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最新商務(wù)電子郵件撰寫禮儀

時(shí)間:2020-10-30 11:16:01 禮儀形象 我要投稿

最新商務(wù)電子郵件撰寫禮儀

  在現(xiàn)代信息社會(huì)中,任何人的時(shí)間都是無比珍貴的,有鑒于此,若無必要,輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。下面是小編為大家分享最新商務(wù)電子郵件撰寫禮儀,歡迎大家閱讀瀏覽。

最新商務(wù)電子郵件撰寫禮儀

  第一,在商務(wù)交往中,電子郵件也是一種商務(wù)文本,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫。

  向他人發(fā)送的電子郵件,一定要精心構(gòu)思,認(rèn)真撰寫。在撰寫電子郵件時(shí),尤其要注意下面三點(diǎn)。

  1.郵件的主題要明確。一個(gè)電子郵件,大都只有一個(gè)主題,并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當(dāng),收件人見到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然了。

  2.郵件的語言要流暢。電子郵件要便于閱讀,就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時(shí),則最好標(biāo)明出處,以便收件人核對(duì)。

  3.郵件的內(nèi)容要簡(jiǎn)潔。網(wǎng)上的時(shí)間極為寶貴,所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要,愈短愈好。

  第二,電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用,不發(fā)無意義的郵件。

  在現(xiàn)代信息社會(huì)中,任何人的時(shí)間都是無比珍貴的。對(duì)商界人士來講,這一點(diǎn)就顯得更加重要了。所以有人才會(huì)說:“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人,首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間。”

  有鑒于此,若無必要,輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地,或是只為了檢驗(yàn)一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出。

  不過一般而言,收到他人的重要電子郵件后,即刻回復(fù)對(duì)方一下,往往還是必不可少的。

  第三,電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼問題。

  編碼的問題是由于中文文字自身的特點(diǎn)加上一些其他的原因,我國(guó)的內(nèi)地、臺(tái)灣省、港澳地區(qū),以及世界上其他國(guó)家里的華人,目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此,當(dāng)一位商界人士使用中國(guó)內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國(guó)內(nèi)地之外的其他一切國(guó)家和地區(qū)里的中國(guó)人發(fā)出電子郵件時(shí),由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同,對(duì)方便很有可能只會(huì)收到一封由亂字符所組成的天書。

  因此,商界人士在使用中文向除了中國(guó)內(nèi)地之外的其他國(guó)家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時(shí),必須同時(shí)用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng),以保證對(duì)方可以收到自己的郵件。

  第四,電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選花哨功能。

  現(xiàn)在市場(chǎng)上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件,可有多種字體備用,甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強(qiáng)化電子郵件的個(gè)人特色,但是此類功能商界人士是必須慎用的。

  這主要是因?yàn),一方面,?duì)電子郵件修飾過多,難免會(huì)使其容量增大,收發(fā)時(shí)間增長(zhǎng),既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)金錢,而且往往會(huì)給人以華而不實(shí)之感。另外一方面,電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來,他所收到的那個(gè)電子郵件就很有可能會(huì)大大地背離了發(fā)件人的初衷,因而使之前功盡棄。

  商務(wù)郵件的修辭

  修辭是撰寫商務(wù)電子郵件最困難的部分。如果用平常說話的語氣,很容易被視為無禮,這是因?yàn)檠垡姙閼{,文字用看的往往比用聽更容易被放大檢驗(yàn)。

  因此,撰寫商務(wù)電郵前,不妨想到此時(shí)是面對(duì)著對(duì)方,而不是面對(duì)鍵盤與屏幕,這樣可以讓語氣溫暖一點(diǎn)。但要記得,書寫時(shí)要比口語對(duì)話再稍微正式一點(diǎn)。設(shè)想對(duì)方看了你的信之后可能有的觀點(diǎn),也就是要在別人的思考里思考。了解對(duì)方和你一樣都是大忙人,講重點(diǎn)即可。多一點(diǎn)體貼,想辦法讓你的電郵,看起來簡(jiǎn)短扼要,有親和力但不失禮。

  郵件主題:

  如果一次要和對(duì)方討論的事情是不同的主題,建議分開不同的電郵傳送,也就是說,每封信的主題最好只有一個(gè),這樣對(duì)方會(huì)比較好針對(duì)單純的主題加以回信。

  郵件結(jié)構(gòu):第一段與最后一段是重點(diǎn)

  電子郵件的撰寫,應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn),也就是說,重點(diǎn)在最前面的第一段。如果信件很長(zhǎng),最好在結(jié)尾的部分,再度強(qiáng)調(diào)第一段的重點(diǎn)。

  要求:主動(dòng)說出你期待對(duì)方做的事情

  當(dāng)你想要收件者采取行動(dòng)時(shí),如果電郵的`內(nèi)容長(zhǎng),在信件的一開始,就說明你的要求。如果內(nèi)容很短,不超過一個(gè)屏幕可以讀完的范圍,就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可。

  日期:郵件的日期與時(shí)間要明確

  在電郵中提到的日期與時(shí)間,一定要具體,你說的下個(gè)月或是下周三到底是什么時(shí)候?因此最好改成「下周三(如3月7日)」「下個(gè)月(如8月)」,時(shí)間也要明確,是上午還是下午?是以自己或?qū)Ψ降臅r(shí)區(qū)為準(zhǔn)?以免雙方認(rèn)知不同而產(chǎn)生誤會(huì)。

  回復(fù)郵件:

  如果你回復(fù)對(duì)方的來信時(shí),使用對(duì)方的主旨回復(fù),讓對(duì)方知道這是來自于你的回復(fù)。此外,如果想要在主旨點(diǎn)出回復(fù)的重點(diǎn),可以在郵件本文內(nèi)容里寫上「回復(fù)主旨:XXXXXX」讓對(duì)方知道這是回復(fù)哪一封信。

  風(fēng)格:

  檢查自己寫的電郵時(shí),試試看讀出聲音,對(duì)話式的寫作風(fēng)格輕松但不失禮,而且也比較自然順暢。

  語感:

  1.采用主動(dòng)的語氣。讓收信者知道,是誰應(yīng)該來做這件事情。例如:

  A.你對(duì)這件事情有什么想法?

  B.有誰可以提供意見給我?

  看得出來嗎?A比B來得主動(dòng)而明確。

  2.動(dòng)詞比名詞更有力量。讓我們念念看以下兩句話:

  C.讓我們做個(gè)計(jì)劃吧!

  D.讓我們計(jì)劃這件事情。

  在D句里,計(jì)劃兩個(gè)字被用在動(dòng)詞的表現(xiàn),會(huì)比C句用在名詞有力量。

  最后也是最重要的是,當(dāng)你使用職場(chǎng)的電子郵件對(duì)外溝通,就應(yīng)該謹(jǐn)守商業(yè)電子郵件的分寸,不要假公濟(jì)私,撰寫或傳送與職場(chǎng)毫無關(guān)系的內(nèi)容,因?yàn)樵谀承┠悴恢榈臓顩r之下,電郵會(huì)被保存在企業(yè)的公用硬盤或備份檔案中。

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