標(biāo)點(diǎn)符號的快捷鍵(詳見附表)，不管在任何輸入法狀態(tài)下(當(dāng)然包括英文)，只需按下快捷鍵，即可輸入中文標(biāo)點(diǎn)符號，省去了來回切換的麻煩。需要請大家注意的是：“,:;?!”等標(biāo)點(diǎn)符號的中英文方式看似一樣，其實(shí)是有區(qū)別的。
25. 為Word添加小助手
我們在使用Word2000進(jìn)行文檔處理時(shí)，經(jīng)常使用工具欄中的“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”功能來了解當(dāng)前文檔的字?jǐn)?shù)、字符數(shù)、行數(shù)等信息，非常方便�？墒呛芏鄷r(shí)候我們需要了解文檔的更加詳細(xì)的信息，這時(shí)可以通過在工具欄上添加“屬性”的方法，來快速查看文檔的詳細(xì)信息。
1.單擊“工具”菜單，從其下拉菜單中選擇“自定義”命令，打開自定義設(shè)置窗口。2.在自定義設(shè)置窗口中，選擇“命令”項(xiàng)。在其下面的“類別”中選擇“控件工具箱”，然后在右邊的“命令”中選擇“屬性”項(xiàng)。3.雙擊“屬性”項(xiàng)并將它拖動到工具欄上。這樣在Word的工具欄上，就出現(xiàn)了“屬性”項(xiàng)。
當(dāng)我們在Word中需要查看某個(gè)文檔的詳細(xì)信息時(shí)，只要單擊工具欄上的“屬性”項(xiàng)，那么文檔的創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間、文檔大小、創(chuàng)建人等詳細(xì)信息就會出現(xiàn)了，也可以根據(jù)自己的需要，添加、修改文檔的主題、作者、備注等信息。
26. 找回Word中的菜單欄
首先，在工具欄右擊，在彈出的菜單中單擊“自定義(C)”命令。再單擊“命令(C)”選項(xiàng)，然后在“類別(G)”列表框中拖動滾動條，找到“內(nèi)置菜單”單擊。這時(shí)我們就可以在右邊“命令(D)”列表框中看到我們熟悉的“文件(F)”“編輯(E)”等菜單了。既然找到了，就動手一個(gè)個(gè)地把它們拖回去吧!當(dāng)然，這些菜單既然能被拖到菜單欄中去，當(dāng)然也能把它拖回對話框。
27. 彩色Excel表格顯示打印兩不誤
如果將Excel工作表中的數(shù)據(jù)設(shè)置為彩色格式，而打印機(jī)為黑白打印機(jī)，那么工作表中的彩色區(qū)域打印出來的效果可能會不理想。在不更改工作表顏色設(shè)置的情況下，可以進(jìn)行如下設(shè)置：
1.在“文件”菜單中，單擊“頁面設(shè)置”命令。
2.單擊“工作表”選項(xiàng)，然后選擇“打印”框下的“單色打印”項(xiàng)。如果使用的是彩色打印機(jī)，選擇該選項(xiàng)可減少打印所需時(shí)間。
3.單擊“確定”按鈕。
現(xiàn)在，你的Excel工作表在屏幕上看起來仍是賞心悅目，打印出的黑白稿也能稱心如意，感覺不錯吧!
28. 在演示文稿中使用繪圖筆
利用Powerpoint進(jìn)行文稿演示時(shí)，當(dāng)演示者需要對某部分內(nèi)容進(jìn)行講解標(biāo)注時(shí)，可單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“指針選項(xiàng)”中的“繪圖筆”，鼠標(biāo)將變成小筆形狀，拖動鼠標(biāo)即可在演示文稿中書寫或繪畫。通過“指針選項(xiàng)”中的“繪圖筆顏色”改變筆的顏色。利用“繪圖筆”書寫的內(nèi)容會在再次演示時(shí)自動擦除。
29. Word也能“自動求和”
編輯Excel工作表時(shí)，相信大家對常用工具欄中的“自動求和”按鈕情有獨(dú)鐘。其實(shí)，在Word2000/XP的表格中，也可以使用“自動求和”按鈕呢!當(dāng)然，這需要你事先把該按鈕請出來，其方法是：
1.在“工具”菜單中，單擊“自定義”命令。
2.選擇“命令”選項(xiàng)，在“類別”框中，單擊“表格”;在“命令”框中，找到并單擊“自動求和”，然后用左鍵將它拖放到常用工具欄中的適當(dāng)位置。
3.關(guān)閉“自定義”對話框。
現(xiàn)在，把插入點(diǎn)置于存放和數(shù)的單元格之中，單擊常用工具欄中的“自動求和”按鈕，則Word將計(jì)算并顯示插入點(diǎn)所在的上方單元格中或左方單元格中數(shù)值的總和。當(dāng)上方和左方都有數(shù)據(jù)時(shí)，上方求和優(yōu)先。
30. WPS Office 2002配置工具有妙用
