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office辦公應(yīng)用軟件小知識
Microsoft Office是由Microsoft(微軟)公司開發(fā)的一套辦公軟件套裝。常用組件有Word、Excel、PowerPoint等。下面是小編整理的office辦公應(yīng)用軟件小知識，歡迎閱覽。
word文檔篇
大家平時肯定經(jīng)常用到word軟件來敲打報表，日常會議等一些相關(guān)記錄，小編在這里給大家推薦一下不錯又方便的小技巧哦。
1：同時保存所有打開的Word文檔
有時在同時編輯多個Word文檔時，每個文件要逐一保存，既費時又費力，有沒有簡單的方法呢?在按下Shift鍵的同時，單擊“文件”菜單，大家看，已經(jīng)多出了“同時保存”和“同時關(guān)閉”命令，這可就方便多了。
2： 巧妙設(shè)置文檔保護
在用Word 2000/XP打印一份文件時，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時離開一下，關(guān)閉文件吧，既費事又沒必要，但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執(zhí)行“工具”菜單中的“保護文檔”命令，在彈出的窗口中選擇“保護窗體”，然后設(shè)上密碼。怎么樣，光標跑到了文件頭，任你怎么移動鼠標、敲擊鍵盤就是無法編輯了，不錯吧。等回來時，執(zhí)行“工具”菜單中的“解除文檔保護”命令，一切又正常了。
3： 編輯長文件更輕松
相信大家都有這樣的經(jīng)歷：在使用Excel、Word編輯長文檔時，有時需要將文章開始的多處內(nèi)容復制到文章末尾。但通過拖動滾動條來回移動非常麻煩，還會出錯。其實只要將鼠標移動到滾動條上面的適當位置，發(fā)現(xiàn)鼠標指針變成雙箭頭，此時按住鼠標左鍵向下拖動，文檔編輯區(qū)會被一分為二。你只需在上面編輯區(qū)找到文章開頭的內(nèi)容，在下面編輯區(qū)找到需要粘貼的位置，這樣你就可以復制內(nèi)容了，而不必來回切換。這種方法特別適合復制相距很遠且處數(shù)較多的內(nèi)容。
4： 取消“自作聰明”的超級鏈接
當我們在Word文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時候，Word會自動為我們轉(zhuǎn)換為超級鏈接，如果不小心在網(wǎng)址上按一下，就會啟動IE進入超級鏈接。但如果我們不需要這樣的功能，就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動更正選項”，單擊“鍵入時自動套用格式”選項，將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“自動套用格式”選項，將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以后再輸入網(wǎng)址后，就不會轉(zhuǎn)變?yōu)槌夋溄恿恕?/p>
5： 將Word表格巧妙轉(zhuǎn)換為Excel表格
先打開帶表格的Word文件，接著選中整個表格，先將光標放在表格的任一單元，在整個表格的左上角會出現(xiàn)一個帶框的十字模樣的標志。把光標移到上面再單擊，整個表格的字會變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇“復制”;然后打開Excel，再單擊右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇“選擇性粘貼”，在出現(xiàn)的對話框中有6項菜單可選，選擇“文本”并確定就行了。
6：在Word文檔中插入MP3文件
在Word文檔插入聲音文件，一般采用“插入”菜單下“圖片”選項中的“剪貼畫”，從“剪貼庫”中選取插入。但是，這種方法插入的聲音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件，可打開Word文檔，把光標移到你要插入聲音文件的位置，選擇“插入”菜單下的“對象”選項，在打開的“對象”對話框中，選擇“由文件創(chuàng)建”活頁卡片，點擊“瀏覽”按鈕，從打開的“瀏覽”對話框中找到準備插入的MP3文件，并確定。當“瀏覽”對話框自動關(guān)閉后，點擊“由文件創(chuàng)建”活頁卡片中的“確定”按鈕，稍等一會兒，插入點就會出現(xiàn)MP3文件的圖標，雙擊它即可播放。但必須說明，在此操作之前必須在Windows 中使MP3文件與你的MP3播放器建立關(guān)聯(lián)。
Excel篇
電子表格是做會計財務(wù)方面工作小伙伴經(jīng)常用到的軟件啦，小編這里有很多不錯的小技巧告訴大家哦~
1：在Excel中快速輸入特殊符號
報表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是將就地打印為“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其實這都是不正確的，“00”是數(shù)字鍵，“OO”是英文字母“o”的大寫，“零零”是中文數(shù)字的大寫，而“二”是中文數(shù)字的小寫，它們之間都不匹配。經(jīng)過仔細摸索，筆者發(fā)現(xiàn)被忽略的中文輸入法中的“軟鍵盤”可以輕松地輸入常用符號。打開中文輸入法，先輸入“二”，在中文輸入法狀態(tài)下，用鼠標右鍵單擊輸入法的“軟鍵盤”標志，這里選“單位符號”，這樣輸入法的軟鍵盤就被打開且定位到中文數(shù)字上，按鍵盤上的Q鍵或用鼠標點擊“軟鍵盤”上的Q鍵，中文小寫的“○”便被錄入進來。
