2017年秘書資格考試攻略大全

　　距秘書考試不到一個月了，還沒準(zhǔn)備的同學(xué)或許需要開始復(fù)習(xí)了。yjbys小編分享一些資料，希望對大家考試有幫助。

　　考試資料

　　秘書三級技能一般出題范圍

　　一、秘書三級比較容易出情景題的范圍有：

　　1、簽字儀式

　　2、引導(dǎo)會議

　　3、商務(wù)旅行

　　4、工作計劃

　　5、市場調(diào)查報告

　　二、比較容易出實務(wù)擬寫題的范圍有：

　　1、招標(biāo)書

　　2、開業(yè)典禮。準(zhǔn)備工作的9項要寫全;參加典禮的四類人要指出;典禮的7項步驟要寫全。

　　3、信息發(fā)布會，準(zhǔn)備工作的8項要寫全

　　4、工作計劃

　　5、辦公用品采

　　6、辦公耗材庫存

　　7、辦公環(huán)境管理

　　8、信息開發(fā)中的剪報。要寫出定義、特點、優(yōu)缺點和步驟

　　9、信息編寫。要寫出定義、要求、步驟和類型

　　傳真機(jī)日常使用常識

　　一、使用環(huán)境

　　傳真機(jī)要避免受到陽光直射、熱輻射及強(qiáng)磁場、潮濕、灰塵多的環(huán)境或是接近空調(diào)、暖氣機(jī)等容易被水濺到的地方。同時要防止水或化學(xué)液體流入傳真機(jī)，以免損壞電子線路及器件。為了安全，在遇有閃電、雷雨時，傳真機(jī)應(yīng)暫停使用并且要拔去電源及電話線以免雷擊造成傳真機(jī)的損壞。

　　二、放置位置

　　傳真機(jī)應(yīng)當(dāng)放置在室內(nèi)的平臺上，左右兩邊和其它物品保持一定的空間距離，以免造成干擾和有利于通風(fēng)，前后方請保持三十厘米的距離，以方便原稿與記錄紙的輸出操作。

　　三、不要頻繁開關(guān)機(jī)

　　因為每次開關(guān)機(jī)都會使傳真機(jī)的電子元器件發(fā)生冷熱變化，而頻繁的冷熱變化容易導(dǎo)致機(jī)內(nèi)元器件提前老化，每次開機(jī)的沖擊電流也會縮短傳真機(jī)的使用壽命。

　　四、盡量使用標(biāo)準(zhǔn)的傳真紙

　　請參按傳真機(jī)說明書，使用推薦的傳真紙。劣質(zhì)傳真紙的光潔度不夠，使用時會對感熱記錄頭和輸紙輥造成磨損。記錄紙上的化學(xué)染料配方不合理，會造成打印質(zhì)量不佳，保存時間更短。而且記錄紙不要長期暴露在陽光或紫外線下，以免記錄紙逐漸褪色?造成復(fù)印或接收的文件不清晰。

　　五、不要在打印過程中打開合紙艙蓋

　　打印中請不要打開紙卷上面的合紙艙蓋。如果真的需要必須先按停止鍵以避免危險。同時打開或關(guān)閉合紙艙蓋的動作不宜過猛。因為傳真機(jī)的感熱記錄頭大多裝在紙艙蓋的下面，合上紙艙蓋時動作過猛，輕則會使紙艙蓋變形，重則會造成感熱記錄頭的破裂和損壞。

　　六、定期清潔

　　要經(jīng)常使用柔軟的干布清潔傳真機(jī)，保持傳真機(jī)外部的清潔。對于傳真機(jī)內(nèi)部，除了每半年將合紙艙蓋打開使用干凈柔軟的布或使用紗布沾酒精擦拭打印頭外，還有滾筒與掃描儀等部分需要清潔保養(yǎng)。因為經(jīng)過一段時間使用后，原稿滾筒及掃描儀上會逐漸累積灰塵，最好每半年清潔保養(yǎng)一次。當(dāng)擦拭原稿滾筒時，一樣必須使用清潔的軟布或沾酒精的紗布，需要小心的是不要將酒精滴入機(jī)器中。而掃描儀的部分，如CCD或CIS以及感熱記錄頭，就比較麻煩，因為這個部分在傳真機(jī)的內(nèi)部，所以需要工具的幫忙。一般來說會有一種清理工具，沾了酒精以后，由走紙口送入傳真機(jī)，進(jìn)行復(fù)印功能時，就可以清潔掃描儀玻璃上的灰塵。切不可直接用手或不潔布、紙去擦拭。

