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2024四級秘書資格考試模擬真題及答案
無論是身處學(xué)校還是步入社會，我們都要用到試題，借助試題可以更好地考查參試者所掌握的知識和技能。什么樣的試題才是科學(xué)規(guī)范的試題呢？下面是小編為大家收集的2024四級秘書資格考試模擬真題及答案，歡迎閱讀與收藏。
四級秘書資格考試模擬真題及答案 1
一、單選題
1.公文中的祈使句常常依靠( )。
A.語氣詞表述
B.慣用的句式表達(dá)
C.感嘆詞表達(dá)
D.無主句表達(dá)
2，聯(lián)合行文時(shí)，作者應(yīng)是( )。
A.同級機(jī)關(guān)
B.同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)
C.三個以上的機(jī)關(guān)
D.行政主管機(jī)關(guān)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)關(guān)
3.維護(hù)文件的高度嚴(yán)密性是指( )。
A.公文的保密性
B.公文語言結(jié)構(gòu)的嚴(yán)密
C.公文行文程序的嚴(yán)密
D.施行辦法的嚴(yán)密
4.為了維護(hù)政令一致，凡下行公文( )。
A.都要向上級請示
B.都要和有關(guān)機(jī)關(guān)協(xié)商
C.內(nèi)容涉及其他機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍時(shí)，行文前應(yīng)與其協(xié)商一致
D.都與有關(guān)部門聯(lián)合發(fā)文
5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標(biāo)志的稿本稱作( )。
A.草稿
B.定稿
C.正本
D.副本
6.公文區(qū)別于其他信息記錄的特點(diǎn)是( )。
A.傳播知識
B.具備查考價(jià)值
C.書面文字材料
D.具備法定的權(quán)威性
7.用于記載會議主要精神和議定事項(xiàng)的公文是( )。
A.決議
B.會議記錄
C.會議紀(jì)要
D.議案
8.當(dāng)問題重大，確急需直接上級和更高層次的上級機(jī)關(guān)同時(shí)了解公文內(nèi)容時(shí)，可采用( )的方式。
A.越級行文
B.直接行文
C.多級行文
D，同時(shí)行文
9.公文要選擇適宜的行文方式，一般不得( )。
A.逐級行文
B.多級行文
C.越級行文
D.直接行文
10.公文的形成與發(fā)揮作用須依賴于( )。
A.公文處理
B.收文處理
C.發(fā)文處理
D.辦畢公文處理
11.由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對發(fā)文稿批注核準(zhǔn)發(fā)出的意見并簽署姓名及日期的活動，是發(fā)文處理中的( )。
A.會商
B.審核
C.注發(fā)
D.簽發(fā)
12.調(diào)查報(bào)告的結(jié)構(gòu)一般包括( )。
A.標(biāo)題、導(dǎo)語、正文、結(jié)語
B.標(biāo)題、正文、落款
C.開頭、導(dǎo)語、主體、結(jié)尾
D.標(biāo)題、正文、結(jié)語
13.以強(qiáng)制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章屬于( )。
A.規(guī)范性文件
B.領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件
C.呈請性文件
D.證明性文件
14.內(nèi)容重要并緊急需要打破常規(guī)優(yōu)先傳遞處理的.文件，叫作( )。
A.平行
B.加急件
C.特急件
D. 急件
15.決定必須由()。
A.黨政機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文
B.會議討論之后才能發(fā)文
C.政府部門制發(fā)
D.黨、政府領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)
二、多選題
1.可用來發(fā)布規(guī)章的文件有( )。
A.命令
B.決定
C.通知
D.通告
2.下面屬于公文必備的基本組成部分有( )。
A.發(fā)文機(jī)關(guān)
B.報(bào)送機(jī)關(guān)
C.標(biāo)題
D.題注
E.成文日期
3.規(guī)范性公文正本的特殊形式有( )。
A.抄本
B.試行本
C.暫行本
D.修訂本
4.下面說法錯誤的有( )。
A.公文的標(biāo)題由作者、事由、文種組成
B.擬寫標(biāo)題時(shí)，為了簡煉，可以不標(biāo)明文種
