什么是秘書(shū)

　　秘書(shū)經(jīng)常需要與辦公室的其他人員進(jìn)行溝通或是交流，因此需要有很強(qiáng)的文字和口頭表達(dá)能力，如果會(huì)一門(mén)外語(yǔ)，則會(huì)獲得更多參與培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，如果各方面表現(xiàn)優(yōu)秀，尤其具備較強(qiáng)的組織管理、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)能力，則有機(jī)會(huì)晉升為行政經(jīng)理。下面是小編整理的什么是秘書(shū)作文，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。

　　什么是秘書(shū)

　　《辭�！罚好貢�(shū)即領(lǐng)導(dǎo)的助手。

　　《英漢詞典》：秘書(shū)緣于拉丁文secretarius，意即“可靠的職員”。

　　《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》：秘書(shū)是掌管文書(shū)并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門(mén)負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。

　　1998年5月，國(guó)家勞動(dòng)部(現(xiàn)勞動(dòng)和社會(huì)保障部)在其新頒布的《秘書(shū)職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》一書(shū)上將“秘書(shū)”概念定義為：專(zhuān)門(mén)從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財(cái)務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員。目前我國(guó)秘書(shū)從業(yè)人員約達(dá)2300萬(wàn)人。

　　秘書(shū)節(jié)的由來(lái)

　　1952年春天，兩位美國(guó)的資深秘書(shū)共同向美國(guó)商業(yè)部部長(zhǎng)提出創(chuàng)立秘書(shū)周的計(jì)劃，其主要宗旨是肯定秘書(shū)人員的工作技能、忠誠(chéng)及工作效率以及給予政府及各企業(yè)的貢獻(xiàn)，并且通過(guò)有效的宣傳，引起人們重視秘書(shū)工作者在工作中發(fā)揮無(wú)限潛能。經(jīng)過(guò)兩人在華盛頓各界友人的協(xié)助，這個(gè)夢(mèng)想終于在同年達(dá)成。

　　美國(guó)商業(yè)部長(zhǎng)宣布，1952年的6月1日至7日為美國(guó)第一個(gè)秘書(shū)周，6.4日為秘書(shū)日。到了1955年，美國(guó)的秘書(shū)協(xié)會(huì)將秘書(shū)周改為四月份的最后一個(gè)星期，而這周的星期三為秘書(shū)日，并一直沿用至今。

　　1981年美國(guó)秘書(shū)協(xié)會(huì)更名為“國(guó)際專(zhuān)業(yè)秘書(shū)協(xié)會(huì)”又于1998年更名為“國(guó)際專(zhuān)業(yè)行政人員協(xié)會(huì)”，簡(jiǎn)稱(chēng)IAAP。

　　三種秘書(shū)職業(yè)資格證書(shū)

　　在中國(guó)，有三種國(guó)家承認(rèn)的秘書(shū)職業(yè)資格證書(shū)，它們分別是由勞動(dòng)和社會(huì)保障部推出的全國(guó)秘書(shū)證書(shū)，它是在國(guó)內(nèi)從事秘書(shū)職業(yè)的資格準(zhǔn)入證明;由英國(guó)劍橋大學(xué)考試委員會(huì)和教育部考試中心中英中心推出的劍橋秘書(shū)證書(shū)，獲得此證書(shū)之后，學(xué)生可以選擇就業(yè)或繼續(xù)深造;還有英國(guó)倫敦工商會(huì)考試局推出的LCCIEB秘書(shū)證書(shū)，這是國(guó)際認(rèn)可的職業(yè)資格證書(shū)，獲得學(xué)員可繼續(xù)進(jìn)修專(zhuān)業(yè)資格文憑或到國(guó)外大學(xué)進(jìn)一步深造，世界上許多大學(xué)都承認(rèn)LCCIEB的證書(shū)為入學(xué)條件之一。

