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略論秘書的協(xié)調(diào)藝術(shù)
作為秘書，要高度重視協(xié)調(diào)工作，認(rèn)真研究協(xié)調(diào)藝術(shù)，掌握協(xié)調(diào)的規(guī)律和方法，真正成為領(lǐng)導(dǎo)放心、機關(guān)信賴的“協(xié)調(diào)通”。
一、大事要“硬”協(xié)調(diào)
大事是對全局起決定作用的中心工作，是主要矛盾在單位建設(shè)中的表現(xiàn)和反映。為此，在進行協(xié)調(diào)時，秘書要力爭做到以下三點。首先，要認(rèn)真貫徹落實上級的“硬杠杠”。在大事的協(xié)調(diào)處理上，上級的路線、方針和政策都有明確的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和要求，這是協(xié)調(diào)時不可逾越的紅線。秘書只有做到爛熟于心，才能在協(xié)調(diào)時認(rèn)真執(zhí)行這些硬性規(guī)定，準(zhǔn)確無誤地落實好上級的相關(guān)指示。其次，要弘揚不屈不撓的“硬骨頭”精神。緊緊依靠規(guī)章制度辦事，并不意味著所有的問題都會迎刃而解。在協(xié)調(diào)工作中，秘書經(jīng)常會遇到一些意想不到的情況。此時，秘書一定要堅定立場，維護規(guī)章制度的權(quán)威性，切不可屈從于人為壓力變成“軟骨頭”，做出違背黨性原則的事。再次，要保持敢想敢干的“硬脾氣”。在大事的協(xié)調(diào)過程中，秘書不僅要善于發(fā)現(xiàn)機構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、政策法規(guī)等諸方面的弊端，而且要敢于向上級領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議，改革不合理的機構(gòu)，修訂不完善的政策法規(guī)，堵塞不該有的漏洞。總之，秘書要從維護全局利益出發(fā)，抓好大事的“硬”協(xié)調(diào)工作，以實現(xiàn)單位工作的高效、一致、和諧。
二、急事要“熱”協(xié)調(diào)
急事的最大特征就是突發(fā)性和時效性強，要求處置果斷、快速、準(zhǔn)確、穩(wěn)妥，符合客觀實際和上級意圖。秘書在協(xié)調(diào)這類事情時，首先，要把握好“火候”。秘書代表的是上級領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)，在協(xié)調(diào)一些突發(fā)性事件時，不能越俎代庖，輕易干預(yù)下級單位工作的獨立自主權(quán)。要督促他們及時上報事態(tài)發(fā)展的趨勢，綜合方方面面的情況，實時地向上級領(lǐng)導(dǎo)進行請示報告，確定自己界入的最佳時機。其次，要善于趁熱打鐵。一旦開始協(xié)調(diào)，秘書就要積極聯(lián)系相關(guān)單位和個人，統(tǒng)一被協(xié)調(diào)各方的思想。當(dāng)各方都表現(xiàn)出服從協(xié)調(diào)的熱情和意向時，要緊緊抓住有利時機，趁熱打鐵，緊鑼密鼓，協(xié)調(diào)一致地完成任務(wù)。同時，要及時吸取協(xié)調(diào)中的經(jīng)驗做法，形成相關(guān)的工作預(yù)案。再次，要隨時保持與領(lǐng)導(dǎo)的熱線聯(lián)系。領(lǐng)導(dǎo)總攬全局，說話有深度、有力度，對協(xié)調(diào)工作的開展會起到很大的作用。所以，秘書要及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報事件的進展情況，認(rèn)真聽取他們的指示意見，尋求他們在各方面的支持。總之，秘書用“熱加工”的方法處理突發(fā)性事件時，要因人、因事、因時而異，快速準(zhǔn)確地達到協(xié)調(diào)目的。
三、難事要“軟”協(xié)調(diào)
在協(xié)調(diào)關(guān)系的過程中，下級單位和領(lǐng)導(dǎo)的不配合是件讓人頭痛的事情。遇到這種情況，秘書要從全局利益出發(fā)，采取正確的協(xié)調(diào)方法。首先，要維護團結(jié)，進行軟包裝。事情發(fā)生后，秘書要利用各種場合，維護事發(fā)單位和相關(guān)人員的形象，減小影響的范圍，防止事態(tài)進一步擴大。同時，要在在領(lǐng)導(dǎo)面前為其進行相應(yīng)的“包裝”，以免喪失下一步協(xié)調(diào)的主動性。其次，要放下架子，進行軟溝通。出現(xiàn)這些難事，可能是秘書在協(xié)調(diào)時沒有掌握好分寸，有指手劃腳的現(xiàn)象，造成協(xié)調(diào)對象不買自己的帳，并以“這不是我們的職責(zé)范圍”等理由來進行搪塞。此時，秘書要從尊重對方的角度出發(fā)，放下架子，加強溝通，爭取得到對方的諒解和支持，共同把事情做好。再次，要冷靜應(yīng)對，進行軟處理。在協(xié)調(diào)過程中，個別單位和個人可能有陽奉陰違、出工不出力的現(xiàn)象。對這種情況，秘書要適當(dāng)拖一拖，放一放，醞釀一段時間再進行處理，切不可因小事誤了大局�？傊�，當(dāng)不配合的難事發(fā)生時，秘書一定要從減輕事態(tài)的影響出發(fā)，“軟硬兼施”地協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，為全局工作的順利進行創(chuàng)造充足的條件。
