秘書工作機(jī)構(gòu)的職能

時(shí)間：2022-05-13 02:28:13 商務(wù)秘書我要投稿

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秘書工作機(jī)構(gòu)的職能

　　秘書是一種職務(wù)名稱，正在成為一種社會(huì)職業(yè)，指處于領(lǐng)導(dǎo)近身，直接為領(lǐng)導(dǎo)從事事務(wù)性、信息性的輔助服務(wù)的工作助手。那么秘書工作機(jī)構(gòu)的職能有哪些呢?

秘書工作機(jī)構(gòu)的職能

　　1、助手職能

　　這表現(xiàn)在幫助和代替領(lǐng)導(dǎo)部門處理日常文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的精力與時(shí)間;

　　幫助領(lǐng)導(dǎo)管理和維持下屬部門和人員各項(xiàng)日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn);

　　承領(lǐng)導(dǎo)之命檢查和督促下屬部門和人員的工作情況;

　　經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)調(diào)查和處理突發(fā)事件或完成特殊使命;

　　還表現(xiàn)在會(huì)議、文件、廉政等方面為領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。

　　2、參謀職能

　　這表現(xiàn)在調(diào)查與提供領(lǐng)導(dǎo)決策所需要的信息資料，支持領(lǐng)導(dǎo)決策;

　　參與研究情況，提出分析或預(yù)測(cè)意見;

　　應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)要求參與討論或制定工作計(jì)劃或?qū)嵤┓桨?

　　對(duì)下屬組織和部門各種文件中的問(wèn)題或差錯(cuò)提出解決建議或修改意見;

　　對(duì)領(lǐng)導(dǎo)未能顧及的突發(fā)事件或工作缺陷提出應(yīng)變計(jì)劃和彌補(bǔ)措施;

　　收集并研究反饋信息，為領(lǐng)導(dǎo)再?zèng)Q策提供依據(jù)。

　　3、樞紐職能

　　秘書部門具有溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐職能。這主要表現(xiàn)在：

　　向下級(jí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)部門各種書面指示、計(jì)劃、批示、通知以及口頭指令;

　　向下級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府機(jī)關(guān)及有關(guān)部門的政策、法規(guī)、指令性文件;

　　向下級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)地區(qū)、單位、部門的有參考價(jià)值的文件;

　　向領(lǐng)導(dǎo)部門呈報(bào)下級(jí)的書面請(qǐng)示和報(bào)告;

　　向領(lǐng)導(dǎo)部門和上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)下級(jí)的情況、要求、建議或批評(píng)意見;

　　負(fù)責(zé)與有關(guān)地區(qū)(包括國(guó)外)、單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，包括文件、信函、電報(bào)、電傳、電話以及人員往來(lái);

　　負(fù)責(zé)與政府部門、新聞媒介單位、顧客與社區(qū)群眾的溝通聯(lián)絡(luò);

　　負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)人與領(lǐng)導(dǎo)人之間、領(lǐng)導(dǎo)人與職能部門之間、領(lǐng)導(dǎo)人與員工之間的溝通聯(lián)絡(luò)。

　　4、協(xié)調(diào)職能

　　秘書部門還負(fù)有在上下左右之間溝通、協(xié)商，以消除隔閡、調(diào)整關(guān)系、調(diào)解矛盾，達(dá)到平衡、和諧、合作、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)職能。這主要表現(xiàn)在：

　　協(xié)調(diào)中央與地方之間、地方與地方之間、部門與部門之間、或時(shí)間前后之間的政策矛盾;

　　協(xié)調(diào)地區(qū)與地區(qū)之間、單位與單位之間的利害沖突;

　　協(xié)調(diào)本單位與政府部門、新聞媒介、社區(qū)公眾之間的矛盾沖突;

　　協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人與領(lǐng)導(dǎo)人之間、領(lǐng)導(dǎo)人與員工之間、員工與員工之間的人際關(guān)系。

　　5、保密職能

　　秘書部門在機(jī)關(guān)和企業(yè)中處于中樞地位，負(fù)責(zé)保管各種機(jī)密文件、資料，負(fù)責(zé)組織機(jī)密會(huì)議、安排重要會(huì)晤，又是各種信息的集散地，自然負(fù)有保密職能。主要有：

　　妥善保管各種機(jī)密文件、資料，不得丟失、殘缺、破損或被偷閱、翻拍、盜用;

　　保守會(huì)議精神、會(huì)晤的內(nèi)容中所涉及的機(jī)密;

　　保守企業(yè)資金、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)工藝、帳目、配方、專利、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、客戶渠道等商業(yè)機(jī)密;

　　保守領(lǐng)導(dǎo)人的住址、行蹤、活動(dòng)內(nèi)容及個(gè)人隱私等秘密;

　　保守員工的檔案、升遷、調(diào)動(dòng)等的人事機(jī)密;

　　保守涉及組織利益的其他秘密;

　　監(jiān)督機(jī)要部門、機(jī)要人員保守各種有形和無(wú)形的機(jī)密。

　　6、公關(guān)職能

　　在不設(shè)公關(guān)部門并無(wú)專職公關(guān)人員的組織中，秘書部門還承擔(dān)著處理公共關(guān)系的職能。秘書部門應(yīng)本著的：“廣結(jié)良緣，內(nèi)求團(tuán)結(jié)，外求發(fā)展”的原則處理好各種公共關(guān)系。主要有：

　　負(fù)責(zé)政府機(jī)關(guān)內(nèi)外工作聯(lián)系、友好訪問(wèn)的聯(lián)絡(luò)與接待事宜;

　　負(fù)責(zé)企業(yè)與政府部門之間的工作聯(lián)系和關(guān)系處理;

　　做好政府機(jī)關(guān)的人民群眾的來(lái)信來(lái)訪工作;

　　處理好組織與新聞媒介的關(guān)系;

　　處理好組織與社區(qū)公眾的關(guān)系;

　　溝通、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)企業(yè)與股東之間的關(guān)系;

　　主動(dòng)收集、接受并處理內(nèi)部員工對(duì)組織的反映、意見和建議等;

　　處理好顧客和客戶對(duì)企業(yè)的投訴、批評(píng)等;

　　根據(jù)組織規(guī)定或主管授意，做好對(duì)員工的祝賀、探訪、慰問(wèn)等工作。

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