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2016年秘書資格考試的重要考點(diǎn)整理「二級(jí)」
離2016年秘書資格考試越來(lái)越近了，大家對(duì)二級(jí)的重要考點(diǎn)都掌握了嗎?以下是小編想跟大家分享了幾個(gè)秘書資格考試的重要考點(diǎn)，希望能對(duì)大家有所幫助。
一、辦公室布置的原則
采用一大間辦公室，對(duì)于光線、通風(fēng)、監(jiān)督、溝通，比采用同樣大小的若干辦公室為優(yōu)。使用同樣大小桌子，可增進(jìn)美觀，并促進(jìn)職員的相互平等感。使同一地區(qū)的檔案柜與其他柜子的高度一致，以增進(jìn)美觀。采用直線對(duì)稱的布置，避免不對(duì)稱、彎曲與成角度的排列。工作流程應(yīng)成直線，避免倒退、交叉與不必要的文書移動(dòng)。相關(guān)的部門，應(yīng)置于相鄰的地點(diǎn)，并使性質(zhì)相同的工作便于聯(lián)系。將通常有許多外賓來(lái)訪的部門，置于入口處，若不可能時(shí)，亦應(yīng)規(guī)定來(lái)客須知，使來(lái)客不干擾其他部門。將自動(dòng)售貨機(jī)、噴水池、公告板置于不致引起職員分散心力及造成擁擠之處。應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負(fù)荷的需要。
主管座位應(yīng)位于部屬座位之后方，使主管易于觀察工作地點(diǎn)發(fā)生的事情。使全體職員的座位面對(duì)同一方向，不可面對(duì)面。自然光應(yīng)來(lái)自桌子的左上方或斜后上方。避免在總辦公室相鄰之處設(shè)私人辦公室，因其切斷總辦公室的自然光線。勿使職員面對(duì)窗戶、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線上。采用屏風(fēng)當(dāng)墻，因其易于架設(shè)，且能隨意重排�？刹捎闷交虿煌该鞑ＡУ钠溜L(fēng)，可提供良好的光線及通風(fēng)。裝設(shè)充分的電插座，供辦公室設(shè)備與機(jī)械之用。將需要使用嘈雜設(shè)備與機(jī)械的單位，設(shè)于防聲之處，以避免干擾其他部門。常用的設(shè)備與檔案，應(yīng)置于使用者附近，切勿將所有的檔案，置于死墻之處。檔案柜應(yīng)背對(duì)背放置�？紤]將檔案柜放置于墻角的可能性。倘可能時(shí)，應(yīng)設(shè)休息處，作為公余休息、自由交談及用午膳之所。供應(yīng)便利充分的體息設(shè)備。對(duì)未來(lái)的變化應(yīng)加預(yù)測(cè)，使布置易適應(yīng)變化。
二、開設(shè)閱覽室
開設(shè)閱覽室是指檔案館(室)在特定的場(chǎng)所開辟閱覽室，直接向用戶提供信息的一種服務(wù)方式。
開設(shè)閱覽室必須具備一定的條件。
(1)人員條件。檔案閱覽室的工作人員應(yīng)具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，了解所藏檔案的成分和位置，熟練掌握各種檢索工具，能協(xié)助用戶滿足其利用需求。
(2)物質(zhì)條件。閱覽室應(yīng)具備服務(wù)臺(tái)、閱覽桌、布告欄、目錄和資料柜、監(jiān)護(hù)設(shè)備和檢索工具等必要的物質(zhì)設(shè)施。
(3)制度條件。檔案閱覽室必須制定閱覽制度，明確規(guī)定接待對(duì)象、閱覽范圍、閱覽要求及手續(xù)，以及其他相關(guān)事項(xiàng)。
閱覽室要具備借閱登記制度。由利用者填寫調(diào)閱單，檔案管理人員根據(jù)調(diào)閱單填寫情況，入庫(kù)調(diào)檔，取出所需文件，并在相應(yīng)位置放上代理卡。
閱畢的檔案應(yīng)及時(shí)歸還，認(rèn)真清點(diǎn)。
三、辦公室管理工作簡(jiǎn)化
1、辦公室工作簡(jiǎn)化的目標(biāo)
辦公室工作簡(jiǎn)化的總目標(biāo)是提高辦公室工作的效率。其具體目標(biāo)主要有：(1)建立責(zé)任制，實(shí)行權(quán)責(zé)一致原則，減少相互推諉，相互扯皮;(2)將辦公費(fèi)用降到最低;(3)建立最有效的文件批閱傳送程序;(4)縮減行政人員、辦公室空間和資金;(5)在準(zhǔn)確的時(shí)間將準(zhǔn)確的管理信息傳遞和反饋給高層管理人員;(6)保證辦公室管理達(dá)到自身目標(biāo)。
2、辦公室管理工作簡(jiǎn)化的意義
辦公室管理工作簡(jiǎn)化的意義表現(xiàn)在：
(1) 它從整體上提高辦公室管理工作的效率
(2) 節(jié)省人力、物力和辦公開支
(3) 通過(guò)辦公室工作系統(tǒng)的測(cè)定分析，為上級(jí)管理者提供咨詢，幫助他們做好管理和決策
(4) 在全體辦公人員中灌輸“效率就是生命”的觀念，使辦公人員心中時(shí)刻有效率觀念
四、辦公室管理工作程序
1、辦公室管理工作程序的含義和內(nèi)容
所謂辦公室管理工作程序，是指辦公室內(nèi)按照一定模式制定的完成各項(xiàng)管理工作所需的步驟的總和。它或者是書寫、計(jì)劃、討論、收集、整理等一連串相關(guān)聯(lián)的有計(jì)劃的工作處理方法，或者是完成某一項(xiàng)工作的日程計(jì)劃。
辦公室管理工作程序設(shè)計(jì)的內(nèi)容包括：確定事務(wù)處理的數(shù)量，組成程序的步驟順序及性質(zhì)，為設(shè)計(jì)程序研究相應(yīng)的方法、方式、技術(shù)手段，程序使用的最佳時(shí)間和空間條件;將程序用文字或圖表表述出來(lái);設(shè)計(jì)統(tǒng)一程序等。
2、辦公室管理工作程序設(shè)計(jì)原則
3、辦公室管理工作控制的含義和內(nèi)容
辦公室管理工作控制就是通過(guò)辦公室高層領(lǐng)導(dǎo)的指揮，使辦公室工作沿著預(yù)定的目標(biāo)前進(jìn)。
辦公室工作控制的內(nèi)容主要有：(1)數(shù)量控制;(2)質(zhì)量控制;(3)時(shí)間控制。
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