秘書(shū)資格考試公文“上行文種”寫(xiě)作技巧

　　對(duì)于秘書(shū)資格考試馬上就要開(kāi)始了，那么秘書(shū)資格考試的公文有哪些書(shū)寫(xiě)技巧呢?以下是小編為您整理的一些關(guān)于秘書(shū)資格考試公文“上行文種”寫(xiě)作技巧，歡迎參考!

　　上行文種的寫(xiě)法：

　　1、請(qǐng)示

　　請(qǐng)示是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)使用的一種上行文種。請(qǐng)示要堅(jiān)持一文一事。即一份請(qǐng)示只能向上級(jí)請(qǐng)示批準(zhǔn)一個(gè)問(wèn)題，以便上級(jí)及時(shí)、專(zhuān)一地進(jìn)行處理;請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)也只能是一個(gè)，不能多頭請(qǐng)示。請(qǐng)示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成：

　　(1)開(kāi)頭部分寫(xiě)請(qǐng)示的緣由或背景，要求寫(xiě)得充分而又簡(jiǎn)明;

　　(2)主體部分寫(xiě)請(qǐng)求的事項(xiàng)，要求寫(xiě)得實(shí)際、合理、明確、簡(jiǎn)要;

　　(3)結(jié)尾部分寫(xiě)希望、要求，可以使用以下慣用語(yǔ)，如：“妥否，請(qǐng)批示”或“當(dāng)否，請(qǐng)批示”或“以上請(qǐng)示，望予審批”或“以上意見(jiàn)，如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。

　　2、報(bào)告

　　報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)或要求時(shí)使用的一種文種。 報(bào)告與請(qǐng)示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴(yán)格的區(qū)別：

　　(1)對(duì)上級(jí)要求不同�！皥�(bào)告”不要求上級(jí)批復(fù);“請(qǐng)示”則要求上級(jí)批復(fù)。

　　(2)行文時(shí)間不同�！皥�(bào)告”是事中或事后行文;“請(qǐng)示”是事前行文。

　　(3)文種性質(zhì)不同�！皥�(bào)告”是陳述性的上行公文;“請(qǐng)示”是請(qǐng)求性的上行公文。

　　(4)結(jié)尾用語(yǔ)不同�！皥�(bào)告”的結(jié)尾一般用“專(zhuān)此報(bào)告”、“特此報(bào)告”等詞語(yǔ)，有的干脆不用，報(bào)告事項(xiàng)完了，全文就結(jié)束;“請(qǐng)示”則一般用“可否(或妥否)，請(qǐng)批示”，對(duì)上級(jí)要求十分肯定。

　　報(bào)告的內(nèi)涵決定了它在寫(xiě)作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的“三段式”�！叭�段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：

　　(1)情況——做法——問(wèn)題(意見(jiàn));

　　(2)情況(做法)——問(wèn)題——今后意見(jiàn);

　　(3)情況——原因(責(zé)任)——下步做法;

　　(4)情況——原因——責(zé)任及處理意見(jiàn);

　　(5)情況——問(wèn)題——建議等。

　　秘書(shū)公文處理的順序

　　一、先“急件”后“平件”

　　一般說(shuō)來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)每天都會(huì)在相對(duì)集中的一段時(shí)間批閱文件，另外領(lǐng)導(dǎo)在批閱文件的過(guò)程中可能會(huì)被一些電話、會(huì)見(jiàn)、會(huì)議所打斷，把“急件”放置在最上方，可以較好地提示領(lǐng)導(dǎo)，使得“急件”及時(shí)得到領(lǐng)導(dǎo)處理。“急件”有很多種，與單位內(nèi)部某階段重點(diǎn)工作有關(guān)的文件是“急件”，上級(jí)有關(guān)部門(mén)臨時(shí)召開(kāi)的緊急會(huì)議的通知是“急件”�；蛘唠m然本來(lái)是“平件”，但由于種種原因離文件所述活動(dòng)或工作的開(kāi)始時(shí)間臨近的也是“急件”。對(duì)于這一類(lèi)公文，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間送呈領(lǐng)導(dǎo)。

