秘書使用電話的注意事項

　　隨著信息技術(shù)的發(fā)展和工作節(jié)奏的加快，電話在機(jī)關(guān)工作中的作用越來越顯得重要。正確使用電話是一門基本功，也是一門藝術(shù)。使用電話應(yīng)注意以下幾點：

　　(一)接聽要仔細(xì)，記錄要認(rèn)真。

　　對來自直接首長和上下級以及地方有關(guān)部門的電話，首先要問清單位、姓名和職務(wù)，連同電話內(nèi)容一一記清。對重要內(nèi)容記完后應(yīng)主動要求對方復(fù)述，進(jìn)行校對，防止錯傳漏辦。有時因?qū)Ψ降胤娇谝糁�、講話快、聲音小，有的內(nèi)容聽不清楚，要不厭其問，不要因為是上級和首長不好意思問、不敢問，一定要把主要內(nèi)容搞清楚，以免造成工作失誤。

　　(二)態(tài)度要和藹，語言要文明。

　　電話是語言交流工具，只能聽其聲，不能觀其形，態(tài)度和不和藹、語言文不文明非常重要。有的同志給上級和領(lǐng)導(dǎo)打電話畢恭畢敬，可給下級打電話卻盛氣凌人、拖腔拉調(diào)、哼哼哈哈。這樣既不利于工作交流，又不利于情感交流，應(yīng)提倡文明用語。如“您好!請問貴姓?”、“您找哪一位?”、“您怎么稱呼?”、“您是哪一位?”、“請稍等”、“還有什么要請示的?”、“請問聽清楚沒有?”等等。打完電話，要說聲“再見”，等對方放下電話，你再放，以示尊敬。

　　(三)處理要及時，辦理要到位。

　　處理電話內(nèi)容，要以對工作高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真嚴(yán)肅的對待，絕不能馬虎行事。要按照程序及時辦理，該傳到哪級的就傳到哪級，該呈報哪級領(lǐng)導(dǎo)處理的呈報哪級處理，切不可自作主張、擅自處理，或疏漏遺忘、壓而不報。

　　常見的處理辦法有四種：

　�、倬o急重要電話及時辦。任務(wù)緊急、時間緊迫、事關(guān)全局的電話，要以最快的速度，拿出處理的意見和建議，迅速向領(lǐng)導(dǎo)報告，待領(lǐng)導(dǎo)指示和答復(fù)后，抓緊組織落實。②一般性電話抓緊辦。內(nèi)容不是很重要、時間不是很緊迫的電話，也要當(dāng)天向領(lǐng)導(dǎo)匯報，實在來不及的可在第二天的交班會上提出。③業(yè)務(wù)性電話積極辦。屬于本科(股)的工作積極主動辦理，屬于其他科(股)的工作，及時轉(zhuǎn)交，不能事不關(guān)己、高高掛起。這種電話多在值班時容易接到。④講話內(nèi)容要保密�，F(xiàn)在外線電話和無線電話多了，隨時都有被人監(jiān)聽的可能。

　　據(jù)統(tǒng)計，目前美國在全球設(shè)有1200多個小型監(jiān)聽站，60多個大型信息控制中心，空中有十幾顆偵察衛(wèi)星，加上偵察飛機(jī)和監(jiān)聽船只，全球95%以上的通信信號被美國所監(jiān)聽。所以在使用電話和手機(jī)聯(lián)系工作時一定要強(qiáng)化保密意識，特別重要和機(jī)密的事情只要不是太急的不要用外線電話和手機(jī)請示報告，遇到緊急情況，也要用代號代稱聯(lián)系。

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