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商務(wù)秘書禮儀常識(shí)

時(shí)間:2024-10-09 06:26:44 景輝 商務(wù)秘書 我要投稿

商務(wù)秘書禮儀常識(shí)大全

  現(xiàn)代社會(huì),人際交往非常重要。良好的禮儀修養(yǎng)表現(xiàn)的是自尊、對(duì)他人的尊敬以及對(duì)交往雙方平等地位的強(qiáng)調(diào)。下面yjbys小編為大家準(zhǔn)備了一些關(guān)于商務(wù)秘書的禮儀常識(shí),歡迎閱讀。

商務(wù)秘書禮儀常識(shí)大全

  交談禮儀

  交談態(tài)度:1.自信從容 2.互相尊重 3.率真坦誠(chéng)

  如何說:1.細(xì)語柔聲 2.少說多聽 3.交往以對(duì)方為中心

  談話禮儀的四大禁忌:1.打斷對(duì)方 2.補(bǔ)充對(duì)方 3.糾正對(duì)方 4.質(zhì)疑對(duì)方

  對(duì)外交流禮儀的基本規(guī)范:

  規(guī)范的稱呼:1.使用行政職務(wù)的稱呼 2.使用技術(shù)職稱稱呼 3.使用行業(yè)職務(wù)稱呼 4.泛尊稱

  稱呼禁忌:1.不用無稱呼 2.替代性稱呼不能用 3.不用非正式的稱呼 4.不用非正式的簡(jiǎn)稱

  話題選擇的原則:1.選擇對(duì)方感興趣的話題 2.有自己對(duì)人對(duì)事的態(tài)度和觀點(diǎn)

  3.避免涉及對(duì)方忌諱的話題

  適宜選擇的話題:1.既定的話題 2.擅長(zhǎng)的話題 3.時(shí)尚的話題 4.高雅的話題 5.輕松的話題

  忌諱的話題:1.忌以非議國(guó)家、黨、政府以及企事業(yè)單位為話題

  2.忌以國(guó)家、組織、行業(yè)的秘密作為話題 3.忌以背后議論領(lǐng)導(dǎo)、同行和同事為話題

  4.忌以捉弄取笑對(duì)方為話題 5.忌以非議旁人為話題

  6.忌以格調(diào)低下的內(nèi)容為話題 7.忌談?wù)搨(gè)人隱私問題

  交談方式:1.“傾瀉式”交談 2.“啟發(fā)式”交談 3.“跳躍式”交談 4.“擴(kuò)展式”交談

  5.“批判式”交談 6.“靜聽式”交談

  名片

  名片類別:1.商業(yè)名片 2.公用名片 3.個(gè)人名片

  名片的功能:1.廣告作業(yè) 2.禮尚往來作用 3.通報(bào)、打招呼作用

  名片的遞送:1.預(yù)先準(zhǔn)備好名片

  2.把握好遞送名片的時(shí)機(jī):一般選擇初時(shí)之際或分別之時(shí),不宜過早或過遲

  3.有序遞送名片 4.遞送名片應(yīng)鄭重其事

  名片的接納:1.態(tài)度謙虛有禮 2.認(rèn)真閱讀名片 3.精心存放 4.要有來有往

  索要名片:1.互換法 2.暗示法 3.謙恭法

  介紹

  自我介紹的具體形式:1.應(yīng)酬式自我介紹 2.工作式自我介紹 3.交流式自我介紹

  4.禮儀式自我介紹 5.問答式自我介紹

  介紹的方式和技巧:1.巧解姓名,以名言志 2.借貌自嘲,似貶實(shí)褒

  3.借座右銘,抒情勵(lì)志 4.剪影組合,展現(xiàn)自己

  5. 比名流,更顯幽默 6.巧借特產(chǎn),以物喻人

  介紹的順序:將年輕者介紹給年長(zhǎng)者,男士介紹給女士,將客人介紹給主人,將非官方人士介紹給官方人士,將地位低者介紹給地位高者,將單位(公司)的同事介紹給

  來訪者(客戶)等。

  拜會(huì)