2：在Excel中快速輸入大寫數(shù)字
在“智能ABC輸入法”狀態(tài)下，按住Shift鍵，再按下“i”鍵(不含引號)，松開Shift鍵，然后輸入任一數(shù)字鍵，就得到相對應(yīng)的大寫數(shù)字了。另外，財會人員常用的單位詞，如“個、拾、佰、仟、萬”等，同樣可以借助于i鍵加上單位詞相對應(yīng)的漢語拼音第一個字母方便地得到(具體可查看“智能ABC輸入法”的“幫助”菜單)。
3：彩色Excel表格顯示打印兩不誤
如果將Excel工作表中的數(shù)據(jù)設(shè)置為彩色格式，而打印機為黑白打印機，那么工作表中的彩色區(qū)域打印出來的效果可能會不理想。在不更改工作表顏色設(shè)置的情況下，可以進行如下設(shè)置：
1.在“文件”菜單中，單擊“頁面設(shè)置”命令。
2.單擊“工作表”選項，然后選擇“打印”框下的“單色打印”項。如果使用的是彩色打印機，選擇該選項可減少打印所需時間。
3.單擊“確定”按鈕。
現(xiàn)在，你的Excel工作表在屏幕上看起來仍是賞心悅目，打印出的黑白稿也能稱心如意，感覺不錯吧!
4： 在Excel中快速輸入小數(shù)
利用Excel處理數(shù)據(jù)時，經(jīng)常會要輸入一些小數(shù)，有時一整列都是小數(shù)，這樣對輸入速度有很大影響，大家不妨來試試這個辦法：點擊“工具/選項”，在彈出的的“選項”對話框中選擇“編輯”選項，然后選中“自動設(shè)置小數(shù)點”的復選框，并在“位數(shù)”框內(nèi)設(shè)定小數(shù)點的位數(shù)。這樣當你輸入小數(shù)時就不用再輸入小數(shù)點了，它會將你輸入的數(shù)字根據(jù)設(shè)置的小數(shù)點位數(shù)自動轉(zhuǎn)化為小數(shù)!如設(shè)置位數(shù)是1位，輸入123就自動變?yōu)?2.3了。
5：在Excel中少用鼠標的方法
在Excel中快速編輯數(shù)據(jù)時，當想對單元格做改動時，因為經(jīng)常需要用到鼠標，從而使編輯速度大大減慢。其實你可以使用一個快捷鍵──F2，這樣你的手就不用離開鍵盤了。方法如下：利用方向鍵選擇要編輯的單元格，按下F2鍵，編輯單元格內(nèi)容。編輯完成后，按Enter鍵確認所做改動，或者按Esc鍵取消改動。
PPT篇
幻燈片是大家在辦公會議上經(jīng)常用到的軟件啦，在會議中向老板，公司老總做報告的時候，清晰清楚的PPT，總能贏得老板的好感的~
1： PowerPoint的特殊播放模式
在實際使用Powerpoint演示文稿的過程中，往往需要與其他程序窗口的數(shù)據(jù)配合使用以增強演示效果。而用Powerpoint演示文稿時，一般會處于全屏放映模式，在這種模式下，必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。其實我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作，這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標題欄和菜單欄的形式，這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通窗口一樣操作，如最小化和自定義大小。
2：幻燈片播放速度隨意設(shè)
用PowerPoint2002制作幻燈片時，“自定義動畫”的“速度”只有5個選項，其中最快為0.5秒，最慢為5秒，但有時播放動畫需要更快或者更慢的速度，在“速度”框中又不能直接修改，怎么辦呢?這時可以先在“自定義”動畫的任務(wù)窗口中選中所定義的動畫，點擊右側(cè)的小三角，選中“計時”項，然后在彈出的對話框中找到“速度”項，將它修改為合適的速度即可(最長不能超過60小時)。
3：在窗口中播放PPT幻燈片
通常PowerPoint2000/2002使用全屏方式播放幻燈片，如果你想在播放幻燈片的過程中與其他窗口進行配合，以增強演示效果，那么你可以使用PPT的窗口播放模式。啟動該模式的方法是：打開PPT文件，按住Alt鍵，然后依次按下D鍵和V鍵。此時，幻燈片將在PPT窗口進行播放，這樣你就可以拖動、最小化和改變這個窗口的大小了。
拓展：office常用快捷鍵windows常用快捷鍵：
win或ctrl+esc:啟動“開始”菜單
win+e:啟動“資源管理器”
win+r:啟動“運行”
win+pausebreak:啟動“系統(tǒng)屬性”
win+f:啟動“搜索所有文件和文件夾”
win+ctrl+f:啟動“搜索計算機”
win+M:縮小所有窗口到任務(wù)欄
win+shift+m:還原所有任務(wù)欄中的窗口，office常用快捷鍵。
win+d:將激活的窗口放大或縮小到任務(wù)欄中。
win+f1:啟動“windows幫助”
Alt+Tab:切換并啟動“任務(wù)欄”中的窗口。
Alt+空格：對使用中的窗口進行操作。
Alt+F4:關(guān)閉當前窗口直到關(guān)機。
Office常用快捷鍵：
ctrl+空格：打開輸入法
sgift+空格:切換全角和半角.