　　目前，這三種秘書(shū)職業(yè)證都分初、中、高三個(gè)級(jí)別。

　　我國(guó)外企秘書(shū)的劃分

　　一般來(lái)說(shuō)，初級(jí)秘書(shū)應(yīng)包括公司前臺(tái)接待、電話接線生、部門(mén)事務(wù)助理等，他們的職責(zé)一般比較單一，事件技術(shù)含量較低，薪金相對(duì)低一些。

　　中級(jí)秘書(shū)包括部門(mén)經(jīng)理秘書(shū)、經(jīng)理助理等處于中層管理者左右的秘書(shū)、中小公司的經(jīng)理秘書(shū)，他們的權(quán)力和責(zé)任相對(duì)大一些，外語(yǔ)水平和計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平較高，能用英文寫(xiě)一般信函、起草報(bào)告和準(zhǔn)備會(huì)議等。具有很好的協(xié)調(diào)能力，薪水自然也高一些。這些人的年齡一般在25～35歲左右，他們不輕易跳槽，更關(guān)心發(fā)展機(jī)會(huì)。

　　高級(jí)秘書(shū)則包括跨國(guó)公司首腦秘書(shū)、董事會(huì)秘書(shū)、地區(qū)總裁秘書(shū)等。這是處于高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層的要職，他們的領(lǐng)導(dǎo)能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和修煉，因此年齡偏大，35～45歲，能起草重要的合同文本、懂法律、稅務(wù)知識(shí)，有應(yīng)急處理能力。這是秘書(shū)職位的頂點(diǎn)，到此時(shí)才能真正領(lǐng)悟秘書(shū)工作的全部?jī)?nèi)涵，而具備這些條件的女性鳳毛麟角。

　　八成秘書(shū)需補(bǔ)課

　　有調(diào)查顯示，目前在我國(guó)年?duì)I業(yè)額5000萬(wàn)元以上的企業(yè)中，約有80%的企業(yè)總裁秘書(shū)早期所受的專(zhuān)業(yè)教育都是中文、外語(yǔ)等，缺乏從公司的戰(zhàn)略高度整合商務(wù)管理問(wèn)題的理論基礎(chǔ)和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)。

　　具有一定素質(zhì)的秘書(shū)助理人員應(yīng)該是具備優(yōu)秀商務(wù)人員素質(zhì)的行業(yè)精英，懂得國(guó)際商務(wù)禮儀、人際關(guān)系與溝通技巧、壓力管理、財(cái)務(wù)的精算與操作等。而企業(yè)高級(jí)秘書(shū)或助理人員，應(yīng)該十分了解秘書(shū)與企業(yè)戰(zhàn)略的關(guān)系，知道如何有效地處理商務(wù)事件，協(xié)助總裁完成上下級(jí)的溝通，并在任何場(chǎng)合下保持良好的心態(tài)、優(yōu)雅的風(fēng)度、冷靜的頭腦。

　　擴(kuò)展資料：秘書(shū)的禮儀

　　迎送禮儀

　　當(dāng)客人來(lái)訪時(shí)，你應(yīng)該主動(dòng)從座位上站起來(lái)，引領(lǐng)客人進(jìn)入會(huì)客廳或者公共接待區(qū)，并為其送上飲料，如果是在自己的座位上交談，應(yīng)該注意聲音不要過(guò)大，以免影響周?chē)�同事。切記，始終面帶微笑。

　　名片禮儀

　　遞送名片時(shí)應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ�，接名片時(shí)要用雙手，并認(rèn)真看一遍上面的內(nèi)容。如果接下來(lái)與對(duì)方談話，不要將名片收起來(lái)，應(yīng)該放在桌子上，并保證不被其他東西壓起來(lái)，這會(huì)使對(duì)方感覺(jué)你很重視他。參加會(huì)議時(shí)，應(yīng)該在會(huì)前或會(huì)后交換名片，不要在會(huì)中擅自與別人交換名片。

