秘書必須具備的品質(zhì)
秘書的日常工作雖然是幫上司“打雜”，但她在另一方面又肩負(fù)著“公司形象代言人”的重任，她給外人的印象不僅關(guān)系著上司的形象，也關(guān)系著整個公司的形象，所以，作為職業(yè)秘書，一定要在工作中有意識地塑造自己的品質(zhì)。
一、認(rèn)真
且不說職業(yè)秘書，就是一般的白領(lǐng)，在工作中也要“認(rèn)真”，可以說，做到“認(rèn)真”二字對于秘書來說是最起碼的要求，但是，從另一個意義上來說這也是很困難的。特別是對于年輕的秘書來說，誰沒有個小愛好，想自在一點呢?比如，與朋友在電話里聊天是一件很愜意的事，但是，無論哪個公司都不會允許秘書有這種享受及類似的行為。作為職業(yè)秘書，不僅要遵守單位的規(guī)章制度，而且還要比一般工作人員做得更好，因為你在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，他們對你的要求自然更嚴(yán)，標(biāo)準(zhǔn)更高;他們不可能容忍你工作毛手毛腳、大大咧咧或辦事拖拖拉拉。
二、誠實
所謂誠實，就是說老實話，辦老實事，做老實人。當(dāng)然，作為白領(lǐng)都需要誠實，但對于秘書來說這一點尤其重要，因為不管經(jīng)驗多么豐富，秘書在繁雜忙亂的工作中多少會出這樣或那樣的差錯。出了錯，馬上道歉，這就是誠實。比如，一個港商希望與自己的上司見面，他在電話里說“下午14點來拜訪”，你卻聽成“下午4點來拜訪”，結(jié)果出現(xiàn)失約，造成誤會。工作中出現(xiàn)了差錯之后，就應(yīng)當(dāng)實事求是地向上司認(rèn)錯，而不是掩蓋事實，或者往他人身上推以逃避自己的責(zé)任。有些秘書不誠實，為了自己或自己朋友的私利，故意隱瞞事實的真相，不實及時地向上司匯報，從而給上司的決策造成失誤。所以，對于秘書來說，誠實是最重要的人品，只有用誠實才能換取上司和同事的信任。
三、謙遜
與其他部門的人相比，秘書的確有一種“近水樓臺先得月”的優(yōu)勢，可以容易得到各種信息，聽到各種機(jī)密，這是秘書工作本身決定的。比如這天上午，公司開董事會討論人事問題，秘書到會議室為與會者添了好幾次茶，這樣她就自然而然地知道了一些人事變動的事;又比如，總經(jīng)理明天上午出差，下午讓秘書分別通知趙錢孫李四位部門經(jīng)理來交待工作，其中他與李經(jīng)理談得最長，一直到下班還沒有結(jié)束，這意味著什么?秘書當(dāng)然能明白其中的微妙之處。正是由于秘書容易得到這種“上層信息”，往往會引起一些人的羨慕或忌妒。如果秘書自己也產(chǎn)生這種優(yōu)越感，那就會在無形之中破壞自己與其他部門人的關(guān)系。
如果秘書沒有謙遜的`品質(zhì)的話，職務(wù)上的優(yōu)越感就會讓她滋生出驕橫跋扈的毛病，比如把上司的職權(quán)當(dāng)成是自己的職權(quán)，誰要是不買自己的賬，就假公濟(jì)私，想方設(shè)法結(jié)對方穿小鞋;即使你不是一個頤指氣使的人，但總會有人看在你上司的份上向你獻(xiàn)殷勤，如果不具備謙遜的品質(zhì)，你也會慢慢地把自己的尾巴翹起來。因此，為了搞好與各方面的關(guān)系，秘書無論何時何地都要把自己當(dāng)做公司的普通一員，絕對不允許自己滋生出“超人”的感覺。
四、合群
秘書部門是一個單位的神經(jīng)中樞，從收集信息到給領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程，幾乎秘書的每項工作都需要各部門的協(xié)助配合。如果一個秘書不合群，不是離群索居，就是孤芳自賞，那她就很難有親和力，公司里的同事就會對她敬而遠(yuǎn)之;如果這樣，那她不僅得不到各部門的支持，反而有可能到處有人給她使絆，讓她寸步難行。
五、寬厚
秘書應(yīng)該性情溫和，待人友好。因為部門利益、價值觀念等方面的原因，同事之間對一些具體問題的看法上出現(xiàn)分歧是正常的。因此，當(dāng)你在工作中遇到難以溝通的時候，應(yīng)習(xí)慣換位思考，從對方的角度看問題，理解對方。不管雙方的分歧如何大，你首先要在人格上尊重對方，不是以權(quán)勢壓人，強(qiáng)迫對方接受自己的意見;如果對方不接受，就找機(jī)會刁難人家，給對方穿小鞋。
六、自信