  拜會(huì)的作用:1.增進(jìn)了解,交流感情 2.擴(kuò)寬視野,提高效率

  拜會(huì)的類型:以拜會(huì)方式不同分:1.主動(dòng)拜會(huì) 2.應(yīng)邀拜會(huì)

  以拜會(huì)目的不同分:1.事務(wù)性拜會(huì) 2.業(yè)務(wù)性拜會(huì) 3.情感性拜會(huì) 4.禮節(jié)性拜會(huì)

  以拜會(huì)性質(zhì)不同分:1.公務(wù)性拜會(huì) 2.友情性拜會(huì)

  拜會(huì)前的準(zhǔn)備:1.明確拜會(huì)的目的 2.提前預(yù)約 3.認(rèn)真做好拜會(huì)的具體準(zhǔn)備

  拜會(huì)時(shí)的禮儀規(guī)范:1.準(zhǔn)時(shí)赴約 2.客氣登門 3.禮貌進(jìn)門 4.適度交談 5.致謝告辭

  見面禮節(jié):1.給對(duì)方一個(gè)良好的印象

  2.行握手禮:男女之間,男方要等女方先伸手才能握手,如女方不伸手,即無握手之意,男方就用點(diǎn)頭或鞠躬致意;賓主之間,主任應(yīng)向客人先伸手,以示歡迎,客人走時(shí),客人應(yīng)先伸手;上下級(jí)之間,下級(jí)要等上級(jí)先伸手,以示尊重;長(zhǎng)幼之間,年幼的要等年長(zhǎng)的先伸手,以示敬重。

  3.親切問候:順序:下級(jí)先問候上級(jí),主人先問候客人,男士先問候女士稱呼(稱謂)要恰當(dāng)

  4.禮貌呈上名牌

  饋贈(zèng)禮品

  饋贈(zèng)禮品的原則:

  1.紀(jì)念性原則

  2.輕重原則

  3.效用性原則

  4.投好避忌原則

  5.時(shí)機(jī)原則

  選擇禮品要注意把握的幾個(gè)方面:

  1.考慮交往活動(dòng)的目的:公務(wù)性送禮。不要選擇以下幾類物品贈(zèng)與公務(wù)交往對(duì)象:一是現(xiàn)

  金、信用卡、有價(jià)證劵;二是昂貴的奢侈品;三是不利于健康的

  物品、如煙、酒等;四是容易使異性產(chǎn)生誤解的物品;五是觸犯

  受贈(zèng)者個(gè)人忌諱的物品。

  個(gè)人間的送禮

  2.考慮與受禮者的關(guān)系

  3.考慮受禮者的個(gè)人愛好

  4.考慮一定的民俗禁忌

  5.要心存“敬重”之情

  饋贈(zèng)時(shí)機(jī)的選擇:

  1.節(jié)日喜慶

  2.探視病人

  3.離任遠(yuǎn)行

  4.酬謝他人

  5.拜訪、做客

  6.外出歸來

  7.回贈(zèng)還禮

  受禮禮節(jié):

  1.受禮要大方

  2.忌當(dāng)面、當(dāng)眾打開禮品

  3.不要拒受禮

  拓展閱讀

  商務(wù)秘書接待禮儀知識(shí)

 。ㄒ唬⿲W(xué)習(xí)目標(biāo)

  要求做好熱忱待客。秘書人員要熱情周到地接待來訪者。

 。ǘ┳龊脽岢来

  在帶領(lǐng)來訪者時(shí),要配合對(duì)方的步幅,在客人左側(cè)前一米處引導(dǎo)?蛇呑哌呄騺碓L者介紹環(huán)境。要轉(zhuǎn)彎或上樓梯時(shí),先要有所動(dòng)作,讓對(duì)方明白所往何處。側(cè)身轉(zhuǎn)向來訪者不僅僅是禮貌的,同時(shí)還可觀察留心來訪者的意愿,及時(shí)為來訪者提供滿意的服務(wù)。到達(dá)會(huì)客室前要指明"這是會(huì)客室",如果門是向外開的,用手按住門,讓客人先進(jìn)入,如果門往內(nèi)開,自己先進(jìn)入,按住門后再請(qǐng)客人進(jìn)入。一般右手開門,再轉(zhuǎn)到左手扶住門,面對(duì)客人,請(qǐng)客人進(jìn)入后再關(guān)上門,通常叫做外開門客先入,內(nèi)開門己先入。