　　介紹禮儀

　　介紹的禮節(jié)是行為大方得體。介紹的原則是將級(jí)別低的介紹給級(jí)別高的；將年輕的介紹給年長(zhǎng)的，將未婚的介紹給已婚的，將男性介紹給女性，將本國(guó)人介紹給外國(guó)人。

　　握手的禮儀

　　愉快的握手是堅(jiān)定有力，這能體現(xiàn)你的信心和熱情，但不宜太用力且時(shí)間不家過(guò)長(zhǎng)，幾秒鐘即可。如果你的手臟或者很涼或者有水、汗，不宜與人握手，只要主動(dòng)向?qū)Ψ秸f(shuō)明不握手的原因就可以了。女士應(yīng)該主動(dòng)與對(duì)方握手，同時(shí)不要戴手套握手。另外，不要在嚼著口香糖的情況下與別人握手。

　　交談的態(tài)度

　　在與人交談時(shí)應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出以誠(chéng)相待、以禮相待、謙虛謹(jǐn)慎、主動(dòng)熱情的基本態(tài)度，而絕對(duì)不能逢場(chǎng)作戲、虛情假意或應(yīng)付了事。

　　一要表情自然

　　第一，專(zhuān)注。交談時(shí)目光應(yīng)當(dāng)專(zhuān)注，或注視對(duì)方，或凝神思考，從而和諧地與交談進(jìn)程相配合。眼珠一動(dòng)不動(dòng)，眼神呆滯，甚至直愣愣地盯視對(duì)方，都是極不禮貌的。目光東游西走，四處“掃瞄”，漫無(wú)邊際，則是對(duì)對(duì)方不屑一顧的失禮之舉，也是不可取的。如果是多人交談，就應(yīng)該不時(shí)地用目光與眾人交流，以表示彼此是平等的。

　　第二，配合。交談時(shí)可適當(dāng)運(yùn)用眉毛、嘴、眼睛在形態(tài)上的變化，來(lái)表達(dá)自己對(duì)對(duì)方所言的贊同、理解、驚訝、疑惑，從而表明自己的專(zhuān)注之情，使交談順利進(jìn)行。

　　第三，協(xié)調(diào)。交談時(shí)的表情應(yīng)與說(shuō)話的內(nèi)容相配合。與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)談話，應(yīng)恭敬而大方；與客人談話，則應(yīng)親切而自然。

　　二要說(shuō)話禮貌

　　第一，注意語(yǔ)音。與人進(jìn)行交談時(shí)，尤其是在大庭廣眾之下，必須有意識(shí)地壓低自己說(shuō)話時(shí)的音量。最佳的說(shuō)話聲音標(biāo)準(zhǔn)是，只要交談對(duì)象可以聽(tīng)清楚即可。如果粗聲大氣，不僅有礙于他人，而且也說(shuō)明自己缺乏教養(yǎng)。

　　第二，注意語(yǔ)態(tài)。與人交談時(shí)，在神態(tài)上要既親切友善，又舒展自如、不卑不亢。自己說(shuō)話時(shí)，要恭敬有禮，切忌指手畫(huà)腳、咄咄逼人。最佳的語(yǔ)態(tài)是平等待人、和緩親善、熱情友好、自然而然。當(dāng)別人講話時(shí)，則要洗耳恭聽(tīng)，最忌三心二意、用心不專(zhuān)。最佳的語(yǔ)態(tài)是積極合作、認(rèn)真聆聽(tīng)、努力呼應(yīng)、有來(lái)有往、專(zhuān)心致志。

　　第三，注意語(yǔ)氣。在與別人交談時(shí)，秘書(shū)的語(yǔ)氣應(yīng)當(dāng)和藹可親，一定要注意平等待人、謙恭禮貌。講話的速度稍微舒緩一些，講話的音量低一些，講話的語(yǔ)調(diào)抑揚(yáng)頓挫一些。在交談時(shí)既不要表現(xiàn)得居高臨下，也不宜在語(yǔ)氣上刻意奉迎，故意討好對(duì)方，令對(duì)方反感。同時(shí)，在語(yǔ)氣上一定要力戒生硬、急躁或者輕慢。