秘書工作的一個特點就是突發(fā)性事件多。比如，老總約好一個重要的客戶下午三點鐘見面，可是他在兩點半的時候沒跟任何人打招呼，就一個人開車出去了�？蛻赳R上就要到了，秘書應(yīng)該怎么辦?找辦公室主任也找不著。面對這種情況，秘書應(yīng)該情緒穩(wěn)定，緩急有序。因此，秘書必須有高度的自信，否則局面無法收拾。當(dāng)然，秘書的自信一般不會掛在嘴上，也很少顯在臉上，他們的自信多是化作了行動;秘書辦事謹(jǐn)慎，這并不表明膽怯;為人寬容，但不是懦弱的表現(xiàn)。事實上，秘書只有自信才能贏得上司的信賴，秘書憑借自信而成功的比例遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于依賴聰明而成功的比例。
七、慎密
秘書在工作中必須慎密周到，養(yǎng)成做事留有余地的習(xí)慣。比如，秘書于雪的上司明天下午要去山東泰安出差，但在中午他還要在燕京飯店宴請一個東北來的客戶。上司與客戶吃完午飯馬上就去北京站，乘火車在下午七點之前趕到公司在泰安的辦事處，晚上宴請當(dāng)?shù)貛讉�重要客戶。
于雪對上司的日程是這樣準(zhǔn)備的：要在下午七點之前到達(dá)泰安，就必須下午兩點半之前上火車，因為從北京到泰安快車大約需要4個小時，再加上從泰安火車站到辦事處約半個小時;如果與東北的客戶吃飯預(yù)定花一個半小時，加上從燕京飯店到北京站和提前上車需要一個小時，那么，只需要在十二點開始進(jìn)餐就行。根據(jù)這種反推法，于雪安排司機(jī)十一點半從公司送上司到燕京飯店(半個小時足夠)，并訂了下午二點半的火車票，通知泰安辦事處的人下午六點半接站。
但是，第二天意想不到的事發(fā)生了：上司與客人吃飯時一聊天就把時間忘了，直到兩點鐘才從飯店出來。他一看手表，說忘記了時間，問在飯店外等候的司機(jī)，去泰安下一趟火車最早是幾點，;司機(jī)說不清楚，上司有些不耐煩，于是司機(jī)馬上打電話問于雪。沒過一分鐘，于雪就用短信將今下午北京站路過泰安的所有火車的開車時間發(fā)了過來，因為于雪預(yù)計到了這種情況可能出現(xiàn)，提前做好了準(zhǔn)備。當(dāng)時上司很驚訝，但也很滿意。
作為秘書，就應(yīng)該辦事慎密，能將工作中可能出現(xiàn)的各種意外狀況考慮在內(nèi)了。不過，在日常工作中出現(xiàn)小瓊面對的這種意外情況并不多，你準(zhǔn)備好幾十次列車時刻表也許只有一兩次能用得上，所以，有些秘書可能會認(rèn)為這么做是做無用功，但是，像小瓊面對的這種情況在什么時候發(fā)生誰也不知道，所以，對于秘書來說，那種認(rèn)為以前沒有發(fā)生過、以后也決不會發(fā)生的想法是不負(fù)責(zé)任的。如果辦事慎密，留有余地，結(jié)果往往會出乎你自己的意料。如果你養(yǎng)成了這么一種辦事習(xí)慣，上司和同事就會對你有另一種看法：你是一種辦事穩(wěn)重，可以值得信賴的人!
八、有上進(jìn)心
一個優(yōu)秀的秘書會腳踏實地，追求上進(jìn)。這種上進(jìn)心表現(xiàn)在兩個方面，一是自我學(xué)習(xí)能力強(qiáng)。她會經(jīng)常了解時事政治的最新動態(tài)，并對宏觀經(jīng)濟(jì)的走向有較深的把握，因此，她會經(jīng)常上網(wǎng)，并注意收集電視、報刊雜志等媒體上的各種信息，彌補(bǔ)自己知識上的不足或迎接新的工作的挑戰(zhàn)。
在另一方面，她會注意自我完善。人們在自我完善過程中，不僅能更客觀地看待自己，也能更加深刻而又敏銳地了解世界和看透人心。因此，自我完善的過程實際上也是塑造自己品格的過程。但是，自我完善并不限于增加學(xué)問，比如，聽聽京劇，看看美術(shù)作品，這些都是豐富自己內(nèi)心世界的手段，也是自我完善的方式。
九、幽默風(fēng)趣
秘書在工作中應(yīng)該冷靜，處理問題小心謹(jǐn)慎。但是，久而久之，她可能會給人一種機(jī)械而又呆板的印象，這對你維持良好的人際關(guān)系不利。作為秘書，你不僅要搞好自己的人際關(guān)系，而且還有責(zé)任協(xié)助上司處理好各方面的人際關(guān)系，因此，她還必須機(jī)智并富于幽默。所謂“機(jī)智”就是俗話說的“在什么山上唱什么歌”，不墨守成規(guī)，能將原則性和靈活性融為一體。而所謂幽默感，就是你說的笑話讓人不得不笑，但它又是優(yōu)雅的，不同于一些手機(jī)短信中的“黃段子”。但是，秘書畢竟是處于企業(yè)管理神經(jīng)中樞，是上司與公司內(nèi)外交流溝通的重要橋梁，她不能為了機(jī)智幽默而機(jī)智幽默，重要的是你的內(nèi)涵和能力，否則，她就會給人留下一個只會耍嘴皮子的印象。
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