C.所有的規(guī)范性公文的標(biāo)題，都可以省略作者及事由部分
D.為了語意確切，不產(chǎn)生歧義，公文標(biāo)題字?jǐn)?shù)可以到60字以上
E.每一份公文都必須正確標(biāo)明文種
5.下面說法正確的有( )。
A.不同文字稿本是同一內(nèi)容用兩種或兩種以上文字撰寫的文本
B.草稿是原始的非正式文稿，不具備正式公文的效用
C.副本是正本的復(fù)份，具備正式公文的法定效用
D.試行—乒是試驗(yàn)推行本，不具備正式公文的法定效用
E.定稿即正本
6.轉(zhuǎn)發(fā)的對象包括( )。
A.上級文件
B.下級文件
C.平級文件
D.不相隸屬機(jī)關(guān)的文件
7.需要在首頁標(biāo)注簽發(fā)人的公文文種包括( )。
A.請示
B.報(bào)告
C.指示
D.命令
8.可用來簽批和書寫公文的字跡材料有( )。
A.墨汁
B.碳素墨水
C.藍(lán)黑墨水
D.純藍(lán)墨水
9.根據(jù)形成和作用的公務(wù)活動領(lǐng)域，公文可分為( )。
A.法定正式公文
B.通用公文
C.非法定正式公文
D.專用公文
E.規(guī)范性文種
10.我國法定的規(guī)范性文件包括( )。
A：條例
B.規(guī)定
C.通告
D.辦法
E.決定
【參考答案】
一、單選題
1.AC 2.ACE 3.BCD 4.BCD 5.ABC 6.ACD 7.AB 8.ABC 9.BD 10.ABCDE
二、多選題
1.B 2.A 3.B 4.C 5.C 6.D 7.C 8.C9.C 10.A 11.D 12.A 13.A 14.D 15.D
四級秘書資格考試模擬真題及答案 2
1、某商場設(shè)有自動售報(bào)機(jī)，顧客只要按要求投入硬幣，即可得到當(dāng)天日報(bào)一份，此種成立買賣合同的形式為( )。
(A)書面形式
(B)口頭形式
(C)推定形式
(D)默示形式
2、塑造獨(dú)特的企業(yè)文化和個性鮮明的企業(yè)形象，這就要求企業(yè)在進(jìn)行CIS策劃時(shí)須遵循( )。
(A)兩個效益兼顧原則
(B)求異創(chuàng)新原則
(C)全方位推進(jìn)原則
(D)以公眾為中心原則
3、我國當(dāng)前的活期儲蓄是( )。
(A)年利率
(B)單利
(C)實(shí)際利率
(D)復(fù)利
4、海爾的營銷理念是：先賣信譽(yù)，后賣產(chǎn)品。這是企業(yè)的( )。
(A)物質(zhì)文化
(B)精神文化
(C)行為文化
(D)制度文化
5、2006年7月1日起實(shí)施的“交通強(qiáng)制險(xiǎn)”是( )。
(A)責(zé)任保險(xiǎn)
(B)保證保險(xiǎn)
(C)運(yùn)輸工具保險(xiǎn)
(D)健康保險(xiǎn)
6、電話會議是一種以語言交流為手段的會議形式，無法實(shí)現(xiàn)文字的同步傳輸，因此需要( )。
(A)提前發(fā)放會議的日程表
(B)配置視頻設(shè)備
(C)做好會議報(bào)到工作
(D)做好會議書面信息的分發(fā)工作
7、在召開電話會議時(shí)，人數(shù)較少的`單位或個人，可( )參加會議。
(A)直接使用帶有免提揚(yáng)聲器的電話機(jī)
(B)免費(fèi)
(C)使用麥克風(fēng)
(D)使用專用視頻電話
8、在會議文件審核修改之后，要由( )進(jìn)行終審。
(A)主管秘書
(B)主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)
(C)文件起草者
(D)辦公室主任
1 C 2 B 3 D 4 B 5 A 6 D 7 A 8 B
1、請示與報(bào)告的相同之處是__________ 。
A、都是上行文
B、行文對象一般都是上級機(jī)關(guān)
C、都有請求性
D、都有陳述性
答案：A、B
2、請示與報(bào)告的根本性區(qū)別是__________。
A、行文目的不同
B、行文動機(jī)不同
C、行文時(shí)機(jī)不同
D、報(bào)送制度不同
答案：A
3、請示與報(bào)告的主要區(qū)別是__________。
A、報(bào)告中不能夾帶請示事項(xiàng)，而請示中可以有報(bào)告的成分
B、報(bào)告是陳述性上行文，請示是請求性上行文
C、報(bào)告可以一文一事，也可以一文數(shù)事;請示只能一文一事
D、請示在事前，報(bào)告在事后
答案：A、B、C、D
4、以下表述正確的是__________。
1、會務(wù)籌備情況檢查的方法最可靠的是( )。
A、聽取會議籌備人員的匯報(bào)
B、閱讀報(bào)告
C、電話詢問
D、會前現(xiàn)場檢查
【答案】D
5、在涉外商務(wù)活動中，選擇的禮品應(yīng)該( )。
A、印上送禮單位的名稱
B、包裝講究
C、貴重
D、初次見面就送上