　　第四，注意語(yǔ)速。在交談之中，語(yǔ)速應(yīng)保持相對(duì)的穩(wěn)定，既快慢適宜，舒張有度，又在一定時(shí)間內(nèi)保持勻速。語(yǔ)速過(guò)快、過(guò)慢、或者忽快忽慢，會(huì)給人一種沒(méi)有條理、慌慌張張的感覺(jué)，是應(yīng)當(dāng)力戒的。

　　三要舉止得體

　　第一，善于運(yùn)用舉止傳遞信息。例如，發(fā)言者可用手勢(shì)來(lái)補(bǔ)充說(shuō)明其所闡述的具體事由，適度的舉止既可表達(dá)敬人之意，又有助于雙方的溝通和交流。

　　第二，避免過(guò)分或多余的動(dòng)作。與人交談時(shí)可有動(dòng)作，但動(dòng)作不可過(guò)大，更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。為表達(dá)敬人之意，切勿在談話時(shí)左顧右盼，或是雙手置于腦后，或是高架“二郎腿”，甚至修指甲、挖耳朵等。交談時(shí)應(yīng)盡量避免打哈欠，如果實(shí)在忍不住，也應(yīng)側(cè)頭掩口，并向他人致歉。尤其應(yīng)當(dāng)注意的是，不要在交談時(shí)以手指指人，否則就有污蔑之意。

　　四要遵守慣例

　　秘書(shū)在交談時(shí)往往還能夠通過(guò)一些細(xì)節(jié)來(lái)體現(xiàn)自己的談話態(tài)度，在這些細(xì)節(jié)的處理上要遵守一定的既成慣例。

　　第一，注意傾聽(tīng)。秘書(shū)在交談時(shí)務(wù)必要認(rèn)真聆聽(tīng)對(duì)方的發(fā)言，以表情舉止予以配合，從而表達(dá)自己的敬意，并為積極融入到交談中去做最充分的準(zhǔn)備。切不可追求“獨(dú)角戲”，對(duì)他人發(fā)言不聞不問(wèn)，甚至隨意打斷對(duì)方的發(fā)言。

　　第二，謹(jǐn)慎插話。交談中不應(yīng)當(dāng)隨便打斷別人說(shuō)話，要盡量讓對(duì)方把話說(shuō)完再發(fā)表自己的看法。如確實(shí)想要插話，應(yīng)向?qū)Ψ较却蛘泻簦骸皩?duì)不起，我插一句行嗎？”所插之言亦不可冗長(zhǎng)，一句兩句點(diǎn)到為止即可，不能接過(guò)話茬就開(kāi)始長(zhǎng)篇大論，完全不顧及對(duì)方的感受，也不管對(duì)方是否已經(jīng)闡述完畢。

　　第三，重視交流。交談是一種雙向或多向交流過(guò)程，需要各方的積極參與。因此在交談時(shí)切勿造成“一言堂”的局面。自己發(fā)言時(shí)要給其他人發(fā)表意見(jiàn)的機(jī)會(huì)，別人說(shuō)話時(shí)自己則要適時(shí)發(fā)表個(gè)人看法，互動(dòng)式地促進(jìn)交談進(jìn)行。同時(shí)，要以交談各方都共同感興趣的話題為中心，并利用雙方均能接受的方式進(jìn)行。若發(fā)現(xiàn)話不投機(jī)，需及時(shí)調(diào)整話題。

　　第四，禮讓對(duì)方。在與他人進(jìn)行交談時(shí)，不要以自我為中心，而忽略了對(duì)對(duì)方的尊重。正常情況下，在談話中不要隨便否定對(duì)方或是質(zhì)疑對(duì)方，不要?jiǎng)虞m插嘴、抬杠，不要一人獨(dú)霸“講壇”，或者一言不發(fā)、有意冷場(chǎng)。