　　部分例題

　　背景說明：你是光華公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的幾項任務(wù)。

　　一、 便 條

　　鐘苗：

　　江蘇遠(yuǎn)洋公司副總經(jīng)理等五人將于9月25日至28日來我公司進(jìn)行考察，請你按公司慣例做出接待計劃與安排，計劃形成后交我審閱，待批準(zhǔn)后再去相關(guān)部門交辦具體適宜。

　　謝謝。

　　行政經(jīng)理 蘇明

　　2003年11月21日

　　參考答案：

　　1、說明接待計劃的三項內(nèi)容：

　　(1)接待規(guī)格

　　(2)日程安排

　　(3)經(jīng)費(fèi)列支

　　2、人員安排中計劃中應(yīng)寫明

　　(1)主要陪同人員

　　(2)主要工作人員

　　(3)住宿地點、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量

　　(4)宴請時間、地點、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)

　　(5)會見、會談地點、人數(shù)、參與人員

　　3、日程安排計劃：

　　(1)日期、時間、地點

　　(2)活動內(nèi)容

　　(3)陪同人員

　　4.接待經(jīng)費(fèi)計劃(列支)：

　　(1)工作經(jīng)費(fèi)

　　(2)餐飲費(fèi)

　　(3)住宿費(fèi)

　　(4)交通費(fèi)

　　(5)參觀費(fèi)

　　(6)其他不可預(yù)見費(fèi)用

　　二、備忘錄

　　發(fā)自：行政經(jīng)理 蘇明

　　發(fā)給：秘書 鐘苗

　　日期：2003.11.21

　　內(nèi)容： 公司成立的開發(fā)部近期有5名員工要出差，請你幫開發(fā)部列出我公司商務(wù)出差申請費(fèi)用以及報銷結(jié)算的步驟，我看過后再交給他們參考執(zhí)行。

　　參考答案：

　　我公司商務(wù)出差申請費(fèi)用以及報銷結(jié)算的步驟是：

　　1、申請人提交費(fèi)用申請報告或填寫費(fèi)用申請表，詳細(xì)說明需要經(jīng)費(fèi)的人員、時間、用途、金額等情況并親自簽字。

　　2、該報告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意并簽字批準(zhǔn)。

　　3、一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請報告或費(fèi)用申請表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款;一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。

　　4、在進(jìn)行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實際用途相符。

　　5、商務(wù)工作結(jié)束，申請人應(yīng)將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷單”后，方可返還現(xiàn)金。

　　6、如果事實商務(wù)工作時，計劃的費(fèi)用不夠，需要超出時，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，在得到許可和批準(zhǔn)后，超出的部分才可得到報銷。

　　三、便 條

　　鐘苗：

　　一些員工對信息存儲過程不太了解，時常將公司活動中形成的信息材料往文件柜中一放了事，沒有進(jìn)行信息登記和編碼。為了使公司信息存儲規(guī)范合理，請你擬寫一份有關(guān)信息登記和編碼的書面材料，在下周三下午由你向員工作介紹。

　　行政經(jīng)理 蘇明

　　2003年11月21日

　　參考答案：

　　1、登記：

　　(1)登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

　　(2)登記分為兩種類型：

　�、倏偫ǖ怯�，對存儲信息按批分類登記

　�、趥�別登記，按信息存儲順序逐件登記

　　(3)登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。

　　2、編碼：

　　(1)編碼要求;編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出信息的組成方式及關(guān)系。

　　(2)編碼步驟;分析所有預(yù)編的信息;選擇最佳的編碼方法;確定數(shù)碼的位數(shù)

　　(3)編碼的兩種方法：

　�、夙樞蚓幋a法：按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編碼

　�、诜纸M編碼法：利用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類。

　　四、單項選擇題

　　1、例：某公司每天要用去2包A4復(fù)印紙?供應(yīng)商從訂貨到送達(dá)需要4天時間，,最小庫存量是10包，那么該公司A4復(fù)印紙的再訂貨量應(yīng)是( )包。(選自2006年11月四級秘書試卷(機(jī)考)單項選擇第67題)