　　二、先“閱示件”后“閱知件”

　　文件按照呈送領(lǐng)導(dǎo)的目的不同可以分為“閱示件”和“閱知件”。相對(duì)而言，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于“閱示件”需要花費(fèi)更多的時(shí)間或精力來(lái)了解事件的前因后果、來(lái)龍去脈。如《 部門(mén)關(guān)于申請(qǐng)?jiān)黾泳幹坪徒?jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》一文，就需要領(lǐng)導(dǎo)掌握 部門(mén)現(xiàn)有編制和經(jīng)費(fèi)情況、申請(qǐng)?jiān)黾泳幹坪徒?jīng)費(fèi)的原因、需要增加編制和經(jīng)費(fèi)的數(shù)量等情況，以便作出批示，應(yīng)讓領(lǐng)導(dǎo)首先批閱這類(lèi)“閱示件”。而對(duì)于“閱知件”，如《關(guān)于 擔(dān)任 大學(xué)校長(zhǎng)的函》，對(duì)于這類(lèi)公文，領(lǐng)導(dǎo)只是知曉這一情況即可，一般無(wú)需作出決策或指示。對(duì)這類(lèi)公文可以放在相對(duì)靠后的位置。

　　三、先“熱點(diǎn)件”后“一般件”

　　每個(gè)組織或單位在不同時(shí)期都有不同的工作重點(diǎn)，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)在某一時(shí)期更多地關(guān)注有關(guān)文件。如本科教學(xué)工作水平評(píng)估，這是每個(gè)高校都高度重視的工作�！坝�評(píng)”期間，與此有關(guān)的文件都應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的“熱點(diǎn)件”，這類(lèi)文件的排序應(yīng)當(dāng)靠前。當(dāng)然，所謂“熱點(diǎn)”都有一定的時(shí)效性，有些事件在某一時(shí)間段是“熱點(diǎn)”，在別的時(shí)間段就不一定是“熱點(diǎn)”了，這就要求秘書(shū)工作人員要關(guān)注國(guó)家的大政方針和時(shí)事熱點(diǎn)，關(guān)注本行業(yè)、本領(lǐng)域的改革發(fā)展，對(duì)本單位的工作特別是與自身工作密切相關(guān)的領(lǐng)域要了然于胸，努力提高把握“熱點(diǎn)”的能力。

　　四、先“分管件”后“相關(guān)件”

　　這一點(diǎn)對(duì)于服務(wù)副職領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)尤其適用。一個(gè)組織或單位的副職領(lǐng)導(dǎo)都在明確分工的基礎(chǔ)上分管有關(guān)工作。一般說(shuō)來(lái)，他們更多地關(guān)注各自分管領(lǐng)域的工作，對(duì)于有關(guān)的文件也應(yīng)當(dāng)作出明確的指示，這就要求秘書(shū)把這類(lèi)文件排在相對(duì)靠前的位置。而對(duì)于并非分管工作而只是相關(guān)工作的文件，相對(duì)而言就不如前一類(lèi)“分管件”那么“重要”了。比方說(shuō)，《校團(tuán)委關(guān)于舉辦 活動(dòng)的請(qǐng)示》，對(duì)于主管團(tuán)委和學(xué)生會(huì)工作的校領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，這是他分管的工作，該文件屬于“主管件”；而舉辦這個(gè)活動(dòng)涉及到場(chǎng)地使用問(wèn)題，對(duì)于主管資產(chǎn)或產(chǎn)業(yè)的校領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，這是與其分管工作相關(guān)的領(lǐng)域，該文件屬于“相關(guān)件”。明白了這一點(diǎn)，文件如何排序也就一目了然了。

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