安裝完WPS Office 2002后，在開始菜單中的“WPS Office 2002”項(xiàng)中，有一個(gè)“配置工具”的快捷方式，可能大家并沒有太注意它，其實(shí)它還挺有用的。點(diǎn)擊它后彈出配置工具的對話框，里面有三個(gè)按鈕：第一個(gè)是“設(shè)置文件關(guān)聯(lián)”，它用于設(shè)置是否默認(rèn)使用WPS Office來打開Word、Excel、Powerpoint文件，是否設(shè)置金山郵件為默認(rèn)郵件系統(tǒng);第二個(gè)是“恢復(fù)系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置”，它用于取消WPS Office打開Microsoft Office文件的關(guān)聯(lián)，恢復(fù)成原來的關(guān)聯(lián);第三個(gè)是“修復(fù)WPS Office”，用于修復(fù)軟件或其他一些不正常的情況。
31. 巧用“選擇性粘貼”使行列互換
假如A1-A10單元格中有不同的內(nèi)容，現(xiàn)在需要將這些內(nèi)容分別排列在A1、B1、C1、D1...J1單元格中，即將原來在同一列中的內(nèi)容重新排列在一行中。難道要一個(gè)一個(gè)單元格去復(fù)制粘貼嗎?完全不用。首先，選中A1-A10單元格，單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“復(fù)制”命令;接著單擊B1單元格，再單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇性粘貼”命令，彈出對話框，選擇其中的復(fù)選項(xiàng)“轉(zhuǎn)置”，點(diǎn)擊確定。這時(shí)你會看到B1、C1....K1單元格中已有了A1-A10單元格中的內(nèi)容，將A列選中，在右鍵菜單中刪除，此時(shí)行列轉(zhuǎn)換工作就完成了。
32. 在窗口中播放PPT幻燈片
通常PowerPoint2000/2002使用全屏方式播放幻燈片，如果你想在播放幻燈片的過程中與其他窗口進(jìn)行配合，以增強(qiáng)演示效果，那么你可以使用PPT的窗口播放模式。啟動該模式的方法是：打開PPT文件，按住Alt鍵，然后依次按下D鍵和V鍵。此時(shí)，幻燈片將在PPT窗口進(jìn)行播放，這樣你就可以拖動、最小化和改變這個(gè)窗口的大小了。
33. 預(yù)覽時(shí)可編輯文檔
當(dāng)你使用Word2000/2000的預(yù)覽功能時(shí)，如果還要編輯文檔，這時(shí)候不必回到視圖模式，只要點(diǎn)一下放大鏡圖標(biāo)，這時(shí)候就會自動進(jìn)入編輯模式，你可以對文檔進(jìn)行任意編輯。這個(gè)技巧對編輯文檔非常有用!特別是調(diào)整封面、拖動一些表格等�？梢赃咁A(yù)覽，邊編輯，既方便又準(zhǔn)確。
34. 在WPS 中調(diào)用Word公式編輯器
要在WPS 中調(diào)用Word公式編輯器，前提是你的電腦中已經(jīng)安裝了Word軟件，且加載了“公式編輯器”。打開WPS ，點(diǎn)擊“插入”菜單，選擇“OLE對象”命令，打開“插入對象”對話框，選中“新建”選項(xiàng)后，在“對象類型”中選擇“Microsoft Equation 3.0”，按下“確定”按鈕，即可直接調(diào)用Word中的“公式編輯器”輸入公式。
35. 輕松保存Office XP的用戶個(gè)性化設(shè)置
在“開始/程序”中找到“Microsoft Office工具”，啟動其中的“用戶設(shè)置保存向?qū)?rdquo;。再點(diǎn)擊“下一步”按鈕，程序立即搜索已安裝Office組件。然后選擇“保存本機(jī)的設(shè)置”，再點(diǎn)擊“下一步”按鈕。接著程序提供給你兩種保存方式：“將設(shè)置保存到Web”和“將設(shè)置保存到文件”。選擇后一項(xiàng)，并用“瀏覽”按鈕選擇保存的路徑。最后點(diǎn)擊“完成”按鈕，程序在保存路徑中生成一個(gè)后綴名為OPS的文件。這個(gè)文件包含的就是用戶的設(shè)置信息。要恢復(fù)設(shè)置時(shí)，啟動軟件，選擇“將原先保存的設(shè)置恢復(fù)應(yīng)用到本機(jī)上”，接著指定設(shè)置信息文件的路徑，點(diǎn)擊“完成”就恢復(fù)了。
36. 在Word中快速“粘貼”
在Word 中要進(jìn)行粘貼操作時(shí)，最常用的是按“粘貼”或按快捷鍵Ctrl+V。其實(shí)還有另一種方法更方便。執(zhí)行菜單命令“工具→選項(xiàng)”，在打開的對話框中單擊“編輯”選項(xiàng)，單擊“用INS鍵粘貼”前的復(fù)選框，之后再單擊“確定”按鈕來關(guān)閉該對話框即可。以后再需要執(zhí)行粘貼操作時(shí)，只要按一下鍵盤上的INS鍵(即Insert鍵)就能快捷實(shí)現(xiàn)粘貼了。
37. 快速轉(zhuǎn)換英文字母的大小寫
在Word 中編輯文檔時(shí)，如果需要將以前輸入的英文單詞或句子由小寫轉(zhuǎn)換為大寫，或由大寫轉(zhuǎn)換為小寫，遇到這種情況大家可能都是先將原來的單詞或句子刪除，然后用大寫字母或小寫字母重新輸入一遍。其實(shí)不用這么麻煩，只要把光標(biāo)定位到句子或單詞的字母中，然后同時(shí)按下“Shfit+F3”快捷鍵，此時(shí)如果原來的英文字母是小寫的，就會先把句子或單詞的第一個(gè)字母變?yōu)榇髮�，再按一次快捷鍵，現(xiàn)在可以發(fā)現(xiàn)整個(gè)句子或單詞的字母都變?yōu)榇髮懥�，再按一次就變回小寫，每按一次快捷鍵字母的變化依此類推。