　　A.14包 B.18包

　　C.22包 D.26包

　　解析:可用計算法。按再訂貨量公式計算:重新訂購量(再訂貨量)日用量×運(yùn)送時間+最小庫存量。答案B為正確。

　　2、例：在會議文件審核修改之后，要由( )進(jìn)行終審。(選自2006年11月三級秘書試卷(筆試)單項選擇第47題)

　　A.主管秘書 B .主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)

　　C.主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo) D .辦公室主任

　　解析：可用常識法。在我國政治體制中，能夠決定“召開會議”和“終審”的只有單位負(fù)責(zé)人，四個選項中除“主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)”外，其他均無此權(quán)力。答案為B。

　　3、例：當(dāng)上司確定出訪后，秘書要在出發(fā)前做好充分的準(zhǔn)備工作，這包括( )等方面的準(zhǔn)備。(選自2006年11月二級秘書試卷(筆試)單項選擇題第64題)

　　A.思想、組織、物質(zhì)和資料 B.思想、物質(zhì)和資料

　　C.環(huán)境、組織、物質(zhì)和資料 D.物質(zhì)和資料

　　解析：可用邏輯聯(lián)系法。上司出訪要做多方面的準(zhǔn)備，大多數(shù)考生選擇B項。其實，秘書為上司出訪要做的事情很多，大到制訂出訪方案，小到“針頭線腦”,考慮要周到細(xì)致。A項答案才是正確的。

　　五、多項選擇題

　　1、影響接待規(guī)格的因素有( )。(選自2006年11月四級秘書試卷(筆試)多項選擇題第96題)

　　A.對方的要求

　　B.對方與我方的關(guān)系

　　C.突然的變化

　　D.上一次的接待標(biāo)準(zhǔn)

　　解析:可用設(shè)例法。如A項,對方的要求也許是沒有道理的,顯然這項被否定了;如B項，假設(shè)對方的來訪事關(guān)重大或我方非常希望和對方發(fā)展關(guān)系，再假設(shè)是上下級關(guān)系，往往以高規(guī)格接待;如C項，假設(shè)總經(jīng)理突然接到一個緊急會議通知，他可委派其他人來完成接待工作，雖使接待規(guī)格降低了，但也屬正常;如D項，假設(shè)某醫(yī)藥公司副經(jīng)理接待某藥廠藥品推銷員，這也屬正常。以此假設(shè)的例子，答案為BCD。

　　2、例：在確定會議住宿地點之前，應(yīng)隨意抽查( )的設(shè)備。(選自2006年 11月四級秘書試卷(筆試)多項選擇題第87題)

　　A.一個商務(wù)間

　　B.一個雙人房間

　　C.一個單人房間

　　D.一個套房

　　解析：可用詞語分析法和詮釋法�？梢宰プ☆}干中的“會議住宿地點”來作出選擇。A項不能作為“住宿”之用，其他選項均與“住宿”緊密相關(guān)，答案為BCD。此題也可用類比法BCD選項為“住宿”類，A項則不是。

　　3、例：填寫介紹信可以用( )。(選自2006年11月四級秘書試卷(機(jī)考)多項選擇題第102題)

　　A.毛筆

　　B.鋼筆

　　C.圓珠筆

　　D.鉛筆

　　解析：可用經(jīng)驗法。凡是有一點生活和工作經(jīng)驗的考生做本題并不難，即使不去專門記憶這些技能知識，只要根據(jù)平常的生活經(jīng)驗也能找對答案。AB項為正確答案。

　　4、例：在多邊性商務(wù)活動中，人們經(jīng)常采用的禮賓次序是：按來賓所在國或地區(qū)名稱的拉丁字母順序排列( )。(選自2006年11月三級秘書試卷(筆試)多項選擇題第97題)