ctrl+shift:切換輸入法。
ctrl+home:跳到文件開頭。
ctrl+end:跳到文件最后。
ctrk+x:剪切
ctrl+c或ctrl+:復制
ctrl+v或shift+:粘貼
ctrl+z或Alt+backspace:還原
word快捷鍵：
ctrl+a 全選
ctrl+b 粗體
ctrl+c 拷貝
ctrl+d 字體格式
ctrk+e 居中對齊
ctrl+f 查找
ctrl+g 定位
ctrl+h 替換
ctrl+i 斜體
ctrl+j 兩端對齊
ctrl+k 超級鏈接
ctrl+l 左對齊
ctrl+m 左縮進
ctrl+n 新建
ctrl+o 打開
ctrl+p 打印
ctrl+r 右對齊
ctrl+s 保存
ctrl+t 首行縮進
ctrl+u 下劃線
ctrl+v 粘貼
ctrl+w 寫盤關(guān)閉
ctrl+x 剪切
ctrl+y 重復
ctrl+z 撤消
ctrl+0 段前6P切換
ctrl+1 單倍行距
ctrl+2 雙倍行距
ctrl+3 鎖定
ctrl+5 1.5倍行距
ctrl+= 下標和正常切換
ctrl+shift+a 大寫
ctrl+shift+b 粗體
ctrl+shift+c 格式拷貝
ctrl+shift+d 分散對齊
ctrl+shift+e 修訂
ctrl+shift+f 定義字體
ctrl+shift+H 應(yīng)用隱藏格式
ctrl+shift+I 斜體
ctrl+shift+K 小型大寫字母
ctrl+shift+L 列表樣式
ctrl+shift+M 減少左縮進
ctrl+shift+N 降級為正文
ctrl+shift+P 定義字符大小
ctrl+shift+Q symbol字體
ctrl+shift+S 定義樣式
ctrl+shift+T 減小首行縮進
ctrl+shift+U 下劃線
ctrl+shift+V 格式粘貼
ctrl+shift+W 只給詞加下劃線
ctrl+shift+Z 默認字體樣式
ctrl+shift+= 上標與正常切換
Alt+shift+a 顯示所有標題
Alt+shift+C 關(guān)閉預覽
Alt+shift+D 插入日期
Alt+shift+E 編輯郵件合并數(shù)據(jù)
Alt+shift+F 插入合并域
Alt+shift+K 預覽郵件合并
Alt+shift+L 顯示
Alt+shift+M 打印已合并文檔
Alt+shift+N 合并文檔
Alt+shift+O 標記目錄項
Alt+shift+P 插入頁碼
Alt+shift+R 頁眉頁腳鏈接
Alt+shift+T 時間
Alt+shift+U 更新域
Alt+shift+X 標記index entry
Alt+shift+1 顯示“標題1”
Alt+shift+2 顯示“標題2”
Alt+shift+3 顯示“標題3”
Alt+shift+5 應(yīng)用“標題3”
ctrl+alt+c 版權(quán)copyright符號
ctrl+alt+E 插入尾注
ctrl+alt+F 插入腳注
ctrl+alt+I 預覽
ctrl+alt+K 自動套用格式
ctrl+alt+L listnum域
ctrl+alt+M 批注 動詞margin
ctrl+alt+N 普通視圖
ctrl+alt+O 大綱視圖
ctrl+alt+P 頁面視圖
ctrl+alt+R 注冊商標register
ctrl+alt+S 拆分窗口
ctrl+alt+T 商標trademarkrm
ctrl+alt+U 更新表格格式
ctrl+alt+V 插入自動圖文集
ctrl+alt+Y 重復查找
ctrl+alt+Z 返回
ctrl+alt+1 應(yīng)用“標題1”
ctrl+alt+2 應(yīng)用“標題2”
ctrl+alt+3 應(yīng)用“標題3”
ctrl+alt+5 應(yīng)用“標題5”
Excel快捷鍵：
ctrl+P或CTRL+SHIFT+F12： 顯示“打印”對話框。