38. 在Excel中快速輸入小數(shù)
利用Excel處理數(shù)據(jù)時(shí)，經(jīng)常會要輸入一些小數(shù)，有時(shí)一整列都是小數(shù)，這樣對輸入速度有很大影響，大家不妨來試試這個(gè)辦法：點(diǎn)擊“工具/選項(xiàng)”，在彈出的的“選項(xiàng)”對話框中選擇“編輯”選項(xiàng)，然后選中“自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”的復(fù)選框，并在“位數(shù)”框內(nèi)設(shè)定小數(shù)點(diǎn)的位數(shù)。這樣當(dāng)你輸入小數(shù)時(shí)就不用再輸入小數(shù)點(diǎn)了，它會將你輸入的數(shù)字根據(jù)設(shè)置的小數(shù)點(diǎn)位數(shù)自動轉(zhuǎn)化為小數(shù)!如設(shè)置位數(shù)是1位，輸入123就自動變?yōu)?2.3了。
39. 鎖定Word表格標(biāo)題欄
Word提供給用戶一個(gè)可以用來拆分編輯窗口的“分割條”，位于垂直滾動條的頂端。要使表格頂部的標(biāo)題欄始終處于可見狀態(tài)，請將鼠標(biāo)指針指向垂直滾動條頂端的“分割條”，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)榉指钪羔樇?ldquo;雙箭頭”后，將“分割條”向下拖至所需的位置，并釋放左鍵。此時(shí)，Word編輯窗口被拆分為上下兩部分，這就是兩個(gè)“窗格”。在下面的“窗格”任一處單擊，你就可對表格進(jìn)行編輯操作，而不用擔(dān)心上面窗格中的表格標(biāo)題欄會移出屏幕可視范圍之外了。要將一分為二的兩個(gè)“窗格”還原成一個(gè)窗口，可在任意點(diǎn)雙擊“分割條”。
40. 給Access數(shù)據(jù)庫文件瘦身
當(dāng)你用Access 建立數(shù)據(jù)庫文件時(shí)，會發(fā)現(xiàn)還沒錄入多少數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)庫文件的體積已經(jīng)達(dá)到了數(shù)百KB，我們能否給它減減肥呢?答案當(dāng)然是肯定的。請選擇“工具”→“選項(xiàng)”命令，在彈出的“選項(xiàng)”窗口中選擇“常規(guī)”選項(xiàng)，將“關(guān)閉時(shí)壓縮”復(fù)選框勾選，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。這樣，在錄入數(shù)據(jù)后，保存并退出Access時(shí)，你會發(fā)現(xiàn)文件的體積會減少許多。
41. 快速打印Word XP的快捷鍵列表
單擊“工具”菜單，選擇“宏”子菜單中的“宏”命令。彈出宏設(shè)置窗口，在“宏的位置”下拉框中，選擇“Word 命令”項(xiàng)。在“宏名”框中，單擊“ListCommands”命令。單擊右邊的“運(yùn)行”按鈕。這時(shí)彈出“命令列表”對話框，單擊“當(dāng)前菜單和快捷鍵設(shè)置”單選鈕，單擊“確定”按鈕。你會看到Word XP自動創(chuàng)建了一個(gè)新文檔，里面就是所有Word XP的快捷鍵信息。最后只須單擊“文件”菜單中的“打印”命令即可打印出來以備查詢。
42. 公式的顏色也能變
如果是在Word中，那么用公式編輯器先編輯好一個(gè)公式，選中它，點(diǎn)擊“繪圖工具欄”中的“陰影設(shè)置”按鈕，選擇其中的“陰影樣式18”，然后再次點(diǎn)擊“陰影設(shè)置”按鈕中的“陰影設(shè)置”選項(xiàng)，彈出“陰影設(shè)置”工具欄。點(diǎn)擊最右側(cè)“陰影顏色”倒三角，打開調(diào)色板，選擇合適的顏色。然后用中間的四個(gè)按鈕，小心調(diào)整陰影的位置，使陰影與公式重合，公式的顏色就會變成你想要的了。
如果是在Pwerpoint 中，那么在選中公式之后，點(diǎn)擊“顯示圖片工具欄”中的“重新著色”工具，打開“圖片重新著色”對話框，將公式顏色變成自己想要的顏色就可以了。
43. 禁止自動運(yùn)行“宏”
某些時(shí)候我們需要臨時(shí)禁止自動運(yùn)行“宏”，那么你不必再去修改有關(guān)的宏設(shè)置，只需在啟動Word XP或Excel XP時(shí)按下Shift鍵。如果是從Microsoft Office快捷工具欄上啟動Word XP或Excel XP，請先單擊Office快捷工具欄上的Word XP或Excel XP程序按鈕，然后立即在啟動時(shí)按下Shift鍵。
44. 壓縮Word 文檔中的圖片