【答案】B
6、辦公場所一旦發(fā)生火災(zāi)，工作人員應(yīng)立即疏散，下列不可通行的通道是( )。
A、樓梯
B、消防梯
C、電梯
D、安全梯
【答案】C
7、在負(fù)責(zé)特定任務(wù)工作小組內(nèi)部進(jìn)行的所有形式的溝通，都可以稱為( )。
A、“間接溝通”
B、“直接溝通”
C、“團(tuán)隊(duì)溝通”
D、“語言溝通”
【答案】C
8、下列選項(xiàng)中表述不正確的是( )。
A、會議總結(jié)的形式因會議種類不同而有所區(qū)別
B、主持人的結(jié)論性意見就是小型會議的總結(jié)
C、職代會的閉幕詞可以代替會議總結(jié)
D、會議紀(jì)要即會議總結(jié)
【答案】C
9、下列關(guān)于“死機(jī)”的描述，錯誤的是( )。
A、當(dāng)顯示器黑屏?xí)r，就意味著計(jì)算機(jī)已經(jīng)“死機(jī)”
B、“死機(jī)”是一種不可能由操作系統(tǒng)恢復(fù)的計(jì)算機(jī)運(yùn)行故障狀態(tài)
C、操作系統(tǒng)本身存在缺陷是造成“死機(jī)”的一種重要原因
D、計(jì)算機(jī)“死機(jī)”時(shí)應(yīng)該進(jìn)行熱啟動
【答案】A
10、交替工作模式的缺點(diǎn)是( )。
A、難以留住有特殊技能的工作人員
B、工作模式不靈活，不便激勵員工
C、員工交流少，不能得到充分的信息
D、難以保證工作的連續(xù)性
【答案】D
11、辦公室中適合的溫度應(yīng)該在( )。
A、16-20度
B、18-22度
C、20-25度
D、22-28度
【答案】C
12、在Windows資源管理器窗口中，要修改已選定文件夾的名稱，下列操作中，不能實(shí)現(xiàn)改名操作的是( )。、
A、單擊“文件”菜單中的“重命名”命令
B、兩次單擊該對象的名稱
C、右單擊該對象，然后單擊快捷菜單中的“重命名”命令
D、單擊該對象的圖標(biāo)
【答案】D
13、利用檔案編寫的反映一個單位或某方面基本情況的數(shù)字材料是( )。
A、基本情況匯集
B、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集
C、單位情況匯集
D、檔案專題匯集
【答案】B
14、報(bào)告適用于__________。
A、向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作
B、反映情況
C、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問
D、提出建議或意見
【答案】A、B、C
15、報(bào)告可分為答復(fù)報(bào)告、工作報(bào)告__________等幾類。
A、情況報(bào)告
B、調(diào)查報(bào)告
C、報(bào)送報(bào)告
D、建議報(bào)告
【答案】A、B、C
16、報(bào)告的正文由__________構(gòu)成。
A、基本情況匯報(bào)
B、報(bào)告導(dǎo)語
C、報(bào)告內(nèi)容
D、報(bào)告結(jié)束語
【答案】B、C、D
17、請示的適用范圍是__________。
A、下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示
B、下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)
C、下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求解決困難
D、下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求給予疑難解答
【答案】A、B
18、請示分為__________三類。
A、請求指示的請示
B、請求批準(zhǔn)的請示
C、請求審批的請示
D、請求解決困難的請示
【答案】A、B、C
19、請示的正文包括__________三部分。
A、請示原因
B、請示事項(xiàng)
C、處理意見
D、結(jié)束語
【答案】A、B、D
四級秘書資格考試模擬真題及答案 3
填空題
1、秘書活動的產(chǎn)生必須具備兩個基本條件：一是(秘書活動產(chǎn)生的前提條件即社會管理組織)的出現(xiàn);二是(秘書活動產(chǎn)生的必要條件即文字和公文)的出現(xiàn)。
2、公文處理包括(收文處理)、(發(fā)文處理)和(公文處理)三個基本環(huán)節(jié)。
3、禮儀基本內(nèi)容包括 (儀容)、(儀表)、(儀姿.儀態(tài))、(氣質(zhì)風(fēng)度) 。
4、辦公室管理包括四個要素：(組織目標(biāo) )、(符合目標(biāo)的運(yùn)轉(zhuǎn)方式)、(管理人員)和 (科技管理手段) 。