  有時(shí)會(huì)客室的布置,經(jīng)常會(huì)有使來客不知該坐何處才好的感覺,因此引導(dǎo)坐位的行動(dòng)是有必要的。

  客人來到后,秘書人員要負(fù)責(zé)端茶倒水,當(dāng)然最好先征求客人的意見,問清愿意喝哪種飲料再送上。優(yōu)秀的秘書人員對(duì)重要客人喜歡的飲料要記住,以便再次來訪時(shí)主動(dòng)送上。

  熱忱待客,看似簡(jiǎn)單,實(shí)則不然,秘書人員熱情周到待客所表現(xiàn)出來的形象,就是整個(gè)單位形象的縮影。

  (三)相應(yīng)知識(shí)

  1、交際心理基本原則

  這里所說的交際心理基本原則,實(shí)際上就是禮儀的基本原則。做接待工作就是要從心理上真誠(chéng)地尊重別人、關(guān)心別人、理解別人、體貼別人、善待別人。在此基礎(chǔ)上還要注意以下幾項(xiàng)原則

  (1)自尊與尊人的原則

  自尊是指一個(gè)人對(duì)自身的一種態(tài)度,它是自我意識(shí)的一種表現(xiàn)形式。一個(gè)人能夠自己尊重自己,接納自己,保持自己的人格和尊嚴(yán),就叫做自尊。

  尊人指的是對(duì)待他人的一種態(tài)度,這種態(tài)度要求承認(rèn)和重視每個(gè)人的人格、感情、愛好、職業(yè)、習(xí)慣、社會(huì)價(jià)值以及所應(yīng)享有的權(quán)力和利益。尊人,從社會(huì)角度來說,它是一個(gè)重要的道德規(guī)范;對(duì)個(gè)人來說,則是一種良好的道德品質(zhì)。

  尊人的精神滲透在接待工作的方方面面。比如,當(dāng)我們使用"請(qǐng)、您、謝謝、對(duì)不起、……"這些用語時(shí),是尊人的表現(xiàn);來了客人起立招呼,上茶時(shí)雙手捧上,也是尊人的表現(xiàn)。

  (2)內(nèi)在美與外在美的原則

  外在美主要是指一個(gè)人外部形態(tài)的美,是其在身材、相貌、服飾、談吐、舉止等方面表現(xiàn)出來的美。內(nèi)在美主要是指一個(gè)人內(nèi)心世界的美,是其在文化素養(yǎng)、道德品質(zhì)和思想境界等方面所具有的美。

  交際禮儀就是表現(xiàn)人的美德的一種具體形式,使美好的心靈與美的儀表、美的談吐、美的舉止形成一個(gè)有機(jī)的整體,使人們?cè)诮浑H活動(dòng)中能夠充分展現(xiàn)出自己美的風(fēng)采。

 。3)自信大方與適應(yīng)環(huán)境的原則

  自信大方和適應(yīng)環(huán)境是一種互補(bǔ)的關(guān)系。

  一個(gè)自信的人保持著一種積極主動(dòng)的心理狀態(tài),因此面對(duì)一些意外的情況,他能處變不驚,鎮(zhèn)定自若,及時(shí)地采取相應(yīng)的措施予以補(bǔ)救,而決不會(huì)手足無措。即使出了一點(diǎn)差錯(cuò),他也敢于落落大方地向?qū)Ψ奖硎厩敢,求得?duì)方的諒解,從而安然過關(guān)。

  我們強(qiáng)調(diào)適應(yīng)環(huán)境的原則并不意味著人們?cè)诮浑H活動(dòng)中只能畏畏縮縮,生怕哪里禮儀不當(dāng)會(huì)引起對(duì)方的不快。如是這樣,容易引起對(duì)方的猜疑。適應(yīng)環(huán)境與自信大方應(yīng)當(dāng)和諧地統(tǒng)一起來。