通常情況下，圖文混排的Word文檔一般都比較大，若要減小文件的體積，可以利用Word 提供的圖片壓縮功能來實(shí)現(xiàn)。先打開圖文混排的Word文檔，選擇“視圖”→“工具欄”→“圖片”命令，在“圖片”工具欄點(diǎn)擊“壓縮圖片”按鈕。在彈出“壓縮圖片”窗口時(shí)，你可以根據(jù)實(shí)際需要來指定是壓縮文檔中所選定的圖片還是壓縮文檔中所有的圖片，將“壓縮圖片”復(fù)選框勾選，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。注意：在“文件”菜單的“打開”或“另存為”對話框中，選擇“工具”→“壓縮圖片”命令也可以打開“壓縮圖片”窗口;另外支持混排文檔圖片壓縮的還有Excel和PowerPoint。
45. 讓任務(wù)窗格快速啟動
在使用Word的時(shí)候，經(jīng)常要使用到任務(wù)窗格，要讓任務(wù)窗格快速啟動，具體的設(shè)置方法為：單擊“工具”菜單，選擇“自定義”菜單命令，打開“自定義”設(shè)置窗口。在“自定義”設(shè)置窗口中，單擊下面的“鍵盤”按鈕。然后在彈出的“自定義鍵盤”設(shè)置窗口中，選擇“類別”下面的列表框中的“視圖”，在其右邊“命令”下面的列表框中，選擇“ViewTaskPane”命令。在中間的“指定鍵盤順序”下面的“請按新快捷鍵”中，敲入你設(shè)置的快捷鍵，比如敲入“Ctrl+P”，然后單擊“指定”按鈕。這樣你就為你的Word任務(wù)窗格設(shè)置了快捷鍵，需要打開時(shí)，只要按下“Ctrl+P”，任務(wù)窗格就會迅速地出來了。當(dāng)不需要時(shí)，再按一下“Ctrl+P”，任務(wù)窗格就會消失了。
46. 明白Word中文字下劃線的含義
我們在用Word編輯文檔時(shí)，常常會碰見有的字下面有紅線、綠線及藍(lán)線或紫線，有的是波浪線，有的是下劃線。它們分別代表什么呢?Word具有自動檢查拼寫及語法的功能，能夠?qū)τ脩糨斎氲奈淖中畔⑦M(jìn)行一定的智能檢查。紅色波浪線表示拼寫可能錯誤，綠色波浪線表示語法可能有錯誤。藍(lán)色下劃線表示超級鏈接，紫色下劃線表示使用過的超級鏈接。Word還會自動檢查電子郵件頭中的姓名，并將它與地址簿中的名字相比較，如果有多個(gè)名字與輸入的內(nèi)容相匹配，則會在輸入內(nèi)容的下面出現(xiàn)下劃線。
47. WPS處理Word文件時(shí)不能讀出圖片的解決
用WPS Office處理Word文件時(shí)，有時(shí)格式會和原來的設(shè)置有些差別，嚴(yán)重時(shí)一些圖片讀不出來。怎么解決這個(gè)問題呢?只要在用Word 處理文件時(shí)，將“工具/選項(xiàng)”中的快速保存選項(xiàng)取消就可以了。以前保存好的通過上面的方法另存一下就可以了
48. 在Word中用剪貼板的內(nèi)容進(jìn)行替換
先將要替換的對象復(fù)制到剪貼板，打開“編輯”菜單下的“替換”，在出現(xiàn)的“查找內(nèi)容”框中輸入要被替換的文字，將光標(biāo)移入“替換為”框中，單擊“特殊字符”按鈕(看不到該按鈕，可先單擊“高級”按鈕)，在菜單中選擇““剪貼板”內(nèi)容”或在“替換為”框中直接輸入^C也可以。最后根據(jù)需要，單擊“替換”或“替換全部”就可以了。
49. 制作不受母版模式影響的文字鏈接
在Powerpoint中，有時(shí)我們要利用一些文字做幻燈片之間的鏈接，但是系統(tǒng)會自動地套用母版的一些顏色設(shè)置，那樣在使用中有時(shí)會顯得很不協(xié)調(diào)。為此，我們可以在文字之上加一個(gè)無填充色、無邊框色的矩形，然后選中矩形，點(diǎn)擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“動作設(shè)置”進(jìn)行鏈接就可以了。這樣，用來作鏈接的文字點(diǎn)擊后就再也不會改變顏色了。
50. 讓“@”減輕你的數(shù)據(jù)錄入工作量
在Excel工作表中，如果有大量諸如“[HP打印機(jī)]”、“[EPSON打印機(jī)]”之類的重復(fù)文字，可以如此定義這些單元格的格式，以減輕數(shù)據(jù)的錄入工作量：選擇需要的單元格區(qū)域，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”，單擊“數(shù)字”選項(xiàng)，在“分類”框中單擊“自定義”，在“類型”框中輸入“[@打印機(jī)]”(@為半角字符)，單擊“確定”按鈕。之后，在這些單元格中，當(dāng)你輸入“HP”后，該單元格將會顯示為“[HP打印機(jī)]”。
51. 在Outlook中創(chuàng)建“聯(lián)系人”快捷方式