　　第五，委婉表達(dá)。在陳述自己的見(jiàn)解時(shí)，應(yīng)該力求和緩、中聽(tīng)，不僅要善解人意，而且要留有余地。即使是提出建議或忠告，也可以采用設(shè)問(wèn)句，最好不用有命令之嫌的祈使句。在任何時(shí)候，都不要強(qiáng)人所難。

　　交談的語(yǔ)言

　　語(yǔ)言運(yùn)用是否準(zhǔn)確恰當(dāng)，直接影響著交談能否順利進(jìn)行。所以，在交談中尤其要注意語(yǔ)言的使用問(wèn)題。

　　一要通俗易懂

　　第一，說(shuō)普通話。在日常工作中，秘書(shū)應(yīng)該自覺(jué)使用普通話，不要使用別人聽(tīng)不懂的方言或土語(yǔ)。

　　第二，說(shuō)明白話。秘書(shū)所使用的語(yǔ)言最好是讓人一聽(tīng)便懂的明白話，切不可滿口“之乎者也”，濫用書(shū)面語(yǔ)言、專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)或名詞典故。在交談時(shí)，要以務(wù)實(shí)為本，應(yīng)當(dāng)通俗活潑、生動(dòng)形象、淺顯易懂，猶如家常話一般。

　　第三，說(shuō)通俗話。在與普通群眾交談時(shí)，為了避免自己談話時(shí)語(yǔ)言枯燥乏味，應(yīng)充分考慮到對(duì)方的職業(yè)、受教育程度等因素，努力使自己的語(yǔ)言生動(dòng)、形象、具體、鮮明，所說(shuō)的話應(yīng)力求平易通俗，以利于溝通交流。如果“官話”連篇，不僅有礙信息的傳達(dá)，而且容易脫離群眾。

　　二要掌握口語(yǔ)

　　第一，機(jī)動(dòng)靈活。在交談過(guò)程中隨時(shí)對(duì)自己所運(yùn)用的口語(yǔ)具體內(nèi)容與形式進(jìn)行適度的調(diào)整。從表面上來(lái)看，口語(yǔ)大都顯得語(yǔ)句簡(jiǎn)短，結(jié)構(gòu)松散，多有省略之處。有時(shí)，它甚至?xí)�出現(xiàn)話題轉(zhuǎn)變、內(nèi)容脫節(jié)、詞序顛倒等現(xiàn)象。然而由于口頭交際具有一定的雙向性、互動(dòng)性，這些問(wèn)題往往瑕不掩瑜，反而更能顯示口語(yǔ)生動(dòng)活潑的特性。

　　第二，簡(jiǎn)明扼要。一方面要求發(fā)音標(biāo)準(zhǔn)，吐字清晰；另一方面則要求所說(shuō)之話含義明確，不可模棱兩可產(chǎn)生歧義，以免造成不必要的誤會(huì)。

　　三要文明禮貌

　　第一，要盡量使用尊稱(chēng)，并善于使用一些約定俗成的禮貌用語(yǔ)，如“您”“謝謝”“對(duì)不起”等。

　　第二，要多使用文明用語(yǔ)，在語(yǔ)言的選擇和使用之中，應(yīng)當(dāng)既表現(xiàn)出使用者良好的文化素質(zhì)、待人處事的實(shí)際態(tài)度，又能夠令人產(chǎn)生優(yōu)雅、溫和、脫俗之感。

　　第三，在交談時(shí)不可意氣用事，以尖酸刻薄的話對(duì)他人冷嘲熱諷，也不可夜郎自大，處處賣(mài)弄才識(shí)指正別人。

　　第四，交談中應(yīng)當(dāng)盡量避免某些不文雅的語(yǔ)句和說(shuō)法，對(duì)于不宜明言的一些事情，可以盡量用委婉的詞句來(lái)表達(dá)，多用一些約定俗成的隱語(yǔ)。例如想要上廁所時(shí)，可以說(shuō)：“對(duì)不起，我去一下洗手間。”或者說(shuō)：“不好意思，我去打個(gè)電話�！�

　　交談的內(nèi)容

　　交談內(nèi)容的選擇，應(yīng)遵守一定的原則。

　　一要切合語(yǔ)境

　　第一，交談內(nèi)容務(wù)必要與交談的時(shí)間、地點(diǎn)與場(chǎng)合相對(duì)應(yīng)，否則就有可能出錯(cuò)。

　　第二，交談內(nèi)容還應(yīng)符合自己的身份。應(yīng)使談話符合我國(guó)的法律法規(guī)，并與單位和領(lǐng)導(dǎo)保持一致。切勿與單位或領(lǐng)導(dǎo)唱反調(diào)，切勿泄露本單位的機(jī)密。

　　二要因人而異

　　在交談時(shí)要根據(jù)交談對(duì)象的不同而選擇不同的交談內(nèi)容。談話的本質(zhì)是一種交流與合作，因此秘書(shū)在選擇交談內(nèi)容時(shí)，就應(yīng)當(dāng)為談話對(duì)象著想，根據(jù)對(duì)方的性別、年齡、性格、民族、閱歷、職業(yè)、地位等而選擇適宜的話題。

　　三要回避禁忌

　　秘書(shū)在與別人交談時(shí)，應(yīng)當(dāng)把握好“度”。在態(tài)度上要注意克制，不要引起對(duì)方的不快，不可一言不發(fā)，不可沒(méi)完沒(méi)了。不可諷刺挖苦，不可驕傲自大。在內(nèi)容上要慎重斟酌，千萬(wàn)不要犯忌，不宜對(duì)自己的單位或領(lǐng)導(dǎo)橫加非議，必須時(shí)刻維護(hù)單位的聲譽(yù)，絕對(duì)不能對(duì)自己的領(lǐng)導(dǎo)、同事、同行說(shuō)三道四。不應(yīng)涉及對(duì)方單位內(nèi)部事務(wù)，不要涉及對(duì)方弱點(diǎn)與短處。同時(shí)，如果雙方不是十分熟識(shí)，也不要涉及對(duì)方的個(gè)人隱私，如年齡、收入等。

　　交談的方式

　　與他人交談，既要注意具體內(nèi)容，又要注意表達(dá)方式�？筛鶕�(jù)不同的情況，采取以下幾種不同的談話方式。

　　一是擴(kuò)展式。指交談雙方就某些共同關(guān)心的問(wèn)題進(jìn)行由此及彼、由表及里、由淺入深的討論。

　　二是評(píng)判式。指在交談過(guò)程中聽(tīng)取對(duì)方的觀點(diǎn)以后，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)刻，以適當(dāng)?shù)姆椒�，恰如其分地進(jìn)行插話，來(lái)發(fā)表自己就此問(wèn)題的主要看法。

　　三是傾瀉式。指在談話時(shí)對(duì)對(duì)方毫無(wú)保留，將自己的全部想法都全盤(pán)托出，也就是人們通常所說(shuō)的“打開(kāi)天窗說(shuō)亮話”。

　　四是靜聽(tīng)式。指與別人進(jìn)行談話時(shí)，自己主要是洗耳恭聽(tīng)。

　　五是啟發(fā)式。指交談中的一方主動(dòng)幫助不善表達(dá)的另一方，在話題的選擇或談話的走向上給對(duì)方予以引導(dǎo)、支持、鼓勵(lì)，以幫助對(duì)方在談話中得以采用恰當(dāng)?shù)姆椒▉?lái)闡述自己的見(jiàn)解和主張。

　　六是跳躍式。指在交談過(guò)程中，某一話題在無(wú)人呼應(yīng)時(shí)，為避免談話者感到尷尬，或者是談話出現(xiàn)冷場(chǎng)，因而跳出原先談?wù)摰姆秶�，轉(zhuǎn)而挑選出令大家都感興趣的話題。