CTRL+向上鍵或+向左鍵（打印預覽）：縮小顯示時，滾動到第一頁
CTRL+向下鍵或+向右鍵（打印預覽）：縮小顯示時，滾動到最后一頁
SHIFT+F11或ALT+SHIFT+F1：插入新工作表
CTRL+Page down ：移動到工作薄中的下一張工作表
ctrl+page up: 移動到工作薄中的上一張工作表或選中其它工作表
shift+ctrl+page down:選中當前工作表和下一張工作表
ctrl+page down: 取消選中多張工作表
ctrk+shift+page up:選中當前工作表和上一張工作表
home:移動到行首或窗口左上角的單元格
ctrL+home: 移動到工作表的開頭
ctrl+end:移動到工作表的最后一個單元格，該單元格位于數(shù)據(jù)所占用的最右列的最下行中
Alt+page down: 向右移動一屏
Alt+page up: 向左移動一屏
F6 ：切換到被拆分的工作表中的下一個窗格
shift+F6 ：切換到被拆分的工作表中的上一個窗格
F5:顯示“定位”對話框
shift+F5:顯示“查找”對話框。
shift+F4:重復上一次查找操作
ctrl+alt+向右鍵：在不相鄰的選中區(qū)域中，向右切換到下一個選中區(qū)域。
ctrl+alt+向左鍵：向左切換到下一個不相鄰的選中區(qū)域
end+箭頭鍵：在一行或一列內(nèi)以數(shù)據(jù)塊為單位移動
end:移動到窗口右下角的單元格
ctrl+空格： 選中整列
shift+空格：選中整行
ctrl+A:選中整張工作表。
ctrl+6：在隱藏對象，顯示對象和顯示對象占位符之間切換。
ctrl+shift+*：選中活動單元格周圍的當前區(qū)域（包圍在空行和空列中的數(shù)據(jù) 區(qū)域）。在數(shù)據(jù)透視表中，選中整個數(shù)據(jù)透視表。
ctrl+shift+選中含在批注的所有單元格
ctrl+[:選取由選中區(qū)域的公式直接引用的所有單元格
ctrl+shift+{:選取由選中區(qū)域中的公式直接或間接引用的所有單元格
ctrl+]:選取包含直接引用活動單元格的公式的單元格
ctrl+shift+}:選取包含直接或間接引用單元格的公式的單元格。
alt+enter:在單元格中換行
ctrl+enter:用當前輸入項填充選中的單元格區(qū)域
F4或ctrl+y: 重復上一次操作
ctrl+d:向下填充。
ctrl+r:向右填充。
ctrl+F3:定義名稱
ctrl+k:插入超鏈接
ctrl+shift+::插入時間
ctrl+;：輸入日期
alt+向下鍵：顯示清單的當前列中的數(shù)值下拉列表
alt+0165:輸入日圓符號
F2：關(guān)閉了單元格的編輯狀態(tài)后，將插入點移動到編輯欄內(nèi)
shift+F3：在公式中，顯示“插入函數(shù)”對話框。
F3：將定義的名稱粘貼到公式中
Alt+=：用SUM函數(shù)插入“自動求和”公式
F9: 計算所有打開的工作簿中的所有工作表
shift+F9:計算活動工作表。
ctrl+:刪除插入點到行末的文本。
F7：顯示“拼寫檢查”對話框
shift+F2:編輯單元格批注
ctrl+shift+z:顯示“自動更正”智能標記時，撤消或恢復上次的自動更正。
ctrl+c，再ctrl+c：顯示Microft Office 剪貼板（多項復制和粘貼）
ctrl+X：剪切選中的單元格
ctrl+V：粘貼復制的單元格
ctrl+shift++:插入空白單元格
alt+`：顯示“樣式”對話框
ctrl+1:顯示“單元格格式”對話框
ctrl+shift+~:應(yīng)用“常規(guī)”數(shù)字格式
ctrl+shift+$:應(yīng)用帶兩個小數(shù)位的“貨幣”格式（負數(shù)在括號內(nèi)）
ctrl+shift+%：應(yīng)用不帶小數(shù)位的“百分比”格式