很多人用Outlook 2000/XP的“聯(lián)系人”來代替自己的通訊錄，但是每次想找一個(gè)人的通訊錄就得先打開Outlook，比較麻煩，其實(shí)你可以在桌面上建立一個(gè)“聯(lián)系人”文件夾的快捷方式，使得日后只要雙擊桌面快捷方式就可以將它打開。建立快捷方式方法如下：在Outlook中點(diǎn)擊“視圖/文件夾列表”，然后將其中的“聯(lián)系人”拖到某個(gè)硬盤下，在此處創(chuàng)建“聯(lián)系人”的快捷方式，然后再將此快捷方式移動到桌面即可(注：若將“聯(lián)系人”直接拖到桌面上可能會出現(xiàn)一點(diǎn)小問題，還是在硬盤上中轉(zhuǎn)一下為好!此法同樣適用于建立Outlook中其他文件夾的快捷方式)。
52. Word能夠即點(diǎn)即輸
大家在使用Word時(shí)肯定遇到過這樣的情況：就是輸入了一些文字后，接下去要空一些地方，然后再輸。此時(shí)一般的人肯定選擇敲回車和空格的方式來空出一些位置，其實(shí)你只要在需要輸入的地方雙擊鼠標(biāo)左鍵，這樣光標(biāo)就會在此處閃動，可以直接輸入內(nèi)容了，省去了敲回車和空格的麻煩。
53. 為金山文字保存?zhèn)浞菸募?/p>
啟動金山文字，執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，切換到“系統(tǒng)”標(biāo)簽中，選中“B.保存?zhèn)浞菸募?.BAK)”選項(xiàng)后，確定返回。這樣設(shè)置后，如果再次保存編輯的WPS文檔時(shí)，系統(tǒng)會自動生成一個(gè)名為“~原文件名.wps”的備份文件，并保存在“我的文檔\My Bakfiles”文件夾中，為你的文檔上了一份保險(xiǎn)。
54. 取消Word文檔中的超鏈接
一種辦法是利用“撤消自動套用格式”消除下劃線。單擊工具欄上的“編輯”菜單，然后從其下拉菜單中選擇“撤消自動套用格式”命令，這樣就會消除網(wǎng)址下面的下劃線了。另外就是關(guān)閉“自動更正選項(xiàng)”中的添加下劃線功能，從根本上杜絕了網(wǎng)址下面的藍(lán)色下劃線出現(xiàn)。操作方法如下：單擊工具欄上的“工具”菜單命令，然后選擇“自動更正選項(xiàng)”命令。在彈出的“自動更正”設(shè)置窗口中，單擊“鍵入時(shí)自動套用格式”選項(xiàng)，然后在下面的列表框，將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超鏈接”項(xiàng)前面的“√”取消，單擊“確定”就可以了。
55. 快速批量編輯Excel數(shù)據(jù)
要將Excel工作表某單元格區(qū)域中的所有值均減少10%，可采用以下步驟：在某單元格中鍵入數(shù)字“0.9”，復(fù)制該單元格，選中該區(qū)域，單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，單擊“乘”，單擊“確定”按鈕。
56. 同時(shí)在多個(gè)單元格中輸入相同數(shù)據(jù)
在Excel XP中，一個(gè)工作表的多個(gè)單元格中(單元格可以不必相鄰)有時(shí)需要輸入相同的數(shù)據(jù)，那么如何才能快速地完成輸入呢?方法很簡單，你只要選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格，用“Shift”(或“Ctrl”)鍵與鼠標(biāo)相配合，進(jìn)行連續(xù)(或分散)選擇多個(gè)單元格，然后輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)(例如“ABC”)，然后按下“Ctrl+Enter”組合鍵，此時(shí)你會發(fā)現(xiàn)所有被選中的單元格均被自動添入了“ABC”。
57. 關(guān)閉拼寫錯誤標(biāo)記
Word中有個(gè)拼寫和語法檢查功能，通過它用戶可以對鍵入的文字進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查。系統(tǒng)是采用標(biāo)準(zhǔn)語法檢查的，因而在編輯文檔時(shí)，對一些常用語或網(wǎng)絡(luò)語言會產(chǎn)生紅色或綠色的波浪線。有時(shí)候會影響用戶的工作，這時(shí)可以將它隱藏，待編輯完成后再進(jìn)行檢查。方法如下：1.右鍵單擊右狀態(tài)欄上的“拼寫和語法狀態(tài)”圖標(biāo)，在彈出的菜單中選擇“隱藏語法錯誤”項(xiàng)后，錯誤標(biāo)記便會立即消失。2.如果要進(jìn)行更詳細(xì)的設(shè)定，可以執(zhí)行菜單“工具”中“選項(xiàng)”命令，在彈出的“選項(xiàng)”中進(jìn)行詳細(xì)的設(shè)置，如拼寫和語法檢查的方式、自定義詞典等項(xiàng)。
58. 使用F1～F12鍵讓W(xué)ord操作更快捷
F1：打開幫助。Shift+F1：打開幫助工具(小問號)。
F2：剪切選中的文本，將光標(biāo)移到需要的地方后，按下回車鍵即可粘貼剪切的文本。Shift+F2：復(fù)制選中文本，將光標(biāo)移到需要的地方后，按下回車鍵即可粘貼復(fù)制的文本。Alt+Ctrl+F2：打開文件。Ctrl+F2：打印預(yù)覽。Alt+Shift+F2：保存文件。