 。4)言行適度與交往目的原則

  人際交往要言行適度,該說則說,該行則行,但要把握好分寸。

  人的行為總是為了達(dá)到一定的目的、獲得某項(xiàng)具體結(jié)果的。特別是在今天,世界正處于新技術(shù)革命的時(shí)代,社會(huì)的飛速發(fā)展迫使人們不得不樹立嶄新的時(shí)間觀念。那些沒有實(shí)際意義的"虛禮"已日益失去了市場(chǎng)。因此,我們?cè)谶M(jìn)行一項(xiàng)交際活動(dòng)之前,都應(yīng)認(rèn)真地思考一番,此番交際活動(dòng)的目標(biāo)究竟是什么?可以采取哪些最省時(shí)、最簡(jiǎn)便的禮儀形式達(dá)到這一目標(biāo)。

  2、與來訪者言談的禮節(jié)

  言談是人際傳播的重要手段,若要使之在人際交往中發(fā)揮更大的作用,除了做到言簡(jiǎn)意明,我們還應(yīng)力求以語言的"禮"吸引他人,以語言的美說服他人。下面著重介紹的是直接言談禮節(jié)。

  直接言談即聽者與言者在同一場(chǎng)所進(jìn)行的面對(duì)面交流。在直接言談中,有以下幾點(diǎn)須多加注意的:

 。1)談吐的儀態(tài)。不論言者還是聽者,交談時(shí)雙方必須保持精神的飽滿;表情自然大方和顏悅色;站立寒喧也好,坐著聊天也罷,兩人均應(yīng)目光溫和、正視對(duì)方,以示尊重;兩人之間的距離可視雙方關(guān)系的親疏而定。

  (2)話題的選擇。所謂話題,就是言談的中心。話題的選擇反映著言談?wù)咂肺坏母叩汀_x擇一個(gè)好的話題,使言談雙方有了共同語言,往往就預(yù)示著言談成功了一大半。因此,首先,要選擇交談?wù)呦猜剺芬姷脑掝}。如天氣狀況、風(fēng)土人情、體育比賽、電影電視、旅游度假、烹飪小吃等。其次,要回避眾人忌諱的話題。如個(gè)人的私生活(包括一個(gè)人的年齡、婚姻、履歷、收入、住址等其他方面的家庭情況)、令人不快的事件(疾病、死亡、丑聞、慘案等)、以及某人生活習(xí)慣、宗教信仰、政治主張等均少談或不談為好。最后,不宜談?wù)撟约翰簧跏煜さ脑掝}。

 。3)言者的表現(xiàn)。談話者語言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確明了,語意完整,合乎語法;語言輕柔,語調(diào)親切,語速適中。同時(shí),要顧及聽者的情緒與心理的變化,不可滔滔不絕"一言堂"式地說個(gè)沒完,或大搞"酒逢知己千杯少,話不投機(jī)半句多"而冷落了某些人,更不能選用只有在場(chǎng)少數(shù)幾個(gè)人聽得懂的外語或方言與個(gè)別人交談而置多數(shù)人于不顧。不雅的口頭禪甚至粗、臟的語言"垃圾"在言談中應(yīng)杜絕使用。言談間,適當(dāng)運(yùn)用各種手勢(shì)能起到錦上添花的作用,但手勢(shì)過多、動(dòng)作幅度過大卻會(huì)有輕浮、欠穩(wěn)重之感,甚至產(chǎn)生畫蛇添足之效果。

 。4)聽者的反應(yīng)。與言者相比,聽者在交談中處于相對(duì)被動(dòng)的地位,全神貫注,認(rèn)真聆聽是其首要任務(wù)。在聆聽時(shí)要適時(shí)作出積極的反應(yīng),以表明你聆聽的誠(chéng)意。如點(diǎn)頭、微笑或簡(jiǎn)單重復(fù)對(duì)方的談話要點(diǎn)等。同時(shí)恰如其分的贊美不可缺少,它能使交談氣氛變得更加輕松、友好。輕易打斷對(duì)方的講話或隨意插話,是聽者的忌諱,因?yàn)檫@對(duì)言者有不敬、失禮之嫌,故應(yīng)盡量避免。當(dāng)然,在交談中做"永遠(yuǎn)"的聽眾,一言不發(fā)也是會(huì)令眾人掃興的。

