淺談商務(wù)秘書部門的設(shè)置狀況及工作要求

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　　部門的設(shè)置狀況

　　從管理的角度看，商務(wù)秘書部門是下商企業(yè)的中樞機構(gòu)，是企業(yè)管理構(gòu)成中的綜合性輔助管理部門，其地位的重要性不言而喻。但是企業(yè)不同于黨政機關(guān)，黨政機關(guān)的機構(gòu)組成是由相應(yīng)的組織法規(guī)予以確認(rèn)的，在一般情況下其差異性不會太大。而現(xiàn)實工作中，各型各類工商企業(yè)的體制、規(guī)模和管理模式千差萬別，因而其機構(gòu)設(shè)置也并非是有一定之規(guī)。況且企業(yè)的管理機構(gòu)組成和人員配置主要取決于企業(yè)的經(jīng)濟活動的需要，即使一些大型國企，其機構(gòu)設(shè)置受黨政機關(guān)影響比較明顯，在國企體制改革后，其機構(gòu)也大多進行了調(diào)整。更何況大量出現(xiàn)的民營企業(yè)，其機構(gòu)設(shè)置是以效益為其礎(chǔ)。在這種情況下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格和工作習(xí)慣都在很大程度上影響著機構(gòu)的設(shè)置。因此，各型各類下商企業(yè)的商務(wù)秘書部門設(shè)置和人員配置不可能是整齊劃一的。

　　即便如此，一般而言，在稍具規(guī)模的企業(yè)中仍設(shè)有商務(wù)秘書機構(gòu)。這些機構(gòu)有的與黨政機關(guān)相似稱為辦公室，有的則稱為行政事務(wù)部或行政部，還有的企業(yè)規(guī)模不大，將人事、財務(wù)與商務(wù)秘書事務(wù)合并在一起，統(tǒng)稱為綜合管理辦公室，或簡稱為綜合辦。

　　這些相對集中地處理商務(wù)秘書事務(wù)的機構(gòu)并不涵蓋為董事會服務(wù)的'董事會秘書，也不涵蓋為各部門服務(wù)的經(jīng)理助理或文員。這些相對集中地處理商務(wù)秘書事務(wù)的機構(gòu)如辦公室，與分散在各部門的商務(wù)秘書人員也沒有隸屬關(guān)系，有些甚至連業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系也并不明確。

　　工作要求

　　商務(wù)秘書工作的基本要求可以概括為“高效、務(wù)實、保密”。

　　高效是指商務(wù)秘書工作既耍迅速及時，又要準(zhǔn)確可靠;高效是速度、質(zhì)量、效果的統(tǒng)一，是高效率和高質(zhì)量的統(tǒng)一。

　　商務(wù)秘書部門作為企業(yè)的綜合樞紐，直接輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的全局管理工作，其工作效率，會直接影響到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作成效，商務(wù)秘書工作的任何拖拉延誤，都會直接耽誤企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的全局工作。因此，企業(yè)必然要求商務(wù)秘書工作要做到高質(zhì)量、高效率。

　　商務(wù)秘書部門要鍵全崗位責(zé)任制。完善目標(biāo)管理和業(yè)績考核辦法，調(diào)整運行機制，引入先進的管理理念和辦公技術(shù)，提高工作的效率和質(zhì)量，以適應(yīng)企業(yè)對商務(wù)秘書工作的高效要求。

　　務(wù)實是指商務(wù)秘書工作辦事風(fēng)格要踏實，反映情況要真實，切忌虛夸浮躁，嘩眾取寵。務(wù)實也是要求商務(wù)秘書工作一切從實際出發(fā)，實事求是地處理間題，說實話，報實情，辦實事。

　　商務(wù)秘書部門上連企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，下連廣大員工，處于承上啟下的環(huán)節(jié)，說話辦事影響到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策的制訂與決策的執(zhí)行，地位至關(guān)重要。那種說大話，說假話，報喜不報優(yōu)的作風(fēng)就會影響領(lǐng)導(dǎo)的正常決策，甚至可能造成領(lǐng)導(dǎo)工作的重大失誤。

　　這也就更要求商務(wù)秘書工作要辦實事，講真話，要在務(wù)實、求實、落實上下功夫。

　　保密是指商務(wù)秘書在日常工作中應(yīng)該有保密意識、保密制度、保密措施。保密是企業(yè)內(nèi)部科學(xué)管理的需要，也是商業(yè)竟?fàn)幍男枰�，更是一名合格和秘書人員應(yīng)具備的基本品質(zhì)。

　　商務(wù)秘書部門地處樞要，工作中必然要接觸到企業(yè)甚至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的許多秘密，同時還要負(fù)責(zé)保管企業(yè)的秘密，因而很容易成為竊密的對象。商務(wù)秘書人員要養(yǎng)成守口如瓶的職業(yè)習(xí)慣，對經(jīng)辦的各類涉及商業(yè)秘密事項要特別謹(jǐn)慎小心，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密制度，確保企業(yè)機密萬無一失。

　　商務(wù)秘書在日常工作中保密的重點主要有:口頭保密、文件保密、會議保密、各種信息資料的保密、領(lǐng)導(dǎo)活動的保密、涉外工作的保密、檔案保密、計算機和各類通訊設(shè)備的保密。

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