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商務(wù)秘書打電話注意事項(xiàng)

時間:2020-11-07 16:23:57 商務(wù)秘書 我要投稿

商務(wù)秘書打電話注意事項(xiàng)

  辦公電話文明用語,看起來是小事,卻反映出工作人員的思想素質(zhì)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)及效率。小編下面為你整理了關(guān)于商務(wù)秘書打電話的注意事項(xiàng),希望對你有所幫助。

商務(wù)秘書打電話注意事項(xiàng)

  1、辦公電話文明用語,一般需具備四種常用文明用語語氣:

  聽從語氣。如請示、匯報,應(yīng)是尊重、簡明、服從的語氣,使上級領(lǐng)導(dǎo)印象深刻、事理明白,答復(fù)準(zhǔn)確。

  定性語氣。這主要是組織下達(dá)決定和交辦事項(xiàng),應(yīng)是肯定、簡明、準(zhǔn)確,不可含糊其詞,模棱兩可,以免受話人難以把握。

  商量語氣。應(yīng)是平等、禮貌、誠心的語氣,給對方以良好感覺。

  求教語氣。應(yīng)是虛心、誠心、熱心的語氣,要有不恥下問甘當(dāng)小學(xué)生的精神。

  掌握電話文明用語,須靠工作人員不斷提高自身的思想、文化、業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

  2、打電話的注意事項(xiàng)

  選擇適當(dāng)?shù)耐ㄔ挄r間。白天應(yīng)在八點(diǎn)以后,假日最好在九點(diǎn)以后,夜間則要在十點(diǎn)以前,以免干擾受話人包括對方老人或小孩的睡眠。老年人大多數(shù)有午睡的習(xí)慣,無特殊情況,也不要在中午給老年人打電話。與國外通話,還務(wù)必要注意時差和生活習(xí)慣。電話接通后,要詢問一下時間是否合適,有無妨礙。

  查清對方的電話號碼,并正確地?fù)芴。萬一弄錯了,應(yīng)向接電話者表示歉意,不要將電話一撳了事。撥號以后,如只聽鈴響,沒有人接,應(yīng)耐心待片刻,待鈴響六七次后再掛斷。否則,如對方正巧不在電話機(jī)旁,匆匆趕來接時,電話已掛斷了,這也是失禮的。

  電話接通以后,可以先問一下對方的號碼或單位,然后再報出受話人的姓名。當(dāng)對方詢問姓名時,一般應(yīng)告訴對方,如果自己不說,反問對方“你是誰”,是很不禮貌的。萬一受話人不在,而又不便說出自己的姓名時應(yīng)該婉轉(zhuǎn)地回答。比如說:“我是她的朋友。我明天再打電話來吧。”

  晚上十點(diǎn)半以后再打電話是不禮貌的.,除非有特別重要的事。同樣,早晨七點(diǎn)半以前也盡量不要打電話,以免使對方忙碌的早晨更加忙亂。

  打電話時一定要態(tài)度友善、語調(diào)溫和、講究禮貌,從而有利于雙方的溝通。切不可表現(xiàn)出絲毫的粗魯和暴躁。

  在電話接通后,首先要清楚地說:“您好!”不要直接說:“我打某某先生。”而應(yīng)當(dāng)說:“我是某某,麻煩您找某某先生。”也不要說:“你是某某先生嗎?”而應(yīng)說:“我是某某,某某先生在嗎?”如果同對方并不熟悉,應(yīng)說出自己所屬單位及姓名。這樣,對方如果愿意與你通話,就自然會向你作出響應(yīng):“我就是某某。”

  打電話時要講得緩慢些、清楚些,讓對方可以聽得清楚。凡是講到數(shù)字、人名、地名或者關(guān)鍵的名子,最好能重復(fù)一遍,或者詢問對方是否聽清了,然后再往下講。

  當(dāng)對方講話時,要靜靜地泊,不要隨使便打斷。在傾聽時,還應(yīng)當(dāng)附和。你若是一直悶不作聲或毫無反應(yīng),會令人感到你根本沒有在用心聽。

  談話結(jié)束后,應(yīng)該說一聲“再見”,“謝謝”,不可貿(mào)然掛斷電話。

  電話中應(yīng)注意的事項(xiàng)如下:

  1、態(tài)度上應(yīng)謹(jǐn)慎、禮貌、專注、親切

  曾經(jīng)打電話到一家民營銀行,接線生拿起電話馬上親切、有禮貌的說××銀行,您好!并為我轉(zhuǎn)接到我要找的部門,對方拿起電話又說××部門午安,我是× ××,您好。喜悅,被尊重的感覺油然而生,于是我忍不住跟該承辦人員說“你們的人員個個都很有禮貌”對方也感受到一種被贊美的喜悅,雙方在愉快的氣氛下結(jié)束這一通電話,一天心情也因之倍感興奮與快樂。

  2、聲調(diào)、音量適中、速度不急不徐,并融入感情

  試想我們嘴巴說謝謝,心里卻把對方恨得牙癢癢的,受話者必也能感覺出您的心不甘情不愿。所謂“甘愿做,歡喜受”一樣是一句話,何不說得漂亮一些,讓人心神舒爽些呢?

  3、使用簡單、直接的語言,例如:“是的,好的,謝謝您”等咬字要清楚,例如:“徐、許”,“黃、王”,“董、總”,在電話中很容易混淆,國人不喜歡被人改名換姓,倘若我們在電話中無法辨識怎么寫應(yīng)虛心請教,以示尊重,切不可張冠李戴。

  4、聲音與名字結(jié)合在一起,也就是說要會辨識來電者的聲音人都有喜歡被尊重,被叫出姓名的喜好,如果這個人經(jīng)常來電,我們認(rèn)不出對方的聲音,老是制式的問他,“您那位,您找他有什么事”我想對方心里的感受一定不是很舒服。

  5、常將請、謝謝、對不起掛在嘴邊

  6、常說“您”取代“你”,多說“我們公司,咱公司”,少說“那你們公司”,讓對方有一種被認(rèn)同的感覺,一下子縮短了彼此的距離,深信要做進(jìn)一步的深談與要求都會比較容易。

  7、掛電話之前應(yīng)先用手輕按切話器,切勿用力將話筒掛上,以免傳出回響讓對方誤以為您掛他電話。再則,我們必須等來話者先掛電話才能掛上電話,結(jié)束通話。

  電話禮儀林林總總不可一語道盡,一般人之所以口氣不好或態(tài)度不佳,可能是沒有察覺到自己的口氣給人的不舒服,也可能是態(tài)度與認(rèn)知上有所偏差。臺灣已漸漸走入高度開發(fā)中國家,服務(wù)業(yè)也蓬勃發(fā)展中,客戶也許不必親自上門,透過電話就可以下單,是我們的態(tài)度影響了客人的決定,成交在一念間,加強(qiáng)電話應(yīng)對技巧與服務(wù)禮儀,讓客戶愿意再次上門,才能讓我們立于不敗之地哦!

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