　　A.按報到時間順序排列

　　B.按來賓身份排列

　　C.按與東道主的關(guān)系遠(yuǎn)近排列

　　D.不排列,隨便坐

　　解析：可用綜合交叉法。先用邏輯分析法，如C項顯然不符合事實邏輯，應(yīng)當(dāng)排除。D項是一種常用禮賓次序的方法。答案為ABD項。

　　補(bǔ)充說明

　　考試時間

　　2016年上半年秘書資格考試時間為7月2日，具體時間如下：

　　08：30 ~ 10：00 理論知識考試

　　10：30 ~ 12：30 專業(yè)能力考核

　　14：00 ~ 15：30 涉外秘書英語考試

　　綜合評審時間由省級鑒定中心確定

　　考試科目

　　秘書考試分成2門，即理論考試和實操考試。理論考試全部為客觀題，內(nèi)容涵蓋:職業(yè)道德、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，考試時間為1.5個小時。實操考試全部為主觀題，內(nèi)容包括工作要求，案例分析，考試時間為2個小時。案例分析部分播放錄像;涉外秘書考生加考外語，包括選擇、填空、翻譯、寫作等題型(包括聽力)。參加秘書二級考試的考生還需進(jìn)行綜合評審(業(yè)績評估手冊)，采用筆試答辯的形式，包含商務(wù)溝通，辦公室管理，常用事務(wù)文書，會議與商務(wù)活動，信息與檔案五個模塊的能力評估。

　　考試常見誤區(qū)

　　一是不熟悉秘書職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。1999年9月，勞動和社會保障部頒發(fā)了秘書職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定了秘書考核的要求、內(nèi)容和方法。有的人自以為學(xué)過一些秘書課程，做過幾年秘書工作，而不去了解標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的考核科目、內(nèi)容和要求。不按標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)備，盲目應(yīng)試，結(jié)果落選。

　　二是對考試教材不做全面復(fù)習(xí)。考試教材對各級秘書的考核科目、范圍都作了明確的規(guī)定，知識涵蓋面也較廣，題目也出得較細(xì)。但有的人強(qiáng)調(diào)內(nèi)容多，工作忙，不肯下功夫全面復(fù)習(xí)。在知識測試中，面對50道選擇題、20道判斷題和6道問答題，茫無頭緒，錯漏甚多。

　　三是不會掌握考試重點。勞動和社會保障部為考生應(yīng)試編印了一本《考試指南》，列出了各科考試的重點--鑒定點，以便考生重點復(fù)習(xí)。但有的人對應(yīng)試內(nèi)容只滿足于有一個粗略的了解，未能掌握知識的重點和操作的程序，答題時內(nèi)容不全，程序混亂。

　　四是迷信前期考過的試題。每期考試的題目都是有變化的，前期考過的題目只可作為考生熟悉題型參考內(nèi)容之用。但有的人心存僥幸，不學(xué)習(xí)教材和指南，只背誦前期考試試題的答案，應(yīng)試時遇到考試內(nèi)容和題型變化，即感束手無策。

　　五是不會綜合運(yùn)用。秘書考試題目，如寫作題、情景題等都需要考生運(yùn)用學(xué)過的知識和技能，結(jié)合工作實際進(jìn)行回答。但有的人只會背誦現(xiàn)成的答案，不會綜合分析，試卷答非所問。

　　考試形式

　　秘書職業(yè)資格考試時間為180分鐘，考試程序依次為職業(yè)道德考核、情景錄像筆試、書面筆試，考核時間分別為30分鐘、60分鐘、90分鐘�？荚囆问饺缦�:

　　1.書面應(yīng)答:考生對標(biāo)準(zhǔn)化書面試卷上的問題在答題卡上作答，題型分為單選題、選擇題兩種題型。

　　2.情景模擬:考生根據(jù)所觀看的情景錄像，就書面問題進(jìn)行筆答;均有兩段錄像，每段錄像考15個知識點。

　　3.任務(wù)解決:考生對書面提出的工作任務(wù)進(jìn)行書面回答。

　　4.綜合測試:涉外秘書的英語考試包括聽力題、選擇題、寫作題。

　　5.業(yè)績評估:專家對考生提供的個人工作業(yè)績記錄進(jìn)行綜合評審。

　　另外，在工作要求上，本標(biāo)準(zhǔn)對國家職業(yè)資格五級秘書、四級秘書、三級秘書和二級秘書的能力要求依次遞進(jìn)，高級別涵蓋低級別的要求。

　　分?jǐn)?shù)級別

　　試卷滿分為100分，考試共分三個級別:不及格拆除、及格、優(yōu)秀，及格分?jǐn)?shù)線為60分。

　　千里之行，始于足下。希望大家都能取得滿意的成績。

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