5、秘書是在各種社會組織中，為領(lǐng)導(dǎo)者或私人(辦文)、(辦會)和(辦事)的參謀和助手。
6、秘書面臨的溝通有兩種形式：(縱向溝通)、(橫向溝通) 。
7、(會議紀(jì)要)，適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。
8、(調(diào)查報(bào)告)是對某一情況、事件、經(jīng)驗(yàn)或問題，根據(jù)市場調(diào)查研究成果而寫出的有情況、有分析的書面報(bào)告。
9、我國現(xiàn)行的13種行政公文中最典型的上行文種是(請示)和(報(bào)告)，既可上行又可下行，還可平行的公文文種是(函)。
10、辦公室布局一般有(封閉式)和 (開放式)兩種。傳統(tǒng)的辦公室主要是(封閉式)的，現(xiàn)在較多采用(開放式)布局。
11、秘書在商務(wù)場合的著裝應(yīng)做到四個協(xié)調(diào)：與 (環(huán)境)協(xié)調(diào)、與 (社會角色)協(xié)調(diào)、與(自身?xiàng)l件)協(xié)調(diào)和與 (時(shí)節(jié))協(xié)調(diào)。
12、秘書工作的主要構(gòu)成要素可以概括為 (辦文)、(辦會)和(辦事)。
判斷題
1、通知是最為常見的行政公文，屬于知照性公文。(√)
2、通告的使用范圍大于公告。(×)
3、繕印是指公文人員對已簽發(fā)的文稿進(jìn)行打印和用印。(×)
4、會議記錄是記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)的公文。(×)
5、公文處理包括收文處理、發(fā)文處理和公文管理三個基本環(huán)節(jié)。(√)
6、會議具有必要性、適宜性、合法性、可行性等特征 。(√)
7、公文處理要遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、公開、統(tǒng)一、簡化的基本原則。(×)
8、啟封是秘書特有的職責(zé)，單位和領(lǐng)導(dǎo)的所有文件、信件，秘書人員都有權(quán)拆封。(×)
9、文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)即成為定稿，文稿據(jù)此可以生效。(√)
10、文件用印要核實(shí)份數(shù)，超過份數(shù)的文件不能蓋印，并要及時(shí)銷毀。(√)
11、接待通常包括五要素：來訪者、來訪意圖、接待地點(diǎn)、接待任務(wù)、接待方式。(×)
12、下行溝通是指上級作為信息發(fā)布者對下屬進(jìn)行的一種溝通。(√)
13、名片應(yīng)放在伸手可及的地方，以便隨時(shí)取出，如放在褲子后口袋里。(×)
14、握手應(yīng)遵循"尊者決定"的原則，即由身份尊貴的人決定雙方有無握手的必要。(√)
15、跨部門的橫向溝通通常采用會議、備忘錄、報(bào)告等形式，其中報(bào)告是最經(jīng)常采用的溝通形式。(×)
16、開放參觀活動是指將組織內(nèi)部有關(guān)場所和作業(yè)程序?qū)ν忾_放的活動。(√)
17、一個設(shè)計(jì)合理的辦公室布局應(yīng)該符合以下標(biāo)準(zhǔn)：方便;整潔舒適;和諧統(tǒng)一;安全。(√)
18、為他人作介紹時(shí)，應(yīng)將男士介紹給女士，將職位低者介紹給職位高者。(√)
19、宴請和會談的座次安排一般應(yīng)遵循國際上"主左客右"的慣例安排。(√)
20、值班時(shí)應(yīng)做到：準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、及時(shí)、熱情。(√)
21、秘書是在各種社會組織中為領(lǐng)導(dǎo)者或私人辦文、辦會、辦事的參謀和助手。(√)
22、印章最早出現(xiàn)于先秦時(shí)期，印章管理制度以唐代規(guī)定最為嚴(yán)格和具體。(√)
23、貼黃是宋朝首創(chuàng)的公文糾誤制度，就是在文書的寫錯之處貼上黃紙，然后改正。(×)
24、請示具有一文一事、請批對應(yīng)、事后行文等特點(diǎn)。(×)
25、在落款處加蓋的印章要"騎年蓋月"，以示莊重、嚴(yán)肅，并防止他人作弊。(√)
26、商末，朝廷中出現(xiàn)了我國最早的秘書機(jī)構(gòu)——太史寮。(√)
27、印章是一種標(biāo)志，具有權(quán)威作用、法律效力和憑證作用。(√)
28、會見的目的是正式交換意見，須達(dá)成書面協(xié)議并正式簽署協(xié)議。(×)
29、商務(wù)交際的禮節(jié)與禮貌主要包括：致意、介紹、握手、寒暄等。(√)
30、會見合影，按禮賓次序，一般由主人居中，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。(√)
選擇題
