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秘書商務(wù)禮儀：別讓打電話出賣了你的教養(yǎng)
人在職場，學(xué)會打電話是非常重要的。因為電話是公司的窗口，很多業(yè)務(wù)的第一次接觸都是通過電話。今天就給大家介紹一下優(yōu)雅女人是如何掌握電話禮儀的。
聽 電 話
公司接聽電話應(yīng)該是非常正規(guī)的——在禮貌稱呼之后，先主動報出公司或部門的名稱。如：“您好，這里是**公司，請問您找哪位?”。很多人會習(xí)慣性的有防備意識或覺得不重要，接聽電話時不報備自己的崗位或名字。但往往在這些小細(xì)節(jié)方面才是體現(xiàn)教養(yǎng)的禮貌性。
在長途電話的禮儀細(xì)節(jié)中，當(dāng)你給別人打長途電話請求別人的幫助，如果對方正好不在，你應(yīng)該選一個合適的時間再打過去，最好不要讓對方回電。
如果打電話撥錯了號碼，應(yīng)當(dāng)禮貌地說一聲“對不起，我撥錯了號碼”。如果接到撥錯的電話，應(yīng)當(dāng)客氣地告訴對方打錯了，請他重?fù)�，不要使對方難堪。
如果是在跨國公司的辦公室，來電必須在第二聲鈴響之后迅速接起，如果在鈴響超過三聲后才接聽，就要禮貌地說一句“抱歉，讓您久等了”。
當(dāng)來電話的人說明要找誰之后，通常有三種情況：
一是剛好是本人接電話;此時應(yīng)該回答“我就是，請問您是哪位?”
二是本人在，但不是他接電話，需要轉(zhuǎn)接;此時應(yīng)該這么說“他就在旁邊，請稍等。”或者“請稍等，我?guī)湍D(zhuǎn)過去，請問您貴姓?”。
三是他不在辦公室。接電話的人要這么說“對不起，他剛好出去了，您需要留話嗎”不要只說一聲“不在”。
還有一種情況是，如果你和某人正在他的辦公室談話，此時電話突然響了，該怎么辦呢?當(dāng)對方接到緊急電話時，你需要請求是否要避嫌“請問，我是不是該出去一會兒呢?”。第二是談話中你接到緊急電話，你應(yīng)該這么說“對不起，我得接個電話”。
總之，接電話的禮儀就是不要留下不愉快的交流，給人好的心情，自己心情也會變好。
秘 書 應(yīng) 有 的 電 話 禮 儀
秘書就是一個企業(yè)的窗口，很多人都是通過這個職務(wù)來認(rèn)識企業(yè)的商務(wù)形象。作為一名秘書，要懂得基本的商務(wù)禮儀，特別是電話禮儀。很多公司應(yīng)聘秘書的要求也有考核面試者是否有良好的電話禮儀。
商務(wù)環(huán)境中，秘書接聽電話時，首先要能區(qū)分什么電話需要她本人直接轉(zhuǎn)給老板，什么電話需要她自己來處理，而什么電話又需要轉(zhuǎn)給其他的人。
換句話說，作為秘書，一頂要多了解公司，清楚什么人負(fù)責(zé)什么事，以便當(dāng)老板不在的時候，知道將電話轉(zhuǎn)給其他也有能力解決此類問題的人。這對秘書職業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)至關(guān)重要。
做 好 電 話 留 言
當(dāng)別人給你打電話時，禮貌的做法是當(dāng)天回電給對方。如果你沒接到電話，最好是兩天之內(nèi)回電。如果你實在沒辦法立即回電，那么，在兩天之內(nèi)，請別人替你回電。
在辦公室里，當(dāng)你接聽恰好外出辦事的同事的電話時，要替同事做好電話留言，包括來電者的姓名、電話。在家中也是一樣。無論是生活中，還是工作中，我們都應(yīng)當(dāng)多替他人想。
現(xiàn)在很多人都在電話上安裝了錄音裝置，外出時將其打開，就可以把打來的電話留言錄下來。在錄制自己的話音時，要注意措辭。
如果是公司電話，可以這么說“您好，這里是**公司，我們的辦公時間是工作日早九點到晚五點。請您聽到提示音后留言，謝謝!”
如果是住宅電話，直接說“您好，請留言，謝謝”便可，而不必過多透露個人消息。給別人留言時，最重要的是清晰地說出你的姓名，慢慢地講出你的回電號碼和簡潔的信息，最好能將電話號碼慢慢地重復(fù)一遍。
拿破侖.希爾曾這樣說過：“世界上最廉價，而且能得到最大收益的一項物質(zhì)，就是禮節(jié)”。過去我們可能不在意，但當(dāng)大部分人都不注意的時候，就要提醒自己了。
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