F3：輸入某條“自動圖文集”詞條的名稱后，按下此鍵，即可將名稱轉(zhuǎn)換成該詞條。Shift+F3：切換選中的.西文字符的大小寫。
F4：重復(fù)上一步操作。Alt+F4：關(guān)閉所有文檔，若沒有保存，將提示保存，并退出Word。
F5：打開“查找與替換”對話框，并選定“定位”標(biāo)簽。Alt+F5或 Ctrl+F5：將所有打開的Word文檔最大化窗口還原到原來大小。Ctrl+Shift+F5：寫書簽。
F6：在任務(wù)窗格與文檔窗口之間切換。Ctrl+F6：在多個(gè)打開的文檔窗口之間來回切換(至少打開兩個(gè)文檔才能看到此操作的結(jié)果)。Alt+F6：在兩個(gè)打開文檔窗口之間反復(fù)切換(至少打開兩個(gè)文檔才能看到此操作的結(jié)果)。
F7：實(shí)施拼寫檢查。Ctrl+F7：當(dāng)文檔窗口不是最大化時(shí)，激活鍵盤上的方向鍵，用以移動窗口。
F8：Alt+F8：打開“宏”對話框，用以運(yùn)行宏命令。Ctrl+F8：當(dāng)文檔窗口不是最大化時(shí)，激活鍵盤上的方向鍵，用以調(diào)整窗口的大小。
F9：Ctrl+F9：插入一個(gè)域記號“{}”。
F10：激活菜單欄。
F11：Ctrl+F11：鎖定選中的域，防止被更新，只對可能更新的域如“時(shí)間域”等有效。Ctrl+Shift+F11：解除對域的鎖定(需要選中)。
F12：另存文檔。Ctrl+F12：打開文檔。
59. 巧借Excel為Word中的文字設(shè)置傾斜格式
首先啟動Excel，在任一單元格中輸入需要作傾斜處理的文字。在該單元格處于活動單元格的狀態(tài)下右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，或者點(diǎn)擊“格式→單元格”，打開“單元格格式”對話框。單擊“字體”選項(xiàng)可進(jìn)行字體方面的設(shè)置，這里不必多說。而單擊“對齊”選項(xiàng)就可進(jìn)行文字傾斜方向的設(shè)置，文字的傾斜角度可在90度到-90度之間，根據(jù)需要任意設(shè)定，感覺滿意后，單擊“確定”按鈕退出。然后執(zhí)行“剪切”或“復(fù)制”操作，回到Word編輯環(huán)境。選擇需要插入該傾斜文字的插入點(diǎn)后，執(zhí)行菜單命令：“編輯→選擇性粘貼”，打開“選擇性粘貼”對話框，選擇“作為Microsoft Excel工作表對象”粘貼即可。
60. 如何將圖片移到合適的位置
當(dāng)用戶初次使用Word的插入圖片功能時(shí)，往往會對如何放置突然出現(xiàn)的圖片束手無策，不知如何移到合適的位置。其實(shí)這很簡單，我們在Word文檔中放置圖片時(shí)，它會自動默認(rèn)與一個(gè)可見的網(wǎng)格對齊，以確保所有內(nèi)容整齊的排列。 如果需要精確地控制圖片的放置位置，用戶可以在拖動對象時(shí)按住Alt鍵，可暫時(shí)忽略網(wǎng)格。用戶可以看到該圖片將平滑地移動，而不是按照網(wǎng)格間距移動。如果圖片不需要與文字對齊，用戶可以使用這一技巧。為了確保該功能可用，用戶可以雙擊該圖片，然后選擇“版式”這一個(gè)選項(xiàng)，選擇環(huán)繞方式區(qū)域下非嵌入式的任意一個(gè)方式，最后單擊“確定”按鈕即可。
61. 妙用Word詞典進(jìn)行翻譯
在編輯文檔時(shí)，常會遇到一些生詞難以弄懂，這時(shí)你可求助于Word 2000/2002的中英/英中詞典，即可在Word中進(jìn)行動態(tài)互譯了。
1.從“工具”菜單中選擇“語言”，然后單擊“詞典”命令，也可按“Alt+Shift+F7”組合鍵啟動詞典，這時(shí)出現(xiàn)“詞典”對話框;
2.鍵入要查閱的內(nèi)容，你可查閱英文單詞或詞組的中文解釋或是中文字詞對應(yīng)的英文單詞;
3.單擊“插入”按鈕，可以將互譯的單詞插入到文本中，單擊“翻譯”按鈕，可以在“替換為翻譯”列表框內(nèi)顯示該詞的含義、多種解釋及詞性等;
4.在“查閱”列表框內(nèi)單擊其中單詞，右邊會自動顯出相應(yīng)的翻譯結(jié)果。
62. 巧用表格制作作文紙
在小學(xué)語文試卷中經(jīng)常要插入一段作文紙，且往往和其他基礎(chǔ)知識題混排在一張?jiān)嚲砩�，故無法直接以稿紙方式打印，筆者在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，巧用Word的表格功能可以輕松達(dá)到這一要求。例如要在8開的試卷中插入15行、每行20格，共300字的作文紙，操作步驟如下：
1.激活“表格”菜單，單擊“插入表格”，在對話框中的列數(shù)輸入“20”，行數(shù)輸入“1”，按確定后返回。
2.以上操作得到一行20格的虛框表格，選中這一行，用邊框按鈕把它變成實(shí)線表格。
3.在這個(gè)表格行下面放置一個(gè)空行，復(fù)制時(shí)選中表格行和下面的空行，再在空行下面行粘貼，即得到兩行。選中兩行即可復(fù)制出4行，直至復(fù)制出15行。