1、我國最早的秘書機(jī)構(gòu)產(chǎn)生于：(A)
A、商朝 B、戰(zhàn)國 C、秦朝 D、漢朝
2、(B)的出現(xiàn)是秘書活動產(chǎn)生的前提條件。
A、皇帝 B、社會管理組織 C、文字 D、公文
3、貼黃是(D)首創(chuàng)的公文糾誤制度，就是在制敕等文書的寫錯之處貼上黃紙，然后改正。
A、商朝 B、秦朝 C、漢朝 D、唐朝
4、指出下列不屬于秘書工作主要內(nèi)容的選項(xiàng)：(C)
A、辦文 B、辦事 C、辦證 D、辦會
5、漢末曹操為魏王時(shí)，設(shè)"(D)"，從此，"秘書"由指物轉(zhuǎn)為指人。
A、太史 B、尚書 C、丞相 D、秘書令
6、請指出對公文處理的特點(diǎn)說法錯誤的一項(xiàng)。(C)
A、政治性 B、時(shí)限性 C、公開性 D、規(guī)范性
7、代表大會的會場布置要體現(xiàn)的是(C)氣氛。
A、莊嚴(yán)肅穆 B、熱烈喜慶 C、莊嚴(yán)隆重 D、自由活潑
8、下列選項(xiàng)不屬于公文處理的作用的一項(xiàng)是：(D)。
A.助手作用 B.樞紐作用 C. 查考作用 D. 總結(jié)作用
9、下列程序中不屬于發(fā)文處理階段的是(D)。
A.擬稿 B.審核 C.繕印 D.批辦
10、下列選項(xiàng)不屬于會后工作的一項(xiàng)是(C)。
A、清理會議文件 B、離會與送別
C、撰寫會議記錄 D、會議工作總結(jié)
11、法規(guī)性公文以(C)日期為成文日期。
A、簽發(fā) B、用印 C、批準(zhǔn) D、 定稿
12、官印被作為公文有效性的標(biāo)記，是從(B)開始的。
A、商朝 B、漢代 C、唐朝 D、宋朝
13、(C)是指主要領(lǐng)導(dǎo)人對審核過的文稿進(jìn)行最后審閱，并簽字同意發(fā)文。
A、批辦 B、注辦 C、簽發(fā) D、分發(fā)
14、橫向溝通最經(jīng)常采用的溝通形式是(B)。
A、面談 B、會議 C、備忘錄 D、報(bào)告
15、秘書做好隨從工作的主要目的是(C)。
A.為領(lǐng)導(dǎo)者創(chuàng)造良好環(huán)境 B.保證領(lǐng)導(dǎo)者身體健康
C.節(jié)約領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間 D.提高領(lǐng)導(dǎo)效能
16、下列選項(xiàng)不屬于辦公室的辦事原則的是：(D)。
A、服務(wù)原則 B、高效原則 C、保密原則 D、分散原則
17、下列選項(xiàng)不屬于辦公室日常事務(wù)管理的是：(D)。
A、郵件管理 B、值班管理 C、印信管理 D、行政管理
18、秘書應(yīng)把(D)作為接待工作的主要依據(jù)。
A.領(lǐng)導(dǎo)指示 B.單位條件 C.來賓要求 D.接待方案
19、(C)曾四次擔(dān)任中央秘書長和軍委總政治部秘書長職務(wù)。
A、毛澤東 B、周恩來 C、鄧小平 D、瞿秋白
20、"尊者決定"的原則適用于(C)。
A、致意 B、介紹 C、握手 D、寒暄
21、下列選項(xiàng)不屬于秘書職業(yè)著裝"TOP"原則是(D)。
A、整齊的 B、 適合特殊場合的 C、舒適愉快的 D、高級的
22、下列中不符合設(shè)計(jì)合理的辦公室環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)的選項(xiàng)是(D)。
A、方便 B、 安全 C、整潔舒適 D、豪華
23、接到打錯的電話時(shí)，比較妥當(dāng)?shù)奶幚矸绞绞?C)。
A、告訴他打錯了，然后掛電話。
B、告訴對方你的號碼是什么。
C、仔細(xì)問他找的人是誰，看能否幫忙。
D、告訴他，查清楚號碼再打。
24、下列中不屬于公文處理的基本環(huán)節(jié)的選項(xiàng)是(C)。
A、收文處理 B、發(fā)文處理 C、辦文處理 D、公文管理
25、商末，朝廷中出現(xiàn)了我國最早的秘書機(jī)構(gòu)(A)。
A、太史寮 B、丞相府 C、尚書臺 D、太尉府
26、(A)是在收文處理和發(fā)文處理中的一個共同的工作程序。
A、登記 B、擬辦 C、批辦 D、用印
27、(A)適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。
A、報(bào)告 B、請示 C、函 D、調(diào)查報(bào)告
28、下列中不屬于商務(wù)交際的禮節(jié)與禮貌的選項(xiàng)是(A)。
A、宴請 B、致意 C、握手 D、寒暄
29、檔案集中制度產(chǎn)生于(D)。
A、商朝 B、秦朝 C、唐朝 D、宋朝
30、(D)是指文件承辦完畢，由經(jīng)辦人在公文處理單上注明處理結(jié)果和處理日期。
簡答題
秘書活動產(chǎn)生必須具備的條件是什么?