四、小事要“暗”協(xié)調(diào) 機關(guān)工作中有些事情雖小，但協(xié)調(diào)處理不好也會牽動大局、影響大局。對于這些比較瑣碎、不宜公開協(xié)調(diào)的事情，秘書人員應(yīng)采取“暗”協(xié)調(diào)的方式進行處理。首先，要穿針引線，暗中化解。機關(guān)的同事之間因合作關(guān)系發(fā)生摩擦是很正常的事情，而且當(dāng)事人都不想把事情鬧僵，影響自己的成長和進步。在進行協(xié)調(diào)時，秘書要當(dāng)好地下交通員，暗中進行積極的說和，疏通彼此之間存在的隔閡，促使雙方握手言和，“一笑泯恩仇”。其次，要設(shè)身處地，暗中幫助。秘書經(jīng)常與司機、打字員等打交道，對他們的個人情況，特別是家庭和婚姻方面出現(xiàn)的問題，比較了解。協(xié)調(diào)時，要注意保守他們的秘密，在思想上積極引導(dǎo)，在物質(zhì)上提供力所能及的幫助。必要時，可聯(lián)系相關(guān)單位和個人，共同解決他們的問題，消除單位潛在的隱患。再次，要遵循原則，暗中通融。秘書身份特殊，經(jīng)常會有一些基層單位的同志請求給予關(guān)照。對待這些問題，秘書不能斷言拒絕，傷害同志之間的感情，而是要在原則允許、不損害他人利益的范圍內(nèi)，積極主動地出主意想辦法，最大限度地滿足他們的要求�？傊�，在現(xiàn)實工作中，秘書要正確運用“暗”協(xié)調(diào)的工作方法，處理好方方面面的關(guān)系。
五、特事要“冷”協(xié)調(diào) 作為秘書，工作上的特事是指領(lǐng)導(dǎo)的特意吩咐、同事的特殊情況和自己的特別遭遇。在協(xié)調(diào)處理時，一定要用“冷處理”的方法來應(yīng)對。首先，要冷靜應(yīng)對領(lǐng)導(dǎo)的特意吩咐。這些事情，有的公私兼顧，有的純粹是領(lǐng)導(dǎo)個人的私事;有些可以去辦，有些因涉及原則問題不能辦。但作為下屬，不辦又不好，因而要冷靜地進行處理。但違背原則的事情，秘書應(yīng)委婉地提醒領(lǐng)導(dǎo)不能辦，不能因為怕遭到領(lǐng)導(dǎo)的冷遇，姑息遷就，投其所好。其次，要冷靜面對同事的特殊情況。工作中的熱點、難點等敏感問題，可能會損害一部分同事的切身利益。當(dāng)這些人來訴苦、抱怨時，秘書不能火上澆油，激化矛盾。正確的方法是要認(rèn)真傾聽，以靜制動，待對方情緒穩(wěn)定后，再“潑冷水”，耐心進行調(diào)解。再次，要冷靜處理自身的特別遭遇。因自身利益的得與失，秘書受到別人的“特別關(guān)注”是很正常的。此時，秘書不能得意忘形，不能灰心喪氣，要保持頭腦冷靜，一如既往地投入到本職工作中去�？傊貢谶\用“冷”協(xié)調(diào)時，必須學(xué)會控制自己的情緒，以“宰相肚里能撐船”、“無故加之而不怒”的寬廣胸懷，沉著穩(wěn)重地處理他人和自身問題。
六、私事要“明”協(xié)調(diào) 在一個單位中,秘書有自己的私人關(guān)系是十分正常的。但秘書位置特殊，在相互交往時必須把話說在明處，把情放在明處，把事做在明處。首先，要“當(dāng)面鑼，對面鼓”，把話說在明處。在私人關(guān)系需要自己協(xié)調(diào)事情時，要認(rèn)真細(xì)致地把單位的相關(guān)規(guī)定和自身能起到的作用講在明處，不說官話、套話，不怕說丑話，督促其消除“近水樓臺先得月”的僥幸心理，通過正常的渠道解決自身問題。其次，要把情放在明處。秘書在協(xié)調(diào)私人關(guān)系的事情時，要一身正氣，兩袖清風(fēng)，把個人之間的情誼放在黨性原則的框架內(nèi)，嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事，不能顧及面子，貪贓枉法，徇私作弊，做出有損單位利益、違犯黨紀(jì)國法的事。再次，要把事做在明處。在單位內(nèi)協(xié)調(diào)私人關(guān)系的事情，秘書要遵循單位的規(guī)則，能回避的堅決回避。如果能直接參與的，要積極地向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門匯報真實的情況，盡自己最大的能力協(xié)調(diào)好，絕不能明一套暗一套，欺瞞領(lǐng)導(dǎo)和組織，損害單位的形象�？傊�，在協(xié)調(diào)處理私人關(guān)系的事情時，秘書一定要以真誠、坦誠和忠誠的態(tài)度，把能協(xié)調(diào)的事情處理好，達到“心底無私天地寬”的境界。
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