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秘書(shū)必須具備的能力
一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)，要能根據(jù)工作中出現(xiàn)的具體情況，靈活地運(yùn)用自己所掌握的知識(shí)和技能，做出及時(shí)有效的判斷，并與各方面進(jìn)行溝通，圓滿完成上司交代的工作，因此，她還必須具備高度的理解能力、敏銳的洞察能力、廣泛的信息收集能力、優(yōu)秀的寫(xiě)作能力和出色的交流溝通能力。
一、判斷能力與執(zhí)行能力
秘書(shū)于雪已與稅務(wù)局王局長(zhǎng)約好，今天下午2點(diǎn)陪自已的上司錢(qián)總登門(mén)拜訪他，商談明年本公司環(huán)保節(jié)能產(chǎn)品免稅的事。正準(zhǔn)備動(dòng)身，前臺(tái)來(lái)電話，說(shuō)東北地區(qū)的總代理鄭總來(lái)訪，現(xiàn)在正在會(huì)客室�，F(xiàn)在已經(jīng)1點(diǎn)半了。如果按原計(jì)劃去拜訪王局長(zhǎng)，那就不能接待鄭總;如果在家接待鄭總，那就得推遲或取消對(duì)王局長(zhǎng)的拜訪;不僅不好選擇是見(jiàn)王局長(zhǎng)或是鄭總，而且也不好向任何一方解釋。現(xiàn)在辦公室主任一時(shí)也聯(lián)系不上，沒(méi)法向他請(qǐng)示。于雪應(yīng)該怎么辦?
1、能分析問(wèn)題
盡管事情很急，但于雪仍然需要冷靜。首先應(yīng)該分析可以采取哪些補(bǔ)救措施：給王局長(zhǎng)或鄭總?cè)ル娫�，推遲或者取消拜訪;盡快與辦公室主任聯(lián)系上，聽(tīng)取他的指示;如果不能按原計(jì)劃拜訪王局長(zhǎng)，那么，在告訴王局長(zhǎng)不能踐約時(shí)，一定要誠(chéng)實(shí)，說(shuō)明真正原因，盡量注意說(shuō)話時(shí)的語(yǔ)氣;在處理好這些問(wèn)題之后，就要充分估計(jì)取消或推遲拜訪造成的各種后果;如果有消極后果，就要采取新的措施以把這種后果減輕到最小程度;另外，由于上司活動(dòng)日程的變更，要及時(shí)與有關(guān)方面(比如司機(jī))聯(lián)系，以保持各部門(mén)工作的協(xié)調(diào)。
當(dāng)然，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)采取的補(bǔ)救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書(shū)一氣呵成，在兩三分鐘內(nèi)完成，因?yàn)榭偣彩Ｏ碌臅r(shí)間不到半小時(shí)了。比如說(shuō)這次不能踐約去拜訪王局長(zhǎng)，并不意味今后也不去了;把原因說(shuō)明，王局長(zhǎng)不一定就會(huì)計(jì)較;而對(duì)鄭總來(lái)說(shuō)，由于與錢(qián)總有很深的私交，這次沒(méi)有接待好，在知道了事情原委之后，也許會(huì)一笑了之。于雪在分析這些問(wèn)題時(shí)，實(shí)際上就已經(jīng)把公司的利益擺在了首位。
當(dāng)問(wèn)題出現(xiàn)在你面前之后，你要能分析出問(wèn)題的本質(zhì)，它到底是一個(gè)什么性質(zhì)的問(wèn)題。要能做到這一點(diǎn)，就要求秘書(shū)經(jīng)常保持一種“問(wèn)題意識(shí)”;只有這樣，你就不管遇到什么問(wèn)題都會(huì)不慌不忙，從容面對(duì)。
2、具備解決問(wèn)題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)
把問(wèn)題分析清楚了，還要有具備解決問(wèn)題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。在這種情況下，于雪還應(yīng)想好孰先孰后，是先給王局長(zhǎng)打電話還是先去見(jiàn)鄭總?是先聽(tīng)取辦公室主任的指示還是先接原計(jì)劃辦，再向辦公室主任匯報(bào)……哪些措施應(yīng)該優(yōu)先，判斷的唯一標(biāo)準(zhǔn)是怎么對(duì)上司有利就怎么做。反過(guò)來(lái)說(shuō)，就是那些沒(méi)有什么實(shí)際意義的東西暫時(shí)就不要想那么多。
遇到問(wèn)題了，就要想出解決問(wèn)題的辦法，因此，秘書(shū)必須具備豐富的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。只有這樣，不管遇到什么問(wèn)題，你都能找到靈活的解決辦法。
3、能迅速采取行動(dòng)
想好了辦法就立即付諸實(shí)施。在這種時(shí)候，秘書(shū)一定要鎮(zhèn)靜，如果你心里一著急，話就不一定說(shuō)得明白;對(duì)方在電話里半天還沒(méi)聽(tīng)清你說(shuō)的是怎么回事，那么，他可能也會(huì)跟著你著急。這樣，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且會(huì)把關(guān)系弄僵，亂上加錯(cuò)。
無(wú)論你把問(wèn)題看得怎樣透徹，也無(wú)論你想出了什么高明的解決辦法，如果你不迅速采取行動(dòng)把問(wèn)題解決，那問(wèn)題仍然還是問(wèn)題。對(duì)于上司來(lái)說(shuō)他看重的是結(jié)果，所以，秘書(shū)的實(shí)際行動(dòng)是最重要的。
二、理解能力與洞察能力