答：秘書活動產(chǎn)生必須具備的條件有兩個：
(1)秘書活動產(chǎn)生的前提條件，即社會管理組織的出現(xiàn)。
(2)秘書活動產(chǎn)生的必要條件，即文字和公文的出現(xiàn)。
2、請簡述秘書職業(yè)道德規(guī)范的具體內(nèi)容是什么?
答：秘書職業(yè)道德規(guī)范的具體內(nèi)容有以下幾點(diǎn)：
(1)文明禮貌。
(2)愛崗敬業(yè)。
(3)誠實(shí)守信。
(4)辦事公道。
(5)勤儉節(jié)約，消費(fèi)有度。
(6)遵紀(jì)守法，熟知熟用法規(guī)。
(7)團(tuán)結(jié)協(xié)作，互助友愛。
(8)實(shí)事求
是，勇于創(chuàng)新。
3、請簡述秘書工作有什么作用?
答：秘書工作有以下幾點(diǎn)作用：
(1)參謀智囊的作用。
(2)事務(wù)助手的作用。
(3)樞紐的作用。
(4)協(xié)調(diào)的作用。
(5)窗口的.作用。
(6)信息的作用。
4、請簡述收文處理和發(fā)文處理的環(huán)節(jié)。
答：收文處理，指各單位圍繞所收公文進(jìn)行的一系列程序性工作，主要包括對公文的簽收、啟封、登記、分送、擬辦、承辦、催辦、注辦等工作環(huán)節(jié);
發(fā)文處理，指各單位圍繞所發(fā)公文進(jìn)行 的一系列程序性工作，主要包括對公文的擬稿、審核、簽發(fā)、編號、繕印、校對、用印、登記和分發(fā)等工作環(huán)節(jié)。
5、請簡述會務(wù)工作的原則。
答：會務(wù)工作的原則包括：
(1)認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖和會議的指導(dǎo)思想;
(2)熟悉和掌握會議的組織領(lǐng)導(dǎo)情況;
(3)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)擬定會議安排;
(4)精心組織，周到服務(wù);
(5)重視并妥善做好會議的善后工作。
6、會議紀(jì)要與會議記錄有什么區(qū)別?
答：會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別有四點(diǎn)：
(1)性質(zhì)不同。會議紀(jì)要是規(guī)定性行政公文，而會議紀(jì)要是記錄會議情況和議定事項(xiàng)的事物性文書。
(2)內(nèi)容的繁簡程度不同。會議紀(jì)要的內(nèi)容是對會議記錄進(jìn)行整理、提煉而形成的會議內(nèi)容的要點(diǎn)，重點(diǎn)體現(xiàn)會議的宗旨;而會議記錄是對會議情況的原始、詳盡的記錄，重點(diǎn)體現(xiàn)會議的過程性和具體性。
(3)形式有所不同。會議紀(jì)要具有公文的規(guī)范格式，而會議記錄的形式則比較靈活和自由，會議紀(jì)要通常采用總分式結(jié)構(gòu)，而會議記錄則采用順時(shí)結(jié)構(gòu)。
(4)處置方式和作用不同。會議紀(jì)要一般可以文件的形式發(fā)布或在報(bào)刊升公開發(fā)表，用來"傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)"，而會議記錄只作為內(nèi)部資料，以備查考。
7、請簡述接待工作的原則
答：接待工作的原則有：
(1)熱情大方，注重實(shí)效。
(2)認(rèn)真負(fù)責(zé)，細(xì)致周到。
(3)確保安全，內(nèi)外有別。
(4)勤儉節(jié)約，講究禮儀。
8、請簡述辦公室的辦事原則
答：辦公室的辦事原則主要包括：
(1)服務(wù)原則。
(2)高效原則。
(3)保密原則。
(4)統(tǒng)一原則。
案例分析
(一)意外的電話
這天上午公司孫總正在主持召開公司的董事會。公司有規(guī)定，在開董事會時(shí)會，參加人員一般不接電話，等散了再說。十點(diǎn)左右，公司的大客戶李總來電話，他對孫總的秘書于雪說他有急事要與孫總商量。面對這種情況，于雪應(yīng)該如何處理?現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：
a、李總，對不起!我們老總正在開會，不能接聽電話。
b、李總，實(shí)在不湊巧，我們孫總正在參加董事會，估計(jì)會議要到12點(diǎn)鐘才結(jié)束。回頭我們再給您來個電
話，您看這樣可以嗎?