4.調(diào)整行間距，方法是設(shè)定空行的字體大小，一般用5號字即可。
63. 快速設(shè)置不同工作簿的表間引用公式
不同工作簿的工作表之間的數(shù)據(jù)引用公式設(shè)置，通過鍵盤手工直接錄入很麻煩，也很容易出錯，利用Excel提供的鼠標(biāo)操作方法，比較方便快捷。操作過程是：打開“數(shù)據(jù)來源”和“數(shù)據(jù)處理”兩個(gè)工作簿，在“數(shù)據(jù)處理”工作簿的某個(gè)工作表的某個(gè)單元中輸入一個(gè)等號;通過菜單上的“窗口”選項(xiàng)，從當(dāng)前工作簿切換到“數(shù)據(jù)來源”工作簿;選中“數(shù)據(jù)來源”工作簿中的某工作表中某單元或區(qū)域;按回車鍵，回到“數(shù)據(jù)處理”工作簿的編輯工作表，發(fā)現(xiàn)編輯的單元出現(xiàn)了公式。公式中的單元或區(qū)域是絕對引用，可以把$刪除，改為相對引用，以方便其他單元公式的復(fù)制。
64. 用Word為日語中的漢字標(biāo)注假名
用Word自帶的日語輸入法輸入完日語后，選取要標(biāo)注假名的漢字，然后依次點(diǎn)擊“格式”→“中文版式”→“拼音指南”，彈出一個(gè)對話框，在“基準(zhǔn)文字”里列出來的就是剛才你選取的漢字，在相對應(yīng)的“拼音文字”一欄里輸入假名，再調(diào)一下字號(經(jīng)筆者實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)選8磅字比較適宜)，按“確定”即可實(shí)現(xiàn)為漢字標(biāo)注假名。
65. 快速將網(wǎng)頁中的圖片插入到Word文檔中
在編輯Word文檔時(shí)，需要將一張網(wǎng)頁中正在顯示的圖片插入到文檔中，一般的方法是把網(wǎng)頁另存為“Web頁，全部(*.htm;*.html)”格式，然后通過Word的“插入/圖片/來自文件..”菜單把圖片插入到文檔中，這種方法雖然可行，但操作有些麻煩�，F(xiàn)在告訴你一種簡易可行的方法。將Word的窗口調(diào)小一點(diǎn)，使Word窗口和網(wǎng)頁窗口并列在屏幕上，然后用鼠標(biāo)在網(wǎng)頁中點(diǎn)擊你需要插入到Word文檔中的那幅圖片不放，直接把它拖曳至Word文檔中，松開鼠標(biāo)按鍵，此時(shí)可見圖片已經(jīng)插入到Word文檔中了。需要注意的是，此方法只適合沒有鏈接的JPG、GIF格式圖片。
66. 讓表頭跟隨時(shí)間走
在Excel中使用函數(shù)可制作出跟隨時(shí)間走的表頭。選中要輸入表頭的行，輸入函數(shù)“=MONTH(NOW())&″××表″”，回車即顯示系統(tǒng)日期所在月份的××表;如是本月制作上月的統(tǒng)計(jì)表，則輸入函數(shù)=MONTH(NOW())-1&″×××表″，則顯示系統(tǒng)日期月份的上一月××表。
67. 巧用“語音”學(xué)英語
如果你的電腦里裝有Windows XP，那么打開“控制面板”里的“語音”，就會彈出“語音屬性”窗口，在“文字/語音轉(zhuǎn)換”中，“語音選擇”是用來確定朗讀者的。由于筆者裝了Office XP，還增加了男聲、女聲、中文三種音色;在“使用下列文字預(yù)覽語音”中輸入你需要讓電腦朗讀的文本;最下面的是“語音速度”，這也是用本方法朗讀英文的優(yōu)勢所在：你可以方便隨意地調(diào)整朗讀的速度，如果調(diào)到很慢，你甚至可以聽到電腦把每個(gè)單詞的音節(jié)都讀得清清楚楚。設(shè)置好了以后，點(diǎn)擊“預(yù)聽語音”就可以聽到英語朗讀了。不過學(xué)完英語以后，最好把語音速度調(diào)到正常位置，不然將改變系統(tǒng)的語音速度。好啦，這樣你就擁有了一個(gè)不厭其煩的地道英語老師，讓你的英語水平上一個(gè)臺階。
68. 在Excel中少用鼠標(biāo)的方法
在Excel中快速編輯數(shù)據(jù)時(shí)，當(dāng)想對單元格做改動時(shí)，因?yàn)榻?jīng)常需要用到鼠標(biāo)，從而使編輯速度大大減慢。其實(shí)你可以使用一個(gè)快捷鍵──F2，這樣你的手就不用離開鍵盤了。方法如下：利用方向鍵選擇要編輯的單元格，按下F2鍵，編輯單元格內(nèi)容。編輯完成后，按Enter鍵確認(rèn)所做改動，或者按Esc鍵取消改動。
69. 打造自己的移動辦公盤
隨著USB閃存價(jià)格迅速下降，擁有USB閃存的朋友已經(jīng)越來越多。大家可能會根據(jù)自己的實(shí)際需求，加入各種各樣的軟件來滿足自己的工作和學(xué)習(xí)需要。
1.WPS：將WPS安裝文件夾下的WinWPS32.EXE、Resource.DLL、Wcor32.dll三個(gè)文件拷貝到USB閃存的同一文件夾下，就可以了和平時(shí)一樣正常使用WPS了。如果你還需要一些特殊符號，那么請你連同ObjLib文件夾也一同拷貝即可。
2.CCED：直接將整個(gè)文件夾復(fù)制到閃存中即可，功能也是最強(qiáng)的!