　　電話禮儀

　　因此秘書(shū)必須具有我代表公司的意識(shí)，這樣，不但樹(shù)立了自己的良好的形象，同時(shí)也把自己公司的良好形象留給了對(duì)方。

　　秘書(shū)接電話禮儀

　　接聽(tīng)電話第一聲應(yīng)說(shuō)：您好，然后再報(bào)上本公司的名稱(chēng)、自己所在的部門(mén)或姓名。作為秘書(shū)，應(yīng)掌握接電話的規(guī)范：

　　隨時(shí)保持笑容

　　打電話是從語(yǔ)言和聲調(diào)開(kāi)始的。在接電話的過(guò)程中，你的眼睛、手勢(shì)以及各種形態(tài)的動(dòng)作，對(duì)方都看不到，因此這時(shí)打電話的語(yǔ)氣和聲調(diào)就顯得格外重要。人在微笑時(shí)說(shuō)話的聲音，會(huì)使人感到柔和、舒服。所以，在接聽(tīng)電話時(shí)，應(yīng)隨時(shí)保持笑容。

　　姿態(tài)正確，聲音清朗

　　在接聽(tīng)電話中，雖然通話雙方互相看不到對(duì)方，但你的心理狀態(tài)、當(dāng)時(shí)的心情和心境，都會(huì)非常微妙而又非常真實(shí)地反映到語(yǔ)調(diào)、語(yǔ)氣上來(lái)，所以，在接聽(tīng)電話時(shí)，不可以有一副慵懶的姿態(tài)或者懶散的樣子。這樣，會(huì)使對(duì)方明顯地感覺(jué)到你對(duì)他的不尊重。

　　不要讓電話鈴響的太久，電話鈴聲響兩下時(shí)，要迅速拿起電話，這時(shí)一種避免讓對(duì)方久等的禮貌做法。

　　如果在特殊情況下，鈴聲響幾聲后才接電話，應(yīng)向?qū)Ψ街虑�，這樣才會(huì)使對(duì)方對(duì)你產(chǎn)生良好印象，認(rèn)為你很有禮貌、很有修養(yǎng)，同時(shí)也會(huì)對(duì)你的單位產(chǎn)生良好的印象。

　　用左手我電話，右手執(zhí)筆

　　接聽(tīng)公務(wù)電話時(shí)，一定要用左手持話筒，右手執(zhí)筆，一邊交談，一邊記錄電話內(nèi)容。

　　正確記錄所要傳達(dá)的事

　　企業(yè)電話講究效率第一，電話的記錄傳達(dá)宜求簡(jiǎn)潔明了，最忌諱拖泥帶水，不得要領(lǐng)。在做電話記錄時(shí)，要記下何時(shí)、何人、何地、何事、如何處理等等。

　　理智地回答一般性的詢(xún)問(wèn)

　　對(duì)打錯(cuò)的電話表示諒解；對(duì)個(gè)人私事的來(lái)電簡(jiǎn)要回答；對(duì)電話騷擾不予理睬；對(duì)員工家庭急事予以緊急處理；對(duì)態(tài)度粗暴語(yǔ)言粗魯?shù)膩?lái)電，仍應(yīng)保持你的禮貌和職業(yè)性語(yǔ)言，不和他爭(zhēng)辯和頂撞。

　　記準(zhǔn)電話，以免打錯(cuò)

　　如果撥錯(cuò)號(hào)碼，應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ降狼福�不可隨手掛機(jī)，然后向?qū)Ψ秸f(shuō)：對(duì)不起。

　　選擇恰當(dāng)?shù)膿艽驎r(shí)間

　　如無(wú)緊急情況，一般白天應(yīng)在8點(diǎn)以后（假日在9點(diǎn)以后），夜間則在22點(diǎn)之前，以免打擾他人休息。有午睡的季節(jié)，不應(yīng)在中午打電話，一般通話時(shí)間以3~5分鐘為宜，伎倆提高通話效率，減少占用時(shí)間。

