秘書工作機構(gòu)的職能

　　秘書是一種職務(wù)名稱，正在成為一種社會職業(yè)，指處于領(lǐng)導(dǎo)近身，直接為領(lǐng)導(dǎo)從事事務(wù)性、信息性的輔助服務(wù)的工作助手。那么秘書工作機構(gòu)的職能有哪些呢?

　　1、助手職能

　　這表現(xiàn)在幫助和代替領(lǐng)導(dǎo)部門處理日常文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的精力與時間;

　　幫助領(lǐng)導(dǎo)管理和維持下屬部門和人員各項日常工作的正常運轉(zhuǎn);

　　承領(lǐng)導(dǎo)之命檢查和督促下屬部門和人員的工作情況;

　　經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)調(diào)查和處理突發(fā)事件或完成特殊使命;

　　還表現(xiàn)在會議、文件、廉政等方面為領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。

　　2、參謀職能

　　這表現(xiàn)在調(diào)查與提供領(lǐng)導(dǎo)決策所需要的信息資料，支持領(lǐng)導(dǎo)決策;

　　參與研究情況，提出分析或預(yù)測意見;

　　應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)要求參與討論或制定工作計劃或?qū)嵤┓桨?

　　對下屬組織和部門各種文件中的問題或差錯提出解決建議或修改意見;

　　對領(lǐng)導(dǎo)未能顧及的突發(fā)事件或工作缺陷提出應(yīng)變計劃和彌補措施;

　　收集并研究反饋信息，為領(lǐng)導(dǎo)再決策提供依據(jù)。

　　3、樞紐職能

　　秘書部門具有溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐職能。這主要表現(xiàn)在：

　　向下級傳達領(lǐng)導(dǎo)部門各種書面指示、計劃、批示、通知以及口頭指令;

　　向下級轉(zhuǎn)發(fā)上級領(lǐng)導(dǎo)和政府機關(guān)及有關(guān)部門的政策、法規(guī)、指令性文件;

　　向下級轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)地區(qū)、單位、部門的有參考價值的文件;

　　向領(lǐng)導(dǎo)部門呈報下級的書面請示和報告;

　　向領(lǐng)導(dǎo)部門和上級機關(guān)匯報下級的情況、要求、建議或批評意見;

　　負責(zé)與有關(guān)地區(qū)(包括國外)、單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，包括文件、信函、電報、電傳、電話以及人員往來;

　　負責(zé)與政府部門、新聞媒介單位、顧客與社區(qū)群眾的溝通聯(lián)絡(luò);

　　負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)人與領(lǐng)導(dǎo)人之間、領(lǐng)導(dǎo)人與職能部門之間、領(lǐng)導(dǎo)人與員工之間的溝通聯(lián)絡(luò)。

　　4、協(xié)調(diào)職能

　　秘書部門還負有在上下左右之間溝通、協(xié)商，以消除隔閡、調(diào)整關(guān)系、調(diào)解矛盾，達到平衡、和諧、合作、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)職能。這主要表現(xiàn)在：

　　協(xié)調(diào)中央與地方之間、地方與地方之間、部門與部門之間、或時間前后之間的政策矛盾;

　　協(xié)調(diào)地區(qū)與地區(qū)之間、單位與單位之間的利害沖突;

　　協(xié)調(diào)本單位與政府部門、新聞媒介、社區(qū)公眾之間的矛盾沖突;

　　協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人與領(lǐng)導(dǎo)人之間、領(lǐng)導(dǎo)人與員工之間、員工與員工之間的人際關(guān)系。

　　5、保密職能

　　秘書部門在機關(guān)和企業(yè)中處于中樞地位，負責(zé)保管各種機密文件、資料，負責(zé)組織機密會議、安排重要會晤，又是各種信息的集散地，自然負有保密職能。主要有：

　　妥善保管各種機密文件、資料，不得丟失、殘缺、破損或被偷閱、翻拍、盜用;

　　保守會議精神、會晤的內(nèi)容中所涉及的機密;

　　保守企業(yè)資金、經(jīng)營、生產(chǎn)工藝、帳目、配方、專利、知識產(chǎn)權(quán)、客戶渠道等商業(yè)機密;

　　保守領(lǐng)導(dǎo)人的住址、行蹤、活動內(nèi)容及個人隱私等秘密;

　　保守員工的檔案、升遷、調(diào)動等的人事機密;

　　保守涉及組織利益的其他秘密;

　　監(jiān)督機要部門、機要人員保守各種有形和無形的機密。

　　6、公關(guān)職能

　　在不設(shè)公關(guān)部門并無專職公關(guān)人員的組織中，秘書部門還承擔(dān)著處理公共關(guān)系的職能。秘書部門應(yīng)本著的：“廣結(jié)良緣，內(nèi)求團結(jié)，外求發(fā)展”的原則處理好各種公共關(guān)系。主要有：

　　負責(zé)政府機關(guān)內(nèi)外工作聯(lián)系、友好訪問的聯(lián)絡(luò)與接待事宜;

　　負責(zé)企業(yè)與政府部門之間的工作聯(lián)系和關(guān)系處理;

　　做好政府機關(guān)的人民群眾的來信來訪工作;

　　處理好組織與新聞媒介的關(guān)系;

　　處理好組織與社區(qū)公眾的關(guān)系;

　　溝通、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)企業(yè)與股東之間的關(guān)系;

　　主動收集、接受并處理內(nèi)部員工對組織的反映、意見和建議等;

　　處理好顧客和客戶對企業(yè)的投訴、批評等;

　　根據(jù)組織規(guī)定或主管授意，做好對員工的祝賀、探訪、慰問等工作。

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