3. 辦公之星企業(yè)版V3.0：新建一個(gè)文件夾并取名為辦公之星，將Ostar.exe、Ostar.cot及注冊碼.txt拷貝進(jìn)去，使用時(shí)填一下注冊碼即可正常使用。
70. 在PowerPoint中讓文字連續(xù)閃爍
在PowerPoint中可以用“自定義動畫”來做閃爍文字，但文字都是一閃而過，無法讓文字連續(xù)閃爍。其實(shí)是可以實(shí)現(xiàn)連續(xù)閃爍的，方法如下：
1.創(chuàng)建文本框，設(shè)置好其中文字的格式和效果，并做成閃爍的動畫效果。
2.點(diǎn)選這個(gè)文本框，再單擊“編輯”菜單下的“復(fù)制”命令，同時(shí)在文稿中根據(jù)想要閃爍的時(shí)間來確定粘貼的文本框個(gè)數(shù)中，再將這些框的位置做相應(yīng)的設(shè)置。
3.最后把這些文本框都設(shè)置為在前一事件一秒后播放，文本框在動畫播放后隱藏即可。
71. 在Word中創(chuàng)建自動翻頁功能
Word有自動翻頁功能，可根據(jù)需要調(diào)整翻頁速度，設(shè)定該功能后，只需點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)，便可對文本自動翻頁。方法是：在菜單欄中選擇“工具/自定義”，彈出自定義對話框后，選擇“命令”選項(xiàng)，在“類別”欄中選擇“所有命令”，然后在“命令”框中用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“AutoScroll”，并拖到工具欄上，于是工具欄上就多了一個(gè)“自動滾動”按鈕。使用它時(shí)只需打開一個(gè)文本，然后點(diǎn)擊“自動滾動”按鈕，此時(shí)鼠標(biāo)在文本的右側(cè)滾動條區(qū)域會變成一個(gè)倒立的黑三角，將黑三角移動到滾動條的上部則文本自動向上滾動，移動到下半部文本則自動向下滾動，放到中部則暫停翻頁。“黑三角”越靠近滾動條的兩端，文本滾動的速度越快。另外，在滾動條上有一個(gè)隨文本一起移動的“方框”，隨時(shí)告知你文本顯示的進(jìn)度。點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，便自動返回到編輯狀態(tài);再次點(diǎn)擊“自動滾動”按鈕，則繼續(xù)瀏覽文本。
72. 在PowerPoint中巧定圓心
有時(shí)在PowerPoint中畫圓并演示時(shí)，會發(fā)現(xiàn)確定圓心不是一件很容易的事，有的人只是憑觀察在“圓心”處畫一個(gè)圓點(diǎn)代替，弄不好在播放時(shí)會發(fā)生圓心偏離比較嚴(yán)重的情況。其實(shí)我們可利用“同心圓”工具按鈕來解決這一難題。方法是：在幻燈片下面的“繪圖”工具欄中，依次單擊選取“自選圖形→基本形狀→同心圓”，根據(jù)需要，在幻燈片中畫好一個(gè)適當(dāng)大小的同心圓后，將鼠標(biāo)選中內(nèi)圓的黃色操作點(diǎn)按住左鍵不放，向內(nèi)拖成一個(gè)小圓點(diǎn)，再釋放鼠標(biāo)，這樣我們就巧妙地得到了準(zhǔn)確的圓心了。
73. 為新工作簿設(shè)置工作表張數(shù)
Excel是我們常用的辦公軟件，但一個(gè)新工作簿文件系統(tǒng)默認(rèn)只有3張工作表，雖然可以通過插入來添加，但總感覺不便。如果我們已規(guī)劃好一個(gè)工作簿文件需要多少張工作表時(shí)，我們可以用下面方法來事先設(shè)定。具體操作方法是，執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”，打開“選項(xiàng)”對話框，單擊“常規(guī)”選項(xiàng)，在新工作簿內(nèi)的工作表數(shù)欄內(nèi)輸入你要設(shè)定的張數(shù)，確定退出。這時(shí)再新建工作簿文件就按你的需要自動提供出若干張工作表了。
74. 使WPS Office中插入的圖像不再失真
在WPS Office中插入圖片的時(shí)候，你會發(fā)現(xiàn)無論插入何種格式的圖片，質(zhì)量都有較大失真，特別是插入帶文字的圖片，效果更差。解決方法如下：首先打開一個(gè)建立圖像的應(yīng)用程序，筆者使用的是畫圖板來打開包含所需圖像的文件(圖像文件的格式一定要是位圖BMP格式，否則粘貼后不能正常顯示)，然后選擇“復(fù)制”命令，再切換到WPS 文檔中，將插入點(diǎn)移到要插入圖像的位置，在常用工具上單擊“粘貼”按鈕就可以了。
75. 設(shè)置多頁打印標(biāo)題與行列標(biāo)志
打開Excel，單擊相應(yīng)的工作表，再單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令，然后單擊其中的“工作表”選項(xiàng)。如果要使每一頁上都重復(fù)打印列標(biāo)志，單擊“頂端標(biāo)題行”框右側(cè)的按鈕，在彈出的“頂端標(biāo)題行”編輯框中，輸入列標(biāo)志所在行的行號。如果要使每一頁上都重復(fù)打印行標(biāo)志，單擊“左端標(biāo)題列”框右側(cè)的按鈕，在彈出的“左端標(biāo)題列”編輯框中，輸入行標(biāo)志所在列的列標(biāo)即可。
76. 在Word中快速計(jì)算
用Word進(jìn)行文字編輯時(shí)，有時(shí)可能需要對文中的一些數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算，或者核對一下算式中的結(jié)果對不對。具體做法是：將光標(biāo)插入點(diǎn)移到文檔中需要插入計(jì)算結(jié)果的地方后，點(diǎn)擊“表格→公式”，打開“公式”對話框，在該對話框中的“=”后面輸入要計(jì)算的算式，最后單擊“確定”按鈕即可。如果說算式就是文檔中的文字，那么就更簡單了，只要先將文檔中的算式復(fù)制，然后在“公式”對話框的“=”后面粘貼即可。不過這時(shí)的“粘貼”操作要用快捷鍵“Ctrl+V”了。
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