秘書資格考試公文“上行文種”寫作技巧

　　對于秘書資格考試馬上就要開始了，那么秘書資格考試的公文有哪些書寫技巧呢?以下是小編為您整理的一些關(guān)于秘書資格考試公文“上行文種”寫作技巧，歡迎參考!

　　上行文種的寫法：

　　1、請示

　　請示是向上級機關(guān)請求指示、批準時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準一個問題，以便上級及時、專一地進行處理;請示的主送機關(guān)也只能是一個，不能多頭請示。請示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成：

　　(1)開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明;

　　(2)主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要;

　　(3)結(jié)尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請批示”或“當否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。

　　2、報告

　　報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、回復上級機關(guān)的詢問或要求時使用的一種文種。 報告與請示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴格的區(qū)別：

　　(1)對上級要求不同�！皥蟾妗辈灰�求上級批復;“請示”則要求上級批復。

　　(2)行文時間不同�！皥蟾妗笔鞘轮谢蚴潞笮形�;“請示”是事前行文。

　　(3)文種性質(zhì)不同�！皥蟾妗笔顷愂鲂缘纳闲泄�文;“請示”是請求性的上行公文。

　　(4)結(jié)尾用語不同。“報告”的結(jié)尾一般用“專此報告”、“特此報告”等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結(jié)束;“請示”則一般用“可否(或妥否)，請批示”，對上級要求十分肯定。

　　報告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的“三段式”。“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：

　　(1)情況——做法——問題(意見);

　　(2)情況(做法)——問題——今后意見;

　　(3)情況——原因(責任)——下步做法;

　　(4)情況——原因——責任及處理意見;

　　(5)情況——問題——建議等。

　　秘書公文處理的順序

　　一、先“急件”后“平件”

　　一般說來，領(lǐng)導每天都會在相對集中的一段時間批閱文件，另外領(lǐng)導在批閱文件的過程中可能會被一些電話、會見、會議所打斷，把“急件”放置在最上方，可以較好地提示領(lǐng)導，使得“急件”及時得到領(lǐng)導處理�！凹奔�”有很多種，與單位內(nèi)部某階段重點工作有關(guān)的文件是“急件”，上級有關(guān)部門臨時召開的緊急會議的通知是“急件”�；蛘唠m然本來是“平件”，但由于種種原因離文件所述活動或工作的開始時間臨近的也是“急件”。對于這一類公文，秘書應(yīng)當在第一時間送呈領(lǐng)導。

　　二、先“閱示件”后“閱知件”

　　文件按照呈送領(lǐng)導的目的不同可以分為“閱示件”和“閱知件”。相對而言，領(lǐng)導對于“閱示件”需要花費更多的時間或精力來了解事件的前因后果、來龍去脈。如《 部門關(guān)于申請增加編制和經(jīng)費的請示》一文，就需要領(lǐng)導掌握 部門現(xiàn)有編制和經(jīng)費情況、申請增加編制和經(jīng)費的原因、需要增加編制和經(jīng)費的數(shù)量等情況，以便作出批示，應(yīng)讓領(lǐng)導首先批閱這類“閱示件”。而對于“閱知件”，如《關(guān)于 擔任 大學校長的函》，對于這類公文，領(lǐng)導只是知曉這一情況即可，一般無需作出決策或指示。對這類公文可以放在相對靠后的位置。

　　三、先“熱點件”后“一般件”

　　每個組織或單位在不同時期都有不同的工作重點，相關(guān)的領(lǐng)導也會在某一時期更多地關(guān)注有關(guān)文件。如本科教學工作水平評估，這是每個高校都高度重視的工作。“迎評”期間，與此有關(guān)的文件都應(yīng)該是領(lǐng)導關(guān)注的“熱點件”，這類文件的排序應(yīng)當靠前。當然，所謂“熱點”都有一定的時效性，有些事件在某一時間段是“熱點”，在別的時間段就不一定是“熱點”了，這就要求秘書工作人員要關(guān)注國家的大政方針和時事熱點，關(guān)注本行業(yè)、本領(lǐng)域的改革發(fā)展，對本單位的工作特別是與自身工作密切相關(guān)的領(lǐng)域要了然于胸，努力提高把握“熱點”的能力。

　　四、先“分管件”后“相關(guān)件”

　　這一點對于服務(wù)副職領(lǐng)導的秘書尤其適用。一個組織或單位的副職領(lǐng)導都在明確分工的基礎(chǔ)上分管有關(guān)工作。一般說來，他們更多地關(guān)注各自分管領(lǐng)域的工作，對于有關(guān)的文件也應(yīng)當作出明確的指示，這就要求秘書把這類文件排在相對靠前的位置。而對于并非分管工作而只是相關(guān)工作的文件，相對而言就不如前一類“分管件”那么“重要”了。比方說，《校團委關(guān)于舉辦 活動的請示》，對于主管團委和學生會工作的校領(lǐng)導來說，這是他分管的工作，該文件屬于“主管件”；而舉辦這個活動涉及到場地使用問題，對于主管資產(chǎn)或產(chǎn)業(yè)的校領(lǐng)導來說，這是與其分管工作相關(guān)的領(lǐng)域，該文件屬于“相關(guān)件”。明白了這一點，文件如何排序也就一目了然了。

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