c、李總，請您稍等一下，孫總剛剛散會，我馬上幫您去找找。
d、李總請您等一下，我馬上叫我們孫總來接電話!
e、李總，實(shí)在對不起，我們孫總不在公司。
問題
對于于雪以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進(jìn)行評析。
答：選C是比較合適的，因?yàn)楫?dāng)于雪用這種方式回答客戶以后，她就可以去向?qū)O總悄悄匯報(bào)，聽取他的指示，如果孫總認(rèn)為事情不急，不愿意去接電話，那么，于雪就可以這樣回答對方："實(shí)在對不起，這會兒不知孫總上哪兒去了，回頭見著孫總，我們就給您去個電話，您看這樣可以嗎?"如果孫總愿意來接，于雪就可以說剛剛找到了孫總。這樣回答于雪就可以做到滴水不漏，進(jìn)退自如 選A之所以不合適，主要是沒有考慮到對方的感受。對方會想：既然你們孫總在公司，只不過是在開會，那為什么就不能抽幾分鐘來接個電話呢?你們不是經(jīng)常高喊"用戶就是上帝"的口號嗎，為什么在這個時(shí)候你開會的事就一定比我的事重要呢?對方可能越想越生氣。所以，盡管于雪回答的語氣委婉，態(tài)度謙恭，但她這樣的回答仍然是不合適的。 選B也不合適。對方可能覺得自己急得火燒眉毛了，還要等到十二點(diǎn)鐘，那心里肯定不是滋味。 選D明顯不合適，因?yàn)楣居幸?guī)定，領(lǐng)導(dǎo)人開會時(shí)一般不接電話，于雪未經(jīng)孫總同意就答應(yīng)對方，那不僅違反了公司規(guī)定，而且是非常草率的，如果孫總不來接電話，那她又如何答復(fù)客戶呢?選E也是不合適的，于雪這樣回答多少會讓對方覺得孫總是不愿意接他的電話或者是在有意回避他。如果對方出現(xiàn)猜疑，那就不利于雙方今后的合作。
(二)一天上午,某公司董事長突然收到一封非常無禮的來信,信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。董事長怒氣沖沖地把秘書叫來,讓她記錄自己口述的回信：我沒有想到會收到你這么不講理的信,盡管我們之間有那么長時(shí)間的業(yè)務(wù)往來,但事到如今,我也不得不終止我們之間的一切交易,并且按照慣例,我要將這件事公之于眾!
董事長口述完上述復(fù)信內(nèi)容,要秘書將信打好寄走。
對于董事長的吩咐,秘書應(yīng)該采取什么樣的態(tài)度呢?下面是四種不同的處理辦法：
A."是,我立刻照辦!"秘書回到辦公室按董事長的口述將信打印好并寄走了。
B.秘書認(rèn)為董事長在盛怒中做出的決定有欠妥當(dāng),如果將信寄出,對公司和董事長本人都非常不利,所以,沒有執(zhí)行董事長的指示,而是將信"壓下來"。
C.秘書不執(zhí)行董事長的指示,并提出忠告："董事長,請您冷靜一點(diǎn)!想一想這樣的信寄出去會有什么樣的后果吧。對方寫來這樣的信,是不是跟我們公司某些地方做得不妥有一定關(guān)系呢?我們還是先反省一下自己,再慎重處理這件事吧。"
D.秘書退下去將信打印出來,但沒有馬上寄走,而是等到當(dāng)天快下班的時(shí)候,見董事長怒氣已消,將打
印好的信遞給董事長,"董事長,您交代的信已經(jīng)打印好,請您過目,您覺得這樣可以寄出去嗎?" (材料來源：夏目通利《秘書常識趣談》)
請問,在以上A、B、C、D四位秘書的處理方法中，哪一種最妥當(dāng)?哪一種最不妥當(dāng)?為什么?