　　撥打電話前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備

　　通話以前，應(yīng)對(duì)談話內(nèi)容與目的做到胸有成竹，有的放矢，避免詞不達(dá)意，結(jié)結(jié)巴巴的通話。

　　發(fā)傳真時(shí)的禮節(jié)

　　如發(fā)傳真，而對(duì)方使用的又是電話/傳真兩用機(jī)，也就是兩種機(jī)器使用同一個(gè)電話號(hào)碼，你可先撥通對(duì)方號(hào)碼，通知對(duì)方：您好，請(qǐng)打開(kāi)傳真機(jī)，我有傳真件發(fā)給您，謝謝。待耳機(jī)中聽(tīng)見(jiàn)尖利獨(dú)特的傳真記號(hào)時(shí)，便可發(fā)送傳真件。

　　代撥電話的禮節(jié)

　　如果是為上司或同事代撥電話，接通電話后先確認(rèn)對(duì)方身份，然后客氣地請(qǐng)對(duì)方稍后，告訴對(duì)方誰(shuí)要和其通話，然后把電話轉(zhuǎn)給有關(guān)人員或用手捂住話筒請(qǐng)委托者來(lái)接電話。

　　在辦公室內(nèi)避免打私人電話

　　不可占用公司電話談個(gè)人私事，更不允許在工作時(shí)間通過(guò)電話與親朋好友聊天。

　　手機(jī)禮儀

　　手機(jī)作為日益普遍的通訊工具，其使用禮儀的不完善已經(jīng)成為禮儀的最大威脅之一，秘書(shū)在社交場(chǎng)所或工作場(chǎng)合放肆地使用手機(jī)，嚴(yán)重影響他人，也影響到其本身的形象。關(guān)于手機(jī)禮儀，秘書(shū)們應(yīng)該注意一下幾點(diǎn)。

　　公共場(chǎng)合不要旁若無(wú)人的使用手機(jī)。尤其是在電梯，樓梯，路口，人行道這樣的地方，在會(huì)議中或是與人洽談時(shí)，最好把手機(jī)關(guān)掉，特殊情況下可以調(diào)成靜音或震動(dòng)狀態(tài)。

　　在與人一起用餐的時(shí)候，也有必要把手機(jī)關(guān)掉或是調(diào)成震動(dòng)狀態(tài)，不要出現(xiàn)當(dāng)人們正吃到興頭上時(shí)被煩人的鈴聲打斷。

　　在所有公共場(chǎng)合，都要在手機(jī)沒(méi)有使用時(shí)，把它放在合乎禮儀的常規(guī)位置，放手機(jī)最正規(guī)的位置是隨身攜帶的公文包里，無(wú)論如何都不要拿在手里，安全其間不要放在桌子上，公共場(chǎng)合使用手機(jī)，應(yīng)盡量壓低自己的音量，而絕不能大聲說(shuō)話。

　　手機(jī)短信因其快捷又類(lèi)似書(shū)面信函的優(yōu)勢(shì)，被大眾尤其是年輕人廣泛地使用，因此我們很有必要關(guān)注一下手機(jī)短信的使用禮儀，在公共場(chǎng)合和社交承和不時(shí)響起的手機(jī)短信聲音，和這些場(chǎng)合響起的手機(jī)鈴聲一樣失禮。

　　秘書(shū)們應(yīng)杜絕一邊和別人交談，一邊低頭查看短信的舉止，這是對(duì)對(duì)方的極大不尊重。同時(shí)在短信的內(nèi)容選擇和編輯上，應(yīng)該和同行文明一樣重視。

　　秘書(shū)的電話禮儀，從秘書(shū)接聽(tīng)電話，撥打電話，使用手機(jī)通話等禮儀方面進(jìn)行詳細(xì)的介紹。希望在公共場(chǎng)合或是上班場(chǎng)合或是社交場(chǎng)合，都不會(huì)因?yàn)殡娫挼亩Y儀問(wèn)題而有損公司的形象。

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