  言談過程中,目光應(yīng)以溫和、大方、親切為宜,應(yīng)多用平視的目光語,雙目注視對(duì)方的眼鼻之間,表明重視對(duì)方或?qū)ζ浒l(fā)言頗感興趣,同時(shí)也體現(xiàn)出自己的坦城。那種故意回避對(duì)方或閃爍不定的目光語,均會(huì)形成交談?wù)系K,應(yīng)該摒棄。但當(dāng)雙方緘默不語,或別人失言時(shí),不應(yīng)再看著對(duì)方,以免使已有的尷尬加劇。

 。ㄋ模┳⒁馐马(xiàng)

  在接待工作中,要注意會(huì)用交際常用禮貌用語。

  1、問候語

  隨著社會(huì)的進(jìn)步,交往中對(duì)語言文明的要求更高了。見面時(shí)應(yīng)根據(jù)彼此的關(guān)系問候"您好!"、"你好!"、"早上好!"、"晚上好!"等。這種問候語簡(jiǎn)單明了,不受場(chǎng)合約束而且聽來親切自然。

  不論是在何種場(chǎng)合,問候時(shí)表情應(yīng)該自然、和藹、親切,臉上應(yīng)帶有溫和的微笑。

  2、感謝語

  當(dāng)別人幫了你哪怕是一點(diǎn)小忙,都應(yīng)該說"謝謝!""麻煩你了,非常感謝!"接受別人的贈(zèng)物或款待時(shí),應(yīng)該說:"好,謝謝!"拒絕時(shí)應(yīng)該說:"不,謝謝",而不應(yīng)該說:"我不要!"或是"我不愛吃!"

  感謝的時(shí)候還應(yīng)該以熱情的目光注視對(duì)方。

  3、道歉語

  做了不當(dāng)?shù)氖,?yīng)及時(shí)道歉說:"對(duì)不起,實(shí)在抱歉。"、"真過意不去。"、"真是失禮了。"如果不經(jīng)意打擾了別人,或是打斷了別人的話,應(yīng)該說:"對(duì)不起,打擾了。""對(duì)不起,打斷一下。"在公共場(chǎng)合不小心碰了別人,應(yīng)該說:"真對(duì)不起。"在服務(wù)對(duì)象面前應(yīng)該學(xué)會(huì)說:"對(duì)不起,讓您久等了。"

  4、征詢語:

  "您有什么事情嗎?""我能為您做些什么嗎?""您需要我?guī)湍鲂┦裁磫幔?quot;"您還有什么別的事情嗎?""這樣會(huì)不會(huì)打擾您?"

  5、應(yīng)答話:

  "您不必客氣。""沒有關(guān)系,這是我應(yīng)該做的。""照顧不周的地方請(qǐng)您多多指教。""我明白了。""好的,是的,謝謝您的好意。"

  6、慰問語:

  "你(您)辛苦了。""讓你(您)受累了。""給你們添麻煩了。"這些話是一種善意的慰問。人際交往中,這類話看來很簡(jiǎn)單,似乎說不說兩句都可以,實(shí)際上能讓對(duì)方感到溫暖,于是也就換來對(duì)方對(duì)你的好感。對(duì)方會(huì)認(rèn)為你這個(gè)人是個(gè)熱情的關(guān)心別人的人。

  7、"請(qǐng)"字的運(yùn)用:

  "請(qǐng)您幫我個(gè)忙。""請(qǐng)幫我一下。""請(qǐng)您稍候。""請(qǐng)您稍稍休息一下。""請(qǐng)您喝茶!""請(qǐng)用餐!""請(qǐng)您指教!""請(qǐng)您留步。""請(qǐng)多關(guān)照。""請(qǐng)問您……"這些話中的"請(qǐng)"字不是多余的,多含有謙虛、尊重對(duì)方的意思,或使語氣委婉。

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