答：D的處理方法最妥當(dāng)。C的處理方法最不妥當(dāng)。 領(lǐng)導(dǎo)在生氣時(shí)做出的決定很可能是不正確的,如果像A那樣立即照辦, 信一旦寄出,將無法挽回可能造成的損失,假如領(lǐng)導(dǎo)冷靜下來后想改變決定也沒有機(jī)會了。 如果像B那樣悄悄壓下信件,不執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示,則有越權(quán)性質(zhì),如領(lǐng)導(dǎo)將來查問此事,秘書將無法交代。董事長也可能早就想同這家代理商終止往來,這封信只是一根導(dǎo)火索而已。 C在領(lǐng)導(dǎo)情緒惡劣時(shí)以教訓(xùn)的語氣當(dāng)面"忠告",無異于火上澆油, 既不符合秘書的身分,也不利于領(lǐng)導(dǎo)冷靜思考問題,不管董事長的決定是對是錯,C的作法都沒有任何好處。 D的處理方法既執(zhí)行了領(lǐng)導(dǎo)的指示,也給領(lǐng)導(dǎo)留下了冷靜下來后仔細(xì)思考改變決定的余地,因?yàn)槿绻麻L確實(shí)是在沖動的狀況下做出了錯誤的決定,則經(jīng)過半天的思考,他會自我反省,這時(shí)秘書將信遞給他, 并以委婉的語氣表示對領(lǐng)導(dǎo)決定的不同看法,實(shí)際上給了領(lǐng)導(dǎo)一個重新決策的機(jī)會;如果董事長冷靜下來后仍然決定與對方絕交,那也必有他的道理,秘書再將信寄出也不遲。 (三)8月10日，公司的總經(jīng)理出差了，期限是從8月10日至8月20日，預(yù)定20日上午回來。秘書小蘇負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小蘇從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自天津分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小蘇說："小李，把這封信交給你們科長"，小李把信帶走了。
小蘇把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于8月20日下午的研討會，小蘇想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會，20日他正好回來，一定會參加的。于是小蘇打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小蘇看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小蘇不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。
小蘇處理郵件的做法是否正確?如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的?
答：小蘇處理郵件的做法不正確，理由如下：
(1)寄自天津分公司的郵件，小蘇應(yīng)該交給銷售科長本人簽收，或者在交給小李后讓其簽收，以作憑證。
(2)小蘇應(yīng)該在總經(jīng)理辦公桌的顯眼處放一張字條，上面寫上這封郵件的相關(guān)內(nèi)容，好讓總經(jīng)理知道自己有一封郵件未看。
(3)小蘇不能自作主張，替總經(jīng)理出席研討會，她應(yīng)該打電話請示總經(jīng)理。小蘇不應(yīng)該簡單地把裝有兩張照片的郵件放回信封了事，她應(yīng)該找部門領(lǐng)導(dǎo)處理此事。
(四)辦公室主任老宋把會議一切準(zhǔn)備工作都作了安排，但到了開會的前一天，突然因公必須外出，臨行前，他反復(fù)交待要認(rèn)真仔細(xì)地檢查會場，秘書們都點(diǎn)頭答應(yīng)。 大會開幕那天，仍不放心的老宋還是趕了回來。到主持大會者宣布奏國歌時(shí)，擴(kuò)音器傳上的卻不是國歌，當(dāng)場人驚呆了。原來音響設(shè)備沒有檢查。這時(shí)，老宋一個箭步躍上主席臺，關(guān)了擴(kuò)音器，用沙啞的聲音唱道"起來，不愿"指揮與會者唱國歌，人們這才從國歌聲中把思想集聚到會場上來。請你談?wù)勀銓Υ耸碌目捶ā?/p>
答：會議的組織對秘書人員的要求很高。會議的順利進(jìn)行不僅依賴充分、細(xì)致的會前準(zhǔn)備工作，還需要嚴(yán)謹(jǐn)、周密的會間組織工作;不僅要有健全的會議工作機(jī)構(gòu)、縝密的會議議程與日程，還要做好各項(xiàng)具體的會務(wù)工作，明確分工，責(zé)任到人，安排得力，運(yùn)轉(zhuǎn)有序，形成一個結(jié)構(gòu)周嚴(yán)、操縱自如的會議工作系統(tǒng)。 秘書會務(wù)工作中，會前、會間的工作服務(wù)都是緊密相連的，必須相互銜接，整體推進(jìn)，避免出現(xiàn)差錯。這樣，才能保證會議質(zhì)量。任何一個環(huán)節(jié)，任何一項(xiàng)具體事務(wù)上出現(xiàn)差錯和疏漏，都可能會影響會議 6 的效果。 會間調(diào)度是指會議進(jìn)行期間對會議程序、內(nèi)容及會場服務(wù)等所作的調(diào)整和安排。老宋較好地對會場上臨時(shí)出現(xiàn)的意外情況進(jìn)行了處理，及時(shí)的解決了問題，在遇到問題時(shí)能夠沉著冷靜、靈活應(yīng)變，做好臨時(shí)的調(diào)度工作，從而確保了會議的順利進(jìn)行。
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