小鋼是一家生產(chǎn)速凍蔬菜的民營(yíng)企業(yè)的總裁秘書(shū)�？斓侥甑琢耍习逡环闯B(tài)，既不是與財(cái)務(wù)經(jīng)理討論今年的決算，也沒(méi)與銷(xiāo)售部經(jīng)理多討論明年的市場(chǎng)銷(xiāo)毀問(wèn)題，與他們通電話也就三五分鐘的事;相反，他經(jīng)常帶著研發(fā)部的經(jīng)理與當(dāng)?shù)芈糜尉值娜撕染屏奶欤坪跻惶斓酵聿粍?wù)正業(yè)。這到底是為什么?小鋼通過(guò)琢磨，終于理解老總已經(jīng)看到了生產(chǎn)速凍蔬菜難以形成新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)，因?yàn)槌隹跉W盟和日本的速凍蔬菜的技術(shù)壁壘越來(lái)越高，所以，決定利用本公司的傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)以觀光和休閑為特色的生態(tài)農(nóng)業(yè)……在了解了老板的意圖之后，于是他抓緊時(shí)間，搜集進(jìn)入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)的各種信息，特別是目前一些企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)及存在的問(wèn)題，趕在年初董事會(huì)召開(kāi)之前，把材料交給了老總。老總一看，大加贊賞，當(dāng)即指示負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目的籌備工作。
作為秘書(shū)需要有這樣準(zhǔn)確的判斷能力，對(duì)自己上司的工作及整個(gè)公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問(wèn)題，那么，你不僅能理解上司對(duì)你各項(xiàng)工作的要求，而且能主動(dòng)提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。當(dāng)然，作為秘書(shū)不能擅作主張甚至超越自己的權(quán)限。但是，作為秘書(shū)，應(yīng)該對(duì)自己下一步的工作有個(gè)基本的把握，對(duì)自己應(yīng)該做的和能夠做的工作有個(gè)準(zhǔn)確的判斷。為了節(jié)省上司的時(shí)間，作為秘書(shū)應(yīng)預(yù)先知道上司會(huì)把什么工作交辦給自己，從而提前做好準(zhǔn)備。
三、信息收集能力和寫(xiě)作能力
在上面這個(gè)例子中，作為秘書(shū)應(yīng)該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力，但是，光有這個(gè)還不行，你還要有廣泛的信息收集能力和優(yōu)秀的寫(xiě)作能力。
對(duì)于上司來(lái)說(shuō)，秘書(shū)的一項(xiàng)主要工作就是為自己調(diào)查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時(shí)地向自己報(bào)告。因此，對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，你首先要知道“什么是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現(xiàn)在需要的信息。由于情況在不斷變化，你收集到的信息也處在變化之中，所以，為了能給上司提供準(zhǔn)確無(wú)誤的信息，秘書(shū)應(yīng)對(duì)自己所收集的信息有相當(dāng)?shù)牧私狻?/p>
你知道了上司準(zhǔn)備進(jìn)入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)，他需要大量這方面的信息，你在為他收集信息時(shí)，當(dāng)然能從網(wǎng)上和報(bào)紙雜志上找到許多，但有些信息如開(kāi)發(fā)成本，投資回報(bào)率這些信息在網(wǎng)上找不著，只有通過(guò)朋友或熟人幫忙才能找到，所以，作為秘書(shū)必須有廣泛信息收集的能力。
秘書(shū)收集到信息后要把它們寫(xiě)成專(zhuān)題報(bào)告，另外還經(jīng)常要起草一些公司內(nèi)外的商業(yè)文書(shū)，比要代替上司起草講話稿等，所以，寫(xiě)作能力對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)是不可欠缺的。比如上面那個(gè)例子，公司準(zhǔn)備進(jìn)入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)，投資要幾千萬(wàn)甚至上億，對(duì)于這么一個(gè)重大的項(xiàng)目，秘書(shū)小鋼不可能只向上司作口頭匯報(bào)。他必須用規(guī)范的商業(yè)文書(shū)格式把它寫(xiě)出來(lái)呈交給上司，因?yàn)樗粌H只讓上司看，還有可能讓公司所有董事看，甚至還要讓當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)看，所以，這份報(bào)告必須規(guī)范。
四、交流溝通能力
當(dāng)今社會(huì)己進(jìn)入信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)己滲入到秘書(shū)工作的各個(gè)層面;不僅企業(yè)生產(chǎn)的自動(dòng)化程度越來(lái)越高，而且企業(yè)管理的自動(dòng)化程度也越來(lái)越高。企業(yè)管理的自動(dòng)化不僅沒(méi)有削弱人際關(guān)系在企業(yè)管理中的作用，相反，它要求人們更加重視人際關(guān)系，因此，處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐中的秘書(shū)，在協(xié)助上司與各方面進(jìn)行交流溝通的作用更加重要。一般來(lái)說(shuō)，上司在公司內(nèi)外都有廣泛的人際關(guān)系，作為秘書(shū)必須了解上司的這些人脈關(guān)系，并在這個(gè)基礎(chǔ)上協(xié)助上司與方方面面進(jìn)行交流溝通。
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