ctrl+shift+^：應(yīng)用帶兩位小數(shù)位的“科學記數(shù)”數(shù)字格式
ctrl+shift+#：應(yīng)用含年，月，日的“日期”格式
ctrl+shift+@：應(yīng)用含小時和分鐘并標明上午或下午的“時間”格式
ctrl+shift+�。簯�(yīng)用帶兩位小數(shù)位，使用千位分隔符且負數(shù)用負號（-）表示的“數(shù)字”格式。
ctrl+B：應(yīng)用或取消加粗格式
ctrl+I:應(yīng)用或取消字體傾斜格式
ctrl+U：應(yīng)用或取消下劃線
ctrl+5：應(yīng)用或取消刪除線
ctrl+9：隱藏選中行。
ctrl+shift+）：取消先中區(qū)域內(nèi)的所有隱藏列的隱藏狀態(tài)。
ctrl+shift+&：對選中單元格應(yīng)用外邊框
ctrl+shift+_：取消選中單元格的外邊框。
Page Down:移動到前10條記錄的同一字段
ctrl+Page Down:開始一條新的空白記錄。
IE快捷鍵：
F11：在全屏幕和常規(guī)瀏覽器窗口之間進行切換
TAB：在WEB頁，地址欄和鏈接欄中向前移動到下一個項目
shift+Tab：在web頁，地址欄和鏈接欄中向后返回到上一個項目。
Alt+home:進入你的主頁。
Alt+向右箭頭：轉(zhuǎn)到下一頁
Alt+向左箭頭或backspace：返回前一頁
shift+F10:顯示某個鏈接的快捷菜單
ctrl+Tab或F6:在不同框架之間向前移動。
shift+ctrl+Tab:在不同框架之間向后移動。
向上箭頭：向文檔塌始處滾動。
向下箭頭：向文檔結(jié)尾處滾動，老師筆記《office常用快捷鍵》。
Page up:向文檔起始處翻頁
Page Down:向文檔結(jié)尾處翻頁
hone:移動到文檔的開頭
end:移動到文檔的結(jié)尾。
ctrl+F:在web 頁中查找。
F5或ctrl+R：僅當Web上的頁面與本機存儲的Web頁時間戳不同時，才刷新當前頁
ctrl+F5:即使web上的頁面與本機存儲的web頁時間戳相同，仍然刷新當前頁
Esc:停止下載Web頁
Ctrl+O或ctrl+L：轉(zhuǎn)到新位置并且不保存在地址欄中。
ctrl+N:打開新窗口
ctrl+W:關(guān)閉當前窗口
ctrl+S:保存當前頁
ctrl+P:打印當前頁或當前框架。
ctrl+E:在瀏覽器中找開搜索頁。
ctrl+I:打開收藏夾
ctrl+H:打開歷史記錄。
ctrl+向左箭：在地址欄中時，將光標左移到相鄰的邏輯分隔符（。或/）
ctrl+向右箭：在地址欄中時，將光標右移到相鄰的邏輯分隔符（。或/）
ctrl+enter:在址欄中將“www.“添加到鍵入的文本的前面，將“.com"添加到文本的后面(只適用于IE5).
向上箭:在"自動完成"建議項的列表中向前移動.
向下箭:在"自動完成"建議項的列表中向后移動.
ctrl+D:將當前web頁添加到收藏夾中.
ctrl+B:打開"整理收藏夾"
windows常用快捷鍵：
win或ctrl+esc:啟動“開始”菜單
win+e:啟動“資源管理器”
win+r:啟動“運行”
win+pausebreak:啟動“系統(tǒng)屬性”
win+f:啟動“搜索所有文件和文件夾”
win+ctrl+f:啟動“搜索計算機”
win+M:縮小所有窗口到任務(wù)欄
win+shift+m:還原所有任務(wù)欄中的窗口。
win+d:將激活的窗口放大或縮小到任務(wù)欄中。
win+f1:啟動“windows幫助”
Alt+Tab:切換并啟動“任務(wù)欄”中的窗口。
Alt+空格：對使用中的窗口進行操作。
Alt+F4:關(guān)閉當前窗口直到關(guān)機。
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